Чем проще получить доступ к необходимой информации, тем с большей готовностью вы можете действовать на него. Если вам постоянно приходится возвращаться и между приложениями, чтобы получить данные, которые вы ищете, он собирается резко повлияют на ваши возможности тайм-менеджмента и вызовут огромные разочарование.

Мощный совет: Задачи + Заметки соединяет дела, которые вам нужно сделать, с информацией, необходимой для их выполнения. Таким образом, при перетасовке ничего не потеряется. Попробуйте объединить Календарь + Задачи + Заметки:

• Мгновенно создавайте заметки для событий и получайте быстрый доступ позже прямо из виджета календаря на главном экране.
• Готовьтесь к встречам легко, заранее или на месте. Настройте структурированную заметку одним щелчком мыши; в комплекте с деталями события и вариантами действий и заметок.
• Ищите информацию о мероприятии, например дату, место и участников, чтобы получить доступ к необходимой информации стало проще, чем когда-либо.

4. Ставьте сроки и придерживайтесь их

Самая важная деталь любой задачи — ее крайний срок, независимо от того, введены ли они сами или уполномочены. Сроки обеспечивают набор расписание и представление о том, сколько времени вам нужно посвятить каждой задаче.

Многие люди организуют свой день, составляя контрольный список и отбрасывая каждое выполненное задание. К сожалению, такой подход не способствует эффективному управлению временем и может оказаться контрпродуктивным. Простые списки не учитывают ожидаемое время выполнения каждой задачи и редко расставляют приоритеты. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на списках дел, расставьте задачи по срокам. Не забывайте, однако, делать поправку на более трудоемкие проекты.

Следуйте этим четырем правилам, чтобы лучше управлять своими задачами:

1. Сделайте это срочным. Когда у вас есть все время в мире, чтобы выполнить задачу, легче откладывать. Без чувства безотлагательности заманчиво сосредоточиться на менее утомительной деятельности, часто не связанной с вашей работой. Назначьте себе более ранний срок, чтобы не сбиться с пути и оставаться мотивированным.
2. Подгонка . То, как вы управляете своим временем, является личным, и задачи в вашей жизни соответствуют его уникальным ритмам.
   Составьте свой график таким образом, чтобы выполнять эти задачи таким образом, чтобы он соответствовал этим шаблонам, а не пытаться втиснуть его в установленный график.
3. Сделайте это действенным. Не просто записывайте, что вам нужно сделать. Визуализируйте, как вы собираетесь это делать и что вам понадобится. Тогда вы готовы и готовы выполнить свою задачу.
4. Сделайте это осмысленным. Крайний срок должен иметь значение, и вы должны нести ответственность как перед собой, так и перед своей командой.

Мощный совет: Используйте Evernote, чтобы устанавливать (и соблюдать) сроки и быть в курсе всего, объединяя свои дела и заметки в Задачи. С помощью Задач ваши задачи живут в ваших заметках вместе с флажками приоритета, сроками выполнения и напоминаниями.

5. Делайте перерывы с умом

Страх потерять продуктивность часто мешает людям делать перерывы, когда они в этом нуждаются. И все же перерывы не только полезны, но и необходимы для продуктивного рабочего дня. Они работают лучше всего, когда соответствуют следующим параметрам:

• Перерыв должен быть посвящен деятельности, значительно отличающейся от той, над которой вы только что работали.
• Он должен держать вас в настроении, связанном с работой, позволяя вам быстро вернуться к работе.
• Любой перерыв полезен, если он сделан тогда, когда он действительно нужен.

Польза для здоровья от хорошо спланированных перерывов каждые 45-90 минут хорошо задокументирована. Они обеспечивают чувство благополучия, уменьшая стресс и позволяя вам лучше сосредоточиться на своей работе, когда перерыв закончился.

Совет: Попробуйте использовать уведомления в Evernote, чтобы автоматизировать расписание перерывов. Затем, когда вы получите напоминание о столь необходимой передышке, позвольте себе этот перерыв. Это не пустая трата времени, и в целом вы будете более продуктивны.

Время организоваться

Рабочие рутины, вызванные пандемией, такие как удаленная и гибридная работа, нанесли ущерб тому, как люди распоряжаются своим временем, и неспособность установить здоровый баланс между работой и личной жизнью может привести к катастрофе.

Это всеобщая борьба: вы пытаетесь быть продуктивным в работы и дома, но требования, сроки и отвлекающие факторы кажутся бесконечный. Вам нужно делать больше за меньшее время и при этом быть лучше продуктивно, но как?

С постоянно меняющимися приоритетами может быть трудно оставаться в курсе, но с Evernote вы можете лучше управлять своим временем, не отставать от задач, планировать заранее и работать более продуктивно. Домашняя страница, Календарь и Задачи работают вместе, чтобы использовать существующие функции и помогать вам делать больше.

Задачи + Заметки

Календарь + Заметки + Задачи ускоряет ваши встречи, ускорить время подготовки со всей доступной информацией, которая вам нужна в один клик.

Главная + Заметки + Календарь + Задачи структурируйте свой день в организованная информационная панель, которая объединяет то, что вам нужно знать, с тем, что вы нужно сделать. Ваши самые важные заметки, самые срочные задачи и самые свежие расписание отображается вместе в едином сводном представлении. Вместо того, чтобы перегружены информацией, ваша информация работает на вас.

Управление временем означает максимально эффективное использование вашего времени и выполнение правильных действий в нужное время. Умный тайм-менеджмент позволяет вам быть более продуктивным и добиваться прогресса в различных сферах жизни, сохраняя при этом контроль над уровнем стресса и энергии. Понимание ценности вашего времени означает, что вы редко перегружаетесь и можете в полной мере наслаждаться каждым моментом работы или жизни.

Управляйте временем с помощью этих 20 эффективных советов по тайм-менеджменту

У всех нас есть 24 часа в сутках. Но почему кажется, что некоторые люди способны извлечь максимальную пользу из каждой минуты дня? Хотите верьте, хотите нет, но они не способны замедлить время. Однако они умеют правильно распоряжаться своим временем.

Хотите узнать, как стать мастером тайм-менеджмента? Начните с использования этих 20 супермощных советов по тайм-менеджменту.

1. Создайте аудит времени.

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, первый шаг, который вам нужно сделать, это выяснить, куда на самом деле уходит ваше время. Вы можете думать, что отправляете электронные письма только 30 минут, но на самом деле эта задача съедает час вашего дня.

Самый простой способ следить за своим временем – загрузить приложение, например RescueTime, Toggl или приложение «Календарь», чтобы отслеживать все, что вы делаете в течение недели. Затем вы можете получить доступ к отчету, чтобы узнать, что крадет ваше время. С помощью этой информации вы сможете внести соответствующие коррективы.

2. Установите ограничение по времени для каждой задачи.

Я обнаружил, что установка ограничения по времени для каждой задачи не позволяет мне отвлекаться или откладывать дела на потом. Например, если я хочу написать статью для своего блога, я даю себе два часа. Так что, если я начал в 8 утра, я стараюсь написать его к 10 утра.

В каком-то смысле это становится игрой.

Поскольку я ставлю буферы между задачами и действиями, если я не выполняю задачу вовремя, я все равно могу работать над ней, не тратя время, зарезервированное для чего-то другого.

3. Используйте список дел, но не отказывайтесь от задач.

«Все цели и проекты состоят из более мелких частей, которые необходимо выполнить, чтобы достичь цели или завершить проект. Создавайте списки дел для каждой цели и проекта, перечисляя все измеримые шаги, которые необходимо выполнить», — предлагает Уильям Липовски.

«Помимо того, что вы сосредоточены, это также мотивирует вас, поскольку вы можете видеть, чего вы уже достигли, и что осталось».

В то же время будут прерывания, которые могут помешать вам выполнить задание. Уильям рекомендует вам «всегда возвращаться к этим задачам и выполнять их, как только вы сможете это сделать. Это может потребовать от вас установить ограничение на количество задач, над которыми вы работаете в любой момент времени».

4. Планируйте заранее.

Одна из худших вещей, которые вы можете сделать, это проснуться без плана на день. Вместо того, чтобы сосредоточиться на том, что нужно сделать, вы бесцельно блуждаете и занимаетесь более тривиальными делами.

Вот почему вы всегда должны планировать заранее, используя один из этих вариантов;

• Накануне вечером. Прежде чем уйти с работы, потратьте последние 15 минут на то, чтобы навести порядок в офисе и составить список самых важных дел на завтра.
• Первым делом с утра. Во время утренней рутины запишите 3 или 4 самых срочных и важных дела, которые нужно решить сегодня, и работайте над ними, когда вы наиболее продуктивны.

5. Проводите утро на MIT.

Марк Твен однажды сказал: «Если ваша работа состоит в том, чтобы съесть лягушку, лучше всего сделать это первым делом с утра. А если ваша работа состоит в том, чтобы съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую».

Брутто? Конечно. Но смысл, который подчеркивал Твен, заключается в том, что вы должны позаботиться о своих самых больших и сложных задачах утром, то есть о самых важных задачах (MIT) дня.

Есть несколько причин, по которым это такой эффективный трюк управления временем. Во-первых, у вас обычно больше всего энергии в AM. Так что лучше решать эти задачи, когда вы не истощены. Кроме того, вы можете использовать это чувство выполненного долга, чтобы прожить остаток дня.

6. Научитесь делегировать/аутсорсингу.

Делегирование и аутсорсинг могут быть немного сложными. Некоторым трудно позволить кому-то другому делать работу, которую раньше делали они. У других нет времени обучать кого-то выполнять определенные задачи.

Дело в том, что делегирование или аутсорсинг реально экономят время, поскольку уменьшают вашу рабочую нагрузку, а это значит, что у вас остается больше времени для более важных задач или выполнения меньшего объема работы. Либо передайте обязанности квалифицированным членам команды, либо наймите опытного фрилансера. И, если вы решите пройти внутреннее обучение, первоначальные инвестиции в конечном итоге окупятся.

7. Устранить полуработу.

«В наш век постоянных отвлекающих факторов до глупости легко разделить наше внимание между тем, что мы должны делать, и тем, чем нас бомбардирует общество», — пишет Джеймс Клир.

«Обычно мы уравновешиваем потребности в сообщениях, электронных письмах и списках дел, одновременно пытаясь что-то сделать. Мы редко полностью погружаемся в стоящую перед нами задачу».

Клир назвал это «полуработой», и вот несколько примеров;

• Вы пишете отчет, но случайно останавливаетесь, чтобы проверить свой телефон без причины.
• Вы пробуете новый режим тренировки, но через пару дней переключаетесь на новую программу, потому что прочитали об этом в Интернете.
• Во время разговора по телефону ваши мысли блуждают по электронной почте.

«Независимо от того, где и как вы попали в ловушку половинчатой ​​работы, результат всегда один: вы никогда полностью не занимаетесь поставленной задачей, вы редко выполняете задачу в течение длительного периода времени и вам потребуется в два раза больше времени, чтобы сделать в два раза меньше», — добавляет Клир.

Клир обнаружила, что лучший способ избавиться от половинчатой ​​работы — выделить «значительное время, чтобы сосредоточиться на одном проекте и исключить все остальное». Например, он выберет одно упражнение и сосредоточится только на нем во время тренировки. Он также выкроит несколько часов, чтобы посвятить их важному проекту, но оставит телефон в другой комнате.

«Это полное устранение отвлекающих факторов — единственный известный мне способ погрузиться в глубокую, сосредоточенную работу и избежать фрагментарных сеансов, когда вы выполняете только половину работы».

8. Измените свое расписание.

Если вы читаете эту статью, то, очевидно, вы хотите открыть для себя что-то полезное в тайм-менеджменте, и я буду более чем счастлив помочь вам в этом. Но если вы боретесь с тайм-менеджментом, решение может быть таким же простым, как изменение вашего графика.

Например, вместо того, чтобы спать до 6:30 утра, проснуться на час раньше. Лично я считаю 5:15 утра самым продуктивным временем дня, так как это дает мне время заниматься спортом, планировать свой день, просматривать электронную почту и даже работать над сторонними проектами, не отвлекаясь.

Кроме того, подумайте о том, чтобы вставать раньше по выходным и, возможно, сократить количество просмотров телевизора.

9. Оставьте буферное время между задачами и встречами.

Мгновенное перескакивание с одной задачи или встречи на другую может показаться хорошей тратой времени, но на самом деле это имеет противоположный эффект. Нам нужно время, чтобы очистить свой разум и перезарядиться, отправившись на прогулку, помедитировав или просто помечтав. В конце концов, человеческий мозг может концентрироваться только около 90 минут за раз.

Без этого перерыва труднее оставаться сосредоточенным и мотивированным. Планирование буферного времени также может предотвратить опоздание на следующую встречу. Я считаю 25 минут между задачами и встречами идеальным запасом времени.

10. Будьте организованны и выполняйте одну задачу.

Средний американец тратит 2,5 дня в году на поиски потерянных вещей. В результате мы ежегодно тратим более 2,7 миллиардов долларов на замену этих элементов. Вместо того, чтобы тратить время и деньги, наведите порядок.

Для начала создайте дом для всего и убедитесь, что вещи лежат на своих местах. В конце дня уберите свое рабочее место и создайте систему управления документами.

И запустите однозадачность. Большинство людей называют многозадачность главной причиной потери предметов.

11. Следуйте правилу 80-20.

«Принцип Парето, также известный как правило 80-20, предполагает, что 80 % результатов обеспечиваются 20 % вложенных усилий. Это обычно используется в продажах, поскольку 80 % продаж обычно обеспечивают 20 % клиентов, — пишет Ренцо Костарелла в предыдущем посте календаря.

«Когда дело доходит до того, как вы должны управлять своим временем, этот принцип также может быть применен. 80% ваших результатов зависит от 20% ваших действий».

Ренцо предлагает начать с ежедневного просмотра своего расписания или списка дел. Для простоты попробуйте записать пять задач, которые вам нужно выполнить. Используя этот принцип, вы, вероятно, сможете исключить большинство пунктов из своего списка. Поначалу это может показаться неестественным, но со временем это заставит вас активнее работать над наиболее важными задачами».

12. Используйте онлайн-календарь.

Календари долгое время были основным инструментом управления временем. Однако онлайн-календари подняли это на новый уровень. Это потому, что вы можете получить к нему доступ с нескольких устройств, легко планировать собрания и встречи, настраивать напоминания, создавать временные блоки и планировать повторяющиеся события.

Лично я использую Календарь Google. Я думаю, что это лучшее. Но Outlook и Apple Calendar также работают хорошо.

13. Перестаньте быть идеальным.

Если вы перфекционист, ничто никогда не будет достаточно хорошим. Это означает, что вы будете возвращаться к одной и той же задаче снова и снова. Как вы думаете, насколько продуктивным будет ваш день в результате?

Так что перестань быть идеальным. Его не существует. Делайте все возможное и двигайтесь дальше.

14. Просто скажи «Нет».

Я знаю, что ты не хочешь никого расстраивать. Но вы можете справиться только с таким количеством. Если у вас уже есть полная тарелка, откажитесь от приглашения на ужин или помощи коллегам по проекту, пока у вас не появится свободное время.

15. Прививать краеугольные привычки.

Чарльз Дахигг, автор книги «Сила привычки», ввел термин «ключевые привычки». Но какие они? Проще говоря, это привычки, которые могут изменить вашу жизнь, такие как физические упражнения, отслеживание того, что вы едите, разработка распорядка дня и медитация.

Эти привычки заменяют плохие привычки и побуждают к другим хорошим привычкам. В результате вы станете здоровее, сосредоточеннее и лучше сможете управлять своим временем.

16. Не тратьте время на ожидание.

Буду честен. терпеть не могу ждать. Дело не в том, что я нетерпелив. Просто я знаю, что это время лучше потратить в другом месте.

Однако вместо того, чтобы тратить это время впустую, я нашел способы извлечь из него максимум пользы. Например, сидя в зале ожидания, я читаю вдохновляющую книгу, слушаю подкаст или планирую будущий пост в блоге.

17. Работа на дому.

Знаете ли вы, что в среднем американец добирается до работы более 26 минут? И, что еще хуже, ежедневные поездки на работу становятся все длиннее. Добавьте к этому время, необходимое для подготовки, и вы легко увидите, сколько времени тратится впустую на то, чтобы добраться до работы и с работы.

Хотя это возможно не для каждой работы, удаленная работа даже два раза в неделю может в конечном итоге сэкономить вам несколько часов в неделю.

18. Найдите вдохновение.

Когда я перетаскиваю, я использую источники вдохновения, такие как TED Talk или биографии. Это простой способ разжечь этот огонь, чтобы мотивировать меня и вернуться в нужное русло.

19. Объединяйте похожие задачи вместе.

Если у вас есть связанные работы, объедините их вместе. Например, не отвечайте на электронные письма и телефонные звонки в течение дня. Запланируйте конкретное время для выполнения этих задач.

Причина? Разные задачи требуют разного типа мышления. Объединяя связанные задачи вместе, ваш мозг не переключает передачи, а это значит, что вы сокращаете время на переориентацию.

20. Делай меньше.

Это тактика от Лео Бабауты. Он начал вести блог Zen Habits, и его обязательно нужно прочитать. Итак, что Лео может сказать о том, чтобы делать меньше?

Делать меньше не означает, что «меньше значит больше». Это означает «чем меньше, тем лучше». Это достигается за счет замедления, осознания того, что нужно сделать, и концентрации только на этих вещах.