Персональный ассистент: что нужно знать о профессии, чтобы дорасти до генерального директора

Кадр из к/ф «Дьявол носит Prada»

Футурологи и разработчики новых технологий любят предсказывать будущее. По ним, технический прогресс шествует по планете с такой скоростью, что вскоре многие профессии просто вымрут. Любят приводить в пример пресловутую специальность машинистки — мол, их умение быстро печатать с появлением компьютеров попросту потеряло спрос. Между тем, сами машинистки долго сидеть, сложа руки не стали, и просто переучились скоропечатанию на современных клавиатурах, еще на десятилетия вперед зарезервировав себе место в рекрутинговых агентствах. 

Теперь, похоже, те же прогнозы атакуют профессию, которая, казалось бы, предполагает настолько личностный подход, что заменить ее не сможет ни один компьютер. Но и здесь, смельчаки, инициирующие из года в год противостояние людей и машин, все же находятся. Их автоматизированные персональные ассистенты (PA — personal assistants) носят очеловеченные, почти детские имена (Siri, Charlie). Одна из них — Эми Ингрэм (Amy Ingram) — настолько «живая», что некоторые даже не понимают, что они переписываются не с обычным человеком, а с искусственным интеллектом. Эми, как и любая девушка, умеет флиртовать, знает основы современного digital-языка и настолько очаровывает своих собеседников по ту сторону экрана, что те даже шлют ей цветы и подарки.

И мы бы вновь могли начать петь дифирамбы возможностям Big Data, если бы не одно «но»: PA-боты существуют уже много лет, но за это время профессия живых персональных ассистентов эволюционировала настолько, что своих искусственных соперников оставила далеко позади. Оказалось, что уметь просто синхронизировать календарь и назначать встречи — уже недостаточно. Теперь, чтобы оставаться на плаву и при этом достойно зарабатывать, личный помощник должен стать вторым «я» своего босса. Что это означает на практике, комментирует генеральный директор компании по подбору PA Smart & Talented Марина Егорова.

Между заботой и предвосхищением

Промо-фото к сериалу «Форс-мажоры»

«Иногда мы смеемся с ассистентами, называя свою работу „второй мамочкой своего босса“», — шутит Марина Егорова. Здесь важно не столько умение быстро выполнять поручения, сколько способность быть проницательным до такой степени, чтобы у начальника даже не было необходимости озвучить поручение. Иными словами, в профессии личного помощника реактивность должна быть сменена на проактивность.

«Например, если босс летит в новый для него город, – продолжает эксперт, – нужно заранее посмотреть схему аэропорта и спланировать, где он выйдет в аэропорту, чтобы его встретили. В этом же городе посмотреть погоду и положить ему в портфель зонт на случай дождливой погоды. Или подготовить нужные файлы к его встрече, о которых он не просил, но вы знаете, что они ему точно будут нужны».

«Не нужно ждать от босса указаний сделать это, нужно догадываться самой»

Успех личного ассистента напрямую зависит от того, насколько его начальник или начальница освобождены от монотонной работы, не требующей проявления деловой хватки. Оформление визы, организация встречи, перевод, составление маршрута, контроль недвижимости, — все это должно проходить автономно, незаметно для босса и, конечно же, грамотно.

Есть и более личные функции: отправка цветов жене на 8 марта, покупка подарков детям на успешное окончание учебного года (вспоминаем главную героиню «Дьявол носит Prada», которая носилась по издательствам в поисках еще неопубликованной книги о Гарри Поттере) или же подбор обслуживающего персонала для дома. «Бывает иногда нужна даже покупка мостика для собачки от берега до яхты», — смеется Марина Егорова. В результате в характере и пристрастиях начальника личный помощник начинает разбираться глубже, чем члены его семьи, правда, тут очень важно не перейти черту. У некоторых PA даже существует правило, по которым они не позволяют себе оставаться на ужин в кругу родных шефа, а как только рабочий день подходит к концу, они бегут домой.

С другой стороны, и это правило не стопроцентно, ведь, нанимаясь на должность личного помощника, приходится быть готовой работать 24 часа в сутки и 7 дней в неделю.

Банального 8-часового присутствия в офисе не будет, но работа «за столом» все равно будет иметь большое значение, хотя бы потому, что грамотный PA — это не только тот, кто умеет чувствовать настроение и потребности человека, но и тот, кто знает, как вести протокол или же обращаться с документооборотом. Высший пилотаж — если у вас есть представление о тонкостях бизнеса, которым занимается ваш босс. В этом случае в ваши обязанности будет входить подготовка презентаций, проведение встреч от имени вашего шефа, раздача поручений работникам на позициях ниже — соответственно, оклад и лояльность начальства к вам только возрастет. В Великобритании, к примеру, пару лет назад был даже проведен отдельный опрос, по которому около 16% респондентов признались, что их начальники регулярно прислушиваются к их советам при принятии стратегических бизнес-решений.

Трудности подбора

Должность персонального ассистента на сегодняшний день от своего секретарского предка унаследовала минимальный процент обязанностей. Теперь она совмещает навыки менеджера, психолога, организатора, специалиста по найму, бизнесмена и даже финансиста. Последний пункт подразумевает умение эффективно управлять активами. В этом случае персональный ассистент (как правило, для выполнения этих функций нанимается отдельный человек, хотя бывают и исключения, когда всем занимается один помощник) работает в так называемом Family Office. «Понятие FO пришло к нам из Штатов. Богатые семьи организовывали такие офисы, чтобы сохранять свой капитал, — объясняет Марина Егорова, — раньше в нем сидели финансисты, теперь туда же стали нанимать и ассистентов». 

Разумеется, при занятии такой должности степень конфиденциальности начинает возрастать, ведь рано или поздно персональному ассистенту начинают открываться семейные тайны, банковские счета, корпоративная информация, медицинские данные, пин-коды от карт, — словом, все то, что при не тех обстоятельствах может быть использовано против клиента. 

«В крупных компаниях для топ-менеджеров сначала пытаются найти ассистента среди своих сотрудников, — рассказывает эксперт, — но, как правило, хороший сотрудник хорош в одном и плох в другом. Бывают ситуации, когда проходит несколько месяцев поиска и результата ноль, тогда HRD любят обращаться к нам, в узкоспециализированное агентство».

Профайл

Как правило, персональные ассистенты ассоциируются у широкой публики с молоденькими неопытными девушками. И это очень большое заблуждение, ведь, на самом деле, должность PA в основном получают люди от 30 лет. Чаще всего — женщины, но бывают и исключения — к примеру, в том же Family Office есть место и мужчинам. 

В компанию Марины Егоровой, к примеру, в большинстве своем обращаются те, кто ищет помощника от 32 до 35 лет. «Это связано с тем, что руководители хотят стабильного ассистента на несколько лет, и именно в этом возрасте кандидаты, как правило, приходят уже с устроенной семейной жизнью», — объясняет гендиректор. 

Более того, у семейных людей хорошо развит мультитаскинг и стрессоустойчивость. Как свидетельствует эксперт, большие начальники — люди весьма нетерпеливые, так что всегда надо уметь держать собственные эмоции и усталость под контролем. В этом плане для любого работодателя или рекрутера будет важно видеть, что человек умеет долго работать на одном месте, дисциплинирован, сдержан и осведомлен о тонкостях того или иного предпринимательского проекта.

Перспективы

Возвращаясь все к тому же британскому опросу, в тот раз только треть респондентов призналась в том, что они всегда хотели стать личным помощником, и примерно столько же заявили, что не желают менять специальность, а планируют развиваться дальше и дорасти, к примеру, до исполнительного ассистента.

«Поверьте мне, в должности ассистента можно работать хоть всю жизнь, — убеждает эксперт, — например, ассистент Березовского. Работала с ним не один десяток лет до самой его смерти».

С другой стороны, совершить качественно новый скачок можно и с этой позиции. Сама Марина, к примеру, прошла путь от ассистента до владелицы собственного бизнеса. Как правило, промежуточной ступенью может стать должность менеджера проекта. Перспектива тянется вплоть до поста генерального директора. Управление — самая распространенная область  роста, ведь именно здесь личный помощник набирается опыта больше всего.

5 причин нанять собственного помощника:

Расписание под контролем. Там, где Siri не справляется, на помощь придет PA, который уж точно не отправит вас дважды на одну и ту же встречу.

Делегирование полномочий. Вместо того, чтобы бегать по визовым центрам или подписывать ненужные бумаги, сконцентрируйтесь на больших идеях.

Дать себе время на личную жизнь. Наймите помощника, чтобы проводить вечера с любимыми, а не с отчетами.

Инвестировать в себя. Зарплата ассистенту — это не бесполезная издержка. Освободившееся время вы сможете потратить на саморазвитие.

Ваше второе «я». Каждый раз объяснять, что вам нужно, больше не придется. Грамотный ассистент будет организовывать все так, как сделали бы вы.

Об эксперте:

Основательница компании Smart&Talented. Personal assistants, которая специализируется на подборе, обучении и коучинге ассистентов, секретарей и личных помощников.

Фото: Getty Images, архивы пресс-служб

Новую программу «Персональный ассистент PRO» разработали в центре ДПО факультета права

Это практико-ориентированный курс по подготовке профессиональных помощников руководителей в государственном и коммерческом секторах

      На сегодняшний день, должностной функционал эффективного персонального помощника руководителя требует широкого междисциплинарного объема компетенций: высоких коммуникативных навыков, качественных управленческих подходов, с одновременным синтезом правой грамотности с целью разрешения ситуаций, возникающих в повседневной жизни компании/государственного сектора. Для успешного выполнения всех этих функций необходимо дополнительное профессиональное обучение, которое восполнит недостающий инструментарий и знание норм их выполнения.
 

        В ходе обучения по программе повышения квалификации: «Персональный ассистент: PRO» слушатели научатся:

• формулировать и решать задачи, возникающие в ходе практической деятельности на должности персонального ассистента руководителя;
• выстраивать эффективный тайм-менеджмент работы непосредственного руководителя;
• эффективно применять правовые знания в сфере трудового, договорного и налогового права;
• эффективно сопровождать деятельность коммерческих организаций или государственных учреждений.

Главным преимуществом курса является его практико-ориентированность. Преподаватели практикующие юристы и руководители компаний.

На видео автор курса Наринэ Будагова подробно рассказывает о программе.

Как отмечает директор центра ДПО факультета права Александр Белобородов, персональный ассистент — это не просто личный помощник руководителя.

«Персональный ассистент: PRO» в меньшей степени бизнес-ассистент и в меньшей степени занимается решением личных задач руководителя. Его основной функционал – помощь руководителю в решении вопросов, связанных с основными процессами в работе организации: управленческими, организационными и правовыми. Если личный помощник занимается обеспечением комфортной работы руководителя за счет разгрузки личных задачи, то персональный ассистент имеет возможность помогать руководителю в решении гораздо более сложных задач и процессов.
Для этого персональный ассистент должен обладать развитыми кросс-функциональными навыками и профессиональными правовыми знаниями. Большим плюсом в профессии будет знание основ трудового, договорного и налогового права. Это позволит персональному ассистенту работать с разнообразными задачами и поручениями руководителя, которые связаны с различными аспектами деятельности организации.

 

Большой блок специальных правовых знаний выгодно отличает программу обучения и позволит ее выпускникам стать эффективными и всегда востребованными на рынке труда ассистентами руководителя. 
Старт программы запланирован на 17 июня.

Страница программы

Дата

22 мая

В статье упомянуты

Центр дополнительного профессионального образования

Персоны

Белобородов Александр Геннадьевич

Центр дополнительного профессионального образования: Директор центра

Личный помощник Должностные инструкции и вопросы для собеседования

Главная » Должностные инструкции » Личный помощник

Что делает личный помощник?

Личные помощники несут ответственность за управление и координацию деятельности отдельных лиц или сторон, таких как генеральный директор или небольшая группа руководителей. Эти люди управляют расписанием, организуют встречи и мероприятия, договариваются о поездках и ведут корреспонденцию для своих работодателей. Необходимы сильные организаторские и коммуникативные навыки, внимание к деталям, способность хорошо работать в условиях стресса и способность эффективно работать в режиме многозадачности.

Они также могут выполнять личные задачи, такие как выполнение поручений и назначение встреч, в дополнение к своим административным обязанностям. Чтобы эффективно общаться с клиентами, поставщиками и другими заинтересованными сторонами, личные помощники также должны сохранять конфиденциальность и осмотрительность.

Вы ищете работу?

Просмотрите полный список
вакансий

и подайте заявку онлайн

Персональные помощники

Средняя заработная плата по стране

Заработная плата личного помощника зависит от опыта, отрасли, размера организации и географического положения. Чтобы изучить диапазоны зарплат в зависимости от местного рынка, посетите наш дочерний сайт zengig.com.

Личный помощник
Данные о зарплате

Средняя зарплата личного помощника в США составляет:

34 200 долларов США

Персональный помощник Должностные инструкции может сделать большой разница.

Вот несколько реальных описаний вакансий, которые вы можете использовать в качестве шаблонов для своего следующего открытия.

Пример 1

Обязанности

• Управление календарем, связью, корреспонденцией, счетами и звонками
• Административное управление, включая делопроизводство, ежемесячные счета, решение проблем и т. д.
• Внедрение и поддержание процедур/административных систем. Управление базами данных и файловыми системами.
• Взаимодействие с персоналом, поставщиками и клиентами
• Совместная работа над задачами с членами команды. Помощь в командных проектах и ​​мероприятиях по мере необходимости
• Бронирование и организация проезда, транспорта и проживания
• Планирование мероприятий (командные мероприятия, выездные мероприятия, поддержка внешних встреч и т. д.)
• Управление запросами на обслуживание клиентов, проблемы с отгрузкой, выполнение и завершение управления делами
• Заказ и доставка при необходимости
• Помощь в управлении запасами
• Помощь в выполнении личных поручений от имени Основателя

Ключевые навыки

• Выполнять рабочие обязанности с вниманием к деталям, быстротой и эффективностью
• Усмотрение и надежность
• Высокая гибкость и адаптивность
• Такт и дипломатия. Отлично ладит с людьми
• Отличные устные и письменные навыки общения на английском языке
• Организаторские способности и способность к многозадачности
• Способность действовать на опережение и проявлять инициативу. Способность самостоятельно решать проблемы в пределах полномочий
• Отзывчивый и способный гибко работать в разных часовых поясах
• Знание Shopify, Excel, Microsoft Word, Google Docs/Sheets/Forms, платформ социальных сетей и способность изучать новое программное обеспечение, если требуется
• Техническая смекалка

Требования

• Опыт работы личным и исполнительным помощником
• Возможность путешествовать, выполнять поручения, отвечать на звонки и управлять обслуживанием клиентов из разных мест
• Знание обычаев и практики розничной торговли
• Готовность

Пример 2

Обязанности

Потенциальные кандидаты должны выполнять все административные и личные обязанности, включая, помимо прочего:

• Отслеживание всех входящих и исходящих отправлений и посылок
• Создайте и управляйте организационной системой для всех полученных продуктов и помогите обеспечить органичный обмен подаренными продуктами в социальных сетях
• Поддержка при координации фотосессий, включая, помимо прочего, планирование прически и макияжа со стилистами, вывоз/возврат одежды
• Помощь в настройке видео/фотосъемки и очистке
• Управление календарем основателя и креативного директора
• Планирование и организация встреч, путешествий и фотосессий
• Поддержка в административных задачах и тесное сотрудничество с бренд-менеджером, фотографами и видеоредакторами для проведения кампаний
• Систематизация сводок и контента
• Подготовьте изделие для фотосессий и видеосъемок
• Организация и создание редакционных и социальных календарей как для спонсируемого, так и для органического контента
• Управлять и организовывать служебную и личную корреспонденцию
• Захват органического контента, когда это необходимо, например видео/фотосъемки с телефона
• Выполнение поручений и организация возвратов образцов
• Организация и уборка шкафов для образцов

Требования

• Степень бакалавра/бакалавра или эквивалентное сочетание образования и/или 2-3 года опыта, достаточного для успешного выполнения основных функций работы
• Способность работать автономно и выполнять несколько проектов в сжатые сроки и с большим вниманием к деталям
• Сильные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные
• Высокоорганизованный
• Ориентация на детали и возможность многозадачности в рамках команды
• Упреждающий автостартер
• Сильное чувство срочности
• Спокойное поведение, которое берет на себя командование, контроль, владение и выполнение
• Обладать сильной трудовой этикой и способностью расставлять приоритеты в разнообразной рабочей нагрузке
• Знание редактирования коротких видео является огромным плюсом
• Должен иметь гибкий график и быть готовым работать по выходным или по вечерам, а также иметь возможность ездить на работу в Бруклин и/или Манхэттен на мероприятия, связанные с работой
• Должен уметь решать проблемы в последнюю минуту
• Позитивное, предприимчивое отношение; страсть к контенту, рассказыванию историй и интернет-культуре является плюсом

Пример 3

Обязанности

• Заполнение, проверка и подача заявлений/форм, содержащих строго конфиденциальную информацию
• Работа со сторонними компаниями и агентствами по мере необходимости для поддержки коммерческой деятельности и другой соответствующей административной деятельности
• Внедрение и поддержка систем для организации проектной документации
• Специальные проекты, связанные с клиентами, поставщиками или сделками
• Общая административная поддержка
• Бронирование авиабилетов, отелей, автомобилей
• Управление календарем
• Управление расходами
• Обязанности помощника, такие как выполнение поручений, назначение встреч, покупка подарков клиентам и т. д.

Требуемые навыки

• Кандидаты должны обладать широким спектром административных и коммуникативных навыков
• Отличные навыки общения лично, по телефону и в письменной форме
• Высокий уровень владения Microsoft Suite/Word/Excel/обработкой
• Должен быть технически подкован со способностью быстро изучать новые системы с ограниченным обучением или без него
• Способность организовывать, контролировать и отслеживать многочисленные текущие и разовые действия
• Способность логически решать проблемы с небольшим контролем
• Особое внимание к деталям
• Чрезвычайно высокий уровень честности и осмотрительности при обработке и передаче особо конфиденциальной информации. Способность сохранять строгую конфиденциальность во всех вопросах
• Способность управлять несколькими проектами в быстро меняющейся среде
• Готовность работать в соответствии со сроками в динамичной среде
• Позитивный настрой и готовность делать все возможное для выполнения работы
• Способность управлять разнообразной рабочей нагрузкой
• Способность работать самостоятельно

Примеры вопросов для собеседования

• Есть ли у вас опыт управления расписанием, координации совещаний и ведения корреспонденции для руководителей?
• Как вы определяете приоритеты задач и управляете конкурирующими сроками при поддержке нескольких человек или групп?
• Каковы наилучшие способы обеспечения эффективного общения между руководителями, членами команды и другими заинтересованными сторонами, и как вы настраиваете свой стиль общения в зависимости от аудитории?
• Как вы обеспечиваете точную и экономичную организацию поездок и как вы управляете расходами?
• Какие стратегии вы используете, чтобы сообщать об изменениях соответствующим заинтересованным сторонам, когда графики или задачи меняются неожиданно?
• Как вы сохраняете осторожность при работе с конфиденциальной информацией или управлении личными задачами?
• Опишите свой опыт управления проектами и то, как вы использовали его для поддержки руководителей или других лиц.
• Как вы сохраняете профессиональный и позитивный настрой в трудных или стрессовых ситуациях, таких как изменения в последнюю минуту или конкурирующие приоритеты?

Личный помощник Джобс, Лос-Анджелес

1.  Персональный помощник — (должность) — конфиденциально — Лос-Анджелес, Калифорния [должность]

Тип работы: Полный рабочий день

Состояние: CA

… Внутренний Личный помощник Конфиденциально Лос-Анджелес, Калифорния Опубликовано: 4 июня 2023 больше вакансий, таких как … Что это значит, когда в сообщении говорится, что оно конфиденциально? (Видео) Полная занятость A … , известная личность в сфере интернет+развлечений, ищет динамичного, трудолюбивого, лояльного и заслуживающего доверия …

Совпадающие условия: 5

2.  Персональный помощник музыкального руководителя — (Должность) — Конфиденциально — Лос-Анджелес, Калифорния [Должность]

Тип работы: неполный рабочий день

Состояние: CA 9000 5

. .. внутренний Личный помощник музыкального руководителя. Конфиденциально Лос-Анджелес, Калифорния Опубликовано: 12 июня 2023 г. … подобных вакансий Что это значит, когда в объявлении говорится, что оно конфиденциально? (Видео) Часть … Работа Ищу личного помощника для помощи по дому, записи на прием, химчистки, возвратов …

Совпадающие условия: 5

3.  Персональный ассистент — (должность) — конфиденциально Через кадровую фирму — Западный Лос-Анджелес, Калифорния [Должность]

Тип работы: Полный рабочий день

Состояние: CA 9 0005

… Внутренний личный помощник Конфиденциально через кадровую фирму West Los Angeles, CA Опубликовано: 14 мая … больше таких вакансий Работа на полную ставку Личный помощник предпринимателя в Вествуде Местоположение: Гибрид — Вествуд … и удаленное расписание: с понедельника по пятницу, 9с утра до 17:00 из дома и удаленно, и иногда могут потребоваться поручения . ..

Совпадающие условия: 5

4.

Тип работы: Полный рабочий день

Состояние: CA

… Внутренний бегун / личный помощник Конфиденциально через кадровую фирму Лос-Анджелес, Калифорния Опубликовано: 28 мая … 2023 больше таких вакансий, как эта Полная занятость Развлекательное кадровое агентство ищет бегуна / личного помощника … для нашего клиента, известного человека. Эта должность представляет собой личную роль, разработанную в соответствии с …

Совпадающие условия: 5

5.  Персональный помощник — (Работа) — Конфиденциально через кадровую фирму — Западный Лос-Анджелес, Калифорния [Работа]

Тип работы: Полный рабочий день

Состояние: CA

… внутренний Личный помощник Конфиденциально через кадровую фирму Западный Лос-Анджелес, Калифорния Опубликовано: 14 мая, … больше подобных вакансий Полная занятость Личный помощник предпринимателя в Вествуде Местоположение: Гибрид — Вествуд . .. и удаленно Расписание: с понедельника по пятницу, с 9:00 до 17:00 из дома и удаленно, иногда могут потребоваться поручения …

Соответствующие условия: 5

6.  Бегун / личный помощник — (работа) — Конфиденциально через кадровую фирму — Лос-Анджелес, Калифорния [Работа]

Тип работы: Полный рабочий день

Штат: CA

… Внутренний управляющий / личный помощник Конфиденциально через кадровую фирму Лос-Анджелес, Калифорния Опубликовано: 28 мая … 2023 больше похожих вакансий Агентство по трудоустройству на полный рабочий день в сфере развлечений ищет Бегуна / Персонала … для нашего клиента, известного человека. Эта должность представляет собой личную роль, разработанную в соответствии с …

Совпадающие условия: 5

7.  Ассистент по продвижению — (Работа) — Audacy — Лос-Анджелес, Калифорния [Работа]

Тип работы: Полный рабочий день

Штат: CA

. .. , обладающие здравым смыслом и общительные личности, готовые общаться с победителями конкурса радиостанций … Внутренний помощник по продвижению Audacy Los Angeles, CA Опубликовано: 12 июня 2023 больше вакансий, таких как … Еще от этого работодателя Полная занятость Audacy Los Angeles ищет энергичных людей, чтобы присоединиться к …

Условия Соответствую: 5

8. Личный помощник актера/комедийка для стояния — (Иов) — Конфиденциально — Западный Голливуд, Калифорния [Работа]

Тип работы: неполный рабочий день

Государство: CA

… внутренний Личный помощник актера/комика Конфиденциально Западный Голливуд, Калифорния Опубликовано: 12 июня … 2023 больше похожих вакансий Что это значит, когда в сообщении говорится, что оно конфиденциально? (Видео … помощник. 4. Район в Лос-Анджелесе, в котором вы живете. 5. Резюме 6 …

Условия совпадают: 5

9.  Ассистент, Global Safety And Security — ( Работа) — CAA — Лос-Анджелес, Калифорния [Работа]

Тип работы: Полный рабочий день

Штат: CA

.