Тайм менеджмент что это такое: Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Содержание

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент


Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.


Как правильно планировать свое время: мифы и реальность


Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.


Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Читайте также

👑

Чт., 22/08 Карьера

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Эффективный тайм-менеджмент помогает оптимизировать время, а не помещать себя в рамки, в которых невозможно жить.


Миф 2. Есть универсальные советы по управлению временем, которые подходят всем

На самом деле, тайм-менеджмент — это не про универсальность. Да, есть определенные принципы, правила. Однако их нужно адаптировать под свой стиль и ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. А для этого — протестировать несколько техник.

В результате, скорее всего, вы получите новую, уникальную методику планирования времени, которая работает именно в вашем случае.


Миф 3. Тайм-менеджмент не для творческих людей

Такая мысль возникает, когда начинаются разговоры о вдохновении, поисках идей, смыслов, аллюзий. 

В таком случае дело не в тайм-менеджменте, а в профессионализме специалиста. Когда есть сложившиеся правила работы, понимание ее специфики и трудностей, которые могут возникнуть, организация времени является несложным процессом.


Как управлять временем: 5 советов для эффективного тайм-менеджмента


Как управлять временем, а точнее, как не надо, разобрались. Теперь переходим к полезным советам. Главное — помните: все нужно адаптировать под себя. И тогда управление временем станет для вас действительно полезной и эффективной практикой.


Совет №1. Поймите, что время есть

Скорее всего, вы уверены, что у вас нет ни одной свободной минуты. Поэтому успевать больше, найти время на хобби или начать новое дело практически нереально. А вот мы думаем, что даже в самом плотном графике можно отыскать свободные полчаса. Было бы ради чего 🙂

Читайте также

👑

Пт., 31/05 Карьера

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Давайте проверим? Нарисуйте таблицу из 7 колонок и 16-17 строчек. Колонки — для дней недели, строчки — для активных часов в сутках (надеемся, 7-8 часов вы спите). Теперь внесите в таблицу все дела на неделю. Указывайте абсолютно все, на что тратите время — даже душ, обед, поход в магазин, дорогу на работу и обратно. Наверняка у вас останутся пустые клеточки — это и есть ваше свободное время. Закрасьте их цветным маркером для наглядности и правильно ими распорядитесь.


Совет №2. Определите свои приоритеты

Тайм-менеджмент не научит вас успевать абсолютно всё. Но это и не нужно. Главное — определить, какие задачи для вас по-настоящему важны. Это первый шаг к эффективному распределению времени.

А чтобы выделить главные задачи, нужно понять конечную цель. В этом поможет

пирамида Франклина.

Заполнять ее нужно снизу вверх. Так вы сформулируете глобальные цели, исходя из жизненных ценностей. Генеральный план — исходя из глобальных целей и так далее. И так среди ежедневных задач легко будет выделить те, которые нужны для достижения ваших целей. Они и станут приоритетными.

Еще список дел можно анализировать по матрице Эйзенхауэра.

Распишите задачи на день по квадратам: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, неважные», «Несрочные, неважные». Дела из квадрата №1 — «Срочные и важные» — ваш приоритет, поэтому их нужно делать в первую очередь.

Задачи из квадрата №2 можно растянуть на несколько дней. В квадрате №3 — то, что нужно делегировать или автоматизировать. А задачи квадрата №4 — просто вычеркнуть из своего списка.

Метод АBC более простой, но не менее эффективный. Разделите задачи на несколько уровней: А — самые важные, B — чуть менее важные и так далее. Можно использовать сколько угодно уровней, но учтите: чем их больше, тем легче запутаться в списке.


Совет №3. Откажитесь от мультитаскинга

На самом деле наш мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда вы пытаетесь сосредоточиться сразу на нескольких вещах, ему приходится постоянно переключаться. Это, во-первых, снижает скорость работы.

Читайте также

👑

Пн., 15/04 Карьера

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

А во-вторых, отнимает больше сил. Поэтому гораздо эффективнее — полностью погрузиться в одну задачу и только после ее выполнения приступать к следующей.


Совет №4. Составляйте списки дел

Обязательно фиксируйте задачи и их дедлайны. Рекомендуем использовать для этого несколько списков:

  • глобальный — с долгосрочными планами и целями;
  • месячный — с задачами на месяц;
  • ежедневный — с четким перечнем дел на день.

Ежедневный список задач на следующий день составляйте каждый вечер. Напротив каждой пропишите цель в соответствии с месячным и глобальным списком. Например: «Написать статью про новые тренды в маркетинге» — «Чтобы пополнить портфолио» — «Чтобы отправить его в тот самый журнал». Глобальный список лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.


Совет №5. Помните, что лучшее — враг хорошего

Перфекционизм может сыграть с вами злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату может вылиться в затягивание сроков, потому что вам никогда не будет хватать времени сделать всё «как надо». Но лучше сделать неидеально, чем не сделать вообще.

Читайте также

5 популярных приложений для тайм-менеджмента, которые помогут структурировать вашу жизнь

Советы по тайм-менеджменту от успешных женщин

Почему мы прокрастинируем и как этого избежать

У нас много крутых вакансий в топовых компаниях на расстоянии одного клика!

Вакансии

Что такое тайм-менеджмент: личный тайм-менеджмент

Два тысячелетия назад один древнеримский философ, размышляя над вопросом «Как оценить эффективность своих прожитых лет?», заложил основы известного нам тайм-менеджмента. Это был Сенека со своей знаменитой идеей делить прожитое время на плохое и хорошее (нашим языком — на потраченное в никуда и эффективно использованное). Вместе с этим, по его мнению, стоило бы вести учет прошедшего времени и минимум раз в год подводить итоги прожитого жизненного периода. Мысли философа, казалось бы, хорошие, но позабылись почти на 19 столетий. И только в 19 веке эпоха индустриализации с новой силой почувствовала нехватку системы контроля затраченного на работу времени. Главным образом, этот вопрос коснулся владельцев крупных компаний и мануфактур, которым необходимо было отслеживать время и эффективность работы сотрудников. В этот же период появилась новая идея — принцип «80/20», который выдвинул Вильфредо Парето. Если он вам не знаком, вот в чем краткая суть: 20% эффективных действий приносят 80% результата, и наоборот: 80% малоэффективных усилий дают только 20% результата.

Что же представляет собой тайм-менеджмент в наше время? Это система действий, цель которой — правильное планирование задач с грамотным распределением времени на выполнение каждой. Главная цель тайм-менеджмента — делать как можно больше, снизив временные затраты и понизив уровень стресса человека.

То есть, тайм-менеджмент — это не только модное слово из круга управленцев, которым они описывают условия достижения своего успеха. Но при этом, это далеко не секретная технология и не панацея от бесполезного расходования времени. Тайм-менеджмент, как система — это эффективный инструмент, который может помочь каждому работающему человеку сделать время его работы максимально эффективным, оставив силы и свободные часы на отдых и занятия хобби.

Идея эффективного тайм-менеджмента настолько увлекает многих современных людей, что в мире даже начали создавать кафедры тайм-менеджмента при университетах. О большом количестве книг, вебинаров, курсов и пособий можно даже не говорить. Советов, на счет того, как управлять своим временем с помощью тайм-менеджмента, настолько много, что, кажется, у человека не осталось ни единого шанса на прокрастинацию. Осталось лишь научиться внедрять это все в собственную жизнь. Заинтриговали? Давайте вместе выясним, как это возможно.

основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

  • задача слишком сложная;
  • непонятно, с чего начинать;
  • мы перегрузили себя, не можем работать;
  • мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

  1. Важная ли она?
  2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

  • Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
  • Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
  • Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
  • Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
  • Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
  • Отвечать на письма и звонки.
  • Делать тестовые задания.
  • Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Тайм-менеджмент: управление временем

Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите разобраться в теме максимально подробно, записывайтесь на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

  1. Что такое тайм-менеджмент?
  2. Применение тайм-менеджмента
  3. Как этому научиться?
  4. Уроки управления временем
  5. Как проходить занятия?
  6. Дополнительный материал
  7. Цитаты известных людей на тему времени

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

  • Постановка целей
  • Планирование и распределение времени
  • Делегирование задач и управление ресурсами
  • Анализ затрат времени
  • Фиксация времени
  • Приоритизация
  • Составление списков
  • И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

  • Анализ
  • Разработка и составление стратегий
  • Целеполагание
  • Планирование и приоритизация
  • Реализация процесса
  • Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

  • Стратегическое планирование
  • Тактическое планирование
  • Оценка личной эффективности
  • Оценка управленческой эффективности
  • Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
  • Определение основных факторов для выработки собственного плана
  • Умение расставлять приоритеты
  • Инструмент «Mind Mapping»
  • Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
  • Анализ достигнутого
  • Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

  • Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
  • Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
  • Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
  • Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
  • Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
  • Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
  • Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
  • Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
  • Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
  • Всегда имеет чёткий план действий
  • Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
  • Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:

Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Уроки по тайм-менеджменту

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем. Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.


Урок 2. Целеполагание. Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.


Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.


Урок 4. Системы управления временем. Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.


Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Авторы уроков: Сергей Крутько+, Кирилл Ногалес+ и Артём Захаров.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Дополнительные материалы

Ниже мы хотим познакомить вас с некоторыми вспомогательными источниками, из которых вы сможете почерпнуть немало полезного на тему управления временем.

Книги по тайм-менеджменту

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Статьи и публикации

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Специалисты по тайм-менеджменту

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Цитаты известных людей на тему времени

На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже:

Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени.


Майкл Альтшулер

Нужно не тратить время, а инвестировать в него.


Стивен Кови

На день надо смотреть как на маленькую жизнь.


Максим Горький

Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили.


Генри Форд

Время — материя, из которой состоит жизнь.


Бенджамин Франклин

Убивать время, разглядывая часы что может быть бестолковее.


Харуки Мураками

Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук.


Пьер Шарден

Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!


Карл Бёрне

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь.


Эдуард Юнг

А теперь предлагаем приступить к занятиям.

Желаем вам успеха в освоении навыка управления временем!

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

Управление временем (Тайм менеджмент)

Управление временем (тайм менеджмент, time management, организация времени) - это технология организации времени и повышения эффективности его использования.В некотором роде это не столько набор техник, сколько стиль жизни и философия ценности времени в быстром потоке информации и постоянно меняющемся мире.
В управлении временем (тайм менеджменте) можно выделить следующие процессы:
-Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
-Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
-Реализация – конкретные шаги и действия в соответствие с намеченным планом и порядком достижения цели.
-Контроль достижения цели и выполнения планов. 


Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра - техника тайм менеджмента для расстановки приоритетов. Ее использование позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34 президент США Дуайт Эйзенхауэр предложил ее и сделал стандартом своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории дел по критериям – важности и срочности.
- Задачи А. Важные и срочные. Например, критические ситуации, проекты с «горящим» сроком. Задачи такого типа необходимо выполнять без промедления.
- Задачи Б. Важные и несрочные. Например, стратегическое планирование в бизнесе, личностное развитие. Для задач данного типа необходимо устанавливать временные рамки.
- Задачи В. Неважные и срочные. Например, спонтанные просьбы или поручения «сделать что-то сейчас и быстро», не относящиеся к вашим непосредственным обязанностям и т.п. По возможности от таких просьб следует отказываться или перепоручать.
 - Задачи Г. Неважные и несрочные. Это мелочи, отнимающие время (перекуры, «пустая болтовня», «болтовня» по телефону, просмотр сериалов и др. поглотители времени). Необходимо стремиться устранить такие дела навсегда из своей жизни.

Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм-менеджменту (управлению временем) это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат и начинать с них.

Диаграмма Ганта - это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Эффективно используется в тайм менеджменте (управлении временем). Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задается временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. На некоторых диаграммах Ганта также показывается зависимость между задачами. 
Диаграмма Ганта дает возможность:
- Увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
- Сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
- Детально проанализировать реальный ход выполнения задач.

Хронометраж - метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий. Относится к отечественной традиции в истории развития тайм менеджмента (управления временем). Хронометраж позволяет провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени». Для того чтобы провести хронометраж, рекомендуется записывать все свои дела с точностью до 5-10 минут в течение хотя бы 2х недель.

Список задач или to do list - еще одна техника тайм менеджмента (управления временем), представляет собой перечень запланированных действий. Списки задач удобны тем, что позволяют не держать необходимые к выполнению действия в голове. Задача представляет собой короткую фразу, отражающую, что требуется выполнить. После завершения действия рядом с задачей, как правило, ставится галочка, или строчка с ней вычеркивается. Наиболее популярное и разностороннее применение списки задач нашли в методе Getting Things Done.

Постановка целей по схеме SMART – известная и эффективная технология постановки и формулировки целей. Акроним SMART означает умная цель и объединяет заглавные буквы от английских слов, обозначающих, какой должна быть настоящая цель: Specific (конкретность) — Measurable (измеримость) — Attainable (достижимость) — Relevant (релевантность) — Time-bounded (определенность во времени).

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем :: РБК Тренды

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
  2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  • Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  • Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
  • Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

  • Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
  • Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  • Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  • Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
  • «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  • «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  • «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  • Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
  • Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  • Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  • Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  • Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  • SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Читайте также на РБК Трендах:

Тайм-менеджмент: что это простыми словами

Тайм-менеджмент – что это значит для достижения успеха? Большие дела невозможны без планирования. Искусство тайм-менеджмента помогает научиться управлять своим временем, тратить его с пользой и, не перенапрягая себя. Баланс работы, отдыха и личного развития – это именно то, чем в первую очередь занимается планирование.

Содержание:

Тайм-менеджмент – поясняем простыми словами

Тайм-менеджмент в прямом переводе с английского значит «управление временем». Этот навык никак не касается путешествий в прошлое или будущее, но он помогает не жалеть о времени, которое уже прошло.

С помощью методик и навыков, которые используются в этой системе, можно полностью преобразить свою жизнь.

Основная задача, которую ставит перед собой тайм-менеджмент – это повышение продуктивности. Человек использует лишь малую долю своего рабочего потенциала.

При правильном планировании можно распределять время так, что количество времени, которое уходит на работу, будет меньшим, а эффективность труда станет выше.

Если тайм-менеджмент – это управление, чем оно отличается от обычного расписания? Эта методика состоит из трёх условных блоков: анализ, составление графиков и выработка привычек, которые помогут следовать этому графику.

Кому необходим?

Навыки тайм-менеджмента полезны не только для тех, кто считает, что он достиг своего «потолка» и теперь нужно ставить новые планки в развитии.

Есть ряд профессий и специализаций, которые не могут работать без правильного планирования:

  • Люди, которые занимаются частным бизнесом. Когда личное дело зависит только от руководителя, нет возможности установить для себя стабильное расписание. Нужно уметь работать с динамическими планами, уметь настраивать свой день максимально эффективно.
  • Фрилансеры. Если в работе нет чёткого графика и проверяющих, которые контролируют эффективность, большинство людей просто не могут собраться и вовремя заняться делами. Только самостоятельно установленное расписание помогает бороться с этой проблемой. Особенно актуально для тех, кто работает в интернете.
  • Управляющие в любой сфере деятельности. Руководитель, который должен контролировать своих подчинённых, не может сам оставаться без личного контроля. Без умения анализировать и правильно распределять временные ресурсы управленец становится практически бесполезен.

Навыки планирования: какие бывают

Системы тайм-менеджмента состоят из множества полезных навыков, которые помогают эффективнее использовать своё время. Некоторые типы планирования включают в себя дополнительные модули, но основной шаблон необходимых умений состоит из семи ключевых пунктов.

1. Постановка целей

Это первое и самое важное на пути к повышению личной продуктивности. Как только человек научится правильно выделять задачи, формулировать их максимально коротко доходчиво для самого себя, дела пойдут намного успешнее. Существует специальная технология SMART, которая помогает ставить четкие и достижимые цели.

2. Расстановка приоритетов

– следующий шаг в хорошем тайм-менеджменте. Целей на день, неделю или месяц может быть множество, и выполнять их нужно последовательно. Какие-то из них выделяются как первостепенные, какие-то имеют «плавающий» статус и реализуются во время перерывов.

3. Осознание себя

Здоровая саморефлексия призвана для того, чтобы оценить прошедшее время, посмотреть на свою продуктивность и понять, правильно ли были выделены цели и расставлены приоритеты. Каждый день нужно выделять некоторое время на то, чтобы переоценить силы, взглянуть на ситуацию со стороны.

4. Мотивация

Помогает поддерживать свою работоспособность на высоком уровне. Нельзя постоянно работать в активном темпе и не получать поощрений.

Так как тайм-менеджмент – это личностное развитие (лучшие книги для саморазвития освещаются здесь), то и мотивировать себя нужно самостоятельно. Это можно делать любым удобным способом: покупать что-то приятное после выполнения ряда целей, строить для себя графики успешности и прочее.

5. Фокусировка внимания

Позволяет сосредоточиться на ключевых целях и не распыляться на мелкие. Нельзя разбивать задачу на блоки (если это не требуется её спецификой). Нужно строить расписание так, чтобы фокусировка внимания на цели была максимальной, только так можно поднять продуктивность до высшего уровня.

6. Планирование

– ещё один основополагающий навык тайм-менеджмента. Правильно составленное расписание, план работы помогают существенно сэкономить время, которое теряется на раздумьях и подготовках к другим фазам деятельности. Когда всё расписано заранее и нет неожиданностей, перестраиваться намного проще.

7. Делегирование

Учит главной идее, которая сложно даётся многим трудоголикам – нельзя всё делать самому.

Человек должен заниматься тем, что у него получается лучше всего, а остальные задачи передавать профессионалам.

Только так он сможет быть максимально эффективным. Если перебирать на себя все цели, от слишком лёгких до слишком тяжёлых, то в итоге не получится сделать качественно ничего.

Плюсы и минусы системы тайм-менеджмента

У системы планирования, как и у любой другой методики повышения личной продуктивности, есть свои плюсы и минусы.

Навыки тайм-менеджмента

Постановка целей

В результате получается чёткий перечень задач, которые нужно выполнить.

При формировании списка человек может подсознательно избегать слишком сложных или неприятных ему целей.

Расстановка приоритетов

Не нужно метаться между целями, есть определённая последовательность.

Если приоритет цели меняется в процессе работы, она может нарушить весь порядок и доставить много неприятностей.

Осознание себя

Здравая оценка ситуации помогает правильно вести планирование и не тратить время и ресурсы зря.

Саморефлексия – это сложная психологическая технология, которой не так просто овладеть.

Разные типы и степени мотивации позволяют работать эффективнее. Проще получить второе дыхание, видя рядом с собой цель.

Навык работает правильно только в том случае, если были верно расставлены приоритеты. Если же на том этапе допущена ошибка, то фокусировка её лишь усугубляет.

Фокусировка внимания

Концентрируясь на ключевых задачах проще достигать максимальной эффективности.

Навык работает правильно только в том случае, если были верно расставлены приоритеты. Если же на том этапе допущена ошибка, то фокусировка её лишь усугубляет.

Хороший план – это половина дела. Если есть чёткий порядок действий, человеку проще ориентироваться в рабочем процессе.

Форс-мажорные ситуации редко учитываются в планах. Если время строго расписано, тогда неожиданно появившаяся задача может ему существенно навредить.

Делегирование

Передавая часть задач другим людям, человек может существенно повысить собственную продуктивность за счёт экономии времени и ресурсов.

Привыкнув передавать элементы рабочего процесса можно потерять его общую картину и стать слишком узкопрофильным специалистом.

Любые навыки тайм-менеджмента нужно использовать с умом и комплексно. Только разумный, взвешенный подход к этой методике поможет реально повысить свои показатели и взять время под контроль.

Главные 5 лайфхаков управления своим временем

Поняв, что такое тайм-менеджмент, что это значит «планировать» и как нужно ставить перед собой цели можно осознать особенности этой методики в полной мере.

Но на практике оказывается, что вырабатывать полезные для управления временем навыки сложнее, чем кажется на первый взгляд. Есть несколько полезных лайфхаков, которые помогут справиться с этой задачей:

  1. Цели нужно разделять на две группы: первостепенные и второстепенные. Первостепенные задачи формулируются и расставляются так, чтобы они обязательно выполнялись в течение дня. Второстепенные цели не ограничиваются количеством. В теории тайм-менеджмента считается, что перечень необходимо составлять таким образом, чтобы 20% из них исполнялось точно, а остальное – в зависимости от внутренних ресурсов и желаний человека.
  2. Нельзя забивать свой график слишком плотно. В ежедневном плане обязательно должно быть свободное время на случай форс-мажорной ситуации. Если она не случится, то в этот период можно заняться второстепенными целями. Также рекомендуется выделять один раз в отчётный период (одна или две недели) свободный день для того, чтобы дать себе отдохнуть, оценить себя и доделать те задачи, на которые не хватало времени за прошедшее время.
  3. Мотивирование должно быть разнообразным. Нельзя в качестве мотиватора устанавливать исключительно материальные или нематериальные блага. Кроме того, нельзя лишать себя чего-то (например, любимых сладостей) и превращать их в стимул для повышения эффективности. Также не рекомендуется полностью переводить мотивацию в имущественную сферу. Этим можно быстро перенасытиться, и тогда степень заинтересованности в выполнении задачи упадёт ниже первичного уровня.
  4. Расставляя приоритеты нельзя фокусироваться исключительно на одной сфере жизни. Если в первых номерах всегда будет только учёба и работа, то сил для эффективного труда не останется. В перечне обязательно должны быть пункты, которые касаются личного развития, быта и досуга.
  5. Планирование должно приносить удовольствие. Нужно выбрать самую удобную методику, которая превратится в хобби. Это может быть ведение электронного журнала или бумажного ежедневника, работа в мобильном приложении или с помощью облачных технологий. Также для планирования можно использовать свои социальные сети, например – оставлять ежедневно по одной записи в своём блоге о выполненных целях для отслеживания прогресса.

Как подробнее разобраться в вопросе

Тайм-менеджмент – это широкая сфера, на тему которой написано много научно-популярных и исследовательских работ.

У многих тренеров, которые занимаются профессиональным обучением этой системе, есть свои взгляды на неё, свои методики.

Среди них нет хороших и плохих, просто некоторые удобны для людей с творческим складом ума, а некоторые – для логиков и «технарей».

Кто-то может сразу заниматься сложным планированием, а кому-то нужно более мягкое вхождение в тематику.

Чтобы разобраться в вопросе и исследовать его глубже стоит:

  • Изучить методики от разных тренеров. Желательно выбирать авторов с отличающимся менталитетом, чтобы взглянуть на проблемы планирования под различными углами.
  • Подбирать методику под свою категорию. Например, тайм-менеджмент для женщин и для мужчин существенно отличается, так же как управление временем у школьников, студентов и уже работающих людей. Есть специфические системы планирования для молодых мам и для людей с ненормированным графиком, которые зарабатывают на собственном бизнесе или работая в интернете.
  • Испытать несколько отобранных методов на себе. Чтобы понять, какой именно способ поможет повысить продуктивность, книг или видеороликов недостаточно. Только проверив материал на себе можно понять, даст ли он необходимый результат в конкретном случае.
  • Провести анализ, сравнить результаты всех методик и выбрать для себя лучшую. При оценке нужно учитывать не только результаты методики, но и внешние факторы. Например, есть система 1 показала такие же результаты, что и система 2, но во время тестирования второй системы человек болел, это может указывать на то, что она эффективнее, ведь проверяющий смог дать необходимую продуктивность даже в ослабленном состоянии.

Разбираясь с вопросом «тайм-менеджмент – что это?» необходимо понимать, что каждый человек может вкладывать в это понятие что-то своё. Для кого-то эта методика подразумевает исключительно планирование, а кто-то смотрит на неё шире, включая также систематизацию, фокусировку внимание, мотивацию и прочее.

Главное – не составляющие понятия, главное – его цель. Тайм-менеджмент создан для повышения продуктивности за счёт управления собственным временем, а как человек достигнет повышения личных показателей – это его личный путь.

С уважением, Ольга Косыгина
специально для проекта proudalenku.ru

Приглашаю вас в мой новый Марафон:

🔹 5 ДНЕЙ – 5 НАВЫКОВ 🔹

Это тест-драйв удаленной профессии, он рассчитан на новичков. Особенно полезен будет тому, кто давно мечтает зарабатывать удаленно, но не знает, с чего начать. Предлагаю начать с марафона!

👉🏻 Чтобы узнать подробности, жмите на кнопку:

Марафон →

До встречи в марафоне!
С уважением, Ольга Филиппова

Управление временем - список основных советов по эффективному управлению временем

Краткое руководство по управлению временем

Управление временем - это процесс планирования и контроля того, сколько времени нужно потратить на определенные действия. Правильное управление временем позволяет человеку выполнить больше за более короткий период времени, снижает стресс и ведет к успеху в карьере. Вы хотите быть финансовым аналитиком мирового уровня? Вы хотите следовать передовым отраслевым практикам и выделиться из толпы? Наш процесс, называемый аналитиком Trifecta®, состоит из аналитики, презентаций и навыков межличностного общения.

Преимущества управления временем

Важна способность эффективно управлять своим временем. Правильное управление временем ведет к повышению эффективности Корпоративное развитие Corp Dev также использует возможности, позволяющие повысить ценность бизнес-платформы компании.продуктивность, меньше стресса и больше успеха в жизни. Вот некоторые преимущества эффективного управления временем:

1. Снятие стресса

Составление расписания задач и следование им снижает беспокойство. Отметив пункты в своем списке дел, вы увидите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Это поможет вам избежать стресса из-за беспокойства о том, успеваете ли вы что-то сделать.

2. Больше времени

Хорошее управление временем дает вам дополнительное время, которое можно проводить в повседневной жизни.Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, нравится уделять больше времени хобби или другим личным занятиям.

3. Больше возможностей

Правильное управление временем дает больше возможностей и меньше времени тратится на тривиальные дела. Хорошие навыки тайм-менеджмента - это ключевые качества, которые ищут работодатели. Возможность расставлять приоритеты и планировать работу крайне желательна для любой организации. Корпоративная структура. Под корпоративной структурой подразумевается организация различных отделов или бизнес-единиц внутри компании.В зависимости от целей компании и отрасли.

4. Способность к достижению целей

Люди, практикующие хорошее управление временем, способны лучше достигать целей и задач, причем в более короткие сроки.

Список советов по эффективному управлению временем

Рассмотрев преимущества управления временем, давайте рассмотрим некоторые способы эффективного управления временем:

1. Правильно ставьте цели

Ставьте цели, которые являются достижимый и измеримый.Используйте метод SMART при постановке целей. По сути, убедитесь, что цели, которые вы ставите, следующие: S, , точное M, , возможное , , R , и T , точно.

2. Разумно расставляйте приоритеты

Расставляйте приоритеты задач на основе важности и срочности. Например, посмотрите на свои ежедневные задачи и определите, какие из них:

  • Важные и срочные: Выполняйте эти задачи прямо сейчас.
  • Важно, но не срочно. Решите, когда выполнять эти задачи.
  • Срочно, но не важно: По возможности делегируйте эти задачи.
  • Не срочно и не важно: отложите это на потом.

3. Установите ограничение по времени для выполнения задачи

Установка временных ограничений для выполнения задач поможет вам быть более сосредоточенным и эффективным. Небольшие дополнительные усилия, чтобы решить, сколько времени вам нужно выделить для каждой задачи, также могут помочь вам распознать потенциальные проблемы до того, как они возникнут. Таким образом, вы сможете составить план действий с ними.

Например, предположим, что вам нужно написать пять отзывов к встрече. Однако вы понимаете, что за оставшееся до встречи время сможете выполнить только четыре из них. Если вы заранее узнаете об этом факте, вы можете легко поручить написание одного из обзоров кому-то другому. Однако, если бы вы не позаботились заранее проверить время выполнения своих задач, вы могли бы не осознавать свою проблему со временем только за час до встречи.В этот момент может быть значительно сложнее найти кого-то, кому поручить одну из проверок, и им будет труднее вписать задачу в свой день.

4. Делайте перерыв между задачами

При выполнении большого количества задач без перерыва труднее сохранять сосредоточенность и мотивацию. Позвольте себе перерыв между задачами, чтобы очистить голову и освежиться. Попробуйте немного вздремнуть, прогуляйтесь или помедитируйте.

5.Организуйтесь

Используйте свой календарь для более долгосрочного управления временем. Запишите крайние сроки для проектов или для задач, которые являются частью завершения всего проекта. Подумайте, какие дни лучше всего посвятить конкретным задачам. Например, вам может потребоваться запланировать встречу для обсуждения денежного потока в тот день, когда вы знаете, что финансовый директор компании доступен.

6. Удалите второстепенные задачи / действия

Важно удалить лишние действия или задачи.Определите, что важно, а что заслуживает вашего времени. Удаление несущественных задач / занятий освобождает больше времени, которое можно потратить на действительно важные дела.

7. Планируйте заранее

Убедитесь, что вы начинаете каждый день с четким представлением о том, что вам нужно делать - что нужно сделать в ТОЧНЫЙ ДЕНЬ. Сделайте привычкой в ​​конце каждого рабочего дня записывать свой список дел на следующий рабочий день. Таким образом, на следующее утро вы сможете без промедления взяться за дело.

Последствия плохого управления временем

Давайте также рассмотрим последствия плохого управления временем.

1. Плохой рабочий процесс

Неспособность планировать наперед и придерживаться целей означает низкую эффективность. Например, если необходимо выполнить несколько важных задач, эффективный план будет заключаться в выполнении связанных задач вместе или последовательно. Однако, если вы не планируете заранее, вам может потребоваться прыгать вперед и назад или отступать при выполнении своей работы.Это приводит к снижению эффективности и производительности.

2. Потерянное время

Плохое управление временем приводит к потере времени. Например, разговаривая с друзьями в социальных сетях во время выполнения задания, вы отвлекаете себя и теряете время.

3. Потеря контроля

Не зная, какова следующая задача, вы теряете контроль над своей жизнью. Это может способствовать повышению уровня стресса и беспокойства.

4.Низкое качество работы

Плохое управление временем обычно ухудшает качество вашей работы. Например, необходимость спешить с выполнением задач в последнюю минуту обычно ставит под угрозу качество.

5. Плохая репутация

Если клиенты или ваш работодатель не могут рассчитывать на то, что вы выполняете задачи своевременно, это отрицательно скажется на их ожиданиях и восприятии вас. Если клиент не может рассчитывать на то, что вы сделаете что-то вовремя, он, скорее всего, уйдет в другое место.

Ссылки по теме

Спасибо за то, что прочитали руководство CFI по управлению временем. CFI - глобальный поставщик курсов финансового моделирования и сертификации финансового аналитика. Станьте сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ®. Эти дополнительные бесплатные ресурсы CFI помогут вам стать финансовым аналитиком мирового уровня и продвинуться по карьерной лестнице:

  • Черты лидерства Черты лидерства Черты лидерства относятся к личным качествам, которые определяют эффективных лидеров.Лидерство относится к способности человека или организации направлять отдельных лиц, команды или организации к достижению целей и задач. Лидерство играет важную роль в управлении
  • Целеустремленность на работе Целеустремленность на работе Найдите свое чувство цели на работе. Нравится вам работа или нет, часто зависит от того, насколько хорошо она поддерживает ваше чувство цели. Где вы работаете, ваша роль и ваше более широкое представление о своей цели могут измениться, поэтому, если вы хотите достичь баланса между этими тремя, вы должны быть готовы к изменениям. в котором человек влияет на поведение и отношение других людей.Подавать личный пример помогает другим людям понять, в чем заключается ложь.
  • Персональный бренд Персональный бренд Наш личный бренд - это то, что люди видят в нашей идентичности, в том, кем они видят нас, и какие качества и вещи они ассоциируют с нами. Он показывает

Тайм-менеджмент - это нечто большее, чем лайфхаки

Затягивание проекта, смещение сроков и список дел, который, кажется, становится длиннее с каждым днем ​​- все это слишком часто встречается как в жизни, так и на работе. В преддверии новогоднего сезона решения проблем многие люди смело пытаются достичь целей, чтобы «лучше управлять временем», «быть более продуктивным» и «сосредоточиться на том, что важно.«Подобные цели развития действительно важны для успеха в карьере. Не ищите ничего, кроме крупномасштабных опросов, которые обычно находят навыки управления временем среди наиболее желаемых навыков персонала, но в то же время среди самых редких навыков.

Так как же нам лучше распорядиться своим временем? Конечно, недостатка в советах нет - книги и блоги, хаки и приложения - все создано для повышения эффективности управления временем с помощью множества готовых к применению инструментов. Тем не менее, самая разочаровывающая реальность для людей, пытающихся улучшить свое управление временем, заключается в том, что независимо от того, насколько эффективно были разработаны эти инструменты, они вряд ли сработают.Проще говоря, эти инструменты предполагают базовый набор навыков человека, но навыки, составляющие управления временем, предшествуют эффективности любого инструмента или приложения. Например, может ли кто-нибудь всерьез ожидать, что покупка хорошего набора ножей, высококачественного кухонного оборудования и свежих ингредиентов мгновенно сделает кого-то пятизвездочным шеф-поваром? Конечно нет. Точно так же использование приложения для планирования без предварительных навыков управления временем вряд ли приведет к положительным результатам.

К счастью, существует множество исследований, посвященных навыкам, лежащим в основе тайм-менеджмента.Здесь тайм-менеджмент определяется как процесс принятия решений, который структурирует, защищает и корректирует время человека в соответствии с изменяющимися условиями окружающей среды. Три конкретных навыка отделяют успех от провала в тайм-менеджменте:

  • Осведомленность : реалистичное мышление о своем времени, понимание его является ограниченным ресурсом.
  • Схема : разработка и организация ваших целей, планов, графиков и задач для эффективного использования времени.
  • Адаптация : отслеживание использования времени при выполнении действий, в том числе приспособление к перерывам или изменение приоритетов.

Из этих трех навыков, организация, вероятно, наиболее знакома, особенно если учесть, что большинство приложений и хаков связаны с составлением расписания и планированием. Однако нет такого широкого признания навыков осведомленности и адаптации. Это поднимает ключевые вопросы о том, как эти навыки проявляются с точки зрения развития: одинаково ли они важны? Сложнее ли освоить некоторые из них? И некоторые реже, чем другие?

Измерение навыков управления временем

Чтобы ответить на эти вопросы, я изучил результаты более 1200 человек, которые участвовали в 30-минутном микросимуляторе, предназначенном для объективной оценки навыков управления временем.Участникам была предоставлена ​​роль внештатного дизайнера, и они должны были управлять задачами и отношениями с клиентами и коллегами в рамках коммуникационной платформы с электронной почтой, мгновенными сообщениями, файлами облачных накопителей и т. Д. Проблемы, с которыми им пришлось столкнуться, включали разрешение конфликтов в расписании, определение приоритетов требований клиентов и принятие решения о том, как использовать (или не использовать) свое время.

Доказательства позволили сделать несколько убедительных выводов.

Во-первых, все три навыка одинаково важны для общей эффективности управления временем.Следовательно, только улучшение расписания и планирования (то есть навыков организации) игнорирует две трети компетенции, необходимой для эффективного управления временем. Это может объяснить, почему так обидно пробовать новый инструмент, а потом кажется, что мы никогда не продвигали вперед стрелку к тому, чтобы стать отличными общими распорядителями времени.

Во-вторых, люди больше всего боролись с осознанием и адаптационными навыками, где оценки были в среднем на 24 процента ниже, чем у навыков организации. Эти данные свидетельствуют о том, что осведомленность и адаптация являются не только более редкими навыками, но и сложнее развить естественным путем без прямого вмешательства.Кроме того, навыки осознания были основным фактором того, насколько хорошо люди избегали откладывания на потом, а навыки адаптации были основным фактором того, насколько хорошо они расставляли приоритеты.

В-третьих, результаты противоречили популярным утверждениям о достоинствах или недостатках многозадачности. В опросе после моделирования спрашивали, как респонденты думают о многозадачности. Данные показали, что их предпочтения к многозадачности (что ученые называют «полихронностью») на самом деле не связаны с навыками управления временем.То, насколько хорошо или плохо люди распоряжаются своим временем, не имело никакого отношения к их предпочтениям в многозадачности. Таким образом, то внимание, которое так часто уделяется многозадачности теми, кто предлагает уловки тайм-менеджмента, вряд ли приведет к реальному успеху.

В-четвертых, были кристально ясны свидетельства того, что люди совсем не точны в самооценке своих навыков управления временем. Например, менее 1% самооценок людей совпадают с их объективными оценками навыков. Более того, самооценки составляли лишь около 2% различий в фактических навыках управления временем.Эти результаты перекликаются с предыдущей работой над отсутствием у людей точного самосознания своих компетенций и того, как это препятствует изменениям и развитию лидерства.

Как улучшить свои навыки управления временем

Итак, как люди могут лучше всего подготовиться к тому, чтобы лучше распоряжаться своим временем? Для этого сначала нужно выяснить , где сфокусироваться. Более глубокое погружение в свои текущие уровни навыков - единственный способ ответить на этот вопрос. Есть три шага, которые вы можете предпринять, чтобы направить свои усилия на улучшение.

Развивайте точную самооценку своих навыков управления временем. Это может быть достигнуто с помощью объективных оценок, таких как микромоделирование, получения обратной связи от других, таких как коллеги или начальство, или установления базового уровня поведения, по которому можно оценивать улучшения.

Признайте, что предпочтения имеют значение, а не то, как вы думаете. Самоосознание своих предпочтений или личности, связанных с управлением временем, таких как многозадачность или проактивность, может углубить понимание того, где вы можете бороться, поскольку ваши усилия по изменению противоречат существующим привычкам.Но помните, что навыки, а не личность, являются наиболее податливыми личными качествами и обеспечивают наибольшую рентабельность усилий по самосовершенствованию.

Определите и расставьте приоритеты в навыках, которые необходимо улучшить. Хотя это звучит очевидным, ключевым моментом здесь является избежание самосовершенствования «на дюйм глубиной, но шириной в милю», когда усилия слишком тонко распределяются по слишком многим потребностям. Лучше всего расставить приоритеты в развитии навыков, сосредоточившись сначала на наиболее насущных потребностях, а затем переходя к следующему.

Существует ряд основанных на фактах тактик для улучшения навыков управления временем. Ниже приведены некоторые примеры. Опять же, очень важно понимать, что тактика предназначена для развития ваших основных навыков, которые в конечном итоге улучшат ваше управление временем. Простое применение этой тактики - не конечная цель.

Развитие навыков осведомленности. Эффективность отличается от эффективности: эффективность заключается в том, чтобы делать что-то хорошо, а эффективность - в том, чтобы делать что-то быстро.Оба имеют решающее значение. Стремление к эффективности ради самой эффективности контрпродуктивно.

  • Найдите время максимальной производительности. Разделите свой обычный день на три-четыре временных интервала и в течение недели расположите эти интервалы в порядке от наиболее до наименее продуктивного (наиболее продуктивным является пиковая производительность).
  • Относитесь к своему времени, как к деньгам. Создайте временной бюджет с подробным описанием того, как вы проводите часы в течение обычной недели. Разделите время на фиксированное («нужно сделать») и произвольное («хочу сделать»).
  • Попробуйте отсчитать время. Запишите, сколько времени вы потратили на задачи с очень четкими сроками, а не сколько времени у вас осталось.
  • Оцените, насколько реалистично вы оцениваете время. После завершения проекта оцените, сколько времени, по вашему мнению, это займет, и сколько времени это заняло фактически.
  • Взгляните на «перспективу будущего». Подумайте, как задачи, которые вы выполняете прямо сейчас, помогут или повредят вам в будущем (например, как сегодняшние задачи по проекту повлияют на задачи на следующей неделе?).
  • Избегайте «заблуждения о невозвратных затратах». Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на занятие, сделайте шаг назад и оцените его важность (например, насколько ценен результат, на кого повлияет, завершено оно или не закончено и т.

Развитие навыков аранжировки. Незнакомые, но важные задачи часто требуют более крутого обучения и более непредсказуемых временных затрат. Развитие навыков аранжировки - это не организация вашей работы для лучшего контроля над своей жизнью - это о том, чтобы взять под свой контроль свою жизнь, а затем структурировать свою работу вокруг этого.

  • Расставить приоритеты деятельности и обязательств. Недостаточно просто перечислить свои задачи, списки дел и встречи.
  • Избегайте «эффекта простой срочности». Срочность и важность - взаимосвязанные, но разные понятия; срочные задачи требуют немедленных действий, тогда как важные задачи имеют более значительные и долгосрочные последствия. В первую очередь следует выполнить как срочные, так и важные задачи.
  • Воспользуйтесь приложением-календарем. Записывайте сроки выполнения задач и встреч - и делайте это немедленно, когда они запланированы или запрошены. Этикетка или запись с цветовым кодом (например, работа, учеба, жизнь и т. Д.).
  • График защищенного времени. Назначьте себе встречи в календаре, чтобы у вас было время посвятить самым важным проектам.
  • Уменьшить ошибки недооценки. При формировании планов попросите нейтральную сторону высказать свое мнение о ваших прогнозируемых временных затратах.
  • Попробуйте голы половинного размера. Когда вы пытаетесь достичь цели, которая кажется слишком сложной, установите менее сложную версию цели.

Развитие навыков адаптации. Эти навыки проверяются и развиваются в ситуациях, которые, естественно, связаны с высоким давлением, а иногда даже с кризисом - задача состоит в том, чтобы справиться с такими ситуациями, не расстраиваясь, не беспокоясь или не отвлекаясь.

  • Попробуйте «сложить привычки». Свяжите свое поведение по тайм-менеджменту с привычками, которые у вас уже есть (например,g., отслеживайте ежедневный прогресс каждый вечер, когда садитесь ужинать).
  • Используйте короткие усилия. Когда задачи кажутся непосильными, прикладывайте максимум усилий в течение 15–30-минутных интервалов, чтобы избежать откладывания на потом.
  • Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени или контрольными списками. Помните, что выгода должна превышать затраты при использовании этих инструментов. Прибыль должна перевешивать время, потраченное на использование приложения.
  • Не будьте «скрягой по напоминаниям». Напоминания должны содержать подробные объяснения или описания, а не одно или два слова, которые не описывают важность задачи, ожидаемое качество и т. Д.
  • Создайте планы на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о лучших и худших сценариях, когда вы намечаете возможные результаты своих планов.
  • Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в критическое рабочее время.

Почему в этот период личного самоанализа улучшение управления временем остается такой постоянной и постоянной целью для многих из нас? Ирония состоит в том, что нам нужно лучше управлять своими собственными усилиями, чтобы улучшить управление временем - чтобы расставить приоритеты в наших усилиях по развитию.Этот путь начинается с отказа от заманчивых быстрых решений и вместо этого к оценке и развитию наших основных навыков управления временем до того, как очередное новогоднее решение достигнет своей цели.

навыков управления временем | SkillsYouNeed

Вы когда-нибудь задумывались, почему у некоторых людей кажется достаточно времени, чтобы делать все, что они хотят, в то время как другие всегда спешат от задачи к задаче и, кажется, никогда ничего не заканчивают?

Не может быть просто так, чтобы у некоторых людей было меньше дел.Гораздо более вероятно, что они используют свое время более эффективно: другими словами, демонстрируя хорошие навыки управления временем.

Управление временем - это способность продуктивно и эффективно использовать свое время. Вы также можете думать об этом как об искусстве иметь время делать все, что вам нужно, не испытывая при этом стресса. Звучит просто, но на практике это намного сложнее. На этой странице объясняются некоторые принципы, лежащие в основе хорошего тайм-менеджмента.


Важность управления временем

Навыки управления временем необходимы, потому что у немногих из нас, если таковые вообще есть, когда-либо есть достаточно времени, чтобы делать все, что от нас просят или что мы хотим делать.

Тайм-менеджмент определяется как продуктивное и эффективное использование вашего времени, но что делать, если вы работаете максимально продуктивно, а вы по-прежнему не можете сделать все? Возможно, лучше думать об управлении временем как о сочетании продуктивной работы и расстановки приоритетов для вашего времени.

Другими словами, люди, умеющие управлять временем, умеют хорошо ладить и делать что-то. Однако они также лучше справляются с задачей , отдавая приоритет и выясняя, что действительно нужно делать , а затем отбрасывают все остальное.

Они могут это сделать, потому что понимают разницу между срочным и важным.

  • « Срочные» задачи требуют вашего немедленного внимания, но действительно ли вы уделяете им такое внимание, может иметь значение или не иметь значения.

  • «Важные» задачи имеют значение, и невыполнение их может иметь серьезные последствия для вас или других.

Например:

  • Срочно отвечать на телефонный звонок .Если вы этого не сделаете, абонент перезвонит, и вы не узнаете, почему он позвонил - а это может быть важно. Однако это также может быть автоматический голос, сообщающий вам, что вы имеете право на компенсацию за неправильную продажу страховки. Это не важно.

  • Регулярное посещение стоматолога важно (по крайней мере, нам так сказали). Если вы этого не сделаете, вы можете получить заболевание десен или другие проблемы. Но это не срочно. Однако, если вы оставите его слишком долго, это может стать срочным, потому что у вас может заболеть зуб.

  • Забрать детей из школы - это срочно и важно . Если вы не приедете в нужное время, они будут ждать на детской площадке или в классе, беспокоясь о том, где вы находитесь. Вы также можете причинить неудобства другим людям, например учителям, которые ждут вашего приезда с вашими детьми.

  • Чтение забавных писем или проверка Facebook не срочно и не важно . Так почему это первое, что вы делаете каждый день? См. Нашу страницу , сводя к минимуму отвлекающие факторы , чтобы помочь вам распознать и избежать других вещей, которые могут отвлекать вас от выполнения ваших срочных и важных задач.

Это различие между срочным и важным является ключом к расстановке приоритетов для вашего времени и вашей рабочей нагрузки, будь то на работе, дома или во время учебы.

Позволяет решить, что делать в первую очередь, а что можно отложить на потом или вообще не делать. Например, если вы оставите срочную, но неважную задачу, вы можете обнаружить, что она становится ненужной.

Использование сетки, такой как матрица приоритетов ниже, может помочь вам организовать ваши задачи по соответствующим категориям:


Использование матрицы приоритетов

Чтобы использовать матрицу приоритетов, лучше всего проверять свои задачи ежедневно.Каждый день спрашивайте себя:

  • Какую из моих задач нужно выполнить в течение следующих 48 часов?

    Это «Срочные» задачи.

  • Какие из срочных задач важнее?

    Рекомендуется перечислить задачи в порядке важности, а не делать для них абсолютное различие «важные / неважные».

  • Какие из несрочных задач важнее?

    Опять же, неплохо было бы перечислить их по порядку, а не давать им абсолютное различие.

Теперь используйте ответы на эти вопросы, чтобы распределить свои задачи по ячейкам в матрице приоритетов, следуя этим правилам:

  • Каждая коробка должна содержать не более семи или восьми задач .

  • Начните с поля «Сделать сейчас» .

  • Главное, не откладывайте срочные или важные дела только потому, что они неприятны. От откладывания на потом им не станет лучше.

    Если вы хотите съесть лягушку, лучше всего с утра. А если ваша работа - съесть двух лягушек, лучше сначала съесть САМЫЙ БОЛЬШОЙ.


    Марк Твен

  • Далее посмотрим на менее срочные, но все же важные задачи . Решите, , что вы собираетесь с ними делать, а затем запланируйте время в своем дневнике, чтобы сделать это, или подумайте о том, чтобы передать их кому-то другому.

  • Делегируйте срочные, но более простые / менее важные задачи.

  • Теперь устраните несрочные и неважные задачи.

  • Наконец, сделайте работу. Начните свой список «Сделай сейчас». Когда вы закончите, переходите к запланированной работе или задачам.

Если есть еще задачи, которыми вы можете управлять в любом квадранте, пора а) выполнить некоторые, б) делегировать некоторые или в) устранить некоторые.

Регулярная обрезка матрицы таким образом позволит вам сосредоточиться на том, что действительно важно, и продолжить работу.

Индивидуальное решение


Срочность и / или важность задачи не абсолютны. Только вы можете решить, что вы действительно считаете важным или срочным.

Некоторые люди, например, предпочитают подождать, пока их второй раз попросят о работе, прежде чем они начнут ее выполнять. Если их больше никогда не спросят, они никогда не приступят к работе - они просто решат, что для них это недостаточно важно, чтобы тратить время.

Помните также, что вы и ваше здоровье очень важны .То, что у вас много дел, не означает, что вам не нужны упражнения, 10-минутная прогулка или уделение времени правильному питанию. Вы не должны игнорировать свое физическое или психическое здоровье в пользу более «срочных» дел.

Предупреждение!


Срочность и / или важность не являются фиксированным статусом. Вам следует регулярно просматривать свой список задач, чтобы убедиться, что ничего не нужно перемещать, потому что оно стало более срочным и / или важным.

Что вы можете сделать, если важная задача постоянно попадает в список более срочных, но все же важных задач?

Во-первых, подумайте, действительно ли это важно.Действительно ли это нужно делать вообще, или вы просто говорили себе, что должны это делать?

Если это действительно важно, подумайте о том, чтобы делегировать это. Более подробную информацию можно найти на нашей странице Навыки делегирования .

Пример:
Беспроигрышная ситуация от делегирования


Дженни была лидером занятой, очень реактивной команды, с постоянными и неотложными требованиями к своему времени. Она знала, что ей нужно подумать о долгосрочной стратегии для своей команды, но было очень трудно выделить время.

В ходе обсуждения развития Сара, одна из ее команды, выразила желание проделать еще несколько стратегических работ для развития своих навыков. Дженни увидела возможность для них обоих и предложила Саре возможность наметить стратегию для команды.

Сара ухватилась за шанс и составила тщательно продуманный план, который стал отличной основой для дальнейшей работы.

Personal vs. Professional

Как насчет баланса между личными и профессиональными приоритетами? Есть два способа справиться с этим:

  1. Включить оба в одну матрицу

    Преимущества: Ваши личные вещи не теряются.

    Недостатки: вам нужно будет найти баланс между работой и личными вещами.

  2. Используйте две отдельные матрицы и выделите отдельные временные интервалы для обработки каждой

    Преимущества: означает, что вы можете иметь дело с обоими, с реалистичным представлением о срочности.

    Недостатки: может получиться довольно сложно.

Выбор действительно зависит от вас - главное, чтобы он работал на вас.


Дополнительные принципы рационального управления временем

Таким образом, матрица приоритетов является ключом к расстановке приоритетов для вашей рабочей нагрузки. Однако тайм-менеджмент - это больше, чем просто расстановка приоритетов: это еще и возможность работать более продуктивно. Существует ряд других способов повышения эффективности и производительности.

  • Поддерживать порядок

    Для некоторых из нас беспорядок может отвлекать и по-настоящему угнетать.

    Приведение в порядок может улучшить как самооценку, так и мотивацию. Вам также будет легче оставаться в курсе дел, если ваше рабочее место аккуратно и вы будете поддерживать свои системы в актуальном состоянии.

    Верхний наконечник для уборки:


    Создайте три стопки своих вещей: «Сохранить», «Отдать» и «Выбросить».

    • Сохраните , если вам нужно сохранить его для своих записей или что-то с ним сделать. Если требуется действие, добавьте его в список задач.
    • Раздайте , если вы не хотите, но кто-то другой может его использовать, и / или эту работу можно и нужно делегировать.
    • Выбросьте (или утилизируйте) для вещей, которые не имеют ценности ни для вас, ни для кого-либо еще.

  • Использовать список дел

    Электронные или бумажные списки - это хороший способ запомнить, что вам нужно сделать, и сразу увидеть, что вы забыли.

    Подумайте о том, чтобы выделить наиболее важные пункты каким-либо образом, и не забудьте убрать вещи из своего списка, когда они завершены и / или больше не нуждаются в выполнении.

  • Выберите подходящий момент

    У всех нас есть время дня, когда мы лучше работаем. Лучше всего запланировать сложные задачи на это время.

    Однако вам также необходимо запланировать дела, которые нужно делать в определенное время, например встречи или поездку на почту.

    Еще один полезный вариант - составить список важных, но несрочных небольших задач, которые можно выполнить за эти нечетные десять минут между встречами: может быть, это идеальное время для отправки электронного письма с подтверждением дат вашего отпуска?

  • Не откладывайте на потом, но спрашивайте, почему вас искушают

    Если задача действительно срочная и важная, продолжайте ее.

    Если, однако, вы извиняетесь, что чего-то не делаете, спросите себя, почему.

    Вы можете сомневаться в том, стоит ли вообще выполнять задание. Возможно, вас беспокоит этика или вы не думаете, что это лучший вариант. Если это так, вы можете обнаружить, что другие согласны. Обсудите это с коллегами или вашим руководителем, если на работе, а также с семьей или друзьями дома, и посмотрите, есть ли альтернатива, которая может быть лучше.

  • Не пытайтесь выполнять несколько задач одновременно

    Как правило, люди не очень хорошо справляются с несколькими задачами, потому что нашему мозгу нужно время, чтобы переориентировать.

    Гораздо лучше закончить одну работу, прежде чем переходить к другой. Если вам все же приходится выполнять много разных задач, попробуйте сгруппировать их вместе и последовательно выполняйте похожие задачи.


Сохраняйте спокойствие и сохраняйте перспективу

Пожалуй, самое важное, что нужно помнить, - сохранять спокойствие. Чувство перегруженности слишком большим количеством дел может быть очень стрессовым. Помните, что мир, вероятно, не погибнет, если вы не сможете выполнить свою последнюю задачу дня или оставите ее на завтра, особенно если вы разумно расставили приоритеты.

Возвращение домой или ранняя ночь, чтобы подготовиться к завтрашнему дню, может быть гораздо лучшим вариантом, чем соблюдение установленных вами или внешних сроков, которые могут даже не иметь большого значения.

Найдите минутку, чтобы сделать паузу и взглянуть на свою жизнь и приоритеты в перспективе, и вы можете обнаружить, что точка зрения существенно изменится!


32 Советы по управлению временем, чтобы работать меньше и больше играть

Планирование управления временем

Начало вашего путешествия по управлению временем с плана создаст прочную основу для будущих привычек, тем самым увеличивая ваши шансы на успех.

Совет №1: Создайте временной аудит.

Перво-наперво: начните с определения того, где вы на самом деле проводите свое время. Часто бывает несоответствие между тем, что, по вашему мнению, занимает ваше время, и тем, что есть на самом деле. Это потому, что люди плохо знают, сколько времени занимает выполнение задач.

Допустим, вам нужно написать электронное письмо из 300 слов. Вы можете подумать: «Написать электронное письмо просто. Это не займет больше 5 минут». Однако вполне вероятно, что вы переоцениваете свою скорость и недооцениваете другие более мелкие, связанные задачи, которые вам нужно выполнить для достижения конечной цели; корректура, отслеживание выбора языка и определение адресов электронной почты - все это может увеличить время выполнения задачи.С этими дополнениями 5-минутное электронное письмо на самом деле может занять у вас 20 минут, что на 500% больше, чем вы планировали изначально.

Теперь предположим, что у вас есть такая же проблема для нескольких задач. То, что было сбалансированной рабочей нагрузкой, когда вы впервые приступили к работе, гарантированно превратится в напряженный список дел в течение дня. Вы должны иметь реалистичное представление о том, чего вы можете достичь и что действительно отнимает ваше время. Вот почему полезно создать временной аудит.

Самый простой способ провести аудит времени - использовать приложение для учета рабочего времени.Многие компании предлагают бесплатные версии своего программного обеспечения, но Toggl Track - самый простой и бесплатный вариант с приложениями, доступными для всех устройств. Чтобы получить точную картину использования времени, отслеживайте все, что вы делаете в течение недели.

В конце недели посмотрите отчеты и оцените время, которое вы потратили на выполнение различных задач. Имея эти данные, вы можете легко найти области, которые нужно улучшить. Например, вы можете проводить слишком много времени, сидя на непродуктивных собраниях или выполняя загруженную работу. Теперь, обладая этими знаниями, вы можете составить точную картину того, как вы проводите свое время, и соответственно планируете.

Это подводит нас к следующему совету.


Совет № 2: Ставьте достижимые цели и расставляйте приоритеты для своих задач.

Если у вас слишком много дел, никакое количество времени не поможет вам справиться со всем этим. Теперь, когда вы создали аудит времени, вы сможете увидеть, нужно ли вам просто лучше управлять своим временем или у вас слишком много дел.

Если вы считаете, что ваши цели достижимы, переходите к совету 3. Если вы думаете, что пытаетесь достичь слишком многого, попробуйте создать матрицу Эйзенхауэра или использовать 4 метода управления временем: сделать, отложить, делегировать и удалить.Оба метода помогают расставить приоритеты, так как вы помещаете задачи в одну из 4 групп:

  1. Что нужно делать: задачи, которые являются важными и срочными.
  2. Отложить: важные, но несрочные задачи.
  3. Делегат: Срочные, но не важные задачи.
  4. Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными.

Использование этих методологий поможет вам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам и какие задачи следует запланировать и запланировать, делегировать или удалить.

Какими бы ни были ваши цели, они также должны быть УМНЫМИ: конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и своевременными.


Совет № 3: Создайте ежедневный план или список дел.

Это можно сделать либо в первом блоке вашего рабочего дня, либо в последние несколько минут. Используйте любой из этих отрезков времени для создания ежедневного списка дел.

Создавая список дел, старайтесь сделать его простым. Наблюдать за наполовину готовыми списками изо дня в день может быть разочарование. Лучше занижать обещания и перевыполнять, даже если речь идет о личной продуктивности.

Формулируйте элементы списка, как если бы вы их уже заполнили. Вместо «Отправить отчет менеджеру проекта» напишите «Отчет менеджеру проекта отправлен». Этот небольшой трюк даст вам дополнительный импульс мотивации, когда вы решите вычеркнуть задачи из своего списка.


Совет № 4: Планируйте неделю на воскресенье.

Вступление в рабочую неделю с планом поможет вам сосредоточиться на ваших главных приоритетах. Это также облегчает переход от беззаботного мышления на выходных к продуктивному рабочему мозгу в понедельник утром."

Выделите несколько минут в воскресенье, чтобы составить план на всю неделю. Увеличьте свои шансы на успех, разбив еженедельные цели на ежедневные задачи. Таким образом, вы сможете увидеть, что вам нужно делать каждый день на

Настройте себя на успех, назначив низкоприоритетные задачи на пятницу и другое время с низким энергопотреблением. Помните, что уровень вашей энергии и творческих способностей колеблется в течение недели. Выполняйте творческие и сложные задачи во вторник и среду. Запланируйте встречи на Четверг, когда у вашей команды начнется спад энергии.Используйте свои пятницы и понедельники для планирования и нетворкинга.


Стратегии и методы управления временем

Существуют сотни различных подходов к личной продуктивности. Мы знаем, что все работают по-разному, поэтому метод проб и ошибок в этих стратегиях тайм-менеджмента может помочь вам найти лучший метод для вас.

Совет № 5. Выполняйте самые важные и ответственные задачи с утра.

Для большинства людей первые несколько часов работы являются наиболее продуктивными.

Как ни странно, вам легче сосредоточиться, когда ваш мозг не полностью проснулся. В активном мозге остается меньше лишней энергии для мечтаний и беспокойства о других задачах.

Используйте это в своих интересах и сразу после пробуждения беритесь за самые сложные задачи, требующие умственного труда.


Совет № 6: Используйте правило 80-20.

Правило 80-20, также известное как принцип Парето, было придумано итальянским экономистом Вильфредо Парето, который заметил, что 80% результата обычно получается только из 20% его исходных данных.

Воспользуйтесь этими знаниями и выясните, какие действия составляют часть этих 20 процентов.

Например, вы владелец агентства, ищущего клиентов. Вы тратите 30 минут в день на электронные письма потенциальным клиентам и 1 час на обмен сообщениями и ведение корпоративной учетной записи в социальных сетях. Только 1 клиент был направлен к вам через социальные сети, в то время как у вас 5 клиентов были получены по электронной почте. Понятно, что вам следует переключить свое время на рассылку по электронной почте, если вы хотите максимизировать количество клиентов.

Каждый может использовать правило 80-20, чтобы узнать, где проводить время. Если вы не уверены, какие действия входят в ваши 20%, вам следует провести аудит времени или использовать инструмент для отслеживания времени, поскольку это даст лучшее представление о том, какие активные действия оказывают наибольшее влияние и отнимают больше всего времени.


Совет № 7: Воспользуйтесь преимуществами золотых часов или биологического прайм-тайма.

Знаете ли вы, в какое время дня вы наиболее продуктивно работаете? Знание этого поможет вам оптимизировать вашу рабочую нагрузку.

Чтобы найти свои золотые часы или биологическое прайм-тайм, разбейте свой рабочий день на 3-5 временных интервалов. Следите за своей продуктивностью в течение недели с помощью записной книжки или бесплатного инструмента учета рабочего времени. В конце недели расположите эти временные точки от наиболее к наименее продуктивным.

После того, как вы найдете свои золотые часы, вы сможете соответствующим образом спланировать свои недели. Планируйте сложные или очень сложные задачи на время максимальной продуктивности.


Совет № 8: Используйте метод швейцарского сыра.

Легко почувствовать себя перегруженным большими задачами. Когда вы не знаете, с чего начать, подавленность может привести к промедлению или потере внимания.

Метод швейцарского сыра, изобретенный Аланом Лакейном, утверждает, что лучший способ преодолеть это - разбить более крупные проекты на более мелкие задачи или временные отрезки. Выполнив одну небольшую задачу или 15-минутный временной блок, вы сделаете проект менее сложным и с большей вероятностью будет завершен вовремя.


Советы и уловки по тайм-менеджменту

Мы все время от времени можем использовать небольшой импульс.Воспользуйтесь этими небольшими советами и уловками, чтобы добавить немного привлекательности своей стратегии или методу продуктивности.

Совет № 9: Установите ограничение по времени для задач.

Задачи расширяются, чтобы заполнить отведенное им время, или так утверждает закон Паркинсона. Если вы дадите задаче два часа, а не один, объем работы, который вам нужно сделать для выполнения задачи, просто увеличится, чтобы заполнить полные два часа.

Еще раз взгляните на свой временной аудит и определите задачи, которые заняли больше времени, чем вы ожидали. Установите для этих задач временные ограничения.Установив ограничения, вы улучшите свое внимание и станете работать более эффективно. Вы также избежите расползания объема: расширения проекта, которое происходит, когда обязанности четко не определены или не контролируются.

Если вы все же обнаружите, что выходите за эти временные рамки, изучите свой рабочий процесс и определите, следует ли вам уделять больше времени этим задачам в будущем. Вы также можете попробовать устранить небольшие траты времени, такие как незапланированные перерывы.


Совет № 10: Добавьте «список выполненных» в свой список дел.

Как бы хорошо вы ни планировали, в течение дня всегда будут появляться неожиданные задачи. Запишите их в отдельный список рядом с вашими задачами, чтобы получить дополнительное удовольствие в конце дня.

В воскресенье вспомните о своих достижениях на прошлой неделе и поздравьте себя с успехами. Этот период проверки повысит вашу уверенность и поможет вам составить расписание на следующую неделю.


Совет №11: Будьте на день раньше.

Многие люди считают, что они лучше всего работают в условиях жесткого крайнего срока, и откладывают работу на день раньше срока.Однако для большинства это не так. Проекты часто занимают больше времени, чем предполагалось изначально, что затрудняет их своевременное завершение.

Установите для себя более ранний срок и придерживайтесь его. Планируйте представить свою работу на день раньше срока.


Совет № 12: Не отвечайте сразу.

Не отвечать автоматически на электронные письма или сообщения Slack сразу же после их получения. Пакетная обработка электронной почты и ответ на телефонные звонки во время простоя. Закройте приложения для электронной почты или обмена сообщениями, чтобы не отвлекаться от работы над важными задачами.

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью. Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet.Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind.Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt. Een momentje geduld totdat, мы узнали, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet.Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un'e-mail all'indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 6531d8f3bc844eb5.

Узнайте о важности управления временем на рабочем месте

Время - одна из тех вещей, от которых работающие профессионалы не могут насытиться.

Независимо от того, новичок вы или ветеран, вам всегда нужен еще час, чтобы вычеркнуть задачи из своего списка дел.

Трудно контролировать каждую минуту своего дня, особенно когда вокруг слишком много отвлекающих факторов. С детства родители и учителя советуют нам с умом тратить время и деньги. В этой статье мы вернем вас к важности тайм-менеджмента, но с небольшими дополнительными результатами. Сегодня мы будем говорить о важности управления временем на рабочем месте .

Прежде чем перейти непосредственно к его важности, давайте сначала посмотрим, что на самом деле представляет собой тайм-менеджмент:

Что такое тайм-менеджмент?

Управление временем - это процесс планирования и осознанного контроля времени, затрачиваемого на определенные действия, чтобы работать умнее, чем усерднее. Это сочетание различных вещей, которые помогают повысить эффективность и достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Улучшение управления временем на работе позволяет повысить производительность и достичь желаемых целей с меньшими усилиями и более эффективными стратегиями.Однако неспособность управлять временем или плохие навыки управления временем на работе могут привести к:

  • Пропущенным срокам и встречам
  • Промедлению и недостатку внимания
  • Отсутствию профессионализма
  • Неэффективному рабочему процессу и низкому качеству работы
  • Нежелательному стрессу
  • Плохая профессиональная репутация
  • Напряженные отношения на рабочем месте
  • Финансовые штрафы
  • Несбалансированность работы и жизни
P.S. Время - незаменимый актив. Это более ценно, чем деньги, особенно в сегодняшнем быстро меняющемся, чрезмерно конкурентном деловом мире. Вы можете получить больше денег, но не можете получить больше времени. Убедитесь, что вы проводите время там, где оно для вас наиболее важно.

Преимущества управления временем на рабочем месте

Правильное управление временем дает множество преимуществ. В вашей профессиональной жизни управление временем может принести вам следующие выгоды:

  1. Выполнять работу вовремя


    Выделение задачам ограниченного периода времени поможет вам выполнить их вовремя.Это также поможет вам наиболее эффективно управлять своей рабочей нагрузкой. Когда у вас есть задачи с временными рамками, ваш мозг настраивается, чтобы следовать структуре и выполнять эти действия в желаемые временные рамки. Таким образом, вы можете легко выполнить работу вовремя, если хорошо распорядитесь своим временем.
  2. Обеспечьте более высокое качество работы


    Как преданный сотрудник, вы должны выполнять работу определенного качества и стандартов. При правильном использовании времени и расстановке приоритетов в деятельности можно легко обеспечить лучшее качество работы.Приоритизация помогает вам сосредоточиться на важных задачах, удерживая их наивысший приоритет, что позволяет вам работать над ними с полным вниманием и сосредоточенностью. Следовательно, качество работы улучшается.
  3. Повышение производительности и эффективности


    Не секрет, что эффективные навыки управления временем делают вас более продуктивными и эффективными как работающего профессионала. Эти навыки помогают выполнять задачи как можно раньше без ущерба для качества работы.Ваша общая продуктивность часто падает, когда вы работаете над несущественными задачами, но эффективные навыки управления временем позволяют вам вовремя отмечать важные и срочные задачи.
  4. Намного меньше промедлений

    «Я сделаю это позже » - Это оправдание, которое мы все когда-то использовали. Смысл управления временем заключается не только в том, чтобы делать больше за меньшее время, но и в том, чтобы уменьшить желание откладывать и откладывать важные дела.Применение хороших приемов тайм-менеджмента позволит вам как основателю, руководителю или сотруднику работать умнее, а не усерднее. Это мгновенно устраняет промедление, гарантируя, что вы знакомы с задачами, добавленными в ваш список дел, и с тем, когда они должны быть выполнены.

  5. Меньше стресса и беспокойства


    Бывают случаи, когда сотрудники чувствуют себя перегруженными из-за слишком большой работы на своих тарелках. Это может не только снизить вашу продуктивность, но и сказаться на вашем здоровье в целом.Чрезмерный стресс и гипертония могут привести к сердечным заболеваниям, депрессии, ожирению и многому другому. Зная, что делать, мы можем уменьшить ненужный стресс и напряжение в вашей жизни.
  6. Повышение качества жизни


    Навыки эффективного тайм-менеджмента не только улучшают вашу профессиональную жизнь, но и могут улучшить вашу жизнь вне офиса. Если вы будете держать все под контролем на профессиональном уровне, у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на личной жизни и отношениях.Знание того факта, что задачи и действия выполняются, принесет ощущение спокойствия в вашу личную жизнь. Когда вы чувствуете себя спокойнее и меньше подвержены стрессу, качество вашей жизни улучшается автоматически.
  7. Больше возможностей и карьерный рост


    Пунктуальность в работе не только повысит вашу эффективность, но и поможет заработать хорошую репутацию на работе. Когда менеджеры и пожилые люди знают, что вы всегда выполняете свои задачи вовремя, это может открыть путь к большему количеству возможностей продвижения на работе.
  8. Больше времени для досуга и отдыха


    Когда в последний раз у вас было время для себя, делая то, что вам действительно нравится? Не могу вспомнить, да? К счастью, при правильном распределении времени у вас появляется больше свободного времени в течение дня, чтобы заниматься досугом и развлекательными мероприятиями, которые делают вас счастливыми. В конечном итоге это поможет вам достичь идеального баланса, работая с умом весь день и получая взамен вознаграждение по вашему выбору.

5 шагов для лучшего управления временем на работе

Управление временем - это не ракетостроение.Откровенно говоря, каждый может научиться этому искусству, немного попрактиковавшись и обучившись. Итак, вот несколько шагов, которые расскажут вам, как стать экспертом по тайм-менеджменту:

  1. Plan

    Источник: https://media.giphy.com/

    Планирование играет важную роль в тайм-менеджменте, так как оба идут рука об руку друг с другом. Вы можете максимально использовать свое время только тогда, когда оно тщательно спланировано. Когда мы говорим о планировании, вам необязательно следовать строгому распорядку, вместо этого это означает принятие более разумных решений, зная, когда нужно знать подходящее время для выполнения задачи или действия.Идея тайм-менеджмента заключается в том, чтобы работать умнее, чем усерднее, и находить время для других дел. Вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы эффективно планировать свои задачи и экономить время. Автор бестселлеров Брайан Трейси однажды сказал: «Каждая минута, которую вы тратите на планирование, экономит 10 минут на исполнении; это дает вам 1000-процентный возврат энергии ».

  2. Расставьте приоритеты

    Источник: https://media.giphy.com/

    Расстановка приоритетов для повседневных задач - ключ к успешному управлению временем.Тем не менее, многие сотрудники начинают свой день с неважных задач или с чего-то, что можно легко сделать позже. Расстановка приоритетов помогает понять, что не все, что вы делаете, важно. Чтобы добиться успеха в работе, важно сосредоточиться на своих приоритетах. Определите самые важные задачи и те, которые являются неотложными. Эта категоризация поможет вам сосредоточиться на том, что на самом деле нужно сделать. Вы можете использовать различные инструменты управления проектами, которые помогут вам расставить приоритеты прямо в день запуска проекта.

  3. Не выполняйте одновременно несколько задач

    Источник: https://media0.giphy.com/

    Многозадачность - одна из самых больших трат времени. Вместо того чтобы делать слишком много дел, вы в конечном итоге ничего не добиваетесь. Лучший способ использовать свое время - заниматься одним делом за раз и выполнять его, прежде чем переходить к следующему. Составьте список задач, которые необходимо выполнить, с точки зрения их приоритетности. Вы не только сможете лучше сосредоточиться, но и будете меньше отвлекаться.И отсутствие отвлекающих факторов означает меньшую вероятность ошибок.

  4. Отключите отвлекающие факторы

    Источник: https://media1.giphy.com/

    В повседневной жизни отвлечение внимания стоит нам многих ценных часов в день. Мобильные телефоны, болтливые коллеги, социальные сети - вот некоторые из обычных отвлекающих факторов на работе, которые почти стоят нам три часа в день. Чтобы эти отвлекающие факторы не отнимали ваше время, лучше полностью исключить их из своего расписания.Найдите минутку, чтобы узнать о вещах, которые вас отвлекают. Если социальные сети и мобильные телефоны снижают вашу продуктивность, установите фиксированное время в день, когда вы можете проверить свои социальные сети.

    Также прочтите: Как избежать отвлекающих факторов на рабочем месте

  5. Используйте программное обеспечение для учета рабочего времени

    Источник: https://media3.giphy.com/

    Никто не понимает важность управления временем на рабочем месте лучше, чем у менеджера проекта, особенно когда вам приходится обрабатывать слишком много задач и членов команды одновременно.Многие эффективные менеджеры проектов используют программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы быть в курсе всего. Такие инструменты помогают управлять временем, затрачиваемым на выполнение каждой задачи, и отслеживать его. Если вы ищете такой инструмент, вы можете попробовать ProofHub. Это помогает вам вести учет каждой минуты, чтобы вы могли эффективно управлять своим временем на работе.

  6. Запланируйте перерыв

    Источник: https://media1.giphy.com/

    Регулярные перерывы во время работы - эффективный способ оставаться продуктивным в течение всего дня.Но его эффективность зависит от управленческого риска, особенно когда вы начинаете делать слишком много перерывов. Очевидно, что вы не можете выполнить большой проект или задачу за один раз, вам нужен перерыв. Что еще лучше, так это хорошо спланированный перерыв. Совершите прогулку, поэтому сделайте небольшую растяжку или подключите наушники и послушайте любимую музыку, сделайте все, что поможет вам расслабиться, а потом вернитесь к работе с энергией, но не более 10 минут.

  7. Найдите наиболее продуктивные часы

    Источник: https: // media.giphy.com/

    Следующий способ управления временем состоит в том, чтобы сопоставить вашу работу с наивысшим приоритетом с часами максимальной продуктивности. Основная идея здесь - часто проверять себя, чтобы отслеживать, когда, где и как вы наиболее продуктивны. Исследования ясно показывают, что наш день управляется циклами, которые влияют на то, насколько мы внимательны и мотивированы. Например, у вас может быть самая высокая способность мозга, ваша сосредоточенность и внимание до обеда, а к вечеру вы значительно замедляетесь.Итак, если у вас есть проект, который включает в себя критические решения и сложные мысли, лучший сценарий - управлять им в «золотые часы».

  8. Примите свои ограничения

    Источник: https://media.giphy.com/

    Даже приложив 110% усилий, будут случаи, когда вы просто не сможете выполнить задачи в течение указанного времени Рамка. Это момент, когда вы соглашаетесь с тем, что есть пределы того, насколько продуктивно и эффективно вы можете управлять своим временем.Например, если у вас вдвое больше обычной рабочей нагрузки в день, лучше всего использовать аутсорсинг и делегирование. Не думайте, что вы можете сделать все, что хотели, в любой конкретный период времени. Помните, что это только усложнит эффективное управление своим временем.

Хотите знать, куда уходит ваше время? Отслеживайте и управляйте им более эффективно с ProofHub !

В заключение…

Навыки эффективного управления временем могут положительно повлиять на вашу работу и жизнь в целом.Когда вы научитесь контролировать свое время на ежедневной основе, вы улучшите свою способность добиваться результатов, принимать более обоснованные решения и, что наиболее важно, обретаете полный контроль над своими ключевыми приоритетами.

Надеюсь, этот пост поможет узнать о важности тайм-менеджмента на рабочем месте.

Сандип Кашьяп

Сандип Кашьяп - основатель и генеральный директор ProofHub - ведущего программного обеспечения для управления проектами и совместной работы. Он один человек, который всегда ищет новаторские идеи о том, как заполнить коммуникационный пробел между группами, командами и организациями.Вы обнаружите, что он говорит: «Поехали!» вместо "Вперед!" много раз в день. Это то, что заставляет его писать о лидерстве таким образом, чтобы люди вдохновлялись больше мечтать, узнавать больше, делать больше и становиться больше.

Подпишитесь на ProofHub

Получайте последние сообщения прямо на ваш почтовый ящик.


Тайм-менеджмент - значение и важность

Правильно сказано: «Время и прилив никого не ждут». Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни.Люди, которые зря тратят время, не могут создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

  • Управление временем относится к эффективному управлению временем, так что правильное время выделяется для правильной деятельности.
  • Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
  • Управление временем означает максимальное использование времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени на нее следует отвести? Знайте, какие работы нужно сделать раньше, а какие - немного позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организации, но и в нашей личной жизни.

Time Management включает:

  1. Эффективное планирование
  2. Постановка целей и задач
  3. Установка сроков
  4. Делегирование обязанностей
  5. Приоритезация мероприятий по их важности
  6. Уделять нужное время правильным занятиям
  • Эффективное планирование

    Планируйте свой день заранее.Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено на каждое действие. Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, а за ней должны следовать те, которые в данный момент не требуют особого внимания. Выполняйте незавершенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не выполнили предыдущее задание. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполнили задачи в установленные сроки.

  • Постановка целей и задач

    Работа без целей и задач в организации аналогична ситуации, когда капитан корабля теряется в море.Да, вы бы потерялись. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

  • Установка сроков

    Устанавливайте для себя сроки и изо всех сил старайтесь выполнять задачи раньше срока. Не ждите, пока начальство будет спрашивать вас каждый раз. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Один человек, который может лучше всего установить сроки, - это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить конкретной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты относительно установленных сроков.

  • Делегирование обязанностей

    Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте. Не делайте все в одиночку. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него сложно. Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, который ничего не знает, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо разбирается в работе.

  • Приоритезация задач

    Расставьте задачи по приоритетам в соответствии с их важностью и срочностью.Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи нужно выполнить в течение дня, все - в течение месяца и так далее. Самые важные задачи следует выполнять раньше.

  • Тратить нужное время на правильную деятельность

    Развивайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, сделанная в неподходящее время, бесполезна. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделите время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter.В конце концов, человек - это не машина.

Для эффективного управления временем необходимо:

Организовано - Не храните стопки файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Бросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками наверху каждого файла. Это экономит время на ненужные поиски.

Не тратьте время зря - Не убивайте время праздношатанием или сплетнями.Сконцентрируйтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в компьютерные игры или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены - Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку использовать планировщики, органайзеры и настольные календари для лучшего управления временем. Устанавливайте напоминания на телефонах или персональных компьютерах.




Авторство / ссылки - Об авторе (ах)
Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена группой Management Study Guide Content Team .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *