Как стать более организованным и собранным человеком

1. В чем причина несобранности?
2. Полезные привычки для того, чтобы стать более собранным
3. Как сосредоточиться на конкретной задаче и не отвлекаться?
4. Методики для повышения организованности

Вы должны были написать статью еще вчера, ключи от двери пропали в самый неподходящий момент, а о молоке, за которым вы шли в магазин, вы вспомнили только по возвращении домой? Если эта картина вам знакома, значит, вас могут заинтересовать советы, как стать более организованным и собранным человеком. В нашей статье вы найдете полезные приемы, методики и приложения для телефона и компьютера.

В чем причина несобранности?

Иногда кажется, что некоторым счастливчикам все дается легко и они с завидной ловкостью справляются с множеством ежедневных задач, успевая утром сходить в спортзал, в обеденный перерыв пробежаться по ТЦ и выбрать подарок члену семьи, а вечером уделить время изучению иностранного языка. В то же время другие не успевают даже отдохнуть в течение недели. Если вы хотите стать более собранным и более организованным, перестать отвлекаться и все успевать, сначала попробуйте определить, почему сейчас вы не соответствуете своему идеалу.

От чего зависят организованность и собранность и что делать, если вам их не хватает? Вот несколько распространенных причин.

1. Характер

Считается, что к 16 годам характер человека формируется окончательно и изменить его в дальнейшем очень тяжело. На самом деле это не так – наш характер меняется на протяжении всей жизни. Правда, чтобы сформировать у себя желаемые привычки, нужно приложить немало усилий, поэтому необходимы время и хорошая мотивация. В любом случае работать над своими слабыми сторонами возможно и необходимо.

2. Неумение ориентироваться во времени

Эта черта присуща некоторым людям – им тяжело правильно рассчитывать время, особенно когда нужно куда-то ехать или выполнять большую задачу. Более чем другим это свойственно психастеникам. В этом случае можно попробовать обмануть мозг и перевести часы на 15-20 минут вперед.

3. Нежелание выполнять конкретную задачу

Если вам не нравится какое-то дело или задание, вы подсознательно можете саботировать его выполнение. Аналогично, если вам не нравится, что вас в принципе заставляют что-либо делать или это делает не слишком приятный вам человек. Иногда осознание этого помогает преодолеть барьер и приступить к работе.

4. Страх

Часто мы прокрастинируем выполнение задач, кажущихся неподъемными или которые ранее закончились не удачей. Мы просто боимся не справиться и поэтому делаем все, кроме основной работы, что чревато серьезной потерей времени. Но если перебороть страх, это даст большой положительный эффект.

При прокрастинации хорошо помогает так называемое правило одной минуты: переступите через отрицательные эмоции и занимайтесь работой ровно 60 секунд. По истечении времени вы, вероятнее всего, почувствуете вдохновение и продолжите работать дальше. Используйте и другие советы, как победить прокрастинацию.

Полезные привычки для того, чтобы стать более собранным

Формирование этих привычек поможет при долгосрочном планировании дел. Если следовать перечисленным советам, вы будете организованнее в работе и личной жизни, будете меньше отвлекаться и сможете успевать больше.

1. Избавляйтесь от ненужных предметов

Чем больше у вас вещей, тем больше беспорядка. Чтобы понять, что стоит выкинуть, задайте себе вопрос: «Если бы завтра мне пришлось переехать в другую страну, что бы я взял с собой?» Так вы определите, что для вас ценно. Если вы возьмете за привычку каждую неделю избавляться от хлама, то почувствуете себя лучше. С другой стороны, оставьте те милые сердцу безделушки, которые вдохновляют вас на продуктивную работу: яркие скрепки, блокнот с любимым киноперсонажем, светящаяся ручка и пр.

Чтобы ненужные вещи не накапливались, старайтесь не покупать лишнее. Попробуйте провести эксперимент: сходите в супермаркет, оставив кошелек дома. Если вам приглянутся какие-то вещи, сфотографируйте их, а через несколько дней взгляните на фотографии. Если вам до сих пор хочется купить их, сделайте это, но скорее всего надобность в части вещей отпадет. Это не только сэкономит вам средства, но и позволит стать собраннее и организованнее.

2. Определите место для важных вещей в доме

Купите красивую подставку под ключи и кладите их туда каждый раз по возвращении с улицы. Проделайте то же самое с паспортом, смартфоном, кошельком – это избавит вас от длительных поисков перед выходом и сэкономит вам время.

3. Записывайте все

Не стоит пытаться удержать все задачи в голове – она подведет вас. Кроме того, постоянно перегруженный мозг работает хуже. Уделите несколько секунд тому, чтобы зафиксировать информацию в блокноте или смартфоне, и вы уже не забудете о ней. К примеру, если вы страдаете плохой памятью на имена, попробуйте записать имя человека сразу при знакомстве.

Хорошо помогают приложения, с помощью которых можно составлять списки дел, создавать напоминания и не упускать важное. Вот несколько примеров:

• Any.Do,
• Evernote,
• LeaderTask,
• Remember the Milk,
• Todoist,
• Wunderlist,
• «Хаос-контроль».

4. Составляйте расписание и придерживайтесь сроков

Графики на год, месяц, неделю и день помогут ставить и выполнять задачи. Если вы будете хаотично вести дела, у вас всегда не будет хватать времени. Вначале запишите то, чего вы хотите достичь, затем – то, что нужно сделать для этого. Устанавливать сроки тоже очень важно, потому что в противном случае вы будете упорно избегать возможности поработать.

5. Боритесь с прокрастинацией

Чем дольше вы откладываете важное дело, тем сложнее будет выполнить его потом. А если перебороть прокрастинацию и взяться за него сразу, в вашей жизни будет гораздо меньше стрессов. Если вы можете сделать что-то прямо сейчас, то идите и делайте!

6. Делегируйте обязанности

Иногда кажется, что проще и быстрее сделать все самому, но далеко не всегда это так. Например, можно заказать доставку еды вместо того, чтобы готовить, а несложную рутинную работу доверить коллеге. Если это освободит вам время для более эффективной работы, то не сомневайтесь – действуйте.

7. Избавляйтесь от привычки опаздывать

Старайтесь прийти раньше хотя бы на несколько минут – дополнительное время поможет избежать возможных задержек из-за пробок, а кроме того, даст вам время собраться, вспомнить тезисы выступления, продумать будущий разговор или иные детали встречи и т.д.

Если завтра предстоит важная встреча, сделайте одолжение будущему себе и заранее приготовьте все необходимое: соберите сумку, почистите обувь, погладьте одежду. Носиться по квартире в последние минуты с утюгом наперевес не очень безопасно и не слишком эффективно – повышается риск что-то забыть или не успеть. А некоторым, возможно придется возвращаться, чтобы проверить, выключена ли техника. Все это забивает голову ненужными проблемами и вопросами, и в итоге на самой встрече вы рискуете забыть половину моментов, которые хотели обсудить.

8. Делите крупные задачи на мелкие

Взяться за непростое дело психологически тяжело, но если вы разобьете большую задачу на множество маленьких, вам будет намного проще разобраться с ней.

9. Будьте оптимистичны

Научитесь видеть положительное даже в неудачах. Помните: все, что с вами произошло, – это опыт, который не бывает лишним.

Как сосредоточиться на конкретной задаче или подготовиться к ответственному мероприятию?

1. Накануне вечером составьте список задач на завтрашний день. Для начала выберите только три дела – если их будет больше, это может подавить вас и привести к прокрастинации. Но обязательно выполните все, что запланировали.
2. Начните с легкой задачи. Так у вас будет больше воодушевления для начала продуктивной работы. Или примените хитрость: первым делом запишите в свой список дел самую сложную задачу. Вероятнее всего, вам не захочется за нее браться и вы предпочтете выполнить все остальные дела в списке, которые покажутся более простыми.

3. Сосредоточьтесь на одной задаче за один раз. Если вы будете прерываться, вашему мозгу понадобится больше времени, чтобы сконцентрироваться. Продолжайте работать над одним делом, пока не закончите. Не отвлекайтесь на проверку почты, отключите телефон и не открывайте развлекательные сайты.

   Если сложно сфокусироваться на работе самостоятельно, попробуйте воспользоваться таким приложением, как Rescue Time. Оно помогает ставить задачи, отслеживать их выполнение, визуализирует прогресс и мотивирует на дальнейшую работу. С его помощью вы видите время, проведенное вами на сторонних развлекательных ресурсах, а кроме того, оно позволяет блокировать мешающие программы. Также может оказаться полезным интернет-блокировщик Anti-Social.

   А если вам срочно нужно дописывать текст, опробуйте цифровой помощник

   FocusWriter: он заблокирует все, кроме текстового редактора, и у вас не останется другого выбора, кроме как работать. Все остальное, включая меню, будет спрятано с глаз долой до тех пор, пока вы не наведете курсор.

4. Определитесь, поможет ли вам уборка. Этот пункт индивидуален. Для кого-то порядок на рабочем столе чрезвычайно важен и помогает собраться с мыслями. Если вы согласны с поговоркой «Порядок на столе – это порядок в голове», то лучше избавиться от лишних вещей вокруг, пока вы работаете. Важно не переборщить и не превратить легкую уборку в акт прокрастинации, который растянется на весь день.

   С другой стороны, если вы творческий человек и вам вполне комфортно и продуктивно работается среди разбросанных вещей и легкого хаоса, тратить время на уборку не стоит.

5. Делайте регулярные перерывы

   . На первый взгляд совет покажется нелогичным, но кратковременный отдых повышает продуктивность. Кроме того, если вы будете знать о скором перерыве, это поможет вам не отвлекаться на посторонние факторы вроде серфинга в интернете или переписки с друзьями.

   Желательно устраивать небольшой – 5-10-минутный – перерыв ежечасно. Выйдите на улицу, сделайте небольшое физическое упражнение, поговорите с коллегой. Старайтесь после отдыха сразу приступить к работе, без переходного ничегонеделания. Чтобы перерыв не растянулся, установите таймер.

6. Поощряйте себя. Пообещайте купить вкусный кофе или побаловать себя перекусом в кафе после выполнения работы. Это поможет сконцентрироваться на результате и не увязнуть в процессе.

   Можно внести в работу элемент игры и попробовать приложение Forest: Stay Focused. Перед началом работы вы сажаете виртуальное дерево, и оно растет до тех пор, пока вы не используете сторонние приложения. Если вы будете работать, не отвлекаясь на телефон, вырастите виртуальный лес, а если нет – дерево засохнет. Приложение доступно для смартфонов, также есть расширение для Chrome.

7. Приложите усилия. В тот момент, когда вам захочется сдаться, вместо того чтобы поддаться, начните работать с удвоенной энергией. Конечно, это потребует от вас значительных усилий, а потому заранее подберите себе хорошую мотивацию. Например, вспомните, что сделанные вовремя дела позволят без помех наслаждаться жизнью и не испытывать угрызений совести.

8. Выбросите из своей головы мусор, не застревайте в мыслях. Это могут быть не только другие задачи по работе, но и любые посторонние переживания, которые мешают сосредоточиться. Важно осознать их наличие и спросить себя: это полезные идеи, которые нужно воплотить, или просто чувство беспокойства?

   • Если это тревожные мысли, уделите несколько минут тому, чтобы успокоиться.
   • Если это важные задачи, добавьте их в текущий список дел.
   • Если это идея, запишите ее тоже, вы сможете вернуться к ней позже.

   Подобный самоанализ займет всего 5-15 минут и поможет сконцентрироваться.

9. Не стоит стремиться к идеалу. Не всегда нужно на 100% выполнять задачу, иногда хватает и 80%. Не тратьте время на отшлифовывание мелких деталей – ваш перфекционизм только замедляет вас. Вначале выполните проект полностью, и уже только потом доводите его до совершенства, если останется время на это.
10. Просчитайте время. Предположим, вы решили начать ходить в бассейн и посещать курсы рисования. Прежде чем записываться на занятия, сядьте за калькулятор. Допустим, вы работаете в офисе 8–9 часов в день, тратите больше двух часов на дорогу, также нужно учитывать время на сборы и приготовление еды. При этом нужно спать не менее 7–8 часов и находить время на отдых. Если задуманный вами грандиозный план по саморазвитию не умещается в 24 часа, лучше чем-то пожертвовать, чтобы все успевать, – например, выбрать только уроки рисования.

Тренируйте память, внимание и другие софт-скиллс на Викиум.ру

Методики для повышения организованности

Существует несколько интересных методик, как повысить организованность и расставить приоритеты. Вот несколько примеров.

Метод 4D

Суть метода заключается в следующей последовательности действий:

• Delete or Drop (удалите или бросьте),
• Delegate (поручите),
• Defer (отложите),
• Do (делайте).

Главная мысль этого метода – освободить максимум времени на самые важные дела, и для этого, перед тем как перейти к выполнению работы, сперва нужно разобраться с лишними задачами: вычеркнуть ненужные и перепоручить что-то другим, если это возможно.

Рассмотрим пункты подробнее.

1. Избавьтесь от дел, которые не несут пользы и не являются важными (даже если они срочные). К примеру, вы хотели сходить в магазин, чтобы проверить, не появились ли в продаже шторы, которые вы давно мечтаете приобрести. В условиях дефицита времени лучше пожертвовать этой задачей в пользу более важной, тем более что ваши старые шторы пока успешно выполняют свою основную функцию.
2. Делегируйте второстепенные задачи. Работодатель попросил вас завершить очень важный проект, это работа на весь день и, возможно, вечер. А завтра вы ожидаете гостей, перед приходом которых было бы неплохо прибраться. На уборку у вас не останется ни сил, ни времени, а от проекта отказываться невыгодно. В такой ситуации проще вызвать клининговый сервис на дом, чтобы сэкономить силы.
3. Отложите дела, выполнение которых подождет. Чтобы не ошибиться при расстановке приоритетов, почитайте про матрицу Эйзенхауэра.
4. И наконец, после того как вы избавились от второстепенных задач, приступайте к выполнению действительно важных дел.

Тайм-боксинг

Эта методика, позволяющая справиться с перфекционизмом и прокрастинацией, построена на выборе определенных промежутков времени для задач. Вы выделяете час или два, на протяжении которого работаете и не делаете ничего постороннего. Если вам нужно написать статью, вы просто садитесь за стол, открываете документ и пишете строго с 11:00 до 12:00, не отвлекаясь ни на что. Как только наступил полдень – вы бросаете работу, не доделывая и не исправляя.

Тайм-боксинг дает хорошие результаты, потому что вы достигнете максимальной мотивации, эффективности и концентрации, так как будете стараться выполнить все в срок. Так задача из скучного действия, которое можно растянуть, прервать или бесконечно переделывать, превратится в стремительную и увлекательную гонку.

Заточка пилы

Это метод Стивена Кови, автора книги «7 привычек высокоэффективных людей». Он сравнивает человека с дровосеком, лезвие пилы которого становится тупым по мере того, как он работает. И чтобы процесс работы оставался таким же эффективным, необходимо потратить немного времени и заточить пилу, под которой подразумеваются четыре измерения человеческой натуры.

Суть в том, что следует все время улучшать свои навыки на четырех уровнях:

• Физическом
  – не подвергать себя стрессу, питаться преимущественно здоровой пищей, поддерживать физическую форму, не ограничивать себя в сне.
• Интеллектуальном – читать, посещать культурные мероприятия, заниматься творчеством.
• Социально-эмоциональном – не общаться с токсичными личностями, поддерживать гармонию в душе, верить в себя.
• Духовном – стараться помогать другим, быть полноценной личностью.

Огромная проблема людей, которые не могут организовать свой день и свою работу, в том, что они тратят время на несущественные дела, забывая о важном и о своих жизненных целях. Невозможно стать организованным за один день, но если вы будете стремиться к этому, такой стиль жизни станет вашей привычкой.

Также почитайте о том, как войти в состояние потока – оно также способствует успешной работе.

Подарки нашим читателям

В благодарность тем, кто дочитал статью до конца, мы дарим подарки от наших партнеров: скидки на книги, фильмы, онлайн- и офлайн-курсы, подарки и многое другое! А для любителей вкусненького – скидки на чай/кофе, сладости и пиццу ;)) И конечно, скидки на помощь психолога

Получить подарок

Полезные советы Полезные умения Психология на практике Саморазвитие Тайм-менеджмент

---

14 привычек ультраорганизованных людей — Work.ua

Вы привыкли все важные дела выполнять в последний момент? Вы начали забывать о планах и идеях? В ситуации постоянной нехватки времени и сил сложно поверить, что всего лишь навыки грамотного планирования дел могут помочь снять стресс и успевать больше.

Давайте обратимся за помощью к ультраорганизованным людям, чей способ жизни кажется загадочным и таинственным. Как это они всё успевают?

Их подход к жизни приносит свои плоды. В ходе опроса, проведенного в 2010 году Национальной ассоциацией профессиональных организаторов, 80% респондентов сказали, что благодаря организованности смогли улучшить результаты работы. Быть организованным означает чувствовать больший контроль над жизнью и беречь психическую энергию. Действительно, зачем испытывать стресс от того, что в очередной раз забыл, куда положил ключи от машины?

Хорошая новость заключается в том, что любой может быть (или, по крайней мере, стать) организованным человеком. «Не существует никакого гена организованности, — говорит Аннет Рейман, президент отделения Национальной ассоциации профессиональных организаторов в Филадельфии. — Да, у некоторых это получается естественным образом, но любой человек может этому научиться».

Хотя, разумеется, любой индивидуум — организованный или нет — будет вести себя по-разному в разных ситуациях, высокоорганизованные люди придерживаются определенных поведенческих паттернов. Вот 14 наиболее распространенных привычек таких людей.

Организованные люди ориентированы на результат

«Большинство организованных людей содержат все в порядке не для того, чтобы потешить свое самолюбие; они делают это с определенной целью, — говорит Рейман. — Может быть, ваши организованные соседи любят принимать гостей у себя в доме. Они расставят у себя в доме все так, чтобы любой гость чувствовал себя в нем удобно и комфортно, — и постоянно будут поддерживать этот порядок». «При этом они легко отбросят в сторону все, что не служит этой цели, — продолжает Рейман. — Это касается как материальных предметов, так и каких-либо дел, требующих времени».

Они оптимистичны

Рейман говорит, что, по ее наблюдениям, организованные люди более позитивны, по крайней мере, так говорят они сами. Они придерживаются подхода «это возможно», даже если движутся вперед «в час по чайной ложке». Часто, когда неорганизованные люди обращаются за консультацией к профессиональному организатору после каких-либо жизненных неудач, сам факт такого обращения вселяет в них оптимизм. Они приходят за помощью, сказав себе: «Я готов двигаться дальше», — рассказывает Рейман.

Они добросовестны

Существует так называемая пятифакторная модель оценки личности, и одним из ее компонентов является фактор добросовестности, говорит Дэвид У. Баллард, доктор психологии, MBA, заместитель исполнительного директора Центра организационного мастерства при Американской психологической ассоциации. Человек с высоким баллом по шкале оценки добросовестности с высокой вероятностью будет действовать эффективно, обладать самодисциплиной. Такие люди отдают предпочтение запланированным мероприятиям по сравнению со спонтанными, говорит он.

Они не всегда открыты для новых идей

Хотя мы склонны думать, что быть организованным и опрятным хорошо, и что это, безусловно, помогает людям быть продуктивными и эффективными, такие люди обладают и потенциальным недостатком, говорит Баллард. Проведенное в 2013 году исследование показало, что беспорядок в офисе лучше стимулирует появление творческих идей, нежели идеально упорядоченное пространство. «Иногда в работе за заваленным бумагами столом есть и положительные стороны, — говорит он. — Полный хаос это плохо, но и отсутствие креативных стимулов тоже отнюдь не стимулирует воображение».

Они принимают решения

«Очень часто организованные люди могут сказать себе: «Качество приемлемо» и продолжать работу, — говорит Рейман. — Нам не нужно идеальное качество, и мы не будем переделывать работу 10 000 раз». Организованные люди просчитывают варианты, выбирают один и придерживаются его, не оглядываясь с сожалением на остальные, говорит она.

Процесс принятия решений зависит от способности организованного человека расставлять приоритеты с учетом стратегических целей, говорит Баллард. Организованные люди могут определить, что является самым важным, чтобы сделать это немедленно, и что также важно, но может быть выполнено позже.

Они далеки от перфекционизма

Из вышесказанного следует, что для этих людей не все должно быть идеальным. Иногда им вполне достаточно и просто хорошего качества. «В самом деле, многие перфекционисты в жизни невероятно дезорганизованы, — говорит Рейман. — Они концентрируются на всех мелких деталях и в конечном итоге запутываются в них».

Многие люди в стремлении к совершенству распыляют энергию и ресурсы на мелочи, и получившийся итог не всегда адекватен затраченным силам, говорит Баллард. Искусство быть достаточно хорошим (а не идеальным) и спокойное отношение к несовершенству — вот один из основных секретов организованности.

Они все записывают, вносят в календарь и бережно хранят

По мнению Рейман, это одна из важнейших черт организованных людей. «Они записывают все: — говорит она, — события, идеи, вопросы, и обычно это делается в виде списка». Если речь идет о повторяющемся событии или о какой-либо задаче с определенным сроком выполнения, они, скорее всего, внесут это в календарь. «Для материальных предметов у этих людей имеются разнокалиберные контейнеры для удобства сортировки, — говорит продолжает она. — [Организованные люди] не будут сваливать в кучу множество разнообразных предметов». Наоборот, они систематизируют их так, чтобы легко иметь к ним доступ в случае необходимости.

Они постоянно сверяются со своими списками

Организованные люди «постоянно контролируют свои обязательства», — говорит Рейман. И это приносит свою пользу. «Мы тратим много душевной энергии, пытаясь не забыть все те вещи, о которых должны помнить, — вторит ей Баллард. — Если доверить их бумаге, это позволит высвободить часть этой драгоценной энергии, причем настолько значительную часть, что люди, испытывающие проблемы со сном, начинают лучше высыпаться, просто записывая на бумаге списки дел». Хитрость в том, чтобы не допускать стресса от созерцания самого списка. Лучше вносить в него несколько легких задач на один день и держать в уме один долгосрочный проект, чтобы от большого вороха дел не опускались руки.

Они делают все «прямо сейчас»

Когда организованный человек приходит с работы, он вешает верхнюю одежду на вешалку немедленно, а не бросает ее на спинку стула, говорит Рейман. «Они знают, что через неделю на стуле будет семь пальто и курток, и они могли бы сказать, что им будет лень убирать этот ворох одежды через неделю. Между тем неорганизованный человек может сказать, что ему лень вешать одну куртку на вешалку сейчас». Если задача занимает менее пяти минут, организованный человек, скорее всего, просто выполнит ее и забудет, говорит она.

Но это не значит, что организованные люди вообще не откладывают ничего на потом, говорит она, но их прокрастинация гораздо менее разрушительна, чем у неорганизованных людей. Иногда какие-то дела откладываются до следующего дня, или же до следующей недели, но они никогда не остаются несделанными слишком долго. «[Организованным людям] просто нравится вычеркивать сделанные дела из списка».

Они готовятся

Организованные люди любят быть готовыми ко всему. Это не значит, что они обязательно заканчивают презентацию за три недели до срока, говорит Рейман. «Они просто всегда помнят, сколько времени у них осталось, и адекватно планируют это время, чтобы успеть к сроку», — говорит она. Каждый человек придерживается собственного стиля соблюдения сроков, но организованные люди, всегда будут оставлять себе запас времени на случай, если в последний момент появится что-то еще.

Они обращаются за помощью

Организованные люди знают свои сильные и слабые стороны и делегируют ответственность исходя из этого. «Они знают, что не должны делать все сами, — говорит Рейман, — и потому избегают дополнительного стресса, обращаясь за помощью, когда она им необходима». Такой подход следует из здорового чувства собственного достоинства у организованных людей: «Они понимают, что их время стоит слишком дорого, чтобы тратить его на каждую мелочь».

Если они используют сильные стороны других людей, дабы заставить что-то работать более эффективно, у всех остается больше свободного времени. «Если думать о времени как о дорогостоящем ресурсе, это поможет правильно распределять его для выполнения всех стоящих перед вами задач», — говорит Баллард. Возможно, перфекционист или прирожденный победитель не захотят делиться лаврами с другими, но обычно поддержка со стороны других играет важную роль в преодолении стрессов и достижении поставленных целей, говорит он.

Они выполняют только одну задачу в данный момент времени

«Людям, которые считают, что работают продуктивно, нравится думать, что они действуют в режиме многозадачности, — говорит Баллард. — Но на самом деле это не так». Работа в таком режиме распыляет внимание, и в результате все одновременные дела, между которыми вы мечетесь, получают меньше внимания и делаются с меньшим качеством». «Самые эффективные и организованные люди делают как можно меньше дел одновременно», — говорит он. Они уделяют основное внимание одной задаче, отключая уведомления электронной почты и устраняют прочие отвлекающие факторы, чтобы «защитить свое время», и неважно, идет ли речь об офисной работе, отдыхе с семьей или одиночному созерцанию жизни.

Они знают, когда способны работать наилучшим образом

Вам, наверное, известен, по крайней мере один сверхорганизованный человек, который, на ваш взгляд, является асом управления своим временем. Но Баллард говорит, что значительно более полезны навыки управления энергией. Организованные люди стремятся выполнять определенные задачи в определенное время суток, которое наилучшим образом подходит для этой задачи с точки зрения энергозатрат. Например, если проект требует ясности мышления и креативных идей, едва ли стоит за него браться в период послеобеденной дремы. Организованные люди точно знают, в каком состоянии их голова находится в то или иное время дня и будут делать наиболее важные дела в те моменты, когда уровень энергии у них на максимуме. «Не пытайтесь выполнять важные задачи в то время, в которое вы привыкли отдыхать», — говорит Баллард.

Они снимают стресс

Организованные люди умеют отпускать свои дела, говорит Баллард. «Большинство из нас работают в состоянии хронического стресса, мы всегда находимся в положении «включено». А между тем те же самые люди, которые «в состоянии хранить сосредоточенность и оставаться организованными, знают, и как эффективно управлять своим стрессом», — говорит он. Неважно, прибегают ли они к пассивному отдыху, физическим упражнениям, или даже консультируются с психоаналитиком; важно то, что они знают, как именно справляться со своими стрессами… без ущерба продуктивности и здоровью», — говорит он.

Статья по теме: 5 способов повысить организованность

Источник: huffingtonpost.com
Перевод: matrony.ru

---

Получать новости в Telegram

---

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

17 советов, чтобы начать сегодня [2023] • Asana

Резюме

Организованность поможет вам быть более сосредоточенным и счастливым на рабочем месте. Если вы неорганизованный человек, не беспокойтесь — организованность — это навык, которому можно научиться и отточить с течением времени, используя практические методы и инструменты, такие как цифровые списки дел, автоматизация и шаблоны. В этой статье вы узнаете о преимуществах организованности и изложите 17 практических советов, которые помогут вам стать более организованными уже сегодня.

Организованность может показаться чертой, «с ней рожденной» — она либо у вас есть, либо нет. Но на самом деле организации можно научиться и отточить, как и любой другой мягкий навык.

Этому стоит научиться. Организованные люди реже пропускают важные дела и менее подвержены стрессу. Когда все организовано, вы знаете, где найти свои ежедневные задачи, как получить тот шаблон, который вы всегда используете, и какие электронные письма нужно отправить сегодня. Это оставляет вам больше времени и пространства для мозгового штурма, создания и более эффективного решения проблем.

Организованность нужна не только последователям Мари Кондо. С помощью нескольких простых настроек каждый может сделать свою повседневную жизнь более организованной, чтобы улучшить свою работу и снизить уровень стресса.

Каковы преимущества организованности?

Организованность помогает уменьшить стресс. Когда вы знаете, где что находится, вы можете добиться большего, не перегружаясь. На рабочем месте это означает, что вы можете выполнять более важную работу, не чувствуя себя выгоревшим. Когда вы можете видеть всю свою работу в одном месте, вам легче расставлять приоритеты и следить за тем, чтобы самые важные дела были выполнены.

Организация работы с Asana

Организованность дает вам время для важной работы. Это действенный способ помочь себе чувствовать себя лучше и счастливее на работе благодаря следующим преимуществам:

1. Более гибкий график . Организация и управление своим расписанием с помощью инструментов тайм-менеджмента может сократить потери времени, предоставляя вам больше времени для сосредоточения и углубленной работы.

2. Меньше стресса . Когда вы организованы, вы знаете, где находятся дела, когда они должны быть выполнены и какие шаги вам нужно предпринять, чтобы выполнить работу. Не нужно беспокоиться, потому что каждая задача назначена и имеет крайний срок.

3. Больше места для творчества . Вы знаете этот умственный список задач, который постоянно показывает, что нужно сделать? Это занимает огромное количество драгоценных ресурсов мозга. Передача этих элементов из вашего разума на аутсорсинг оставит больше места для творческой, целенаправленной работы.

4. Меньший риск выгорания . Когда вы чувствуете стресс и подавленность, вы, скорее всего, будете принимать поспешные решения. Это увеличивает стресс и — если со временем усугубляется — приводит к выгоранию. Часто перегруженность связана с ощущением, что слишком много дел и не хватает времени. Организованность поможет вам почувствовать контроль над своей работой и уменьшить переутомление.

5. Повышение производительности . В идеальной организационной системе у каждой части работы есть цель, владелец и крайний срок. Даже если ваша работа не идеальна — а давайте будем честными, чья — то наличие организованной системы сокращает количество времени, затрачиваемого на бессмысленные задачи, и повышает производительность.

Организация также сокращает работу по работе — такие вещи, как отслеживание задач, переключение между приложениями и поиск обновлений статуса. 60% нашего дня посвящено работе, и только 40% остается на квалифицированную работу и стратегию — самые важные аспекты вашей работы. Когда вы знаете, где что находится, вы можете тратить меньше времени на поиск информации и больше времени на выполнение.

17 способов быть организованным и оставаться организованным

Организация вашей работы может показаться сложной, особенно если она не дается вам естественным образом. Но, как и многие другие вещи на рабочем месте, вы можете решить проблему организации, разбив ее на более управляемые этапы. Если вы хотите организовать свои отдельные задачи, работу на уровне проекта или всю систему вашей команды, вот как начать.

6 способов упорядочить свои дела

Отличное место для начала — организация ваших индивидуальных задач. Отслеживание и запись ваших задач поможет вам выполнять задачи быстрее и эффективнее.

1. Отслеживайте свои дела в централизованном месте

Чем больше вы пытаетесь мысленно отслеживать события в своем мозгу, тем менее продуктивным вы будете. Первый шаг к тому, чтобы составить лучший список дел, — выкинуть его из головы.

Это ключевой принцип метода достижения цели (GTD), который побуждает вас освобождать мозг, отслеживая свои задачи в инструменте, а не в голове. Как только вы запишете все свои дела, используйте инструмент списка дел, чтобы превратить эти задачи в организованные, действенные шаги. С цифровым менеджером списков дел вы можете видеть все свои задачи, сроки и сроки выполнения в одном месте, чтобы действовать быстрее и эффективнее.

2. Научитесь управлять своим временем

Управление временем является важной частью организованности. Если вы не контролируете свое время, вы не можете контролировать свои задачи.

К счастью, тайм-менеджменту, как и организации, можно научиться. Существует множество методов и стратегий, которые вы можете использовать, чтобы лучше управлять своим временем.

Не бойтесь попробовать несколько разных техник, пока не найдете ту, которая подходит именно вам. Выезд: 

• Блокировка по времени: Блокировка по времени — это когда вы планируете каждую минуту своего дня. Это включает в себя ваши встречи, задачи и все, что между ними — от прокрутки в Instagram до обеденных перерывов. Создание подробного расписания дает вам контроль над вашим календарем. Вы узнаете, как именно вы тратите свое время и какие возможности улучшить.

• Ограничение времени : Для каждой задачи поставьте цель завершить ее к определенному времени. Если оставить задачи в покое, они могут попасть в ловушку закона Паркинсона, когда работа расширяется, чтобы заполнить доступное время. Ограничение времени предотвращает это, гарантируя, что задачи занимают ровно столько времени, сколько необходимо.

• Техника Помидора : Техника Помидора может помочь вам выполнять сверхфокусированную работу. Это простая структура: каждый Помидор состоит из 25-минутных рабочих блоков, разделенных 5-минутными перерывами. Когда вы находитесь в Pomodoro, ограничьте отвлекающие факторы и отключите уведомления. Цель состоит в том, чтобы сосредоточиться исключительно на поставленной задаче.

• Съешь лягушку : Это может показаться странным методом тайм-менеджмента, но метод «съесть лягушку» взят из известной цитаты Марка Твена: это первым делом с утра. По сути, это означает, что в первую очередь нужно решать самые сложные задачи. Начинайте каждый день с определения и выполнения самых сложных задач, продвигаясь по цепочке до тех пор, пока у вас не останутся более простые задачи на конец дня. Это поможет вам использовать свои самые продуктивные рабочие часы — часто, когда вы только начинаете работать, — чтобы начать с успеха.

Внедрив систему тайм-менеджмента, вы сможете контролировать свое расписание и иметь больше времени на… ну, на все, что захотите.

Прочтите: 18 советов, стратегий и быстрых побед, чтобы добиться наилучших результатов в работе

3. Практика Inbox Zero

Вопреки распространенному мнению, Inbox Zero не всегда означает, что в вашем почтовом ящике не будет ни одной электронной почты. Концепция больше связана с организацией ваших электронных писем и уменьшением цифрового беспорядка, чтобы вы могли оставаться в курсе важных задач и обновлений.

Чтобы применить Inbox Zero, установите время каждую неделю или каждый день, если необходимо, для сортировки входящих сообщений. Просмотрите свой почтовый ящик и упорядочите каждый элемент по задачам или приоритетам. Попробуйте применить простые правила, которые помогут продвинуть процесс вперед. Например, если вы используете платформу управления работой, назначайте задачи по мере чтения сообщений. Или используйте сочетания клавиш для быстрого чтения сообщений и быстрых ответов по мере необходимости.

Каждый раз, когда вы практикуете Inbox Zero, вам будет легче воспроизвести его. Используйте еженедельное напоминание в календаре или ежедневный будильник, чтобы быть в курсе или потенциально опережать входящие сообщения.

4. Расставьте приоритеты в своей самой важной работе

Есть разница между работой, которая заставляет вас чувствовать себя продуктивно (занятая работа), и работой, которая помогает вашей команде и бизнесу двигаться вперед. Одно может доставить вам удовольствие (кто не любит ставить галочку в списке дел), но другой тип работы, который в конечном итоге поможет вам в развитии вашей карьеры, команды и компании.

Определение вашей наиболее важной работы начинается со стратегического плана вашей компании и общеорганизационных OKR. Каждая задача — какой бы маленькой она ни была — должна вести к этим более крупным, всеобъемлющим целям. Соединение ваших индивидуальных задач с более широкими целями дает вам контекст для выполнения вашей самой важной работы.

Когда вы знаете, как ваша работа связана с более крупными инициативами компании, у вас есть контекст, необходимый для корректировки сроков и приоритетов. Таким образом, когда меняется срок выполнения или в вашу тарелку добавляется новый проект, вы можете оценить, насколько эта работа соотносится с вашими текущими приоритетами, и внести соответствующие коррективы.

5. Делегирование задач

Аутсорсинг или делегирование задач позволяет вам сосредоточиться на высокоэффективных проектах. Но делегирование может показаться неудобным, особенно если вы делегируете работу коллегам или даже — в редких случаях — начальству. Но на самом деле передача задач правильному человеку — это акт доверия и проверки.

Чтобы делегировать полномочия, начните с определения всех задач в текущей рабочей нагрузке. Затем определите, какие из них имеют наивысший приоритет с помощью матрицы Эйзенхауэра, отсортировав задачи как:

• Важные и срочные. Это ваша самая важная работа. Назначьте их себе и расставьте приоритеты в этом сегменте.

• Важно, но не срочно. Это ценно, но, возможно, не нужно делать это сегодня. Запланируйте их, чтобы убедиться, что они выполнены.

• Неважно, но срочно. Это задачи для делегирования. Они не важны для вас, но они обязательно должны быть выполнены. Поручите эти проекты тем, кто сможет быстро и эффективно ими управлять.

• Неважно и не срочно. Полностью удалить. Это работа ради работы.

Если в вашей категории «неважные, но срочные» есть работа, которую кто-то другой мог бы сделать лучше, делегирование — лучшее, что вы можете сделать.

6. Наведите порядок в физическом и виртуальном пространстве

Чистый, уютный офис заряжает энергией и вызывает волнение. Когда вы убираете свой стол, чтобы он не отвлекался, это может помочь вам чувствовать себя более уверенно, творчески и даже уменьшить беспокойство. То же самое можно сказать и о цифровом беспорядке. Все эти непрочитанные электронные письма и просроченные задачи являются виртуальным эквивалентом стопки просроченных бумаг на вашем рабочем месте.

Вместо того, чтобы накапливать дела до тех пор, пока они не станут вызывать стресс или стать неуправляемыми, выделяйте время каждую неделю, квартал или месяц — в зависимости от того, что вам подходит — для рутинного расхламления. Чтобы попрактиковаться в виртуальном расхламлении, попробуйте: 

• Переназначение любых просроченных задач с новыми соответствующими сроками выполнения.

• Чтение и очистка ваших уведомлений.

• Практика «Нулевой почтовый ящик».

• Время блокирует ваш календарь, чтобы освободить место для большего потока.

Проходя процесс расхламления, напоминайте себе, что на самом деле вы защищаете себя в будущем от ненужного стресса.

Прочтите: 31 идея организации рабочего стола для удаленного офиса

6 советов по организации работы над проектом

Организация ваших дел — это первый шаг к организации. После этого вам нужно будет организовать работу над проектом. Если вы никогда не задумывались о том, как организовать работу над проектом, эти шесть советов помогут вам начать работу.

Организуйте работу с помощью Asana

1. Создайте место для всего

Помимо того, что ваше рабочее место станет более функциональным, наличие каждого предмета — цифрового и физического — на своем месте экономит ваше время и может повысить производительность.

Это можно сделать, организовав файлы и задачи в соответствующих проектах. Это работает двояко: вашей команде не нужно будет бесконечно искать файлы, и вы можете сократить количество собраний с подведением итогов, указав коллегам именно тот процесс или рабочий процесс, который им нужен.

Для настройки создайте пространство проекта со всеми соответствующими файлами, задачами, целями и документами вашей команды. Вы можете использовать платформу управления работой, такую ​​как Asana, чтобы хранить всю эту информацию в одном месте, включая справочные документы и шаблоны.

2. Разбивка результатов проекта

По своей сути проект — это способ размещения всех задач и результатов, связанных с конкретной инициативой. Это может быть инициатива с установленными сроками, например, мероприятие или запуск продукта, или непрерывный процесс, например, редакционный календарь.

Независимо от того, над чем работает ваша команда, разбивайте задачи проекта на компоненты, которые достаточно малы, чтобы их можно было поручить одному человеку.

Вот почему это важно: представьте, что у вас есть сложный результат, который требует нескольких человек, чтобы довести его до финиша. Скажем, блог. У вас есть писатель, редактор и дизайнер. Но если эта одна обязанность поровну разделена между тремя людьми, кто продвигает работу вперед? Кто это отслеживает? Кто отвечает за изменение сроков или информирование заинтересованных сторон?

Вместо этого разбейте результаты проекта на более мелкие части работы. Дайте каждому члену команды собственное задание — в данном случае одно для дизайна блога, одно для черновика блога и одно для обзора блога, чтобы все знали, кто и когда что делает. Это также известно как график перерыва в работе.

Программное обеспечение для отслеживания проекта — самый простой способ сделать это. Создайте четко определенный проект и назначьте задачи, чтобы каждый мог четко видеть, кто за что отвечает. Таким образом, члены команды с вопросами могут обращаться непосредственно к ответственному лицу, исключая процесс поиска того, кто, что, почему или когда стоит за каждой задачей и вопросом.

3. Сделайте резервную копию ваших файлов

Мы все переживали тот ужасный момент, когда из-за сбоя компьютера или программного сбоя вы теряете всю свою работу. Но все больше и больше облачное хранилище делает это прошлым. Многие компании предлагают решения для хранения данных для сотрудников, поэтому, если есть возможность, воспользуйтесь ими.

Начните с создания системы для всех ваших файлов. Предварительно организуйте пространство так, чтобы оно имело смысл для вас, добавляя папки и подразделения по мере необходимости. Если вы начнете создавать резервные копии своих файлов в массовых загрузках без какой-либо реальной организации, у вас возникнет головная боль, когда вам нужно будет искать что-то конкретное в будущем.

Убедитесь, что везде, где вы работаете, есть функция автосохранения или что вы регулярно заходите и сохраняете свою работу. Затем настройте автоматическое резервное копирование, если можете. Если вы этого не сделаете, установите напоминания о резервном копировании всего, когда вы закончите задачу, и снова в конце дня.

4. Централизованные отчеты о состоянии

Составление отчетов может быть одной из самых ручных и трудоемких частей вашей работы. Мы все присутствовали на совещании по статусу, которое можно было бы отправить по электронной почте, к тому же сбор данных из нескольких источников и их ручная компиляция в одном месте занимает много времени.

Вместо этого найдите способ сообщать о работе прямо там, где она происходит. Рассмотрите возможность использования инструмента управления проектами с Universal Reporting, который позволяет создавать информационные панели отчетов в том же пространстве, где вы отслеживаете работу. Используйте эти информационные панели для создания отчетов о статусе проекта, которые сводят к минимуму количество совещаний, позволяя заинтересованным сторонам быть в курсе последних событий или позволяя команде просматривать данные в свободное время.

5. Автоматизируйте повторяющиеся задачи и процессы

Знаете ли вы, что в среднем рабочий тратит 13% своего времени на уже выполненную работу? В результате сотрудники ежегодно теряют колоссальные 236 часов из-за дублирования.

Организация может помочь вам сократить ручные дублирующие процессы и дать вашей команде больше времени для важной работы. И один из лучших способов улучшить организацию — использовать технологии автоматизации.

Автоматизация задач помогает выполнять задачи вовремя, что очень важно, поскольку каждую неделю срывается 26% дедлайнов. Иными словами, это означает, что каждая четвертая задача не выполняется вовремя. Это большое отставание, которого можно было бы легко избежать.

Если вы новичок в автоматизации, попробуйте начать с основ:

• Используйте технологию автоматизации, чтобы автоматически назначать работу нужным людям.

• Сдвиг и корректировка сроков выполнения на основе зависимостей.

• Стандартизируйте ручные процессы с помощью настраиваемых шаблонов проектов.

6. Отслеживайте работу в центральном инструменте

Когда вся работа вашей команды организована в одном центральном инструменте, вы можете точно видеть, кто и когда что делает. Это избавляет от догадок при планировании, потому что вы знаете, когда задачи завершены, когда ваша очередь вмешиваться и продвигать проект, и какие элементы вы должны расставить по приоритетам в первую очередь.

Для начала убедитесь, что все задачи вашей команды собраны в одном месте. Организуйте их так, чтобы у всех был доступ ко всем задачам, и попросите каждого человека обновлять то, над чем он работает, в режиме реального времени. Таким образом, все знают точный статус каждой задачи.

Вы можете сделать еще один шаг вперед, настроив автоматизированные рабочие процессы, которые оповещают коллег, когда приходит их очередь вмешаться и продвинуть проект вперед. Рабочие процессы могут инициировать действия и автоматически назначать крайние сроки, чтобы проекты не сбивались с пути. Для их настройки требуется некоторая внутренняя работа, но как только они будут готовы к работе, рабочие процессы станут центральным источником информации для вас, вашей команды и ваших повседневных задач.

5 шагов для организации работы в командах

Последний и самый сложный этап организации — это организация совместной работы. У каждого отдела есть свой способ делать вещи, инструменты, которые они любят использовать, и процессы, которые они внедрили с течением времени. Но большая часть работы выполняется кросс-функционально в нескольких отделах. Воспользуйтесь этими пятью советами, чтобы упростить межкомандную работу и настроить свои проекты на успех.

Читайте: Создание межфункциональной команды: 9 советов и преимуществ

1. Интегрируйте свои любимые бизнес-инструменты

Переключение контекста — быстрый переход от одной задачи или приложения к другому — серьезно мешает. Каждый раз, когда вы переключаетесь, ваш мозг должен приспосабливаться. Это истощает вашу энергию и концентрацию, мешая сосредоточиться на работе или принимать эффективные решения.

Переключение контекста является проблемой для многих из нас. Средний работник переключается между 10 приложениями до 25 раз в день. В результате более четверти (27%) работников говорят, что действия и сообщения пропускаются при переключении приложений, а 26% говорят, что перегрузка приложений делает их менее эффективными.

С помощью бизнес-интеграции вы можете уменьшить количество используемых вами приложений и, по умолчанию, часть этой умственной нагрузки. Интеграция ваших любимых бизнес-инструментов позволяет вам получать доступ к информации из разных источников в одном месте. Это означает, что вы можете централизовать свою информацию на платформе управления работой, а также воспользоваться преимуществами мощных инструментов, таких как Salesforce или Google Docs, — лучших из обоих миров.

2. Разбивайте большие цели на более мелкие задачи

Большие цели могут показаться непосильными. Когда эти большие, волосатые и смелые цели не организованы должным образом, ваша команда может чувствовать, что их невозможно достичь или что их работа не имеет значения. Но мотивация работников имеет решающее значение для успешной команды — 39% работников хотят знать, что их работа принесет пользу компании.

Соединение этих более масштабных целей с индивидуальными обязанностями показывает вашей команде, что их работа важна. Например, предположим, что ваша долгосрочная цель — увеличить клиентскую базу на 300% в течение следующих 5 лет. На таком широком уровне трудно понять, как это сделать или что это значит для компании, пока вы не разложите это на краткосрочные цели, год за годом, задачу за задачей. В этом случае это может выглядеть примерно так:

Цель: Увеличение клиентской базы на 300% за 5 лет

Годовая цель: Рост на 30% к концу первого года

Подцели: 

Расширение отдела продаж на 25 %

Запуск 1 функции продукта ежеквартально

Увеличение маркетингового охвата на 10 %

хорошо, чтобы уложиться в установленные сроки и показать сотрудникам, как именно их повседневные задачи способствуют достижению масштабных и важных целей.

3. Отслеживание зависимостей проекта

Как команда, мы зависим друг от друга в выполнении нашей собственной работы. Но что происходит, когда что-то, на что вы полагаетесь, задерживается? Без простого способа визуализации зависимостей вы не знаете, когда работа задерживается и вам нужно внести коррективы, а члены вашей команды не знают, что их задержка на самом деле влияет на кого-то еще.

Четкое отслеживание зависимостей проекта помогает уменьшить число неизвестных для всех членов команды. Зависимости проекта помогают вам увидеть, когда ваша работа зависит от чужой задачи, то есть вам нужно дождаться их завершения, прежде чем вы сможете приступить к работе. Отслеживая зависимости с помощью программного обеспечения для управления проектами, вы можете гарантировать, что члены команды будут уведомлены, когда они будут разблокированы. И если что-то задерживается, владельцы задач точно знают, к кому обратиться, чтобы узнать обновленную дату или крайний срок.

4. Создание многоразовых шаблонов и справочных руководств

Даже если вы делаете это регулярно, запуск нового проекта может сопровождаться стрессовыми факторами. Необходимо учитывать множество деталей — например, помнить о каждом ключевом участнике и задаче, — поэтому легко упустить какой-то важный элемент. В то же время вы не хотите часами изобретать велосипед для каждого нового плана проекта. Решение представляет собой настраиваемый шаблон проекта, который можно использовать и адаптировать к конкретным потребностям проекта.

Шаблоны и справочники структурируют повторяющиеся задачи, позволяя отслеживать их и предотвращать дублирование. Это адаптируемый инструмент, который может помочь вам работать лучше и быстрее.

Зачем использовать шаблоны?

• Вы с меньшей вероятностью пропустите мелкие задачи, поскольку все они отслеживаются в одном месте.

• Шаблоны легко изменить и адаптировать к извлеченным урокам.

• Шаблоны демократизируют знания менеджера проектов, делая их доступными для всех.

• Они помогают новым командам развивать существующие инициативы.

5. Создайте централизованный информационный центр

Организация работы вашей команды часто сводится к созданию единого централизованного источника информации. Когда вы работаете с одним пулом информации, это уменьшает путаницу для всей команды, потому что каждый человек знает, над чем он должен работать, когда это делать и где взять инструменты для завершения. Это также позволяет заинтересованным сторонам быстро получать информацию и упрощает предоставление обновлений статуса и сокращение ненужных совещаний по статусу.

Используя управление портфелями проектов, вы можете распределить работу по централизованным портфелям, чтобы получить представление о своих программах и проектах с высоты птичьего полета. Это цифровая версия доски в общем пространстве. Здесь все работы перечислены и назначены соответствующим членам команды, создавая активное пространство проекта, которое можно корректировать и получать отчеты в режиме реального времени.

Организованность поможет вам работать эффективнее

Требуется немного усилий и времени, чтобы реализовать советы по организации и упростить свою жизнь. Но предварительная работа по организации поможет вам в будущем. Со временем вы освободите в своем рабочем дне больше места для того, чтобы сосредоточиться на задачах, в которых вы лучше всего разбираетесь или которые приносят вам наибольшую радость, помогая вам работать лучше и счастливее.

Организуйте работу с Asana

10 вещей, которые нужно делать ежедневно, чтобы быть более организованным

К

Элизабет Ларкин

Элизабет Ларкин

Элизабет Ларкин — профессиональный организатор, проявляющий большой интерес к продуктивности, тайм-менеджменту и совершенствованию процессов. Она использовала свои организаторские способности и эффективность, чтобы писать статьи с полезной информацией об уборке, организации жилых помещений и расхламлении.

Узнайте больше о The Spruce’s Редакционный процесс

Обновлено 21.11.22

Ель / Тейлор Небриджа

Организованность дается не каждому, но это не значит, что вы не можете стать более организованным. Формирование хороших привычек и установление твердого распорядка дня — две ключевые практики для того, чтобы привести свою жизнь и имущество в порядок. Постепенно, по мере того, как вы будете продолжать практиковать эти изменения, ваша жизнь станет более организованной.

Вот 10 трюков для организации, которые вы можете начать делать уже сегодня.

• 01 из 10

  Все необходимое в одном месте

  Ель / Тейлор Небриджа

  Оставляйте ключи, бумажник, мобильный телефон, наушники и другие подобные аксессуары, которые вы носите с собой каждый день, в одном и том же месте каждый раз, когда входите в дверь. Выделите место в подъезде для этих предметов, чтобы никогда не бегать допоздна, задаваясь вопросом, где прячутся ваши ключи и телефон.

  Совет

  Купите или переделайте что-нибудь декоративное, чтобы держать ваши «мелочи» (например, ключи и телефон). Такие предметы, как входной столик или настенный органайзер для ключей, отлично подходят для хранения.

• 02 из 10

  Создать список дел

  Ель / Тейлор Небриджа

  Составляйте новый список дел каждый день на основе списка предыдущего дня и всего, что появилось с момента создания последнего списка. Даже если вы не умеете составлять списки и записываете только крупные проекты, просматривайте их каждый день и вычеркивайте то, что вы уже завершили (или то, что вы считаете неактуальным). Это не только поможет вам оставаться в курсе ваших задач, но также позволит вам чувствовать себя продуктивно, когда вы вычеркнете этот пункт после его завершения.

  Совет

  Составляйте список дел в начале или в конце дня. Полдень — это слишком поздно для текущего дня и часто слишком рано, чтобы иметь реальное представление о следующем дне.

• 03 из 10

  Перейти без бумаги

  Студия Боннина / Stocksy

  Сведите к минимуму бумажный беспорядок, получая счета и выписки по электронной почте. Скорее всего, вы платите им онлайн, поэтому нет никаких причин не получать счет онлайн. Регулярно проверяйте свои текущие и сберегательные счета. Наблюдение за своими финансовыми счетами позволяет вам видеть, сколько вы потратили в предыдущий день, поэтому расходы не выходят из-под контроля. Кроме того, глядя на свои сбережения, вы каждое утро настраиваетесь на то, чтобы продолжать экономить.

• 04 из 10

  Носите с собой блокнот

  Ель / Тейлор Небриджа

  Карманный блокнот необходим для организованной жизни. Используйте это, чтобы записывать элементы для списка покупок, поручения, задачи и случайные мысли, и носите это с собой, куда бы вы ни пошли. Он бесконечно портативный, удобен в использовании и никогда не нуждается в подзарядке. Вы никогда не знаете, когда вам нужно что-то быстро записать, например, предстоящие события или списки покупок.

• 05 из 10

  Наведите порядок в кошельке

  Ель / Тейлор Небриджа

  Наведение порядка в кошельке — один из самых быстрых и простых способов организовать ежедневную привычку. Занимайтесь этим всякий раз, когда у вас есть свободное время, например, когда вы сидите в поезде или перед телевизором в будний день.

  Наведите порядок в кошельке, сначала собрав все квитанции, которые вам нужно сохранить, а затем уничтожив и переработав остальные. Затем просмотрите свои карты вознаграждений, убедившись, что те, которые вы используете чаще всего, находятся впереди и в центре. Не забудьте вынуть мелочь и хранить ее в банке или другом предназначенном для этого контейнере в вашем доме. Нет необходимости таскать с собой лишний вес.

• 06 из 10

  Составление плана питания

  Ель / Тейлор Небриджа

  Проверяйте свой план питания каждый день или каждые несколько дней, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути. Ежедневно лучше, потому что тогда это станет привычкой, и вы сможете обновлять ее по мере необходимости, одновременно просматривая свой календарь.

  Ежедневные задачи по планированию питания включают в себя проверку любых блюд, которые, как вы знаете, вам нужно приготовить, и добавление продуктов в список покупок. Затем вычеркните товары из списка, которые вы уже купили. Наконец, запланируйте время для продуктового магазина и приготовления пищи.

• 07 из 10

  Одежда для раскладки

  Ель / Тейлор Небриджа

  Раскладывая вещи заранее, вы чувствуете себя более упорядоченным и эффективным. Нет более критического времени, чем утро, когда вы спешите подготовить себя (и, возможно, других) к школе или работе.

  Вот почему мы рекомендуем раскладывать одежду накануне вечером. Это экономит ваше время по утрам, когда вы заглядываете в свой шкаф, задаваясь вопросом, что вам следует надеть. Как только вы войдете в привычку готовить вещи до того, как они вам понадобятся, вы никогда не вернетесь назад.

• 08 из 10

  Создать панель запуска

  Ель / Тейлор Небриджа 

  Так же, как раскладывание одежды, подготовка фойе или стартовой площадки заставит вас чувствовать себя хорошо, чтобы быстро выйти за дверь на следующее утро.

  То, как вы подготовите панель запуска, будет зависеть от вашей жизни и графика. Может быть, вам нужно выложить ингредиенты для завтрака и обеда. Или вам нужно переупаковать и обновить спортивные сумки, рабочие сумки и школьные сумки. Проверьте сводку погоды и при необходимости найдите зонтики. Чем больше вы сможете сделать в тихие вечерние часы, тем менее беспокойным будет ваше утро по пути на работу и в школу.

  No related posts.