Обязанности личного ассистента руководителя — Smart & Talented

Подробности

Категория: Карьера

Опубликовано: 28 Июль 2019

Что обязан знать и уметь личный ассистент-руководителя разберем подробнее в нашей подборке материала. 

Обязанности личного ассистента руководителя

Должность помощника-ассистента появилась относительно недавно, поэтому единого профессионального стандарта для этого специалиста пока нет. Но, согласно требованиям к выполнению работ, можно соотнести профессионального секретаря и помощника по схожести задач. Однако разница все же есть. 

Кто такой личный ассистент-руководителя? Секретарь или нет? 
Они, конечно, очень похожи. Только у последнего обязанностей больше, как и ответственности. 

На многих предприятиях ассистент является вторым человеком в компании, иногда он замещает руководителя, принимает решения в рамках дозволенного и контролирует выполнение приказов директора.  

Поэтому, резюмируем, что — это специалист, который выполняет львиную долю работы своего начальника, чтобы максимально разгрузить его и освободить время для новых дел. Рамки или границы, устанавливает сам начальник.

Чем же занимается ассистент? 

Он занимается организацией рабочего процесса своего руководителя, оказывая административную поддержку. 

А именно: 

• формирует план работ на день или неделю для первых лиц компании; 
• принимает звонки, в том числе организует телефонные переговоры и конференц-связь; 
• встречает посетителей в приемной, гостей и деловых партнеров; 
• готовит презентации; 
• занимается подготовкой заседаний, собраний, совещаний, деловых завтраков, встреч, корпоративных мероприятий и т. д.;
• планирует командировки и деловые поездки; 
• работает с электронной почтой руководителя и его базой контактов; 
• ведет переписку с деловыми партнерами; 
• производит поиск информации и новых данных; 
• составляет деловые письма партнерам и сотрудникам; 
• протоколирует деловые встречи или совещания;
• контролирует исполнение поручений и приказов начальника.  

Вторая основная обязанность — документационное обеспечение деятельности руководителя организации. 

Это работа с документацией, составлением отчетности и аналитических обзоров, подготовка проектов, оформление документов и дальнейшее хранение. 

Кроме того, хороший ассистент должен уметь пользоваться всей офисной техникой.
Уровень владения может устанавливаться в каждой компании индивидуально. Но уверенный пользователь в приоритете всегда. 

Важно! Помощник руководителя, тем более личный ассистент, иногда обязан выполнять личные поручения начальника. 
Например, планирование отпуска для его семьи, заказ столика в ресторане или покупка билетов в театр. 

Рекомендуется сразу определить данный круг обязанностей при приеме на работу и разграничивать личные поручения от деловых задач, если они неприемлемы для специалиста. 

Интересуетесь профессией личного ассистента руководителя,
хотите узнать больше и получить престижную специальность?

Приходите учиться к нам! 
Записывайтесь на курсы помощников уже сегодня.  

• Назад
• Вперёд

Добавить комментарий

Блог МАЭР — бизнес-ассистент и помощник руководителя

Бизнес-ассистент — это ключевой сотрудник в компании. Он занимается планированием дел руководителя, снимает с него множество задач и вникает в основные бизнес-процессы. Из статьи вы узнаете его функционал, “примерите” на себя эту должность и поймете, насколько она вам подходит.

Кто такой бизнес-ассистент

Это человек, который работает с бизнес-процессами и личными задачами руководителя. А именно:

• Планирует рабочий график руководителя

• Поддерживает деловые контакты: ведет переписку и созванивается с партнерами, контрагентами, поставщиками, клиентами, подрядчиками

• Занимается документооборотом

• Под задачу находит аутсорсеров, передает им часть дел и контролирует выполнение работы

• В рамках своей компетенции, собирает, анализирует и систематизирует необходимую информацию

• Предоставляет ее руководителю в готовом виде — ему уже не нужно вникать и тратить время

Благодаря синтезу этих задач, ассистент значительно разгружает своего работодателя и помогает развивать бизнес. Ассистент знает практически все о деловой жизни руководителя и всех ключевых процессах в компании. 

И позицию бизнес-ассистента не стоит путать с должностью

Личного помощника руководителя 

Который, главным образом, занимается персональными поручениями руководителя. Да, они могут быть связаны с работой, но большая их часть — это бытовая рутина, а не бизнес-процессы. 

В этом главное отличие помощника от ассистента: бизнес-ассистент в меньшей степени занимается решением личных задач руководителя. Да, он может брать дополнительные обязанности, а его основной функционал — решение вопросов, связанных с бизнес-процессами 

Личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, а бизнес-ассистент имеет возможность решать разные задачи именно в бизнесе.

Какими качествами должен обладать бизнес-ассистент?

Возможностью быстро собирать, анализировать и систематизировать нужную информацию, организационными возможностями, владение тайм-менеджментом и т. д.  

И это лишь часть, полный перечень нужных качеств вы узнаете из следующей статьи.

Можно ли вырасти из бизнес-ассистента до руководящей позиции?

Один из главных путей развития ассистента — это руководящие позиции. Его работа уже предполагает прокачку навыков, которые нужны для управленческой должности. А вот с позиции личного помощника сложнее расти по руководящей линии. 

Мы готовим новые статьи, связанные с: работой личного помощника, бизнес-ассистента, менеджера блогера и т.д. И чтобы такие материалы были для вас максимально полезными и практичными — посоветуйте в комментариях: 

#бизнесу

Также может быть полезно

Целевая аудитория – что это такое и зачем она нужна

#лучшее #бизнесу #эксперту

Тренинг по продажам: зачем нужен и как выбрать

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Как вести Инстаграм для бизнеса

#лучшее #специалисту #эксперту #бизнесу #юлиятрус

Обучение отдела продаж — проще простого

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Жизнь по-взрослому, или повышение финансовой грамотности

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Получаем шикарную прибыль, грамотно управляя финансами

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Шаблон описания вакансии

Assistant Manager

 

Этот шаблон описания вакансии Assistant Manager оптимизирован для публикации на онлайн-досках вакансий или на страницах вакансий. Вы можете изменить этот шаблон, включив в него обязанности и ответственность, связанные с управлением розничным магазином.

В обязанности помощника менеджера входит:

• Помощь менеджеру в организации, планировании и реализации стратегии
• Координация работы розничного магазина
• Обеспечение выполнения графиков и задач магазина сотрудниками

Краткое описание работы

Мы ищем ответственного помощника менеджера, который поможет организовать и управлять нашими розничными магазинами и при необходимости заменит менеджера магазина. Ваша работа будет очень важна для обеспечения того, чтобы команда продаж достигла своих целей эффективности и удовлетворенности клиентов.

В обязанности помощника менеджера входит найм и обучение продавцов, контроль запасов и заказ товаров в зависимости от спроса. Вы также будете исследовать продукты конкурентов и анализировать поведение потребителей, чтобы убедиться, что наш магазин соответствует ожиданиям клиентов и превосходит их.

Наш идеальный кандидат должен обладать навыками менеджера по розничной торговле и деловым мышлением. Вы также должны уметь организовывать и решать проблемы. Навыки межличностного общения и посредничества также будут очень полезны, поскольку вы часто будете выступать в качестве связующего звена между менеджерами, сотрудниками и клиентами.

В конечном счете, обязанности помощника менеджера заключаются в том, чтобы обеспечить эффективную работу наших магазинов и сделать наших клиентов счастливыми.

Обязанности

• Помощь менеджеру розничного магазина в планировании и реализации стратегий по привлечению клиентов
• Координация повседневных операций по обслуживанию клиентов (например, процессы продаж, заказы и платежи)
• Отслеживание выполнения еженедельных, ежемесячных, квартальных и годовых целей
• Мониторинг и поддержание запасов в магазине
• Оценка производительности сотрудников и определение потребностей в найме и обучении
• Контролируйте и мотивируйте сотрудников, чтобы они работали наилучшим образом
• Обучение и поддержка новых и существующих торговых партнеров
• Мониторинг операционных расходов, бюджетов и ресурсов розничной торговли
• Предложить программы и методы обучения продажам
• Общение с клиентами и оценка их потребностей
• Анализ поведения потребителей и корректировка позиционирования продукта
• Обработка жалоб от клиентов
• Исследуйте новые продукты и используйте информацию для обновления товаров в магазине
• Создание отчетов, анализ и интерпретация розничных данных, таких как доходы, расходы и конкуренция
• Проводить регулярные проверки, чтобы убедиться, что магазин функционирует и выглядит презентабельно
• Убедитесь, что все сотрудники соблюдают политики и рекомендации компании
• Действуйте как представитель нашего магазина и подавайте пример нашим сотрудникам

Требования и навыки

• Подтвержденный опыт работы помощником менеджера по розничной торговле или аналогичной должности
• Опыт работы с процессами найма и оценки эффективности
• Знание принципов финансов и обслуживания клиентов
• Хорошие математические навыки с возможностью создания и анализа отчетов, электронных таблиц и статистики продаж
• Опытный пользователь MS Office (в частности, MS Excel)
• Лидерские и организаторские способности
• Межличностные и коммуникативные навыки
• Отношение к решению проблем
• Возможность работать посменно
• Бакалавр/бакалавр делового администрирования или в соответствующей области; MSc/MA плюс

Часто задаваемые вопросы

Чем занимается помощник менеджера?

Помощник менеджера — это мост, соединяющий высшее руководство с сотрудниками. Они обеспечивают операционное превосходство, выполняя управленческие задачи, такие как планирование, ведение запасов и оценка производительности сотрудников.

Каковы обязанности и ответственность помощника менеджера?

Помощники менеджера часто отвечают за повседневные деловые операции. Они проверяют графики сотрудников и гарантируют, что новые сотрудники понимают свои роли и обязанности. Помощники менеджера обрабатывают телефонные звонки по жалобам и вопросам о заказах или дальнейшей эскалации в отношении услуг или продуктов.

Что делает хорошего помощника менеджера?

Позиция помощника менеджера требует сильного лидерства и навыков работы с людьми, а также проявления инициативы, когда это необходимо. Они также должны уметь спокойно общаться в стрессовых ситуациях и давать указания своим подчиненным.

С кем работает помощник менеджера?

Помощник менеджера работает с ведущим менеджером, чтобы координировать операции, реализовывать стратегию организации и следить за тем, чтобы сотрудники придерживались графика.

Чем занимается помощник менеджера/помощник по административным вопросам: обязанности и ответственность

Помощник менеджера или помощник по административным вопросам отвечает за оказание поддержки руководству путем выполнения административных и канцелярских задач по мере необходимости. Некоторые из обязанностей административного помощника включают получение и ответ на запросы и проблемы клиентов по электронной почте, телефонным звонкам и личным визитам, планирование встреч или важных событий, создание отчетов об операциях, ведение учета расходов компании и контроль канцелярских принадлежностей. Помощник по административным вопросам должен обладать исключительной трудовой этикой и навыками управления временем, а также способностью выполнять несколько задач одновременно с минимальным контролем.

Обязанности помощника менеджера/помощника по административным вопросам

Ниже приведены примеры обязанностей из резюме настоящего помощника менеджера/помощника по административным вопросам, представляющие типичные задачи, которые они могут выполнять в своих ролях.

• Используйте операционную систему KRONOS, чтобы обеспечить правильную оплату труда сотрудников и эффективное управление прямыми затратами на рабочую силу в компании.
• Управляйте официальной страницей компании на Facebook, чтобы облегчить взаимодействие с клиентами и повысить вовлеченность клиентов.
• Поддерживайте связь с высшим руководством больницы, чтобы получить разрешение на прием иностранных пациентов до операции и сохранить анонимность высокопоставленных пациентов.
• Помогать исполнительному директору и директору по исследованиям с презентациями PowerPoint, исследованиями и различными административными задачами, включая управление календарем.
• Пройдите обучение по ненасильственному кризисному вмешательству (CPI), а также CPR.
• Помощь в регистрации на занятия по плаванию, инструктору по безопасности на воде, сердечно-легочной реанимации и аквааэробике.
• Просматривайте отчеты о производительности и поддерживайте администрирование и планирование Kronos.
• Общие офисные обязанности по бухгалтерскому сопровождению, включая расчеты с кредиторами/дебиторами с использованием QuickBooks.
• Разработка и редактирование документов PowerPoint для связи с высшим руководством и всей организацией.
• Оптимизация процесса бухгалтерского учета путем преобразования системы бухгалтерского учета в компьютеризированный процесс с помощью QuickBooks.
• Подготовка и проверка операционных отчетов и графиков для обеспечения точности и эффективности платежной ведомости компании.
• Проводить аудиты и оценки обеспечения качества и координировать административные, платежные и вспомогательные инициативы.
• Поддерживайте связь с высшим руководством больницы, чтобы получить разрешение на прием иностранных пациентов до операции и сохранить анонимность высокопоставленных пациентов.
• Выполнять двухнедельный расчет заработной платы с использованием системы ADP и назначать семейным педагогам семинары.
• Выверка ежемесячных счетов банка General/Payroll и представление квартальных отчетов CPA.

Нужно идеальное резюме помощника менеджера/административного помощника?

Наш конструктор резюме на основе искусственного интеллекта поможет вам составить привлекательное и релевантное резюме для работы, которую вы хотите.

Навыки и личностные качества помощника менеджера/помощника администратора

Мы подсчитали, что 26% помощников менеджера/помощника администратора хорошо разбираются в управлении запасами, обслуживании клиентов и финансовых отчетах. Они также известны своими мягкими навыками, такими как навыки межличностного общения, организационные навыки и навыки письма.

Мы разбили процент помощников менеджеров/административных помощников, которые имеют эти навыки, указанные в их резюме, здесь:

• Управление запасами, 26% контроль запасов и производительности труда.

• Обслуживание клиентов, 18%

  Поддерживал отношения с обычными розничными клиентами, обеспечивая отличное обслуживание клиентов и превосходя ожидания.

• Финансовые отчеты, 6%

  Составление финансовых отчетов и ежемесячных бюджетов совместно с бухгалтерией Планирование, организация и оптимизация всех услуг гостиничного ресторана с коллегами

• Предотвращение убытков, 4% банковские депозиты и снятие средств, а также реализованные стратегии по предотвращению убытков и увеличению доходов.

• Заказы на покупку, 4%

  Тесно сотрудничал с отделом бухгалтерского учета, чтобы проверить, правильно ли получены товары в заказе на покупку, и цены, указанные поставщиком в счете-фактуре, соответствуют заказу на покупку.

• Телефонные звонки, 4%

  Выполнять общие обязанности кассира, такие как расчет операций, совершенных клиентами, и отвечать на телефонные звонки.

Некоторые из навыков, которые мы нашли в резюме помощника менеджера/административного помощника, включали «управление запасами», «обслуживание клиентов» и «финансовые отчеты». Ниже мы подробно описали наиболее важные обязанности помощника менеджера/помощника по административным вопросам.

Вероятно, самой важной чертой личности помощника менеджера/административного помощника являются навыки межличностного общения. В примере из резюме говорится о навыке: «секретари и помощники по административным вопросам взаимодействуют с клиентами, заказчиками или персоналом». Кроме того, в других резюме указано, что помощник менеджера / помощник по административным вопросам может использовать навыки межличностного общения, чтобы «обладать отличными навыками межличностного общения и иметь твердая приверженность обслуживанию клиентов».

Еще одна черта, важная для выполнения обязанностей помощника руководителя/административного помощника, – это организаторские способности. Согласно резюме помощника менеджера / помощника по административным вопросам, «секретари и помощники по административным вопросам хранят файлы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно». Вот пример того, как помощник менеджера/помощник по административным вопросам может использовать организационные навыки: «применял эффективные организационные навыки и решал административные проблемы, включая отношения с клиентами, запросы сотрудников, предложения/жалобы и т. д.»

Навыки письма также являются важным навыком для помощника менеджера/административного помощника. Этот пример того, как помощник менеджера / помощник по административным вопросам использует этот навык, взят из резюме помощника менеджера / помощника по административным вопросам: «Секретари и помощники по административным вопросам пишут записки и электронные письма при общении с менеджерами, сотрудниками и клиентами». Прочтите этот отрывок из резюме, чтобы понять, как это жизненно важно для их повседневных ролей и обязанностей, «определения проблем и решения конфиденциальных профессиональных письменных и офисных операций» 9.0012

См. полный список навыков помощника руководителя/административного помощника.

Три компании, которые нанимают самых престижных помощников менеджеров/административных помощников:

• Ollie’s Bargain Outlet10 Работа помощника менеджера/административного помощника
• Sonic Drive-In5 Работа помощника менеджера/административного помощника
• Bain & Company 5 Помощник менеджера/административный Вакансии помощника

Выберите из более чем 10 настраиваемых шаблонов резюме помощника менеджера/помощника администратора

Станьте профессионалом

Помощник менеджера/помощник по административным вопросам

Резюме за считанные минуты. Просмотрите наши примеры резюме, чтобы определить, как лучше всего составить свое резюме.

Затем выберите один из 10+ шаблонов резюме, чтобы создать резюме помощника менеджера/помощника по административным вопросам.

Что делают старшие секретари

Старший секретарь отвечает за ведение документации офиса, прием и направление телефонных звонков, а также написание различных отчетов для менеджеров. Они также назначают встречи и встречи для руководителей и помогают в процессе найма новых сотрудников.

Мы рассмотрели среднюю годовую зарплату помощника менеджера/административного помощника и сравнили ее со средней годовой зарплатой старшего секретаря. Вообще говоря, старшие секретари получают меньшую заработную плату на 11 070 долларов в год, чем помощник менеджера / помощник по административным вопросам.

Несмотря на то, что помощники менеджеров/помощники по административным вопросам и старшие секретари имеют большие различия в карьере, некоторые навыки, необходимые для выполнения обеих работ, схожи. Например, обе карьеры требуют финансовых отчетов, заказов на покупку и телефонных звонков в повседневных ролях.

Существуют также некоторые ключевые различия в обязанностях. Например, обязанности помощника менеджера/административного помощника требуют таких навыков, как «управление запасами», «обслуживание клиентов», «предотвращение потерь» и «запросы клиентов». Между тем типичный старший секретарь обладает навыками в таких областях, как «пациенты», «текущая переписка», «ввод данных» и «начисление заработной платы». Эта разница в навыках показывает, насколько действительно различны эти две карьеры.

Старшие секретари действительно блестят в фармацевтической промышленности со средней зарплатой в 39 долларов.,400. В то время как помощник менеджера / помощник по административным вопросам, как правило, зарабатывает больше всего денег в обрабатывающей промышленности со средней зарплатой в 45 900 долларов.

Уровень образования, который получают старшие секретари, немного отличается от уровня образования помощника менеджера/административного помощника. В частности, у старших секретарей на 0,6% меньше шансов получить степень магистра, чем у помощника менеджера/административного помощника. Кроме того, у них на 0,1% меньше шансов получить докторскую степень.

Каковы обязанности исполнительного секретаря?

Основная роль исполнительных секретарей заключается в оказании канцелярской поддержки руководителю или администратору высокого уровня. Именно они выполняют различные задачи административной поддержки для руководителей, включая ведение календаря руководителей, ответы на телефонные звонки, проведение исследований и сортировку важных файлов, подготовку и корректуру ежемесячных отчетов и отраслевых документов, имеющих отношение к роли руководителей, и выполнение некоторых бухгалтерских операций, таких как создание счетов и отслеживание офисных запасов.

Далее у нас есть профессия исполнительного секретаря. Эта карьера приносит более высокую среднюю заработную плату по сравнению с годовой зарплатой помощника менеджера / помощника по административным вопросам. На самом деле разница в зарплате исполнительных секретарей на 2404 доллара выше, чем годовая зарплата помощника менеджера/административного помощника.

Хотя заработная плата может быть разной для этих должностей, есть одно сходство, и это несколько навыков, необходимых для выполнения определенных обязанностей. Мы использовали информацию из большого количества резюме, чтобы выяснить, что как помощники менеджеров/административные помощники, так и исполнительные секретари, как известно, обладают такими навыками, как «финансовые отчеты», «телефонные звонки» и «Powerpoint».0003

В то время как некоторые навыки в этих профессиях похожи, другие навыки не так похожи. Например, несколько резюме показали нам, что обязанности помощника менеджера / административного помощника требуют таких навыков, как «управление запасами», «обслуживание клиентов», «предотвращение потерь» и «заказы на покупку». Но исполнительный секретарь может использовать такие навыки, как «офисные процедуры», «начисление заработной платы», «оказание административной поддержки» и «секретарская поддержка».

В среднем исполнительные секретари получают более высокую заработную плату, чем помощник менеджера/помощник по административным вопросам. Есть отрасли, которые поддерживают более высокую заработную плату в каждой профессии соответственно. Интересно, что исполнительные секретари зарабатывают больше всего в государственной отрасли со средней зарплатой в 55 053 доллара. Принимая во внимание, что помощник менеджера / помощник по административным вопросам имеет более высокую зарплату в обрабатывающей промышленности, где они зарабатывают в среднем 45,9 долларов США.00.

Когда дело доходит до различий в образовании между двумя профессиями, исполнительные секретари, как правило, имеют такой же уровень образования, что и помощник менеджера/помощник по административным вопросам. Фактически, у них на 0,5% меньше шансов получить степень магистра и на 0,1% больше шансов получить докторскую степень.

Сравнение помощника руководителя/личного помощника

Помощник руководителя/личного помощника отвечает за выполнение секретарских обязанностей, включая административные и канцелярские задачи по мере необходимости, помогая бизнес-операциям работать гладко и эффективно. Руководящие / личные помощники получают и отвечают на звонки и запросы клиентов, планируют и ведут организованную запись встреч руководителей и сотрудников, сортируют файлы и документы и посещают общие собрания от имени руководителей. Они также должны обладать отличными навыками общения и критического мышления, особенно при предоставлении рекомендаций по бизнес-решениям и прибыльным возможностям. Исполнительный / личный помощник создает отчеты о расходах, следит за адекватностью складских запасов и координирует планирование мероприятий компании.

Давайте теперь посмотрим на профессию руководителя/личного помощника. В среднем эти работники получают более высокую заработную плату, чем помощник менеджера / помощник по административным вопросам, с разницей в 20 321 доллар в год.

Используя резюме помощника менеджера/административного помощника и исполнительного/личного помощника, мы обнаружили, что обе профессии имеют схожие навыки, такие как «телефонные звонки», «Powerpoint» и «банковские депозиты», но другие необходимые навыки очень разные.

Между этими двумя карьерами есть много ключевых различий, о чем свидетельствуют резюме представителей каждой профессии. Некоторые из этих различий включают навыки, необходимые для выполнения обязанностей в рамках каждой роли. Например, помощник менеджера/помощник по административным вопросам, скорее всего, будет обладать навыками «управления запасами», «обслуживания клиентов», «финансовых отчетов» и «предотвращения убытков», в то время как типичный исполнительный/личный помощник имеет навыки в « управление календарем», «планирование мероприятий», «недвижимость» и «начисление заработной платы».

Руководящие/личные помощники очень хорошо зарабатывают в финансовой сфере со средней годовой зарплатой 80 210 долларов. Принимая во внимание, что помощник менеджера / помощник по административным вопросам получает самую высокую зарплату в обрабатывающей промышленности, в среднем 45 900 долларов.

Известно, что ассистенты руководителей/личных помощников имеют одинаковый уровень образования по сравнению с помощниками менеджеров/помощниками по административным вопросам. Кроме того, у них на 0,5% больше шансов получить степень магистра и на 0,1% больше шансов получить докторскую степень.

Описание помощника по персоналу

Помощник по персоналу — это сотрудник компании, которому поручено поддерживать и помогать сотрудникам адекватно выполнять свои функции и обеспечивать эффективную работу организации. Работая под руководством административного руководителя, задачи помощника включают ответы на телефонные звонки, планирование встреч или встреч, а также бронирование необходимых поездок. Кроме того, ассистент должен иметь отличные навыки письменного и устного общения и быть хорошо организованным с минимальным контролем. Помощник может работать в самых разных условиях, в том числе в медицинских учреждениях и государственных учреждениях.

Помощники персонала, как правило, получают меньшую заработную плату, чем помощник руководителя/административный помощник, примерно на 2412 долларов в год.

В то время как помощник менеджера/помощник по административным вопросам и помощники персонала выполняют повседневные задачи, используя схожие навыки, такие как обслуживание клиентов, финансовые отчеты и телефонные звонки, эти две профессии также различаются по другим навыкам.

No related posts.