ДЕЛОВОЙ СЛОВАРИК. 85 ПОЛЕЗНЫХ ФРАЗ ДЛЯ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Полезные формулировки для переписки

Начинаем  со своей цели			Начинаем с интереса адресата
«Чего пришел»	Явно	«Обтекаемо»	Проблема	Возможность
	Обращаюсь (обращаемся) к Вам с просьбой о… Сообщаю Вам…. Довожу до Вашего сведения, что… Прошу (Вас) выделить средства… Прошу (Вас) рассмотреть возможность выделения средств (авторизовать выделение средств, (дать указание о выделении средств)… В связи с  возникновением новых обстоятельств, влияющих на выполнение проекта, хочу согласовать с Вами изменения в графике (смете)…. Прошу оказать содействие… Прошу Вашего содействия в… Напоминаю (напоминаем) о… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)	Считаю необходимым обсудить с Вами … Хочу (хотим) согласовать с Вами…. Предлагаем обсудить и согласовать дальнейшие планы… Прошу (Вас) рассмотреть возможность содействия в реализации проекта… Предоставляю (Вам) информацию (сведения) о… Информирую (Вас) о… Позвольте проинформировать о… Обращаюсь к Вам в связи с…	Обращаю Ваше внимание на сложную ситуацию с … Вынуждены сообщить… Ставим Вас в известность о… Настоящим извещаем (Вас) о… Уполномочен сообщить… Считаю необходимым привлечь Ваше внимание к (обратить Ваше внимание на…)… Обращаемся (обращаюсь) к Вам в связи со сложностями… Предлагаем содействие в решении проблемы… Зная о Вашей обеспокоенности проблемой…, готовы предложить решение… Как Вы знаете (дальше идет описание проблемы)… Руководствуясь интересами предприятия, обращаю Ваше внимание на….	Обращаюсь (обращаемся) к Вам с предложением … Прошу Вас рассмотреть предложение, которое позволит…. Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж… Рады (имеем честь) предложить (Вам)… Рады сообщить о возможности… Хотим привлечь Ваше внимание…  Информируем Вас о крайне благоприятной ситуации с … и предлагаем воспользоваться этой ситуацией для…
Конкретные действия	Предлагаю утвердить 12.10.2013 в качестве плановой даты завершения строительства и внести необходимые корректировки в перечень мероприятий… Просим дать финансовому департаменту компании указание выделить … и  произвести оплату всех ранее полученных счетов за … Предлагаю поручить отделу АВС подготовку предложений по организации… Прошу (просим) Вашего согласия на…. (Вашего содействия в…, Ваших указаний….) Убедительно (настоятельно, в виде исключения) прошу… Просим принять (энергичные, решительные, действенные) меры по …. Требуем от… немедленного принятия мер… Прошу ликвидировать отставание (задолженность)… Просим направить вашего представителя…
Заклю чение	Заверяю (заверяем) Вас в эффективности данного предложения и рассчитываю (рассчитываем…) Ждем Вашего решения … Ждем Вашего решения, чтобы оперативно подготовить документы… Надеемся на скорейшее рассмотрение (полное удовлетворение) нашего запроса (претензии)… Надеемся, что вопрос будет решен и у нас не возникнет необходимости в применении санкций… Надеемся, что приведенные доводы убедят Вас в… и ждем (рассчитываем)… Рассчитываем на Вашу заинтересованность (неравнодушие, активную позицию в вопросе, готовность устранить недостатки…) и ждем Ваших предложений… Уверены, что Ваше участие позволит существенно улучшить положение с… и добиться… Благодарим за содействие и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество… C готовностью ответим на Ваши вопросы… Будем рады видеть Вас в числе наших клиентов…

Дополнительные формулировки

Приветствие	Прощание, заключительная фор мула вежливости
Уважаемы Иван Петрович ! Уважаемый господин министр! Дорогие друзья! Уважаемые коллеги (партнеры)! Многоуважаемый… !	С (глубоким, неизменным, чрезвычайным) уважением (почтением)… С благодарностью (признательностью) и уважением… С пожеланиями успеха (всего наилучшего)…. С надеждой на плодотворное сотрудничество…
Открывающая фраза – для ответов на обращения
Благодарим за интерес к (проявленный Вами к ….) В ответ на полученный нами запрос о… сообщаем…. Подтверждаем получение Вашего заказа от… (на…) и сообщаем…. В соответствии с Вашим запросом (указаниями) сообщаем (предоставляем заключение)… В продолжение нашей переписки о… направляем Вам предложение…
Благодарность
Искренне  (от лица…, от имени…) благодарим… Выражаем благодарность (признательность)… С искренней признательностью (благодарностью) сообщаем… Благодарим…Хотим поблагодарить…

Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

Упоминание о санкциях

Мы будем вынуждены:  обратиться в судебные органы (суд) ·         инициировать судебное разбирательство ·         отказаться от дальнейшего сотрудничества ·         пересмотреть планы (условия) сотрудничества ·         поднять вопрос о штрафных санкциях (прекращении сотрудничества и поиске нового поставщика) ·         поставить вопрос о целесообразности дальнейшего сотрудничества ·         прибегнуть к предусмотренным в договоре санкциям ·         заявить о нашем намерении добиваться (требовать)… ·         заявить о несогласии с фактами… Мы будем считать себя свободными от исполнения обязательств по… Мы надеемся, что Вы примете меры…. и у нас не будет необходимости обращаться в суд… Мы не хотели бы отказываться от сотрудничества (прибегать к санкциям…) и надеемся…

Выражение отношения

С радостью (огорчением) сообщаем… К нашему (крайнему, чрезвычайному, глубокому) неудовольствию (огорчению, сожалению, разочарованию, недоумению)…

Скачайте наш «словарик» и используйте готовые формулировки!

Писать «довести приказ до сведения…» или «ознакомить»?

Эти слова на практике давно относятся к терминосистеме делопроизводства и управления документами. Однако процедура ознакомления с документом и завершающая ее отметка об ознакомлении не определяются ни терминологическим ГОСТ Р 7.0.8-2013, ни словарем «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013). Устойчивый речевой оборот «довести до сведения», имеющий глубокие исторические корни (встречался уже в последней четверти XVIII в.), до сих пор применяется при составлении текстов документов, но также остается без официального определения.

С точки зрения словарей современного русского языка значения этих слов почти одинаковые, их можно отнести к синонимам, поскольку в определениях их значений на первое место ставится самая главная цель – сообщить. Но оттенки смысла все-таки существуют:

Например:

• вместо разговорного варианта «Вы переведены на старшего специалиста, распишитесь»
• лучше сказать: «Ирина Петровна, ознакомьтесь с приказом» или «Доведите до сведения специалиста Петровой, что она переведена на должность старшего специалиста».

Кроме того, ознакомление работника под подпись предусматривает абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ч. 2 ст. 84.1, п. 8 ст. 86, абз. 5 ст. 88 и др. Трудового кодекса РФ (ТК РФ), что позволяет отнести «ознакомление» к правовым терминам. А почти во всех учебниках по делопроизводству упоминается «отметка об ознакомлении с документом», которая оформляется по образцу визы.

Добавим, что термин «довести до сведения» в ТК РФ также встречается, но гораздо реже – см. ч. 2 ст. 84.1, ч. 4 ст. 103, ч. 1 ст. 301 и пр. Причем в ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ термины «ознакомить» и «довести до сведения» фактически используются в качестве синонимов. Однако приоритет отдается именно термину «ознакомить». Поэтому для приказов по личному составу и локальных нормативных актов, связанных с трудовой деятельностью конкретных работников, а также коллективного договора лучше использовать именно его.

С точки зрения документной лингвистики какие-либо правила употребления этих слов не разработаны, тем более что различия и оттенки значения постепенно стираются. Люди используют данные слова прежде всего в общем их значении «сообщить». Поэтому будем руководствоваться опытом лучших практик, который формируется за счет типовых ситуаций языкового общения в конкретных управленческих ситуациях:

• в приказах, требующих широкого ознакомления с помощью рассылки документа или предоставления прав доступа к нему в соответствующей базе данных СЭД, используется оборот: «Довести приказ до сведения руководителей структурных подразделений к…»;
• но в связи с внедрением информационных систем и формированием новой операции трансляции (публикации) информации и документов на сайте, внутреннем портале или в базах данных СЭД получает распространение речевая формула: «Опубликовать приказ в БД «Приказы» СЭД и довести его до сведения руководителей структурных подразделений к…». И эта формула означает, что руководители получат соответствующие права доступа к данному приказу в информационной системе.

Между тем обратите внимание, что в новой Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) дается следующая рекомендация (п. 3.26): «Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения и должные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа». Имеется в виду, что не только служба делопроизводства маршрутизирует документы, но и исполнитель несет ответственность за тот или иной маршрут направления документа на исполнение.

Итак, если в управленческой ситуации необходимо письменное подтверждение факта ознакомления с информацией, документом (в случае подтверждения ответственности, в конфликтных или чрезвычайных ситуациях, в работе с конфиденциальными документами, если ознакомления требует ТК РФ) определенных лиц, то рациональной является речевая формула такого рода: «Ознакомить с приказом руководителей структурных подразделений к…».

О необходимости индивидуального ознакомления сотрудника-исполнителя в приказе, как правило, не указывают. Этот человек уже фигурирует в формулировке поручения (кому – что сделать – к какой дате), поэтому повторять его имя с указанием ознакомить с документом нет надобности.

Связанный материал

Как оформить лист рассылки и лист ознакомления с приказом? Их можно объединить?

№ 05 / 2019

Как оформить лист рассылки и лист ознакомления с документом? Можно ли их объединить? Ответ в журнале № 5′ 2019

Как отследить на работе, когда вам нужен ответ

Когда дело доходит до последующих электронных писем, я думаю, они попадают в одну из двух отдельных групп: Отмечаются, потому что вы отчаянно надеетесь на ответ или возвращаетесь назад потому что вам отчаянно нужен ответ.

Какая работа для тебя самая лучшая?

Используйте Muse, чтобы найти работу в компании с культурой, которую вы любите. Выберите карьерный путь, который вам подходит:

Маркетинг

Продажи

Данные

Человеческие ресурсы

Обслуживание клиентов

Разработка программного обеспечения

Управление продуктами

Образование

Дизайн и UX

Администрирование 900 07

Сколько у вас лет опыта?

0–1 год

1–5 лет

5–10+ лет

Какие преимущества компании для вас наиболее важны?

Медицинское страхование

Оплачиваемый отпуск

Возможности удаленной работы

Стоматологическое страхование

401k с соответствием

Страхование зрения

Продвижение изнутри

Гибкий график работы

Персональные больничные 9000 7

Бонус за производительность

Расчет вашей работы соответствует. ..

Если вы когда-либо искали работу раньше, вы, вероятно, знакомы с этим первым сценарием. Вы, вероятно, невинно заглядывали в почтовый ящик менеджера по найму несколько раз со слабой надеждой, что наконец услышите что-то о следующих шагах в процессе найма. Да, это радиомолчание может быть обескураживающим.

Но, честно говоря, именно вторая группа доработок — те, где вы абсолютно, лихорадочно, без сомнения требуете ответа — может просто бесить.

Ждете ли вы просроченной части проекта от коллеги или все еще не спускаете глаз с необходимого ответа от своего начальника, не получить то, что вам нужно, когда вам нужно, это может разочаровать в лучшем случае. И в большинстве случаев для этого требуется подход, отличный от дружеского «Просто зарегистрируйся!» сообщения, которые вы привыкли отправлять потенциальным работодателям или потенциальным клиентам.

Итак, вот четыре ключевых совета, которые помогут вам эффективно реагировать, когда вы не просто хотите получить ответ, а абсолютно нуждаетесь в нем.

1. Не поддавайтесь желанию извиниться

Я не хочу вас доставать. Извините, что засоряю ваш почтовый ящик. Ненавижу снова беспокоить вас по этому поводу.

Знакомо? Скорее всего, это все строки, которые вы использовали, чтобы начать последующее сообщение. И когда вы отправляете вежливое электронное письмо кому-то, например, менеджеру по найму, они могут быть довольно эффективным способом перейти к вашему запросу.

Но когда вы с нетерпением ждете ответа, который кто-то вам должен? Ну, действительно, не нужно извиняться за это. Вы заслуживаете ответа, чтобы продолжать свою работу, и вам не о чем сожалеть. Вы не сделали ничего плохого.

Итак, сопротивляйтесь непреодолимому желанию начать свое письмо с кучи нерешительных извинений и любезностей. Они действительно не нужны.

2. Сделайте это проще

Если вы следите за новостями, вы, вероятно, уже отправили этому человеку как минимум одну (хорошо, несколько ) связанных писем до этого. И, скорее всего, ваши первоначальные сообщения содержали много справочной информации: что вам нужно, зачем вам это нужно, для кого вам это нужно и так далее и тому подобное.

Конечно, важно предоставить немного контекста — получатель должен иметь возможность почерпнуть основные сведения всего из одного электронного письма (без необходимости прокручивать эту, казалось бы, бесконечную цепочку). Однако помните, что ключевое слово там основы .

Когда вам нужен ответ, лучше всего сделать так, чтобы этому человеку было как можно проще ответить вам, а это значит, что вам нужно пропустить лишнее и сразу перейти к сути дела.

Не полагайтесь на стандартную тему «Последующие действия» и вместо этого отредактируйте строку темы, чтобы четко описать, что необходимо. Используйте короткие предложения и абзацы, и даже используйте маркеры, если это облегчит просмотр вашего сообщения.

Хотите бонусные очки? Укажите крайний срок, когда вам нужен ответ — жирным шрифтом, если вы чувствуете себя особенно смелым. Чем проще ваше сообщение читать и отвечать на него, тем больше вероятность, что вы действительно получите то, что вам нужно.

Вот пример того, как может выглядеть такое электронное письмо:

Эй, Джош,

Просто напоминаю вам, что мне все еще не хватает ваших вкладов в графике для отчета, который должен быть представлен в конце месяца. Вот что мне еще нужно от вас:

• Таблица роста клиентов
• Таблица отраслей клиентов

Мне нужно получить их от вас к концу дня в понедельник, 28 ноября самое позднее. Спасибо!

Kat

3. Попробуйте другие методы

Мы все привыкли полагаться на электронную почту, и не зря. Это удобный и простой способ общения.

Однако, учитывая, что мы все постоянно тонем в своих почтовых ящиках, эти сообщения легко теряются в куче. Люди читают ваше электронное письмо и клянутся ответить на него позже, только для того, чтобы его похоронили все глубже и глубже — это означает, что «позже» никогда не наступает.

В ситуации, когда вы просто надеетесь на получить ответ, я обычно не рекомендую этот подход (честно говоря, менеджеры по найму не любят, когда их преследуют). Но если вы замерли в ожидании нужной вам информации, возможно, пришло время выйти из-за экрана вашего компьютера, чтобы получить ответ.

Поднимите трубку телефона, подойдите к столу этого человека или скажите ей об этом, когда утром вы собрались вокруг кофейника. Да, это может подтолкнуть вас к тому, чтобы превратиться из настойчивого в вредителя. Но иногда отчаянные времена требуют отчаянных мер.

4. Опишите следующие шаги

Когда ничего не помогает, пришло время описать, как вы будете двигаться вперед, если вы просто никогда не получите ответа, который вам нужен. Неважно, сколько разных советов и тактик вы испробуете, есть люди, которые просто не свяжутся с вами. И, к сожалению, это не значит, что вы можете просто вытереть руки обо всем этом. Вам нужно перестроиться и двигаться дальше.

Обычно вы знаете, когда отправляете свое последнее последующее сообщение — ваша последняя отчаянная попытка заставить этого человека, наконец, нажать кнопку «ответить». Итак, отправляя это последнее предупреждение, завершите свое сообщение подробным описанием того, что произойдет дальше, если вы не получите то, что вам нужно.

Я знаю, это звучит немного угрожающе. Но важно, чтобы вы ясно объяснили это своему получателю. Используя наш предыдущий пример, вы можете добавить строку, подобную этой, внизу этого письма:

Если я не получу ваши диаграммы к установленному сроку, я перейду к окончательной доработке отчета с примечанием, в котором поясняется, что ваши материалы так и не были получены.

Немного резче, чем вы привыкли? Да. Эффективно? Определенно.

Слышать сверчков в ответ на ваши электронные письма всегда неприятно, но это становится особенно раздражающим, когда вам действительно нужен ответ. И этот сценарий часто требует другого подхода, чем вежливый, к которому вы привыкли.

Воспользуйтесь этими советами, и вы повысите свои шансы наконец получить долгожданный ответ. Если не? Ну, по крайней мере, вы будете знать, что перепробовали все, кроме отправки почтового голубя (чего, к сведению, я бы не рекомендовал).

Кэт — внештатный писатель со Среднего Запада, освещающий темы, связанные с карьерой, производительностью и внештатной жизнью. Помимо The Muse, она участвует во всем Интернете и дает советы, основанные на исследованиях, для таких сайтов, как Atlassian, Trello, Toggl, Wrike, The Everygirl, FlexJobs и других. Она также является консультантом по трудоустройству в местном колледже и любит помогать студентам готовиться к успешной карьере (и жизни!), которую они любят. Когда ей удается сбежать из-за экрана компьютера, она обычно нянчится со своими двумя спасенными дворнягами или продолжает поиск идеального тако. Скажи привет в Твиттере @kat_boogaard или зайди на ее сайт.

Еще от Кэт Бугаард

5 правил эффективного отслеживания на работе

На днях у меня был разговор с другом о его поисках работы, который прошел примерно так:

Друг: Я написал ему на прошлой неделе и до сих пор не получил ответа. Это так расстраивает.

Я: Почему бы не связаться и не проверить?

Друг: Не хочу раздражать.

Я понимаю страх. Никто не хочет раздражать или надоедать профессиональному контакту, особенно если вы хотите получить от этого человека работу, встречу, прибыль или что-то еще очень важное.

Но вот беда. В среднем человек может получать несколько сотен писем в день. Из-за этого довольно сложно ответить на все из них, и вещи, естественно, попадают в конец списка. Если вы не получаете ответа, это не значит, что кто-то игнорирует вас — это может означать, что он или она слишком заняты.

Итак, на вопрос: Должны ли вы следить?

Абсолютно. На самом деле это ваша работа.

И как часто это нужно делать? Моя философия такова: столько раз, сколько потребуется. Важно сделать это правильно. Или, как я это называю, быть «приятно настойчивым».

Вот несколько советов о том, как (хорошо) отреагировать на это собеседование, связаться с ведущим специалистом по продажам или сетевым контактом и получить ответ, который вы ищете.

Правило 1: Будьте чрезмерно вежливы и скромны

Это кажется достаточно очевидным, но многие люди принимают это на свой счет, когда не получают ответа от кого-то сразу.

Не поддавайтесь желанию расстроиться или разозлиться и никогда не выражайте свои чувства в электронном письме, говоря что-то вроде: «Вы еще не ответили» или «Вы проигнорировали мое первое письмо». Просто поддерживайте чрезвычайно вежливый тон на протяжении всей ветки электронной почты.

Показывая, что вы дружелюбны и понимаете, насколько занят ваш контакт, это хороший способ поддерживать его интерес (и не злить).

Правило 2. Настойчивость не означает каждый день

Ежедневная отправка дополнительного электронного письма не показывает, что у вас есть сообразительность или энтузиазм, — это показывает, что вы не уважаете время человека.

Общее эмпирическое правило: давать по крайней мере за неделю до последующего наблюдения. Чуть раньше, и это может показаться напористым; пусть пройдет слишком много времени, и вы рискуете, что другой человек не будет знать, кто вы. Обычно я начинаю с электронной почты каждую неделю, а затем переключаюсь на нее каждые пару недель.

Правило 3. Прямо спросите, следует ли вам прекратить общение

Если вы обращались несколько раз, но до сих пор не получили ответа, стоит напрямую спросить, следует ли вам прекратить общение. В конце концов, вы тоже не хотите тратить свое время.

Иногда я говорю: «Я знаю, насколько вы заняты, и полностью понимаю, если у вас просто не было времени ответить. Но я не хочу бомбардировать вас электронными письмами, если вам это не интересно. Просто дайте мне знать, если вы предпочитаете, чтобы я перестал следить за вами». Большинство людей уважают честность и не хотят тратить чье-то время впустую, и они, по крайней мере, дадут вам знать, так или иначе.

Правило 4: Выделитесь хорошим образом

Однажды кто-то пытался продать мне что-то, что меня хоть немного интересовало, но не входило в список моих приоритетов. Каждую неделю он присылал мне новое электронное письмо, в котором быстро объяснял, что он продает, а также предлагал попробовать хорошую пиццу в городе.

Почему? Он увидел сообщение в блоге, где я упомянул, что ел бы пиццу 24 часа в сутки, 7 дней в неделю, если бы мог, и ловко включил это в свое продолжение. Это выгодно выделяло его, и в результате мы, в конце концов, созвонились.

Урок: если все сделано правильно, немного творчества в последующих действиях может иметь большое значение.

(Если вы следите за работой, воспользуйтесь советами Александры Франзен о том, как дать менеджеру по найму что-то, от чего он или она не сможет отказаться.) , попробуйте изменить его.

Другими словами, не отправляйте одно и то же письмо в одно и то же время суток в один и тот же день недели. Чтобы заставить людей реагировать, иногда можно просто поймать их в нужное время. Если вы всегда следите за новостями утром, возможно, попробуйте позже в течение дня несколько раз.

Помните: если кто-то просит вас прекратить следить, прекратите следить. Но пока вы не услышите это, вы обязаны продолжать попытки.

Эллиотт Белл ранее был директором по маркетингу The Muse.

No related posts.