пять популярных техник управления временем — Карьера на vc.ru

Многим знакома ситуация: день пролетел, а сделано — ничего. Мы все иногда что-то не успеваем. Иногда что-то важное — и это особенно обидно. Однозначно, каждый из нас мог бы делать больше, если бы чуть лучше управлял собой и своим временем.

4708 просмотров

Автор: студия брендинга DEZA

Как вы можете догадаться, в творческом (и не только, конечно) коллективе вопрос тайм-менеджмента стоит особенно остро. Поэтому по просьбам трудящихся сегодняшняя статья посвящена различным методикам тайм-менеджмента.

Этих самых методик огромное множество, и чтобы облегчить вам выбор, мы собрали здесь пять техник, которые понравились больше всего. Выбор за вами!

Начнем с понятий

Тайм-менеджмент — это методы управления временем. А еще — техники самоорганизации и управления собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Чем больше задуманного и четко спланированного мы успеваем сделать, тем выше качество нашей работы и жизни. А в современных условиях постоянных изменений и ускорений системное распоряжение временем особенно актуально и помогает помогает сохранять фокус на важном, не отвлекаясь на второстепенное.

Практически все методики тайм-менеджмента состоят из трех компонентов: приоритизация, планирование, структурирование.

• Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к выполнению.
• Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует выполнить и сколько времени на это уйдет.
• Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Мы выбрали для вас пять методик, о которых поговорим подробнее.

№ 1. Техника Pomodoro, или «Система 25 минут»

Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Засекал время по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, — это и дало название методу.

В чем заключается: нужно поставить таймер на 25 минут и в течение этого времени выполнять работу, ни на что не отвлекаясь. После сделать перерыв пять минут и повторить цикл заново. Через каждые четыре цикла можно сделать большой перерыв на 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за масштабные задачи и выполнить их лучше. Метод «Помидора» спас миллионы проектов, карьер и судеб. Это самое мощное оружие в борьбе с прокрастинацией и самый простой способ сконцентрироваться на сложных задачах.

Кому подходит:

абсолютно всем. Особенно хорош, когда нужно долго делать монотонную работу — например, сверстать годовой отчет, написать статью, выучить сотню билетов к экзамену.

№ 2. Принцип «Девяти дел», или Принцип«1–3–5»

В чем заключается: схема такая — 9=1+3+5. За день нужно завершить одно большое дело, три средних и пять небольших. Во-первых, метод помогает выстроить четкую иерархию задач. Во-вторых, вы всегда помните о первоочередной большой задаче. К небольшим можно отнести, например, несложные бытовые дела. Их тоже лучше планировать, чтобы они не накапливались. Идея в том, что такое количество и соотношение дел помогут потратить день продуктивно и при этом не выбиться из сил.

Кому подходит: метод универсальный. Удобен для тех, кто мыслит не столько временными интервалами, сколько категориями дел и задач.

№ 3. Автофокус

Кто придумал: Марк Форестер, эксперт по самоорганизации и личной эффективности.

В чем заключается: сначала нужно выписать все дела в один список, затем неспешно его читать, пока глаз не остановится на какой-то одной задаче (это должно произойти само собой, интуитивно). Если вы почувствовали, что хотите заниматься этой задачей, — займитесь и делайте это до тех пор, пока вам хочется. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново, каждый раз выбирая себе дело по душе.

Кому подходит: творческим людям, которым тяжело следовать строго определенному плану. А также тем, кто работает без жестких дедлайнов или тем, кто предпочитает интуитивный подход рациональному. Но если нужно четко соблюдать сроки, метод «Автофокуса» не подойдет.

№ 4. Fresh or Fried

В чем заключается: с утра, сразу после сна, мозг человека в самом расцвете сил, бодр и свеж. Затем, в течение дня, он «жарится» — устает. Понятно, что с жареным мозгом нормально не поработаешь.

Поэтому рекомендуется:

• вечером составить список дел на завтра;
• самые важные и сложные дела поместить в начало дня, чтобы сделать их первыми, пока мозг еще в силах;
• те дела, что не так сложны, важны и приятны, можно запланировать на вторую половину дня;
• на следующий день выполнять дела по списку, а в конце дня составить новый список на завтра.

Кому подходит: любителям откладывать дела в долгий ящик.

№ 5. Система 4D

Кто придумал:

Эдвард Рэй, консультант и мотивационный писатель.

В чем заключается: автор предлагает к каждому делу применить одно из четырех действий.

• Do (сделать). Важные задачи, их нельзя забыть, отложить или передать.
• Delegate (делегировать). Поручить задачу кому-то, если у вас нет времени выполнить задачу самому.
• Delete (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или уже неактуальны. Их безжалостно удаляем.
• Delay (отложить). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, стоит отложить, чтобы решить насущные проблемы. Но, откладывая дело, четко задайте срок, когда вы к нему вернетесь.

Кому подходит: универсальный способ разобраться с огромным списком дел. Но метод не годится для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда конкретно стоит заняться каждым делом из списка.

Экономим время, заканчиваем

Если вам не понравилась ни одна из методик, то в интернете есть десятки статей, рассказывающих о других методах продуктивности и тайм-менеджмента. Обязательно посмотрите их и найдите вариант для себя: ведь время — наш самый ценный ресурс. Не игнорируйте его, иначе оно убежит еще быстрее — как всегда, безвозвратно.

Больше классной и полезной информации в нашем telegram-канале. Присоединяйтесь!

менеджмент — секреты и способы управления временем

Допустим, у вас не один интернет-магазин, а два. Или три. Или пять. Или есть работающая офлайн-точка и вы задумываетесь перенести часть продаж в интернет. Как не запутаться в ассортименте и одинаково эффективно работать с каждым проектом? Читайте в нашей следующей статье.

Кому будет полезна эта статья?

Всем тем, кому приходится решать несколько задач одновременно.

Итак, если вы:

• предприниматель, который открыл несколько интернет-магазинов;
• владелец офлайн-бизнеса, который хочет открыть интернет-магазин в дополнение;
• владелец нескольких офлайн-бизнесов — в одной сфере и в разных;
• контент-менеджер или маркетолог, который ведет несколько интернет-проектов одновременно.

Что такое тайм-менеджмент?

Очевидно, что “управление временем” — любой ребенок знает. Предполагается, что освоивший эту науку сам является хозяином своего времени, сам планирует рабочий день, неделю, месяц, сам определяет, какие задачи приоритетны, а какие могут и подождать. И самое главное — он знает, как успевать больше за ту же единицу времени. То есть работать меньше, а успевать больше — мечта же просто!

Еще русский физиолог Николай Введенский отметил: “Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем”. Наверное, вы не раз замечали: когда день не распланирован, когда не поставлено четких задач — мы болтаемся как некая субстанция в проруби, перескакиваем с одного на другое, отвлекаемся. В результате вечером, подводя итоги, с горечью резюмируем: ничего полезного за день не сделано, какая-то суета и тлен.

Рассмотрим на примерах. У нас есть гипотетический школьник, который приходит домой и делает уроки. Один может растянуть процесс выполнения домашки на 5 часов, постоянно отвлекаясь на игрушки, другой соберется и выполнит все за час — а дальше долгожданная свобода. Кто из них лучший управленец своим временем?

Пойдем дальше. Мальчишки выросли, стали бизнесменами. У обоих несколько бизнесов, десятки сотрудников, постоянные задачи, которые надо решать в режиме рабочего времени. Один по привычке прокрастинирует, мешает рабочее с личным или пытается решить все сразу — в итоге ничего не успевает и зашивается от текущих задач. А в долгосрочной перспективе его ждет профессиональное выгорание, ибо нельзя все время работать на пределе возможностей. Второй поставил все на поток и теперь может работать по нескольку часов в день — и качество бизнеса от этого не пострадает.

Для чего нужно знать основы тайм-менеджмента?

• чтобы жить полноценной жизнью, находить время не только для работы, но и для отдыха;
• чтобы эффективно распределять время на личное и рабочее, полезное и для отдыха, решение важных задач и не очень;
• чтобы научиться отделять зерна от плевел — важные задачи от несущественных;
• чтобы осмысливать свои цели и вообще жизненные поступки. Учет времени — хорошая практика и в повседневной жизни. Научившись планировать время, вы по привычке будете переносить эти умения и на жизнь в целом. А значит, она будет более осмысленной и наполненной;
• чтобы мотивировать самого себя более эффективно работать и жить.

Основные принципы тайм-менеджмента

1. Составляйте списки дел. Все, что запланировали, обязательно фиксируйте — как вам удобнее. Хоть на бумаге, хоть в мобильном приложении, хоть в ежедневнике. Еще оптимальнее — указывайте время, в течение которого задача будет выполнена. Например, 9.00 — планерка с сотрудниками. 10.00 — встреча с поставщиком. 11.00 — совещание с маркетологом, разработка рекламной кампании. И так далее. Это даст вам четкий план и инструкцию, как и когда все успеть. И потом, когда вы записываете, мозг лучше запоминает информацию. Так вы точно ничего не забудете!

2. Разделяйте большие задачи на малые. Так проще даже в психологическом плане — крупные задачи висят над нами, как Дамоклов меч, к ним страшно приступить и так тянет отложить на потом! Когда большая задача разделена на несколько малых, уже не так страшно. Планомерно выполняйте каждую — и увидите, как быстро вы достигнете результата.

3. Расставляйте приоритеты. Каждый день определяйте самое важное дело и бросайте на него все ресурсы и возможности. Выполняйте его первым или возвращайтесь к нему в течение дня — главное, чтобы задача была выполнена. Между делом выполняйте задачи менее важные — о них тоже не следует забывать.

Как правило, самые важные дела — обычно и самые сложные. Или неприятные. Например, надо договариваться об отсрочке платы за аренду или заводить тяжелый разговор с проштрафившимся сотрудником. Вот тут-то поднимает голову прокрастинация — мы оттягиваем момент, убивая время мелкими делами или вовсе тратя его на ерунду. Возьмите за правило выполнять главное дело первым — увидите, как быстро упадет камень с вашей души. Дальше все пойдет просто как по маслу!

4. Не отвлекайтесь. Заведите себе определенные часы для продуктивной работы, во время которых вас запрещено отвлекать. Приучите сотрудников: что бы ни случилось, решайте проблемы сами, а начальник должен работать. Сами не отвлекайтесь на звонки, письма, общение в мессенджерах — именно они съедают несколько часов вашего личного времени. Лучше выделить по полчаса утром, в обед и вечером, чтобы проверить все сообщения и пообщаться, и не выходить за рамки этого лимита.

5. Четко формулируйте цели. Не “повысить объем продаж”, а “увеличить средний чек на 20%”. Не “увеличить конверсию сайта”, а “добиться повышения трафика засчет контекстной рекламы”. В этом вам помогут основные показатели эффективности бизнеса — мы писали о них в этой статье.

6. Ставьте цели правильно. Это нужно для того, чтобы не было мучительно больно за бездарно потраченное время. Любая цель должна быть конкретной, актуальной, достижимой за реальный период времени (а не когда-то там потом), измеримой. Например, “хочу стать лучшим в своей нише” — неправильная, слишком размытая цель. “Хочу за 2020 год обогнать главного конкурента” — уже лучше. “Хочу за 2020 год обогнать конкурента, использовав современные тренды маркетинга” — еще лучше. “В 2020 году увеличу объем продаж на 30%, обгоню конкурента, используя рекламу у блогеров и задействуя дополнительные рекламные каналы” — вот это правильная цель!

7. Ставьте высокую планку. Намечайте чуть больше задач, чем сможете выполнить. Ставьте чуть более ранние сроки, чем планировали — например, запустить продажи новой коллекции через месяц, а не через полтора. Теперь хочешь не хочешь — а придется выполнять! Если не получится — всегда сможете отыграть назад, но с большей вероятностью вы азартно будете стараться успеть все в срок.

8. Или наоборот — оставляйте запасное время. Да, планы и четкие графики нужны, но в любом бизнесе могут случиться форс-мажоры. То поставщик подведет, то сотрудник накосячит — всякое бывает. Не планируйте выполнить задачи, особенно крупные, за минимальный срок — дайте себе фору. За это оставленное про запас время вы сможете исправить ситуацию, если что-то пойдет не так.

9. Делайте текучку, не забывайте о главном. Даже если в данный момент вы работаете над повседневными задачами — выбираете новый ассортимент, принимаете на работу нового сотрудника — всегда помните, во имя чего вы это делаете. Вспомните о миссии компании — отвечает ли конкретная текущая задача главной цели? Если да — прекрасно, вы на верном пути. Если нет — цель надо скорректировать.

10. Делегируйте полномочия. Даже если вам кажется, что вы лучше всех все знаете, не бросайтесь выполнять обязанности других сотрудников. Ваша задача как руководителя — не отвечать на звонки, не фотографировать новые товары для карточек и не развозить заказы вместо курьера. Всю текучку можно смело отдавать подчиненным — а самому заниматься планированием, разработкой долгосрочных стратегий, масштабированием бизнеса и другими приятными вещами. Для того вы и нанимали сотрудников и заместителей, чтобы загружать их рабочими обязанностями и разгружать себя любимого для решения глобальных задач. Подробнее о делегировании полномочий читайте в этой статье.

11. Учитесь говорить “нет”. Герой Джима керри в фильме “всегда говори “да!” страдал избытком свободного времени — поэтому с радостью заполнил свою жизнь интересными событиями. Но у вас-то этого времени нет — так не отнимайте его у себя еще больше! Дела, к которым не лежит душа, нецелесообразные, нерентабельные вещи — настоящие убийцы времени руководителя и прибыли любого бизнеса. А всего-то надо научиться говорить “нет” и отказываться от невыгодных предложений!

12. Позволяйте себе отдыхать. Выжатый как лимон начальник — гроза для подчиненных и замедленная бомба для самого себя. Думать о работе ночью и днем, срываться в офис в законный выходной, пренебрегать личной жизнью — все это звучит героически, но к добру не приведет. Все успеть сделать все равно невозможно — хотя бы несколько раз в неделю позволяйте себе расслабиться и отдохнуть, заняться любимым делом. Так вы перезагрузите мозги, восстановитесь и будете работать в разы эффективнее. Разве это не то, чего вы хотите?

13. Живите по своим биоритмам. Все детство и юность из нас искусственно делали жаворонков — вспомните подъемы в школу и институт к восьми утра! Теперь вы — владелец собственного бизнеса и можете разрешить себе жить в гармонии со своим телом. Какой смысл, если вы сова, поднимать себя в 7.00 и ходить до обеда как вареная муха — в таком состоянии вы все равно будете непродуктивны. Гораздо полезнее как следует выспаться и начать работу в 12 дня — а потом жить по собственному графику. Если вам комфортно работать в час ночи — работайте в час ночи.

Это были основные правила тайм-менеджмента. Теперь усложним задачу — поговорим о том, как управлять несколькими проектами одновременно.

Варианты ведения тайм-менеджмента

Вариант первый. Офлайн- и онлайн-бизнес

Итак, у вас есть магазин или торговая точка. Бизнес идет неплохо, продажи растут, и вы все чаще задумываетесь о том, чтобы охватить еще один сегмент целевой аудитории: тех, кто предпочитает делать покупки в интернете. Таких становится все больше — отказываясь от онлайн-магазина, вы теряете часть клиентов. И не худшую их часть: молодых, современных, платежеспособных.

Что вам нужно сделать?

1. Главная ваша задача — сохранить плюсы офлайн-магазина (привычность, территориальная доступность, возможность потрогать и померить товар) и привлечь покупателей преимуществами онлайн-торговли. В обычном магазине оставляйте все по-прежнему, а вот с правилами открытия и продвижения интернет-магазина придется разобраться:

• цены в интернет-магазине должны быть ниже, чем в офлайн-точке: это самое главное его преимущество;
• вы можете доставлять товары не только в пределах вашего города, но и по всей стране;
• вы можете разработать собственную бонусную или партнерскую программу;
• вы можете сотрудничать с другими сайтами и ресурсами в сети. Их больше, чем кажется!

2. Автоматизируйте бизнес-процессы. Вы же не будете вручную переводить весь каталог товаров в онлайн! Проще и надежнее воспользоваться готовыми системами, например ЕКАМ.

3. Расширять каналы продвижения. Если раньше вы ограничивались стандартной рекламой: публиковали статьи в СМИ, раздавали листовки, развешивали по улицам города рекламные щиты и баннеры, с e-commerce все иначе. Вам придется одновременно рекламировать свой магазин среди вашей новой ЦА:

• в соцсетях — именно там обитает большинство молодежи;
• с помощью SEO-продвижения;
• с помощью контекстной и таргетированной рекламы;
• с помощью видео, инфографики и других современных методов продвижения.

4. Создать удобный современный сайт, в котором удобно будет не только продавать, но и покупать. Советуем обратиться в рекламное агентство или воспользоваться готовыми шаблонами InSales специально для интернет-магазинов.

5. Рекламировать офлайн-точку на сайте, а в самом магазине разместить информацию об открытии онлайн-ресурса. Люди должны знать, что вы расширяетесь и покоряете интернет.

Совет: найдите хорошего специалиста, который возьмет на себя создание и продвижение сайта и наполнение его товарами. Наблюдайте за его работой: возможно, потом вы и сами втянетесь, а пока занимайтесь лучше тем, что у вас получается на отлично: развитием офлайн-точки.

Вариант второй. Несколько интернет-проектов

Если это ваш случай — сто процентов, в интернете вы плаваете как рыба в воде и сами все знаете об открытии и продвижении интернет-магазинов. Один у вас точно есть — возможно, ассортимент слишком расширился, и вы решили разбить его на два или несколько ресурсов? Ну например, начали продавать товары для дома, и со временем в каталоге появились сотни моделей садовых товаров или инструментов — пора открывать отдельный магазин!

Можно, конечно, оставить все как есть, но в этом случае магазин превратится в скопище самых разных категорий. Покупателям будет сложно разобраться в многообразии товаров — вы будете терять клиентов и прибыль. Парадокс, но он работает!

Плюсы создания нескольких интернет-магазинов:

1. Вы сможете детально прорабатывать каждую тематику, каждую категорию. Теперь у вас есть возможность вносить в ассортимент не только стандартные товары, но и редкие, необычные модели на любителя — поверьте, и на них обязательно будет спрос. Словом, вы сможете дать покупателю самый полный выбор в вашей нише.
2. У людей будет больше доверия к каждому магазину. Такова психология: если вы будете подчеркивать, что являетесь специалистами в каждой выбранной области, наймете несколько подкованных продавцов-консультантов, клиенты будут думать, что в этом магазине действительно работают профессионалы своего дела, которые дадут грамотный совет.
3. Вы сможете делать отдельный лендинг и свое УТП на каждый интернет-магазин. С каждого лендинга придет свой трафик — а значит, вы будете обеспечены клиентами, которые попадут в воронку продаж.

Минусы нескольких проектов:

Это затратно. Даже если вы воспользуетесь бесплатными шаблонами InSales, придется вложиться в наполнение сайта, продвижение в интернете, оптимизацию для поисковых систем, контекстную рекламу.

Что вам нужно сделать?

1. Чтобы не запутаться, сделайте магазины максимально похожими по структуре, движку, разделам. Поставьте одинаковые виджеты обратной связи, похожие фильтры: по цене, категориям, другим параметрам. Сделайте это хотя бы в начале, в период обкатки. Потом можно провести А/В тестирование и понять, какие инструменты работают лучше.
2. Выберите одинаковую CMS, или платформу интернет-магазина. Это нужно вам опять же для удобства, а также с прицелом на будущее: в случае проблем вам достаточно будет связаться с одним специалистом техподдержки. Мы, конечно, будем советовать в первую очередь платформу InSales: почитайте кейсы магазинов, которые успешно работают на этом движке. Но есть и другие варианты — главное, чтобы сайт был удобным, полезным и имел весь необходимый современный функционал.
3. Используйте одну онлайн-кассу для всех продаж. Это вполне возможно и законно, особенно если у вас один офис, из которого идет управление несколькими интернет-магазинами. Достаточно выбрать модель, которая может работать одновременно с несколькими сайтами. На чеке обязательно нужно указывать сайт магазина, в котором сделана покупка, — это регулируется настройками кассы.

Вариант третий. Несколько офлайн-проектов

Здесь надо различать — в одной сфере находятся ваши бизнесы или все же в разных. Если в одной или смежных — понятно, так проще. Все бизнес-процессы обкатаны, конкуренты изучены, поставщики найдены, схема работы с ними упорядочена — даже покупатели могут быть одними и теми же!

Когда бизнесы в разных сферах — тут намного сложнее. Поэтому мы бы все же советовали найти точки соприкосновения. Ну не монтируется магазин спортивных товаров и уютная девочковая кофейня! Слишком все разное: целевая аудитория, ассортимент, поставщики — как тут не запутаться! Нужно быть Железным Арни или биороботом, чтобы держать все в голове.

Что вам нужно сделать?

1. Перекрестную целевую аудиторию. Клиенты одной торговой точки вполне могут стать постоянными покупателями другой. Для этого облегчите жизнь клиентам: пусть один магазин рекламирует другой. Разложите на кассе промо-материалы, накажите продавцам расхваливать другие бизнесы, предлагайте скидки, устраивайте акции и распродажи.
2. Привлекать партнеров из смежного бизнеса. Или переманивать у конкурентов, или самостоятельно искать человека в теме, который поможет вам на первых порах. Так вы разграничите зоны ответственности: сами будете делать упор на один бизнес, партнер — на другой. Иначе вряд ли получится: объять необъятное еще никому не удавалось.
3. Постоянно развиваться: учиться новому, читать книги, посещать курсы по управлению. Два и несколько бизнесов — огромная ответственность, которую тянут не все.  

Основные правила тайм-менеджмента для нескольких проектов

Какой бы вариант вы ни выбрали, придется научиться распределять время между несколькими важными задачами. Приведем основные правила тайм-менеджмента, которые нужно знать каждому управленцу:

1. Составляйте графики. Допустим, у вас есть офлайн-точка и два интернет-магазина или три онлайн-точки. Возьмите ежедневник, откройте “Гугл-таблицу” и начинайте составлять расписание. В понедельник вы занимаетесь вплотную одним объектом, во вторник — другим, и так далее. Это ваши главные задачи, но есть и второстепенные: в понедельник нужно съездить на встречу к поставщикам, посмотреть макеты новой вывески, провести собеседование с продавцом. Вспомните все задачи на вторник и среду и тоже занесите их в график. Когда задачи будут выполнены — смело вычеркивайте их из списка. Это очень мотивирует.

2. Формируйте единую базу клиентов по всем проектам. Допустим, клиент оформил заказ в одном интернет-магазине — расскажите ему о другом, предложите скидку или бонус. Приручайте его, привлекайте выгодными условиями и отличным сервисом. Сделайте так, чтобы он сам никуда не ушел, а заодно и рассказал друзьям о ваших проектах.

3. Делайте перекрестную рекламу. На каждом интернет-ресурсе рассказывайте о других своих проектах. Создайте единую группу в соцсетях, где публикуйте информацию о каждом вашем проекте. Постоянно подчеркивайте, что в ваших силах вести несколько направлений сразу, что вы молоды и полны сил, а ваши сотрудники горят желанием работать не покладая рук!

4. Автоматизируйте. Везде, где можно, привлекайте искусственный интеллект — так у вас и ваших сотрудников будет больше времени. Искусственный интеллект — это не что-то из мира отдаленного будущего, алгоритмы на основе нейросетей давно работают в интернете. Это алгоритмы поисковых систем — “Палех”, соцсетей — “Прометей” и “Немезида”, голосовой помощник Алиса, чат-боты, которые общаются вместо менеджера с клиентами в “Вайбере” или “Телеграме”. Каждый из этих алгоритмов постоянно обучается и совершенствуется. Каждый направлен на облегчение жизни рядовых сотрудников и простых пользователей.

5. Играйте командой. Идеально, если к работе над несколькими проектами будут привлечены уже знакомые люди, ранее состоявшие в вашей команде. Во-первых, вы их уже знаете и можете на них положиться. Во-вторых, они уже проявили свои сильные и слабые стороны. Если вам пришлось набрать в команду новых членов — придется поработать над сплочением команды для более эффективной работы.

И напоследок пять ложек дегтя

Не стоит думать, что знание тайм-менеджмента сделает из вас сверхчеловека. Совсем нет — давайте развенчаем основные мифы, чтобы жизнь медом не казалась. Лучше правда, чем сладкая ложь!

1. Управлять временем нельзя. Оно бессердечно: идет и идет вперед, и ничего вы с этим не сделаете. Вы можете управлять лишь собой, убивая попытки прокрастинации, планируя день и составляя четкие планы.
2. Работать больше вы не будете, расслабьтесь. Скорее меньше — за те же единицы времени. В этом, на наш взгляд, и заключается главная фишка тайм-менеджмента. Вы повысите личную эффективность и продуктивность.
3. Тайм-менеджмент — панацея от всех бед. Ну уж нет. Если вы будете ставить изначально неправильные цели, принимать спонтанные бестолковые решения — никакое управление временем не спасет.
4. Тайм-менеджмент подходит всем. Так-то оно так, но каждый человек индивидуален, нужно выбирать стратегию под себя. Выше мы написали 13 общих принципов тайм-менеджмента и 5 правил для тех, кто ведет несколько проектов одновременно. Есть из чего выбрать!
5. Все сразу пойдет как по маслу. Стоит начать воплощать в жизнь правила тайм-менеджмента — и словно волшебную таблетку выпил. Совсем наоборот: сначала будет тяжко, ведь по сути, вы будете ломать привычный уклад жизни, вырабатывать новые навыки. Главное — не сломаться в первую же неделю. Дальше будет легче, проверено!

Многозадачность — задачка не из легких, простите за каламбур. Многим людям тяжело работать в таком режиме — в этом случае лучше сконцентрироваться на одном проекте, а остальные перепоручить надежному человеку. В противном случае вы рискуете не довести до конца ни один проект. Это не страшно: каждый живет в своем темпе. Главное — вовремя понять это и найти надежного партнера и заместителя. Удачи в управлении!

Возможно вам также будет интересно:

30.12.2022

Завершается 2022 год, и владельцы e-commerce-бизнеса традиционно подводят итоги. Изменения, произошедшие в течение последних 12 месяцев, затронули не только предпринимателей,…

30.12.2022

Маркетплейс «Озон» из года в год возглавляет рейтинг самых популярных торговых платформ в России, входя в тройку лидеров. В конце…

29.12.2022

Не так давно на маркетплейсах продавались исключительно малогабаритные товары. Спросом пользовались в основном различные мелкие изделия небольшого веса: предметы гардероба,…

29.12.2022

Текст — далеко не главная составляющая успеха интернет-магазина. Он вполне может функционировать и давать прибыль, даже если у вас скопированные…

28.12.2022

Одежда и обувь — самые продаваемые в интернете товары. По различным данным, они занимают примерно 63 процента всех онлайн-продаж. Однако…

28.12.2022

Текучка кадров бывает в любой сфере бизнеса. Это естественный и нормальный процесс. Но когда она превышает критический порог 5 процентов…

27.12.2022

Современные салоны красоты предоставляют клиентам обширный перечень услуг. Стрижки, прически, маникюр, педикюр, шугаринг, пирсинг, перманентный макияж, уход за кожей лица…

27.12.2022

Пилотный проект по самозанятости запустили в 2019 году, а в 2020 расширили действие на всю территорию Российской Федерации. Преподавателям, кузнецам,…

26.12.2022

В течение 1,5-2 месяцев до наступления новогодних праздников многие продавцы не успевают обрабатывать заказы: заявки поступают стабильным потоком, а клиенты…

Страница не найдена [404] | Расширение сотрудничества UGA

Публикации

4-H Молодежное развитие Встречи округов и клубов, экологическое просвещение, программы животноводства, достижения в проектах, летний лагерь

Животноводство Аквакультура, говядина, пчелы, молочные продукты, лошади, мелкие жвачные, птица и яйца, свиноводство

Окружающая среда и природные ресурсы Инвазивные виды, предотвращение загрязнения, лесное хозяйство, вода и засуха, погода и климат, дикая природа

Деньги, семья и дом Развитие взрослых и семьи, развитие младенцев, детей и подростков, деньги, жилище и домашняя среда

Полевые культуры, производство кормов и газонов Кукуруза, хлопок, фураж, пенька, арахис, мелкие злаки, соевые бобы, табак, газон

Еда и здоровье Сохранение пищевых продуктов, коммерческая и домашняя безопасность пищевых продуктов, пищевая наука и производство, питание и здоровье

Производство фруктов, овощей и декоративных растений Черника, виноград, декоративное садоводство, лук, персики, орехи пекан, мелкие фрукты, овощи

Газон, сад и ландшафт Домашние сады, уход за газонами, декоративные растения, ландшафтный дизайн

Сорняки, болезни и вредители Болезни животных и паразиты, муравьи, термиты, вши и другие вредители, неприятные животные, борьба с вредителями и болезнями растений, сорняки

Актуальные и актуальные темы Последние обновления, инициативы и программы от UGA Extension.

Избранные программы

• 4-H Встречи округов и клубов
• Волонтерская программа Master Gardener Extension
• Образовательная программа по безопасности пестицидов
• Учебная программа школьного сада
• Обучение ServSafe®
• Услуги по тестированию почвы и воды

Классы, семинары и клубные встречи UGA Extension предлагает множество персонализированных услуг как семинары, классы, консультации, сертификаты, лагеря и педагог Ресурсы. Узнайте, что есть у расширения для вас!

Посмотреть все программы и услуги

Окружные офисы

Календарь

Расширение меняет Грузию Совместные программы повышения квалификации Университета Джорджии улучшают жизнь людей и дают результаты.

Наше влияние

Присоединяйтесь к нам

• Работа для агентов и преподавателей
• Дополнительные преподаватели
• Вакансии персонала
• Стажировки
• 4-H Экологические преподаватели
• Волонтеры

О расширении

• Чем мы занимаемся
• Наши программы
• Наша история
• Районы, учреждения и центры
• Кадровый справочник
• Лидерство
• Связанные агентства
• Поддержите нас
• Свяжитесь с нами

Навыки тайм-менеджмента | SkillsYouNeed

Задумывались ли вы когда-нибудь, почему некоторым людям хватает времени сделать все, что они хотят, в то время как другие постоянно спешат от задачи к задаче и никогда ничего не заканчивают?

Не может быть просто так, что у некоторых людей меньше дел. Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируют хорошие навыки тайм-менеджмента.

Тайм-менеджмент — это умение продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не чувствуя при этом стресса. Звучит просто, но на практике все намного сложнее.

На этой странице объясняются некоторые принципы рационального использования времени.

---

Важность тайм-менеджмента

Навыки тайм-менеджмента очень важны, потому что мало у кого из нас есть достаточно времени, чтобы сделать все, что от нас просят или что мы хотим сделать.

Тайм-менеджмент определяется как использование вашего времени продуктивно и эффективно, но что, если вы работаете максимально продуктивно, и все же не можете все успеть? Возможно, лучше думать о тайм-менеджменте как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов.

Другими словами, люди, умеющие планировать время, хорошо справляются с поставленными задачами. Однако они также лучше отдают приоритет и выясняют, что действительно нужно сделать , а затем отбрасывают другие вещи.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

• « Срочные» Задачи требуют вашего немедленного внимания, но уделяете ли вы им это внимание на самом деле, может иметь значение, а может и не быть.

• «Важные» задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

• Ответить на звонок необходимо срочно . Если вы этого не сделаете, звонящий отключится, и вы не будете знать, почему он звонил, а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, говорящий вам, что вы можете иметь право на компенсацию за неправильно проданную страховку. Это не важно.

• Регулярно посещать стоматолога важно (по крайней мере, нам так говорят). Если вы этого не сделаете, у вас могут возникнуть заболевания десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако, если вы оставите это слишком долго, это может стать срочным, потому что у вас может заболеть зуб.

• Забрать детей из школы – это срочно и важно . Если вы не придете в нужное время, они будут ждать на игровой площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете причинить неудобства другим, например, учителям, которые ждут вас вместе с детьми.

• Чтение забавных электронных писем или проверка Facebook не является ни срочной, ни важной задачей . Так почему же это первое, что вы делаете каждый день? См. нашу страницу о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлечь вас от выполнения срочных и важных задач.

Различие между срочным и важным является ключом к определению приоритетов вашего времени и рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Позволяет понять, что нужно сделать в первую очередь, а что можно оставить на потом или вообще не делать. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать задачи по соответствующим категориям: основа. Каждый день спрашивайте себя:

• Какие из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?

  Это «срочные» задачи.

• Какие из срочных задач важнее?

  Рекомендуется перечислять задачи в порядке важности, а не давать им абсолютное различие «важные/неважные».

• Какие из несрочных задач важнее?

  Опять же, рекомендуется перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.

Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя следующим правилам:

• Каждая ячейка должна содержать не более семи или восьми задач .

• Начните с поля «Сделать сейчас» .

• Важно не откладывать срочные или важные дела только потому, что они неприятны. Они не станут лучше от прокрастинации.

  Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего делать это с утра. И если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМУЮ БОЛЬШУЮ.

  ---

  Марк Твен

• Далее посмотрите на менее срочные, но все же важные задачи . Решите , что вы собираетесь с ними делать, а затем отметьте время в своем дневнике для их выполнения или подумайте о том, чтобы делегировать их кому-то другому.

• Делегируйте срочные, но более легкие/менее важные задачи.

• Теперь исключите несрочные и неважные задачи.

• Наконец, работайте. Начните свой список «Сделать сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.

Если в каком-либо квадранте есть еще задачи, которыми вы можете управлять, пора а) выполнить некоторые из них, б) делегировать некоторые из них или в) исключить некоторые из них.

Регулярная обрезка вашей матрицы таким образом гарантирует, что вы сможете сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжите работу.

Индивидуальное суждение

---

Срочность и/или важность задачи не являются абсолютными. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.

Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их не попросят выполнить работу во второй раз, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их никогда не попросят снова, они никогда не примутся за работу — они просто решат, что ни для кого не достаточно важно, чтобы они тратили время.

Помните также, что вы и ваше здоровье важны . Тот факт, что у вас много дел, не означает, что некоторые упражнения, 10-минутная прогулка или правильное питание не важны. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «срочных» действий.

Внимание!

---

Срочность и/или важность не являются фиксированным статусом. Вы должны регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не следует перемещать вверх из-за того, что оно стало более срочным и/или важным.

Что делать, если важная задача постоянно вытесняется более срочными, но все же важными задачами?

Во-первых, подумайте, действительно ли это важно. Нужно ли это вообще делать, или вы просто говорили себе, что должны это сделать?

Если это действительно важно, рассмотрите возможность делегирования. Подробнее см. на нашей странице Делегирование навыков .

Практический пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования

---

Дженни была лидером занятой, очень реактивной команды, с постоянными и срочными требованиями к ее времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.

В ходе обсуждения разработки Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать дополнительную стратегическую работу, чтобы развить свои навыки. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре разработать стратегию для команды.

Сара воспользовалась случаем и разработала тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.

Личные и профессиональные

Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:

1. Включить оба в одну матрицу

   Преимущества: Ваши личные вещи не потеряются.

   Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.

2. Использовать две отдельные матрицы и выделять отдельные временные интервалы для работы с каждой из них

   Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.

   Недостатки: может быть довольно сложным.

Вам решать, что вы выберете — главное, чтобы это работало на вас.

---

---

Дополнительные принципы рационального использования времени

Таким образом, матрица приоритетов является ключом к определению приоритетов вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент — это больше, чем просто расстановка приоритетов: это также возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов, с помощью которых вы можете повысить свою эффективность и производительность.

• Поддержание порядка

  Для некоторых из нас беспорядок может быть одновременно настоящим отвлечением и настоящей депрессией.

  Приведение в порядок может повысить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место будет опрятным, и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.

  Главный совет по уборке:

  ---

  Сложите свои вещи в три кучки: Храните, Отдавайте и Выбрасывайте.

  • Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или сделать что-то с ним. Если это требует действий, добавьте его в свой список задач.
  • Отдайте , если вы этого не хотите, но кто-то может использовать это, и/или это работа, которую можно и нужно делегировать.
  • Выбросьте (или утилизируйте) вещи, которые не представляют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.
  
  

• Использование списка дел

  Бумажные или электронные списки — это хороший способ вспомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.

  Подумайте о том, чтобы каким-то образом выделить наиболее важные пункты и не забудьте вычеркнуть их из своего списка, когда они будут завершены и/или больше не нужны.

• Выберите момент

  У всех нас есть время дня, когда мы работаем лучше. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.

  Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поход на почту.

  Еще один полезный вариант — иметь список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время, чтобы отправить электронное письмо с подтверждением даты вашего отпуска?

  Главный совет: использование технологии планирования

  ---

  Некоторые люди по-прежнему предпочитают использовать бумажный дневник и список дел — и это нормально.

  Тем не менее, для тех, кто любит технологии, теперь есть множество инструментов, которые помогут вам в планировании. Такие приложения, как Doodle, Calendly, Microsoft Bookings и Google Calendar, помогут вам планировать свою работу, а также назначать встречи с другими людьми.

  Вы также можете предоставить заранее установленные интервалы для встреч, чтобы другие могли назначить встречи с вами, скрывая остальную часть своего дневника. Это означает, что вы можете запланировать время на себя или на семью, не беспокоясь о том, что кто-то подумает или попытается лишить вас приоритетов.

  Это позволяет автоматизировать ваши встречи, не передавая контроль над вашим временем кому-либо еще.




• Не медлите, а спросите, почему вы искушаетесь

  Если задача действительно срочная и важная, приступайте к ней.

  Если, однако, вы обнаружите, что оправдываетесь, что не делаете что-то, спросите себя, почему.

  Возможно, вы сомневаетесь, стоит ли вам вообще выполнять задание. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если это так, вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим менеджером, если на работе, и семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.

  No related posts.