менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

• Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения
• Базовые принципы тайм-менеджмента
  • Планируйте все дела
  • Формулируйте желаемый результат
  • Расставляйте приоритеты
  • Фокус задач
  • Анализируйте и адаптируйтесь
  • Отдых тоже планируйте
• Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий
  • Правило 1-3-5
  • Правило Бейли
  • Правило десяти минут
  • Правило Чирилло
  • Правила цикличности 90/30 и 52/17
  • «Поедание лягушек»
  • Временные блоки
  • Подход «канбан»
  • Принцип двух минут
  • Метод фокуса Тима Ферриса
• Лучшие приложения для тайм-менеджмента
  • Todoist
  • Microsoft To-Do
  • Bitcop
  • Trello
  • Google календарь
• Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов
• Заключение

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.   Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

15 методов управления временем: сделайте тайм-менеджмент своим оружием

Содержание:

1. Что такое тайм-менеджмент
2. 15 способов заставить время работать на вас
3. Планирование – основа любого тайм-менеджмента
4. Выделение главного – всегда во главе угла
5. Последовательность действий
6. Правильная постановка задач
7. Поедание слона по частям
8. Правило лягушки: облегчите свою жизнь
9. Упорядоченность во всем
10. Очистите день от «мусора»
11. Вежливый отказ – действенное оружие
12. Отдых – это важно!
13. Ваше тело – важный инструментарий
14. Мотивация – это важно
15. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения
16. Формируйте чувство времени во всех сферах
17. Будьте в потоке времени постоянно

Каждый из нас сталкивается с проблемой того, что в сутках всего лишь 24 часа, и успеть за этот временной промежуток все запланированные дела становится непосильной задачей. В итоге процессы затягиваются, задачи накапливаются снежным комом – и в итоге эффективность всей деятельности, будь то работа, общественная жизнь или даже банальный быт, оказывается ошеломляюще низкой.

Из-за недостатка времени человек не может полноценно работать и реализовать свой потенциал, раскрыть возможности и совершенствоваться. При этом, достигнуть большего результата вполне реально, как и вместить все свои планы в сравнительно небольшой промежуток времени – те же сутки, к примеру. Для этого и разработана концепция тайм-менеджмента, управления временными ресурсами.

Что такое тайм-менеджмент, как концепция

Идея того, что время – ни что иное, как инструмент для достижения целей, в целом не нова. Но именно в современных условиях и скоростном ритме жизни она стала особенно востребованной, и использовать время теперь можно и нужно наравне со своими интеллектуальными, физическими и материальными ресурсами.

Это касается как рабочего процесса, в ходе которого прокрастинация становится главным врагом эффективности, так и управлением домашних дел, собственного самообразования, досуга и общения с другими людьми. Обращали ли вы внимание на то, как много «мусорных» действий вы производите в течение дня? Те же смолл-толки с коллегами, опоздания на нужный автобус или бессмысленное времяпрепровождение в пробке – все они становятся могущественными «пожирателями времени». А его ведь можно было потратить на более важные задачи!

Как можно выразить концепцию «тайм-менеджмента»? Приведём несколько тезисов, которые помогут вам понять теоретический концепт этого понятия.

·      Время – это главный уравнитель. У каждого человека его изначально задано равное количество, и только от нас зависит, на что этот ресурс будет потрачен.

·      Идея времени, как реки, используется нередко. Оно несёт нас, как поток, и мы сами выбираем, довериться ли течению или освоить навыки навигации – и лавировать в потоке.

·      Управлять этим потоком можно, причём сделать это достаточно просто, используя собственную организованность, разумный подход и точное планирование.

·      Методы тайм-менеджмента вполне доступны и не требуют отдельной подготовки или сверхзнаний. Более того, они могут показаться очевидными, ведь на самом деле отталкивается методика этой концепции сугубо от здравого смысла.

Итак, что же это за методы, и как с их помощью работать, жить, повысить свою личную результативность, и, как следствие, качество своей жизни?

15 способов заставить время работать на вас

Мы подобрали 15 действенных рекомендаций по управлению временем, которые срабатывают не хуже любого тренинга, к тому же следовать им легко и естественно, ведь их выполнение вписывается в общий ритм жизни каждого человека.

1.    Планирование – основа любого тайм-менеджмента

Это вполне логичное правило действует на все 100%: точно составленный план дел всегда помогает систематизировать их и работать с большей эффективностью. При этом планы, построенные в голове, на деле – неэффективны. Мозг человека устроен таким образом, что визуализацию он запоминает и воспринимает гораздо лучше, чем абстракцию. Поэтому планирование осуществлять нужно на бумаге (экране монитора или смартфона). Оформленный визуально перечень задач позволит вам адекватно оценить: хватит ли вам времени на всё? Не забыто ли какое-либо важное дело? И, разумеется, вычёркивание успешно пройденных задач из этого списка, позволит вам видеть, как много осталось, а заодно повысит вашу удовлетворённость от выполнения дел.

2.    Выделение главного – всегда во главе угла

Распределение дел по степени важности позволяет вам правильно расставить их в потоке времени. Для этого можно выбрать один из двух простых способов распределения.

·      Матрица Эйзенхауэра – знаменитый вид графика с двумя осями координат. На оси А (горизонталь) расположен фактор срочности, а на оси Б (вертикаль) – фактор важности. Четыре поля, получившиеся при пересечении, можно назвать «важными срочными делами», «важными несрочными делами», «неважными срочными делами» и «неважными несрочными делами». Распределите свой список задач по этим критериям, и начните, разумеется, с «важных срочных» задач, оставив неважные и несрочные на самый конец.

·      АБВГД-распределение. Назначьте этим буквам статусы, к примеру, А – это наиболее срочные и серьёзные дела, а Д – наименее значимые. При этом под категорию А могут попасть сразу несколько занятий: и их уже вам нужно ранжировать между собой по принципу А1 – самое важное, А2 – следующее по значимости и так далее. Идея в том, что вы должны закончить выполнение всех задач группы А, прежде, чем перейти к любому делу из Б-категории. А уже оставшееся время посвятить делам группы Д.

Обе эти модели вполне удобны, и использовать их вы можете попеременно или выбрать ту, которая вам по душе для планирования и распределения.

3.    Последовательность действий

Несмотря на то, что знаменитый Цезарь славился умением выполнять множество задач одновременно, это ложный путь для человека, который хочет управлять временем. Только последовательное выполнение станет ключом к эффективности: работать, отвлекаясь на сторонние задачи, это снижать результативность в целом, и ни одно из дел не оказывается доведённым до конца вовремя.

4.    Правильная постановка задач

Ещё один шаг – это правильная постановка целей и задач. Простой пример: если вы поставите целью выполнение тезиса «похудеть к лету», эффективность такой постановки будет не менее абстрактной, чем сама цель. Другое дело – постановка задач с точными вводными данными и конечными точками-реперами («снизить вес за точный промежуток времени на точную цифру при помощи определённых методов и отказа от вредных привычек»). Аналогично этот принцип будет работать и с рабочими планами.

5.    Поедание слона по частям

Чтобы человеку съесть слона, его нужно поедать частями. Таков один из главных законов тайм-менеджмента. Это означает, что каждая глобальная цель достигается конкретными шагами. Правильно расписанные и распланированные шаги сделают её достижение эффективным, а процесс – наиболее сбалансированным по ресурсам. Примером может послужить даже банальная школьная учёба: несмотря на то, что основная цель учителя – научить ребёнка своему предмету в целом, достигается она очень подробно расписанными частями-уроками.

6.    Правило лягушки: облегчите свою жизнь

Не все дела, увы, приносят удовольствие. И чем сложнее и неприятнее задача, тем раньше стоит её сделать. Оставленные «на потом» дела, которые вызывают у вас страх или неприятие, накапливаются, а ожидание их исполнения очень сильно повышает напряжённость и провоцирует вас на пребывание в постоянном стрессе. Сделайте такие дела с утра – и ваш день будет открыт и свободен для более приятных занятий. P.S: спросите, почему всё-таки «правило лягушки»? Ответ прост: когда-то Марк Твен сказал знаменитую фразу о том, что, если вам всё-таки необходимо съесть живую лягушку с утра, можете утешить себя тем, что худшего в этот день с вами уже точно не случится.

7.    Упорядоченность во всем

В состоянии хаоса достичь нужного результата, да и просто работать гораздо сложнее, чем в полном порядке. Это относится ко всему, от ваших личных планов до порядка на рабочем столе, в сумке или доме. Чистота и упорядоченность не только радуют глаз и формируют ваш имидж человека успешного – они реально помогают управлять временем, по крайней мере, тем, которое вы не потратите на поиски нужного в беспорядке.

8.    Очистите день от «мусора»

Обращали ли вы внимание на то, сколько времени тратится на исполнение небольших просьб, ответы на вопросы от коллег, помощь им и отвлечение от основного дела на форс-мажоры? Если нет, вы будете впечатлены результатом. Но подобные вредные мелкие поручения порой уходит больше половины рабочего дня! Проверить это просто: заведите планировщик и последовательно вписывайте в него свои действия в течение дня. Причём не забывайте о самых мелких, вроде «попить кофе с коллегой» или «отнести вот эту папку в бухгалтерию». Проведите такой мониторинг своего дня в течение недели – и вы получите наглядную картину.

9.    Вежливый отказ – действенное оружие

Соответственно, выделив несущественные дела, научитесь говорить им «нет». Вежливый отказ позволит вам не только разово сберечь драгоценное время, но и приучит окружающих в перспективе к тому, что отвлекать вас не стоит.

10. Отдых – это важно!

Говорят, что 20% ресурсов дают 80% результата. И это так. Поэтому распределяйте время своей работы так, чтобы оно чередовалось с отдыхом. Чем активнее вы работаете, тем больше вам потребуется период для восстановления сил. Поэтому не стоит стараться объять необъятное, и работать без перерывов. Отдых как физический, так и эмоциональный, позволят вам сделать больше дел и работать эффективнее, чем беспрерывный труд.

11. Ваше тело – важный инструментарий

Забота о своём теле – это необходимость для человека. Именно оно выступает инструментарием для достижения ваших целей. Это значит, что для тайм-менеджмента стоит проявить заботу о себе, и сделать это в следующем виде:

·      Отказ от вредных привычек. Вредны не только алкоголь или курение, но и сёрфинг в соцсетях, посиделки в баре, бессмысленное разглядывание картинок в интернете – всё это вредные враги вашего времени.

·      Забота о физической форме. Без постоянной работы над собой не будет и развития. Поэтому поддержание хорошей формы тела позволяет вам совершенствоваться, а заодно – повышать свою выносливость и устойчивость.

·      Самосовершенствование мозга – ещё одна важная деталь. Время идёт вперёд, и технологии со знаниями – вслед за ним. Невозможно остановиться на одной точке и сохранять успешность. Только постоянное стремление человека вперёд даёт толчок к развитию. Чтение книг, обучающие семинары, курсы или даже хобби – всё это ваш личный тренер.

Комплексный подход к самосовершенствованию – ключ к вашему успеху.

12. Мотивация – это важно

Трудно заставить себя сделать что-либо без мотивации. И в тайм-менеджменте это тоже существенный факт. Поэтому ищите для себя источники вдохновения, ставьте мотивирующие цели, не бойтесь сравнивать себя с успешными кейсами других людей – и стремиться превзойти их.

13. Эффективность не только в количестве дел, но и в качестве их исполнения

Итак, вы завели планировщик, напичкали его списками, расставили всё в порядке значимости, и приступили к исполнению. Но знакомо ли вам чувство, что в один день вы можете горы свернуть и управлять океанами, а в другой – даже рутинная задача оказывается чуть ли не сверхсложной? Думаем, что да. Поэтому помните, что результативность показывается не по количеству дел, сделанных «на троечку», а по их качеству. Чувствуете себя не в ресурсе? Распределите дела на другие дни, оставьте на этот только то, что действительно срочно. Баланс задач в зависимости от ваших собственных ощущений поможет повысить вашу результативность.

14. Формируйте чувство времени во всех сферах

Несмотря на то, что часть наших примеров связана с работой, использовать управление временем нужно и в остальных сферах жизни человека. Такой гармоничный подход позволит избежать перекоса только в карьерную сторону или напротив – в сторону семейной жизни.

15. Будьте в потоке времени постоянно

Этот тезис исходит из предыдущего. Не забывайте о том, что время не заканчивается с выходом из офиса и не начинается с 18-00 пятницы. Оно непрерывно, и использовать его нужно также без перерыва. Не стоит применять тайм-менеджмент разово, сделайте его частью себя – и вы добьётесь успеха.

Мы представили вам целых 15 способов, как управлять временем и сделать его помощником, а не врагом. При этом помните, что это не ультимативный перечень, и вы сами можете адаптировать его под свою деятельность, ведь именно в этом и состоит смысл управления времвенем – вы регулируете его, исходя из своих данных, а не подстраиваетесь под его ход. Если хотите больше погрузиться в основы тайм-менеджмента — Тренинг «Управление временем» – основа тайм-менеджмента, где вы получите навыки эффективного распределения времени на работу и досуг. Благодаря этим умениям сможете установить баланс между работой и другими жизненными сферами. Технологии тренинга можно успешно использовать не только во время работы, но и в обычной жизни.

Что такое тайм-менеджмент? — Навыки тайм-менеджмента от MindTools.com

Умная работа для повышения производительности

© iStockphoto
trait2lumiere

Оптимизируйте использование своего времени.

Вам когда-нибудь казалось, что в сутках не хватает времени?

У всех у нас одни и те же 24 часа. Так почему же некоторые люди затрачивают свое время на большее, чем другие? Ответ: хороший тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент — это процесс организации и планирования распределения времени между различными видами деятельности. Сделайте это правильно, и вы в конечном итоге будете работать умнее, а не усерднее, чтобы делать больше за меньшее время, даже когда времени мало и давление сильное.

Самые успешные люди исключительно хорошо распоряжаются своим временем. А используя ресурсы управления временем Mind Tools, вы тоже можете максимально эффективно использовать свое время — начните прямо сейчас!

Преимущества правильного управления временем

Когда вы знаете, как эффективно управлять своим временем, вы можете открыть множество преимуществ. К ним относятся:

• Более высокая производительность и эффективность.
• Меньше стресса.
• Лучшая профессиональная репутация.
• Увеличены шансы продвижения.
• Больше возможностей для достижения жизненных и карьерных целей.

В целом, вы начинаете чувствовать себя лучше, с уверенностью выбирать, как лучше всего использовать свое время.

И, почувствовав себя более счастливым, более расслабленным и способным мыслить, вы также сможете помочь другим достичь их целей.

Получите бесплатный информационный бюллетень

Изучайте новые профессиональные навыки каждую неделю, а также получите бонус Учебное пособие по тайм-менеджменту , бесплатно !

Ознакомьтесь с нашей Политикой конфиденциальности

Насколько хорошо вы управляете своим временем?

Начните с оценки существующего подхода. Насколько хорошо вы организуете свое время, чтобы хорошо выполнять важные дела? Можете ли вы сбалансировать свое время между различными видами деятельности? А когда вы находите время что-то сделать, можете ли вы сосредоточиться и довести дело до конца?

Наш тест «Насколько хорошо вы управляете своим временем» покажет вам, что вы делаете правильно, а также подчеркнет, где и как вы можете улучшить свои навыки.

Совет:

Хорошее управление временем требует смещения акцента с действий на результатов . Быть занятым — не значит быть эффективным. На самом деле, для многих людей чем больше они заняты, тем меньше они на самом деле достигают.

Общие инструменты тайм-менеджмента

Mind Tools содержит ряд ресурсов, предназначенных для улучшения вашего тайм-менеджмента в целом. Они предлагают практические решения распространенных проблем управления временем, а также способы изменения ключевых привычек к лучшему.

Как стать более организованным объясняет, почему ваше окружение должно быть таким же организованным, как и ваше мышление! Здесь есть практические советы от высокоорганизованных людей, а также идеи по использованию технологий, позволяющих лучше контролировать свое время.

А поскольку хороший тайм-менеджмент основан на планировании, записи и осмыслении вашей деятельности, мы объясняем некоторые из самых известных инструментов для этого, включая журналы активности, списки дел и программы действий.

Расстановка приоритетов

Вы сможете добиться большего, если начнете посвящать время правильным вещам. Но откуда вы знаете, что это за вещи?

Принцип срочности/важности Эйзенхауэра — это способ различать требования, чтобы вы могли разумно расставить приоритеты.

Матрица приоритетов действий включает в себя загружаемый рабочий лист для определения того, сколько времени нужно уделять различным видам деятельности (если вы вообще должны ими заниматься!).

В нашей статье «Управление конфликтующими приоритетами» объясняется, что делать, если приоритеты конфликтуют.

Планирование

Вы можете знать, что вам нужно сделать, но когда вы должны это сделать? Время решает все.

Стоит выполнять сложные задачи, пока вы все еще чувствуете себя свежим, например, как мы объясняем в разделе «Утреннее» задание?

И вы можете повысить свою эффективность, завоевать доверие людей и использовать адреналин в своих интересах, прочитав «Как уложиться в срок».

Постановка целей

У самых успешных «тайм-менеджеров» есть четкие цели, к которым нужно стремиться. Они разрабатывают цели SMART, что позволяет им эффективно распределять свое время.

Картирование сокровищ — это мощный способ ясно увидеть свои цели, чтобы у вас была мотивация уделять им необходимое время. Заявления о личной миссии также помогают быть организованными и оставаться приверженными своим планам.

Концентрация и сосредоточенность

Бессмысленно тратить время на то, чтобы преследовать свои приоритеты. Это время тоже нужно использовать с пользой. У нас есть коллекция ресурсов, предназначенных именно для этого, включая советы по минимизации отвлекающих факторов и достижению сфокусированного состояния «потока».

Также есть подробное руководство по правильному использованию времени, когда вы работаете дома или в дороге.

Тайм-менеджмент на практике

Даже при самых лучших намерениях и большом количестве эффективных тактик слишком легко вернуться к плохим привычкам тайм-менеджмента. Итак, Mind Tools предлагает ряд ресурсов, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как перестать откладывать дела на потом, например, объясняет, почему так заманчиво откладывать дела — и как перестать это делать.

9 способов использовать мертвое время с умом гарантирует, что вы не упустите ни минуты.

А в разделе «Самодисциплина» мы изучаем основные навыки, которые вам понадобятся для внедрения долгосрочных методов тайм-менеджмента.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент означает разумную организацию своего времени, чтобы использовать его более эффективно.

К преимуществам правильного управления временем относятся повышение продуктивности, снижение стресса и больше возможностей заниматься важными делами.

Mind Tools предлагает множество ресурсов для улучшения ваших навыков тайм-менеджмента. Они могут помочь вам быть более организованными, лучше расставлять приоритеты, правильно планировать задачи, а затем выполнять их целенаправленно и эффективно.

Наши ресурсы также объясняют, как использовать четкие цели, чтобы управлять своим временем, помогая вам оставаться мотивированными и дисциплинированными.

А также советы по преодолению распространенных проблем с тайм-менеджментом, чтобы вы продолжали совершенствовать свой подход и использовать свое время с максимальной пользой!

Насколько хорошо вы управляете временем?

Откройте для себя инструменты тайм-менеджмента, которые помогут вам в Excel

© iStockphoto
robas

Вы следите за временем?

Как часто у вас заканчивается время? Еженедельно, ежедневно, ежечасно? Многим кажется, что в сутках не хватает времени, чтобы все успеть.

Когда вы знаете, как управлять своим временем, вы получаете контроль над своими достижениями.

Пройдите этот тест для самопроверки, чтобы определить, в каких аспектах тайм-менеджмента вам больше всего нужна помощь. Результаты укажут вам на конкретные инструменты, которые помогут вам работать более эффективно.

Насколько хорошо вы управляете временем?

Инструкции

Для каждого утверждения нажмите кнопку в столбце, который лучше всего описывает вас. Отвечайте на вопросы так, как вы есть на самом деле, а не так, как, по вашему мнению, вы должны быть, и не беспокойтесь, если некоторые из вопросов кажутся вам «неправильными». Когда вы закончите, нажмите кнопку «Рассчитать мой итог» в нижней части теста.

Показаны результаты вашего последнего теста.

Последний раз вы проходили этот тест в , в .

15 утверждений для ответа	Вовсе нет	Редко	Иногда	Часто	Очень часто
1 Задачи, над которыми я работаю, имеют наивысший приоритет.
2 Я ловлю себя на том, что выполняю задачи в последнюю минуту или прошу о продлении.
3 Я выделяю время для планирования и планирования.
4 Я знаю, сколько времени я трачу на каждую из различных задач, которые я делаю.
5 Я ловлю себя на том, что имею дело с прерываниями.
6 Я использую постановку целей, чтобы решить, над какими задачами и действиями мне следует поработать.
7 Я оставляю в своем расписании время на непредвиденные обстоятельства, чтобы справиться с «неожиданностями»?
8 Я знаю, являются ли задачи, над которыми я работаю, высокой, средней или низкой ценностью.
9 Когда мне дают новое задание, я анализирую его важность и соответствующим образом расставляю приоритеты.
10 Меня напрягают сроки и обязательства.
11 Отвлекающие факторы мешают мне работать над важными задачами.
12 Я должен взять работу домой, чтобы сделать ее.
13 Я отдаю приоритет своему списку дел или программе действий.
14 Я подтверждаю свои приоритеты с моим боссом.
15 Прежде чем браться за дело, я проверяю, будут ли результаты стоить затраченного времени.

Всего = 0

Оценка	Комментарий
15-30	Ой. Хорошей новостью является то, что у вас есть прекрасная возможность повысить свою эффективность на работе и добиться долгосрочного успеха! Однако, чтобы понять это, вы должны фундаментально улучшить свои навыки тайм-менеджмента. (Для начала прочитайте ниже.)
31-45	В чем-то вы хороши, но в чем-то еще есть куда совершенствоваться. Сосредоточьтесь на перечисленных ниже серьезных проблемах, и вы, скорее всего, обнаружите, что работа становится намного менее напряженной.
46-75	Вы очень эффективно управляете своим временем! Тем не менее, проверьте разделы ниже, чтобы узнать, можно ли что-то изменить, чтобы сделать это еще лучше.

Когда вы отвечали на вопросы, у вас, вероятно, появилось некоторое представление о том, в каких областях ваш тайм-менеджмент мог бы помочь поднять настроение. Ниже приводится краткий обзор основных областей тайм-менеджмента, которые были изучены в викторине, а также руководство по конкретным инструментам, которые вы можете использовать для каждой из них.

(вопросы 6, 10)

Ваш счет 0 из 0

Чтобы начать эффективно управлять временем, нужно поставить цели. Когда вы знаете, куда вы идете, вы можете выяснить, что именно нужно сделать и в каком порядке. Без правильной постановки целей вы потратите время на путаницу конфликтующих приоритетов.

Люди склонны пренебрегать постановкой целей, потому что это требует времени и усилий. Чего они не учитывают, так это того, что немного времени и усилий, вложенных сейчас, экономят огромное количество времени, усилий и разочарований в будущем. В Mind Tools есть две замечательные статьи о постановке целей, которые должен прочитать каждый. Если вы серьезно относитесь к тайм-менеджменту, мы предлагаем вам начать с «Постановки личных целей» и «Золотых правил постановки целей». Мы также рекомендуем Карту сокровищ.

(Вопросы 1, 4, 8, 13, 14, 15)

Ваш результат 0 из 0

Особенно важно расставить приоритеты в том, что необходимо сделать. Без него вы можете работать очень усердно, но вы не добьетесь желаемых результатов, потому что то, над чем вы работаете, не имеет стратегической важности.

У большинства людей есть своего рода список дел. Проблема со многими из этих списков в том, что они представляют собой просто набор вещей, которые необходимо сделать. В этом списке нет рифмы или причины, и из-за этого работа, которую они выполняют, так же неструктурирована. Итак, как вы работаете над задачами списка дел — сверху вниз, снизу вверх, от простого к сложному?

Чтобы работать эффективно, вам нужно работать над самыми важными и ценными задачами. Таким образом, вы не будете застигнуты врасплох, пытаясь сделать что-то важное по мере приближения крайнего срока. Информацию о том, как начать расставлять приоритеты задач, см. в разделах Журналы активности, Списки дел с приоритетом, Расстановка приоритетов, Матрица приоритетов действий и Принцип Эйзенхауэра «срочно/важно».

(вопросы 5, 9, 11, 12)

Ваша оценка 0 из 0

Одно дело иметь план и знать, как расставить приоритеты. Следующая проблема заключается в том, чтобы знать, что делать, чтобы свести к минимуму отвлекающие факторы, с которыми вы сталкиваетесь в течение дня. Общепризнано, что у менеджеров очень мало времени, которое можно было бы не отвлекать от работы над приоритетными задачами. Есть телефонные звонки, информационные запросы, вопросы от сотрудников и целый ряд событий, которые возникают неожиданно. С некоторыми нужно бороться немедленно, а с другими нужно работать. В нашей статье «Управление прерываниями» обсуждается, как вы можете свести к минимуму время прерывания.

Однако, , на некоторых работах необходимо, чтобы вы были доступны для людей, когда им нужна помощь. Здесь сделайте все, что в ваших силах, чтобы свести его к минимуму, но убедитесь, что вы не отпугиваете людей от прерывания вас, когда они должны.

(Вопросы 2)

Ваш результат 0 из 0

«Я займусь этим позже» привел к падению многих хороших сотрудников. После слишком большого количества «позже» работы накапливается так много, что любая задача кажется непреодолимой. Прокрастинация столь же заманчива, сколь и смертельна. Лучший способ победить это — признать, что вы действительно прокрастинируете. Тогда вам нужно выяснить, почему. Возможно, вы боитесь потерпеть неудачу? (А некоторые люди на самом деле боятся успеха!)

Как только вы поймете, почему вы откладываете дела на потом, вы сможете планировать избавление от этой привычки. Вознаграждайте себя за выполненную работу и регулярно напоминайте себе об ужасных последствиях невыполнения этих скучных задач! Дополнительную информацию о том, как распознать и преодолеть прокрастинацию, см. в нашем руководстве Как победить прокрастинацию.

(вопросы 3, 7)

Ваш счет 0 из 0

Управление временем во многом сводится к эффективному планированию вашего времени. Когда вы знаете, каковы ваши цели и приоритеты, вам нужно знать, как составить расписание, которое поможет вам не сбиться с пути и защитит вас от стресса.

Это означает понимание факторов, влияющих на время, которое у вас есть для работы. Вы должны не только запланировать приоритетные задачи, вы должны оставить место для перерывов и резервное время для тех неожиданных событий, которые в противном случае сеют хаос в вашем расписании. Создав надежный график, который отражает ваши приоритеты и поддерживает ваши личные цели, вы получаете выигрышную комбинацию: ту, которая позволит вам контролировать свое время и поддерживать баланс в своей жизни. Чтобы научиться конкретным навыкам планирования, ознакомьтесь с нашими статьями о Теории рассолов и Навыках планирования.

Ключевые моменты

Тайм-менеджмент — это важный навык, который помогает вам держать свою работу под контролем, в то же время помогая свести стресс к минимуму.

Мы все хотели бы иметь пару лишних часов каждый день. Видя, что это невозможно, нам нужно более разумно работать над вещами, которые имеют наивысший приоритет, а затем составить расписание, отражающее наши рабочие и личные приоритеты.

Имея это в наличии, мы можем работать целенаправленно и эффективно и действительно начать достигать тех целей, мечтаний и амбиций, о которых мы так заботимся.

Эта самопроверка не прошла проверку и предназначена только для иллюстративных целей.