Тайм-менеджмент: основы, принципы, инструменты управления
Если команда срывает дедлайны, а руководитель не успевает проверить почту — дело в неправильном управлении временем. Разбираемся, как тайм-менеджмент помогает жить и работать.
- Что такое тайм-менеджмент
- Зачем нужно управлять временем
- Принципы управления временем
- Инструменты тайм-менеджмента
- Эффективные методы планирования
- Совет эксперта
Что такое тайм‑менеджмент
Тайм-менеджмент — гибкий навык управления временем, важный для специалиста любого профиля от IT до промышленности.
Чтобы понять, от чего зависит современный тайм-менеджмент, нужно разобраться в том, что такое мир VUCA и BANI.
Акронимы придумал Джамаис Кашио, футуролог проекта “Open Future”. VUCA — время с 1980-х до 2020. BANI — с 2020 по настоящее время
В VUCA-мире нужно было много работать, чтобы получать результаты.
Поэтому люди планировали время так, чтобы выполнить как можно больше задач.
Во время пандемии коронавируса пришёл мир BANI — эпоха, где трудно планировать много задач, потому что перспектива до конца не определена.
В BANI-мире на первом плане — не то, как правильно управлять временем, а то, насколько быстро получается адаптироваться к происходящему. Например, переезжать, организовывать удалённую работу, перестраивать отделы под гибкий график.
Быстрая адаптация требует эмоциональных усилий. Поэтому основы тайм-менеджмента в BANI-мире — это не плотный график, а управление своим состоянием и разгрузка головы и рабочего дня от ненужных дел. Например, от прокрастинации или переписки без цели.
Мир меняется гораздо быстрее, чем мозг успевает к этому адаптироваться, так что проще перестроить график работы, а не мышление. Поэтому изменилась ценность тайм-менеджмента: раньше планированием времени пользовались для эффективности, сейчас — для баланса между работой и жизнью.
Например, методы тайм-менеджмента для руководителя будут такими:
● Адаптироваться к разной интенсивности графика. Например, одним хорошо работать в размеренном режиме, а другим — под давлением и в состоянии цейтнота.
● Расставлять приоритеты. Отказываться от менее важных задач, чтобы защитить команду от выгорания и внутренних конфликтов.
● Находить «пожирателей времени», чтобы сохранять энергию для себя и команды. Часто пожирателями времени становятся планёрки и совещания. Если есть возможность решить проблему в почте, рабочем чате или по телефону, нужно её использовать.
● Планировать время отдыха. Например: с 10 до 18 — рабочие дела, а с 18 до 23 — личные.
● Восстанавливаться после работы. Уходить в отпуск с ощущением, что команда справится.
● Справляться со стрессовыми ситуациями, например, с переработками, горящими дедлайнами по проекту.
Сильные навыки тайм-менеджмента помогают руководителю проявлять гибкость и выстраивать оптимальную систему тайм-менеджмента во время перемен.
Например, когда он адаптируется к новой команде, нестандартным задачам или переходит в другой отдел.
Быстрая адаптация помогает быть у руля, а не плыть по течению. На курсе «Управление командой» практикующие руководители делятся правилами эффективного тайм-менеджмента. Студенты учатся планировать рабочее и личное время, расставлять приоритеты, делегировать задачи.
Улучшите показатели вашего отдела
Пройдите бесплатную вводную часть курса по управлению командой и узнайте, что можно улучшить в ваших текущих процессах и как сделать сотрудников счастливее
Зачем нужно управлять временем
Начинающие руководители — это, как правило, эксперты в своей сфере, которые постепенно стали брать на себя больше задач. Результаты этой работы заметили руководители компании и предложили заняться управлением командой. Часто начинающему руководителю сложно сразу переключится со своих текущих задач на управленческие.
Например, аналитик компании получает повышение, но продолжает совмещать работу аналитика и руководителя отдела.
✅ В теории
Руководитель должен отказаться от прошлых обязанностей. Например, делегировать создание аналитических дашбордов коллеге из команды.
❌ На практике
Бывшего аналитика мучают сомнения: вдруг коллега не справится, а я точно сделаю дашборд правильно.
Так позиция руководителя превращается в бутылочное горлышко. Если задач прибавится — например, совет директоров решит, что надо выпускать новые продукты, — нагрузка руководителя вырастет. Он рискует не справиться, выгореть или даже уволиться.
Тайм-менеджмент руководителя решает несколько задач:
● Развитие команды. Если тайм-менеджмент налажен, руководитель и команда успевают решать и срочные задачи, и важные несрочные. Например, выполнять план продаж и проводить тренинги для сотрудников.
● Карьерный рост.
Когда руководитель делегирует задачи другим — появляется больше времени на стратегические задачи. Например, на изучение английского языка для переговоров, чтобы работать с иностранными клиентами и повысить свою значимость в компании.
● Продуктивность. Тайм-менеджмент помогает найти задачи-пожиратели энергии и сместить их на менее продуктивное время. Например, если сложно эффективно работать после планёрки, можно начинать день с проверки почты или переговоров, а командные задачи планировать на вторую половину.
Что происходит, если руководитель не управляет личным и рабочим временем
Если руководитель не хочет менять ритм работы и пытается совмещать обязанности менеджера и эксперта, появляются риски:
● Команда не укладывается в сроки.
Например, Миша, начинающий лид продуктового направления в IT, взял задачу: исследовать рынок облачных хранилищ и предложить новое решение для продуктовой линейки компании. Анализировать продукты конкурентов решил сам.
А упаковку результатов в таблицы оставил команде. Дополнительно Миша должен выполнять свои текущие задачи: готовить презентации, писать коммерческие предложения.
В результате вместо трёх недель на исследование рынка пришлось потратить шесть, и времени всё равно не хватило. За неделю до дедлайна Мише пришлось передать поиск конкурентов другому руководителю — Маше.
Маша разбирается в тайм-менеджменте и понимает, что не справится одна даже за месяц. Чтобы успеть, она работает по вечерам и привлекает экспертов, но начальство всё равно осталось недовольно результатом.
● Руководитель может отстаивать ложное мнение и спровоцировать конфликт.
После неудачного проекта у руководства возникли вопросы к Мише, а он попытался переложить ответственность на Машу. Это привело к конфликту в команде, доверие между участниками пропало. Репутация Миши как руководителя тоже пострадала — не удалось на личном примере показать грамотное управление проектом и временем.
● Сотрудники демотивированы, когда их ставят в ситуацию неудачи.
Если руководитель не учитывает навыки и опыт сотрудников, когда планирует время на выполнение задачи, это заранее настроит команду на то, что задача невыполнима. Ей будут заниматься в последнюю очередь, передавать коллегам и в итоге выполнят плохо или не выполнят совсем.
5 индикаторов слабого тайм-менеджмента
1. Один или несколько пунктов из списка задач постоянно откладываются.
Допустим, руководитель отдела маркетинга хочет сам подписывать контракты с партнёрами из Дубая. Для этого ему нужно разобраться в основах иностранных договоров.
Получилась большая задача: найти юриста, согласовать структуру обучения и выделить для него время. Поскольку задача несрочная, она постоянно переносится на завтра. А запись в списке задач отвлекает и заставляет руководителя нервничать.
2. После рабочего дня остается состояние неудовлетворённости.
По данным Statista, 44% опрошенных офисных сотрудников неудовлетворены тем, как прошёл рабочий день.
За 10 лет исследований уровень недовольных вырос с 31% до 43%.
Например, руководитель отдела разработки записал задачу: за три дня проверить вёрстку пяти сайтов. Чтобы уложиться в этот срок, руководитель решил тратить по 45 минут на каждый сайт. Первый сайт он проверил за полтора часа, потому что в нём была не одна страница, а три. Второй сайт ― за час, потому что нужно было ответить на письма. Остальные три до конца рабочего дня проверить не успел. Теперь придётся вместо отдыха проверять оставшиеся сайты и переживать, что не успевает в срок.
3. Внимание и время тратится на второстепенные задачи.
К примеру, на встрече клиент отказался от проекта, потому что на него нет бюджета. Но менеджеру кажется, что настоящая причина в качестве работы. Он придумывает, как улучшить проект, и ставит задачи команде. Это отнимает время — люди работают над несуществующим проектом в ущерб приоритетным.
4. Жалобы от клиентов и смежных руководителей.
Из-за загруженности руководителя сроки по проекту могут сдвинуться.
Например, продажи антивирусов в компании зависят от нескольких отделов: разработчиков, тестировщиков, аналитиков. Если тестировщики поздно сообщат о баге, разработка затянет обновление антивируса. Пользователи останутся без защиты на то время, пока команда заканчивает работу.
На руководителя посыплются жалобы от смежных управленцев, будут жалобы и от клиентов — но уже на компанию. А всё из-за того, что он не правильно спланировал время, не выделил и не контролировал промежуточные результаты работы команды.
5. Команда устаёт, выполняя обычный набор задач.
Отдел разрабатывает интернет-магазины. Команда работает по плану: собрать информацию из брифа, подготовить текст, макет, дизайн и вёрстку. Пока не пришёл новый руководитель, все задачи выполнялись в срок. Но теперь дизайнер вместо одного макета делает пять, а верстальщик в это время сидит без дела. Набор задач остался прежним, но из-за того, что задачи усложнились, команда начала срывать дедлайны.
Материал по теме:
Из кого состоит команда проекта и как её построить
Принципы управления временем
Не выгореть от работы помогут следующие принципы:
● Пробовать один инструмент за раз.
Часто люди стараются попробовать всё сразу, поэтому им не хватает времени на оценку результата. Из-за этого не замечают прогресс, или им кажется, что его нет. Лучше выбрать один метод и довести его до результата.
Каждый день пробовать новое: сегодня матрица, завтра ABC, послезавтра — обратное планирование.
Запустить пилотный проект, во время которого пользоваться матрицей Эйзенхауэра. Каждый день отмечать результаты и оценить их в конце проекта. Если результаты слабые, попробовать ABC или другой метод.
● Закладывать время на незапланированные задачи.
Во время рабочего дня часто появляются незапланированные дела. Если запланировать в списке дел время на внеплановые задачи, не придётся тушить пожары или переносить часть дел на завтра.
Если запланировать шесть часов на работу, а два — задачи вне плана, можно легко успеть сделать всё, что запланировано на день
● Планировать время продуктивности.
Жаворонкам комфортно заниматься важными делами утром, совам — во второй половине дня.
Чтобы найти оптимальное время работы, можно вести дневник эмоционального состояния ― измерять уровень энергии по 10-балльной шкале. Он помогает понять, какие задачи отнимают много энергии, в какое время это происходит. Так можно найти промежутки продуктивности, а энергоёмкие задачи перенести или делегировать, правильно спланировав время.
Заметки помогают отделить важное от второстепенного
● Использовать принцип «Важное — сейчас, неважное — потом или никогда».
Его описал Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники». Принцип работает для любой задачи: когда нужно разобрать почтовую переписку, подготовить презентацию для инвесторов или провести исследование.
Входящее сообщение, или инбокс — всё, что ждёт решения. Это могут быть неразобранные письма или файлы в облаке, начатые курсы, недочитанная книга.
Чем больше инбоксов, тем сильнее загружен мозг. Человек не понимает, с чего начать и когда закончить задачу. Чтобы этого не произошло, все задачи делят на три типа:
Важные — например, письмо, которое требует не больше трёх минут на ответ.
Их лучше сделать сразу.
Не срочные — требуют тщательного анализа, а времени на это нет. Такие задачи записывают в список.
Неважные — задачи, которые можно отложить.
Инбокс можно решить, записать, передать или убрать. Алгоритм помогает правильно сортировать задачи
Инструменты тайм‑менеджмента
Каждый инструмент управления временем — как винтик в большой системе. Если его подобрать правильно, система будет работать без сбоев. Лучше пробовать инструменты по одному. Если не помогает — переходить к другой технологии управления временем и тестировать её.
Вот несколько инструментов, которые помогают управлять временем:
1. Список дел.
Помогает избавиться от необходимости помнить, что нужно сделать сегодня, завтра или через два месяца. Одним проще записать задачи в блокнот, другим — установить лист To-Do на телефон или компьютер.
Из списка надо убирать кочующие и менее важные задачи.
Например, отказаться от встречи без конкретного вопроса или убрать просмотр рабочей переписки утром и в обед — оставить на вечер.
Важно писать не только задачу, но и как её выполнить
Список задач можно вести в блокноте или через специальные программы — карточки, листы To-do. Например, в Remember The Milk. Софт доступен на сайте и в мобильном приложении.
Из плюшек: списки на несколько дней вперёд и подписывать — время, дата и сроки выполнения задачи. Ещё можно декомпозировать задания: написать заголовок, а в карточке — алгоритм выполнения.
Если задание трудное, не хватает времени или за этапы отвечают другие специалисты — можно поделиться карточкой. Каждый увидит, что нужно сделать и что готово: прикрепить результат ссылкой или написать комментарий.
2. Приоритеты.
Чтобы качественно работать с задачами и правильно распределять на них время, нужно определить, насколько каждая из них срочная, сложная и важная.
Можно распределить задачи по важности с помощью принципа двух горелок.
Важная горелка — для самой важной задачи, второстепенная — для трёх дополнительных задач. В нижнем левом секторе важная задача декомпозируется на шаги. В нижнем правом — мелкие задачи
Чтобы приоритизировать задачи, часто используют принцип АВС. Список задач делят на три категории:
● A — задачи первой важности, не больше трёх в день.
● B — задачи средней важности, не больше пяти.
● C — неважные задачи, которые можно делегировать или оставить на другой день.
Во время распределения по группам каждую задачу можно разбить на несколько шагов
3. Делегирование.
Начинающий руководитель может переживать, справятся ли сотрудники, и чрезмерно их контролировать.
Разберём, что делегировать точно стоит, а что — нет.
Мотивацию сотрудников.
Например, планёрки или тимбилдинги.
Постановку задач.
Если команда небольшая, то руководитель — это и проектный менеджер.
Контроль результата.
Менеджер управляет командой, поэтому отвечает лично за каждый шаг.
Решение конфликтных ситуаций.
Руководитель должен принимать решения, часто непопулярные, и отвечать за них.
Финансовые вопросы.
Например, решение о выплате премий.
Подготовительную работу.
Например — планирование на год. Спросить команду, как она видит продукт. Но финальное решение всегда за менеджером.
Задачи, где у команды больше опыта,
чем у менеджера-эксперта.
Рутинную работу,
которая не развивает руководителя. Но может развивать сотрудника. Например, посещение конференций. Руководитель получит конспект, а сотрудник — ответы на вопросы в его специальности, развитие, знакомства.
4. Напоминания.
Бывает, что важные задачи остаются без внимания из-за того, что о них никто не напомнил. Чтобы этого не произошло, можно настроить систему напоминаний. Например, установить напоминания в смартфоне, задать время и подписать под задачу: 18:00 — «Чтение книги.
Можно установить будильник на приоритетные задачи. На выходные рабочие задачи отключать или заранее убрать из будильника повторы в субботу и воскресенье
Эффективные методы планирования
Существует много способов тайм-менеджмента: для проектов разной сложности и продолжительности. Рассмотрим универсальные для любой ситуации:
● Обратное планирование помогает планировать долгосрочные задачи, например, стадии выполнения проекта или задачи наперёд.
Например, перед Новым годом нужно организовать мотивационное мероприятие для команды. Для этого нужно согласовать финансирование, подобрать провайдера и заключить договор с помощью HR.
Лучше начинать не с первого задания, а двигаться в обратном направлении:
—На поиски провайдера нужно две недели. Тимбилдинг запланирован на 15 декабря, значит, поиски нужно начать с 1 декабря.
—Чтобы HR подготовили документы, нужно ещё две недели, значит, нужно сообщить им о мероприятии не позже 15 ноября.
—На согласование сметы понадобится ещё две недели. Значит, не позднее 1 ноября нужно подготовить план работы и договориться о встрече с руководителем.
● Группировка задач. Если есть несколько задач, которые можно выполнить за один раз, — лучше делать все и раз в день.
Например, если тратить утром час на просмотр всех сообщений, не придётся делать это в обед и вечером.
Совет эксперта
Юлия Аравина
Тайм-менеджмент — хороший индикатор управленческих навыков. Если человек умеет жонглировать разными сферами жизни и влиять на свою продуктивность, значит, он умеет планировать, приоритизировать, отказываться от лишнего, заканчивать начатое в срок. А это и есть самые главные навыки руководителя.
Статью подготовили:
Поделиться
Читать также:
Проджект-менеджер: всё, что нужно знать о профессии и о том, как её получить
Читать статью
7 книг, которые стоит прочитать будущему руководителю
Читать статью
Учитесь на майских и получайте скидку 7%.
Тайм-менеджмент: как организовать себя и больше успевать
<<Лид>>
1. Постановка задачи: техника S.M.A.R.T.
Эту технику впервые описал американский тренер по личностному развитию Пол Дж. Мейер в своей книге «Как достичь успеха» (Personal Success Planner). Техника предназначена для постановки задач и чёткой формулировки целей — важных шагов для повышения продуктивности и управления проектами.
S.M.A.R.T. (smart по-английски — «умный») — это аббревиатура, составленная из пяти букв:
S — Specific — конкретность
M — Measurable — измеримость,
A — Achievable — достижимость,
R — Relevant — согласованность,
T — Time — время.
Именно этим условиям, по мнению разработчика техники, должна отвечать каждая задача, которую человек ставит перед собой.
КонкретностьНе используйте расплывчатые формулировки: «Хочу добиться успеха», «Хочу много зарабатывать», «Хочу учиться в хорошем вузе».
Чем конкретнее звучит задача, тем проще мотивировать себя на её достижение. Примеры более удачно сформулированных целей: «поступить в Высшую школу экономики», «сдать ЕГЭ по русскому языку не меньше чем на 90 баллов», «закончить 11 класс без „троек“».
ИзмеримостьСтавьте задачу таким образом, чтобы результат можно было измерить. Не забудьте сразу определить, какие параметры будут измеряться, и установить единицы измерения. Измерима не только цель, например, постройнеть на 3 кг, но и цель поступить на определённый факультет университета — ведь факт выполнения задачи и в том, и в другом случае легко установить по цифре на весах или наличию студенческого билета.
ДостижимостьЧеловек может эффективно двигаться лишь к той цели, которую он сам оценивает как реально возможную. Поэтому прежде чем ставить цель, проверьте её на достижимость.
Вариант первый: прислушайтесь к себе. Если чувствуете, что добиться желаемого реально, вы на верном пути.
Если же возникают сомнения, то стоит пересмотреть цель или сформулировать её иначе.
Вариант второй: объективно оцените, какие ресурсы нужны для достижения цели, что у вас уже есть, а чего не хватает. Следующий шаг — выяснить, возможно ли получить недостающее, какой ценой и в какие сроки. Если для достижения цели требуется слишком много времени и сил, есть смысл отказаться от неё и выбрать что-то другое.
СогласованностьЛюбая задача, которую вы ставите перед собой, должна согласовываться с вашими ценностями, долгосрочными целями, а также желаниями и возможностями. В противном случае вы потеряете мотивацию решать эту задачу или обнаружите, что она не имеет решения.
ВремяКогда вы ставите перед собой цель, обязательно определяйте и конкретные сроки её выполнения: «Закончить подготовку к ЕГЭ в апреле», «Пробегать 3 км за 15 минут через 2 месяца», «Выучить все неправильные глаголы в английском к 15 октября».
Без постановки временного ограничителя достижение цели может растянуться до бесконечности.
<<Лидген для статьи>>
2. Составление плана: пирамида Франклина
Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.
Пирамида Франклина
В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.
На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.
Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.
- Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
- После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
- Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.
Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы.
Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.
3. Расстановка приоритетов: матрица Эйзенхауэра
Составляя планы на день и на неделю, мы добавляем в список множество текущих дел, которые не имеют прямого отношения к долгосрочным целям и даже отвлекают от их выполнения. Выстроить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра — инструмент планирования, придуманный американским президентом Дуайтом Эйзенхауэром.
Разделите лист бумаги на четыре равные части. Получится таблица из четырёх ячеек. Распределите все дела по таблице следующим образом:
В правом верхнем углу таблицы находятся те дела, которые согласуются с нашими долгосрочными целями и глобальными жизненными ценностями. Но именно их мы склонны откладывать до тех пор, пока они не перейдут в разряд срочных, после чего выполняем их в режиме форс-мажора и не всегда качественно.
Большая часть ежедневных задач группируется в левом верхнем углу таблицы. Это важные и срочные дела, которые невозможно или некуда отложить. Ими приходится заниматься в первую очередь.
Однако для успешного достижения жизненных целей необходимо в течение дня делать хотя бы одно дело из списка важных и несрочных. Неважные и несрочные дела, наоборот, можно смело откладывать до момента, когда появится «окно».
4. Организация времени: «Хронометраж» и «45/15»
С утра нам кажется, что времени хватит на всё, но вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не успели. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно для начала определить, на что уходит время в течение дня, а потом выбрать эффективный для себя рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого две методики: «Хронометраж» и «45/15». Для лучшего результата стоит сочетать обе методики.
1. Заведите специальный блокнот и в течение дня записывайте по минутам всё, чем вы занимаетесь. Список может выглядеть так:
7:00 — подъём
10 минут — продолжал спать, пока будильник не прозвонил во второй раз;
5 минут — умывался и чистил зубы;
5 минут — заправлял кровать и искал одежду;
5 минут — одевался и причёсывался;
15 минут — собирал портфель и искал пропавший учебник литературы.
Пишите так до самого отбоя и делайте эти записи минимум три дня подряд.
2. Изучите записи и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете домашние задания, сколько уходит на питание и гигиену, уборку в комнате, гаджеты, общение с друзьями в сети или в реале, разговоры с родителями.
3. Подумайте, как можно оптимизировать ваш ежедневный график, за счёт чего вы можете сэкономить время. Например, меньше играть в гаджеты, выделить на общение с друзьями час в день и не больше, заранее собирать портфель после выполнения уроков, чтобы утром не тратить на это лишние минуты. Составьте список домашних дел, которые нужно делать каждый день: умывание, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесьте его на видное место.
4. Переходите к технике «45/15». Выделите несколько часов в день на занятия: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. 45 минут каждого часа посвящайте этим занятиям, а 15 минут — отдыху или смене деятельности.
За эти 15 минут можно:
- сделать небольшую разминку, растяжку, повисеть на турнике;
- разобрать рабочий стол;
- выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
- написать письмо или сообщение другу в социальную сеть;
- перекусить или выпить чаю;
- полежать с закрытыми глазами.
Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственного труда за учебниками. Тогда мозг успевает передохнуть, совершает перезагрузку, и материал усваивается лучше.
Что запомнить
1. Техника S.M.A.R.T. помогает ставить задачи и повышает продуктивность. Для успешного решения задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, согласованной с другими аспектами жизни, иметь чёткие сроки реализации.
2. Пирамида Франклина — методика планирования, позволяющая выстроить единую жизненную стратегию и ежедневно реализовывать её.
3. Матрица Эйзенхауэра — инструмент для выстраивания приоритетов, помогающий отделить важные дела от неважных и сосредоточиться на главных задачах.
4. «Хронометраж» и техника «45/15» предназначены для составления ежедневного графика: «Хронометраж» помогает проанализировать временны́е затраты, а техника «45/15» позволяет структурировать время, чтобы продуктивно заниматься учёбой.
10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе
Время чтения: около 10 минут
Автор: Lucid Content Team
Мы все сталкивались с проблемами тайм-менеджмента на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в сроки, но и пойдете в спортзал и приготовите здоровую домашнюю еду.
Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и приходите к своему рабочему столу уже разочарованным миром. Садясь, чтобы, наконец, завершить проект, который вы откладывали в течение нескольких недель, вы понимаете, что у вас есть встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую.
Вы, наконец, уходите с последней встречи и начинаете просматривать электронные письма, когда вас втягивают на встречу с вице-президентом. У него к вам последняя просьба. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.
Хорошей новостью является то, что есть способы вернуть эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в личном управлении временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по управлению временем для начала работы.
Узнайте больше о том, как использовать наши инструменты для эффективного управления своим временем.
1. Выясните, как вы сейчас проводите свое время.
Чтобы оптимизировать личное управление временем, сначала нужно выяснить, куда уходит время. Попробуйте усердно записывать свое время в течение недели, отслеживая свои ежедневные действия. Этот аудит поможет вам:
- Определите, сколько вы реально можете сделать за день.
- Определить отстой времени.
- Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.
Когда вы проведете этот аудит времени, станет ясно, сколько времени вы тратите на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас занимают определенные типы задач (что будет очень полезно для выполнения в более позднем совете). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.
Совет: Оцените, насколько реалистично вы оцениваете свое время. В конце аудита сравните, сколько времени у вас ушло на выполнение определенных задач или проектов, и сколько времени вы ожидали. Мы часто переоцениваем то, как быстро можем что-то сделать. Если есть существенная разница, примите это во внимание при планировании своего графика на будущее, чтобы вы могли более точно планировать свое время и избегать узких мест и пропущенных сроков.
2. Составьте расписание на день и придерживайтесь его.
Ежедневное расписание (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начинать свой день без организованного списка дел. Прежде чем уйти с работы на день, составьте список самых неотложных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы доберетесь до офиса.
Записывая все на бумаге, вы не будете просыпаться по ночам, перебирая задачи, крутящиеся в вашем мозгу. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями на рабочий день.
Если вы не можете сделать это накануне, убедитесь, что вы записали свой список первым делом с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению со временем, которое вы теряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.
Узнайте, как составить график управления временем, который вам подходит.
Узнать больше3. Расставляйте приоритеты с умом.
Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с исключения задач, которые вы не должны выполнять в первую очередь. Затем определите три или четыре наиболее важные задачи и выполните их в первую очередь — таким образом вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.
Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его на основе важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности поддерживают достижение ваших целей, тогда как срочные требуют немедленного внимания и связаны с достижением чужих целей. Мы склонны позволять срочным делам доминировать, когда на самом деле должны сосредоточиться на действиях, которые поддерживают наши бизнес-цели.
Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по тайм-менеджменту для работы из книги Стивена Кови 9.
0050 Прежде всего . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.
Рассмотрим каждый из этих квадрантов более подробно:
- Важные и срочные: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их немедленно.
- Важно, но не срочно: Эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
- Срочные, но не важные: Эти задачи срочные, но не важные. Сведите к минимуму, делегируйте или устраните их, потому что они не способствуют вашему результату. Как правило, это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть в результате плохого планирования других.
- Несрочные и неважные: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют, и должны быть устранены в максимально возможной степени.
Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу тайм-менеджмента и вставьте элементы из списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время тратите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — это то, что мы сделали!
Пример матрицы Эйзенхауэра (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)Когда вы научитесь расставлять приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда просто не хватает часов.
4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.
Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все задачи одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, совершения телефонных звонков, подачи документов и т.
д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это в лучшем случае отвлекает. Отключите уведомления на телефоне и по электронной почте, чтобы полностью избавиться от соблазна проверить в неурочное время.
5. Избегайте стремления к многозадачности.
Это один из самых простых советов по управлению временем на работе, но и один из самых сложных для выполнения. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и заблокируйте все отвлекающие факторы. Может показаться заманчивым многозадачность, но вы просто стреляете себе в ногу, когда пытаетесь это сделать. Вы теряете время и снижаете продуктивность при переключении с одной задачи на другую.
Точно так же не перегружайтесь списком дел длиной в милю. Стресс из-за этого не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.
6. Установите ограничения по времени для задач.
Часть создания расписания должна включать в себя установку временных ограничений для задач, а не просто работу до тех пор, пока они не будут выполнены.
Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда вам может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.
Если вы хотите установить устойчивый темп рабочего процесса, Техника Помидора может помочь вам проверять свой список дел отрезками по 25 минут, делая короткие перерывы между каждым заданием и более длительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.
Если вы предпочитаете задавать свой собственный темп, функция таймбоксинга позволяет вам заблокировать разное количество времени. Используйте свой журнал времени (шаг № 1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет то или иное действие. После того, как вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному действию. Вы обнаружите, что ваша продуктивность стремительно растет, а список дел сокращается, когда у вас есть эти параметры.
Пример ограничения времени (щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)7.
Создайте буферы.Это может показаться нелогичным, но перерывы необходимы для лучшего управления временем.
Исследования показывают, что регулярные перерывы повышают продуктивность, психическое благополучие, способность принимать решения и память. А пропуск перерывов может привести к более быстрому выгоранию и большему стрессу.
Какое отношение это имеет к тайм-менеджменту?
Более высокие уровни стресса влияют на энергию, усталость, когнитивные способности, производительность и вовлеченность в работу. Так что по иронии судьбы рабочий меньше (делая больше перерывов), может помочь вам сделать больше за меньшее время.
Сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задачу, дайте себе время передохнуть. Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то короткая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. д.
8. Научитесь говорить «нет».
Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить «нет».
Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не стесняйтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно никуда не годится, не бойтесь бросить его.
Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые приносят мало или вообще не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, приносящих большую ценность. Помните о правиле 80/20: 80 % вашего результата зависит от 20 % вашего вклада. Сосредоточьте свои усилия соответствующим образом.
Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком для изучения, оно может творить чудеса с вашим личным тайм-менеджментом. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.
9. Будьте организованны.
Для эффективного тайм-менеджмента этот совет должен быть в вашем списке дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет все равно, что найти иголку в стоге сена.
Мало что так разочаровывает, как трата драгоценного времени на поиски неуместных вещей. Не говоря уже о том, как сильный беспорядок может заставить его сосредоточиться.
Маленькие вещи имеют большое значение. Создайте систему хранения документов. Отпишитесь от писем, которые вам больше не нужны. Автоматизируйте повторяющиеся задачи или процессы там, где это возможно. Создавайте системы для организации и выполнения задач, чтобы повысить свою эффективность. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получаете преимущества навсегда.
10. Устраните отвлекающие факторы.
Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными. Ключом к личному управлению временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не прерывали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте свои личные телефонные звонки на обед.
Двигайтесь маленькими шажками. Определите два основных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их преодолении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, питье достаточного количества воды и здоровое питание могут помочь вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.
Улучшение тайм-менеджмента зависит от навыков, а не от хаков
В конце концов, никакие советы или календарь волшебным образом не избавят вас от проблем с тайм-менеджментом, если у вас нет основы хороших навыков тайм-менеджмента.
The Harvard Business Review выделяет три основных навыка, которые отличают успех в управлении временем от неудачи:
- Осведомленность: реалистично думать о своем времени, понимая, что это ограниченный ресурс.
- Организация: организация целей, планов, графиков и задач для наиболее эффективного использования вашего времени.
- Адаптация: регулярно отслеживайте, как вы используете свое время при выполнении действий, в том числе приспосабливаясь к перерывам или меняя приоритеты.
Воспользуйтесь приведенными выше советами, чтобы развить эти навыки и сформировать эффективные привычки управления временем.
Повысьте уровень своего тайм-менеджмента с Lucidchart.
Узнайте, какПовысьте уровень своего тайм-менеджмента с помощью Lucidchart.
Узнайте, какПопулярно сейчас
Как создать блок-схему в Документах GoogleКак создать карту пути клиентаЧто такое интеллектуальное построение диаграмм?Зарегистрируйтесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в месяц.
Подпишитесь на нашу рассылкуО Lucidchart
Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет командам прояснять сложность, согласовывать свои идеи и строить будущее быстрее.
С помощью этого интуитивно понятного облачного решения каждый может работать визуально и сотрудничать в режиме реального времени, создавая блок-схемы, макеты, диаграммы UML и многое другое.
Самая популярная онлайн-альтернатива Visio, Lucidchart, используется в более чем 180 странах миллионами пользователей, от менеджеров по продажам, планирующих целевые организации, до ИТ-директоров, визуализирующих свою сетевую инфраструктуру.
15 советов по тайм-менеджменту, которые помогут работать с умом, а не усердно это один из самых полезных навыков, который поможет вам вашей жизни — как личной, так и профессиональной. Если вы не будете эффективно управлять своим временем, рано или поздно вы окажетесь в состоянии столпотворения. Время, будучи таким важным аспектом жизни, заслуживает самого уважительного отношения. Только если мы научимся овладевать искусством тайм-менеджмента, наша жизнь изменится к лучшему.
Чтобы использовать каждую минуту своей жизни, вы должны знать, что такое эффективный тайм-менеджмент и как управлять временем.
Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для достижения максимальной эффективности усилий человека. По сути, тайм-менеджмент позволяет людям выполнять больше и лучше работы за меньшее время.
Почему важен тайм-менеджмент?Изучение искусства тайм-менеджмента может оказать положительное влияние, особенно на вашу профессиональную жизнь, где большинство из нас не умеет уделять должное время каждой задаче. Итак, давайте кратко рассмотрим преимущества, которые он предлагает:
- Лучшее управление задачами
- Повышение производительности
- Отсутствие стресса
- Лучший баланс между работой и личной жизнью
Наоборот, если вы не можете эффективно управлять своим временем, вы можете столкнуться с нежелательными последствиями, такими как:
9013 8 Эффективное управление временем позволяет сотрудникам легко управлять своим временем с максимальной эффективностью.
Когда все идет по плану, сотрудники, как правило, более креативны, счастливы и менее склонны к эмоциональному выгоранию на работе. Таким образом, имеет смысл потратить некоторое время, чтобы узнать о советах и методах тайм-менеджмента, которые принесут пользу вашей карьере.
Некоторые люди, кажется, имеют достаточно времени, чтобы сделать все, что хотят, в то время как другие постоянно переключаются с задачи на задачу. Это просто означает, что тот, кто делает все, что хочет, использует свое время более эффективно и практикует хорошие навыки управления временем. Навыки тайм-менеджмента — это разнообразные навыки, которые помогают хорошо управлять временем.
Некоторые из навыков включают в себя:
- Быть организованным
- Приоритизировать то, что вам нужно сделать
- Четкая постановка целей
- Сильные коммуникативные навыки
- Эффективное планирование дня
- Практика делегирования задач
- Позитивное преодоление стресса
Теперь, когда вы знаете о важности тайм-менеджмента, вам также необходимо применять эти действенные советы, чтобы разумно управлять своим временем.
Давайте посмотрим на методы и инструменты тайм-менеджмента для достижения огромного успеха.
15 советов по управлению временем на работе для достижения ваших целей:
1. Вставайте рано — продлите свой день
У всех нас есть 24 часа в сутках. Хотя невозможно изменить количество часов в сутках, вы определенно можете попробовать просыпаться немного раньше и сделать свой день длиннее, чем другие. В идеале вашему телу требуется 6-8 часов сна, чтобы быть на оптимальном уровне энергии.
Начните с установки будильника на 15 минут раньше, чем раньше, и увеличивайте временные рамки с течением времени. Вы можете использовать это дополнительное время для упражнений, медитации, расстановки приоритетов или даже для хобби. Постепенно вы повысите свою ежедневную производительность, и управление временем никогда не будет проблемой.
2. Ставьте цели SMART — не просто желайте, делайте
Знаете ли вы, что есть правильный и неправильный способ постановки целей? Когда ваши цели не приносят пользы, в вашем подходе чего-то не хватает или чего-то не хватает.
В то время как если вы правильно поставите цели, ваша продуктивность может достичь неба.
Ставьте перед собой цели, соответствующие S.M.A.R.T. — Конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени. Эти цели привнесут прочную структуру в вашу трудовую жизнь и подготовят вас к тому, что ждет вас сегодня.
3. Найдите хорошее программное обеспечение для учета рабочего времени —
Один из самых простых способов отслеживать каждую минуту, проведенную на работе, — это использовать программное обеспечение для управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени предназначено для установки оценок времени, отслеживания времени, затрачиваемого на задачи, и ведения учета каждой минуты, которую вы тратите на работу над задачами.
Например, если вы работаете над проектом, вы можете установить оценку времени для каждой задачи и подзадачи, чтобы эффективно управлять своим временем. Вы можете попробовать программное обеспечение для управления временем, такое как ProofHub, чтобы эффективно управлять своими проектами и временем.
О функции отслеживания времени ProofHub:
ProofHub — это одно из решений для отслеживания времени для эффективного управления временем. Это программное обеспечение для отслеживания времени, которое соберет все ваши данные о времени в одном месте. Что все вы можете сделать?
- Добавление табелей учета рабочего времени
Можно добавить несколько табелей учета рабочего времени, которые можно использовать для расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, отслеживания и даже управления временем.
- Установка оценки времени
Когда вы устанавливаете оценки времени, это хороший способ управления временем, поскольку вы можете определить, сколько времени потребуется для выполнения работы. У вас будет четкое указание, если затраченное время превышает расчетное время.
- Отслеживание времени вручную
Вы можете ввести «снято», чтобы выполнить работу, и вручную отслеживать время, затраченное на оплачиваемые или неоплачиваемые часы.
- Отслеживание времени с помощью нескольких таймеров
Запускайте и останавливайте таймеры, когда переключаетесь между тем, чем вы работаете, и сохраняйте их в табелях учета рабочего времени.
- С помощью табелей учета рабочего времени
Узнайте, как точно отслеживать свое время, используйте табели учета рабочего времени в свою пользу и используйте все различные подробные отчеты, которые может предложить программное обеспечение для учета рабочего времени.
- Экспорт табелей учета рабочего времени
Экспорт табелей учета рабочего времени и их использование для выставления счетов клиентам, расчета заработной платы и управления временем.
- Архивные табели
Архивные табели из временной секции для последующего использования.
- Отчеты о времени
Создавайте настраиваемые отчеты о времени в одном инструменте отслеживания для просмотра зарегистрированных часов.
«С программным обеспечением для управления временем лучше планируйте и расставляйте приоритеты. Попробуйте ProofHub ».
4. Отведите утро на MIT — самые важные задачи
Марк Твен однажды сказал: «Ешьте живую лягушку каждое утро, и до конца дня с вами не случится ничего хуже». Его цель — взяться за самую важную задачу первым делом с утра. И, если у вас есть две или более лягушек, съешьте сначала самую большую.
Тайм-менеджмент и расстановка приоритетов идут рука об руку. Вы можете эффективно управлять своим временем только тогда, когда знаете, что и когда нужно делать. Суть в том, чтобы взяться за трудную или трудоемкую задачу, выполнить ее и сосредоточиться на других вещах.
5. Откройте для себя свою зону
Вы, должно быть, замечали, что в определенные часы вы сосредоточены, как орел, и ваша продуктивность резко возрастает.
Это происходит, когда ваш разум находится в полной гармонии с внешними условиями. Одни называют это «потоком», другие — своей «зоной».
Открытие вашего потока или зоны может напрямую способствовать правильному использованию вашего времени. Это помогает вам достичь оптимального состояния сознания, когда вы чувствуете и работаете наилучшим образом.
6. Блокируйте отвлекающие факторы. Уберите их из своей жизни. Настолько, что вы в конечном итоге тратите 759 часов в год из-за отвлекающих факторов на рабочем месте. Все благодаря этим отвлекающим факторам, что задача, требующая 60 минут, выполняется более чем за 3 часа.
Всякий раз, когда вы работаете над высокоприоритетными задачами, переводите телефон в беззвучный режим и отключайте передачу данных. В конечном итоге вы сэкономите много времени и повысите уровень своей эффективности на ступеньку выше.
7. Отсутствие многозадачности — качество превыше количества
Если вы гордитесь тем, что совмещаете слишком много задач одновременно, у нас для вас новость.
Исследования показывают, что только 2% людей могут эффективно работать в режиме многозадачности. Для оставшихся 98% людей многозадачность на самом деле тратит их время и снижает общую производительность.
Вместо того, чтобы делить свое внимание на три разные вещи, лучше полностью сосредоточиться на одной вещи и восхищаться ею. Чтобы сделать это более эффективным, попробуйте ограничить их по времени. Это относится к акту выделения временных рамок для каждой задачи, что, в свою очередь, увеличивает вероятность ее успешного завершения.
8. Часто делайте небольшие перерывы — освежитесь и омолодитесь
Это может показаться нелогичным, но перерывы — одна из эффективных стратегий тайм-менеджмента. Как? Предположим два сценария. В первом сценарии представьте члена команды, работающего над задачей 5–7 часов подряд. И другой член команды работает над той же задачей с частыми небольшими перерывами. Как вы думаете, кто эффективно использует свое время? Конечно, позже.
Грамотное управление временем не всегда связано с выполнением того или иного действия. Это также подчеркивает тот факт, что небольшие перерывы после часа или около того могут вывести вашу продуктивность на новый уровень.
9. Найдите вдохновение — цитаты, видео, аудиокниги
Следование списку дел или определенному шаблону может быть скучным. Трудно сосредоточиться на работе, когда вы не полностью мотивированы внутри. Вместо того, чтобы тратить это время на что-то бесполезное, используйте его для вдохновения.
Разместите на столе эти шаблонные цитаты о тайм-менеджменте. Посмотрите мотивационные видеоролики или видеоролики TEDx или послушайте аудиокниги, в которых рассказывается о советах по управлению временем на работе. Или просто пойти на небольшую прогулку.
Нам знаком феномен прокрастинации, когда вы либо вообще ничего не делаете, либо занимаетесь бесполезной деятельностью. Хронические прокрастинаторы получают необыкновенный кайф, откладывая важные дела на потом, и когда становится слишком поздно, они начинают паниковать.
Не позволяйте прокрастинации завладеть вашей жизнью, пусть она станет частью вашего образа жизни.
Лучший способ справиться с прокрастинацией — разбить работу на несколько задач. Это не только делает это выполнимым, но и дает вам отправную точку для начала работы. Кроме того, попробуйте составить подробные временные рамки, которые дадут вам точное представление о сроках. Когда вы окружаете себя людьми, которые действуют и мгновенно добиваются целей, вы автоматически усваиваете эти привычки и становитесь более активными в работе.
10. Спать не менее 7–8 часов
Сон – вредный фактор, который может на многое повлиять как положительно, так и отрицательно. Когда вы высыпаетесь в течение шести-восьми часов, вы не только чувствуете себя свежим и помолодевшим, но и способствуете здоровому образу жизни. Напротив, когда вы не высыпаетесь, вы также увеличиваете риск таких заболеваний, как диабет, обструктивное апноэ во сне, ожирение и многое другое.
Человеческий разум и тело принимают более правильные решения и работают более эффективно, когда они хорошо отдохнули.
Вы можете быстро решить, что делать, когда и как. Разработайте график сна и придерживайтесь его каждый день. Попробуйте ложиться спать и просыпаться в одно и то же время. Существует множество приложений, таких как Calm, Sleep Cycle, которые отслеживают ваш режим сна, помогают вам обрести крепкий сон и будят вас более сосредоточенным человеком.
11. Делайте меньше, но эффективно
Никогда не стоит брать больше, чем вы можете осилить. Отличники и отличники во всем мире делают меньше, но лучше. Когда вы расставляете задачи по приоритетам, это дает вам ясность и направление, чтобы вы могли начать работать над чем-то, сэкономить время и быть более продуктивными.
В следующий раз, когда вам будет трудно управлять временем, сделайте глубокий вдох и возьмитесь за одну задачу, завершите ее и начните другую, не слишком напрягая себя.
12. Используйте онлайн-календарь
Один из лучших советов по тайм-менеджменту для менеджеров — начать использовать онлайн-календарь.
Задолго до этого календари использовались как основной инструмент для управления временем. С появлением онлайн-календарей можно легко управлять своим расписанием, отмечать важные даты и события, настраивать напоминания, создавать временные блоки и многое другое.
Самое приятное то, что онлайн-календари могут быть интегрированы со сторонними приложениями и доступны с нескольких устройств. Существует множество вариантов на выбор, таких как Календарь Google, Календарь Outlook, Календарь Apple, но календарь проекта в ProofHub упрощает управление расписанием, планирование мероприятий и отслеживание важных дат и результатов в проекте, чтобы всегда опережать сроки.
Другие функции календаря ProofHub:
- Добавление повторяющихся событий и задач — Если задачу необходимо выполнять на регулярной основе, вы можете настроить любое событие или задачу на повторение без необходимости повторного создания вручную.
- Установка автоматических напоминаний — Установка автоматических напоминаний о событиях или задачах.
- Множественный просмотр — Установить вид календаря: день, неделя, 2 недели или даже месяц.
- Создавайте личные вехи и события — Ограничьте видимость задач или событий для себя, установив их как частные.
- Скачать календарь — Скачать календари в форматах PDF, CSV или iCal.
Программное обеспечение и инструмент для отслеживания времени для лучшего управления временем | ProofHub
Программное обеспечение для учета рабочего времени, помогающее контролировать время, затраченное на каждый этап проекта, и управлять своими…
www.proofhub.com
поскольку объединение похожих задач также может сэкономить вам значительное количество времени. Мы все знаем, что разные задачи требуют разных типов мышления и организации. Вместо того, чтобы бездумно перескакивать с одной задачи на другую, было бы разумно объединить их вместе.
Например, вы можете назначить определенное время, чтобы отвечать на важные электронные письма и телефонные звонки, а не делать их время от времени в течение дня.
Это поможет вам расставить приоритеты в работе и времени структурированным образом. Кроме того, когда вы работаете над связанными задачами, вы позволяете своему мозгу лучше сосредоточиться и быстрее выполнять их из своего списка. Вы можете сэкономить много времени и усилий, заранее управляя повторяющимися задачами и событиями.
14. Делегирование или аутсорсинг
Вам не нужно делать все сразу, будь вы новичок, руководитель или менеджер. Одна из лучших особенностей делегирования и аутсорсинга заключается в том, что это дает вам достаточно времени, чтобы сосредоточиться на важных вещах, и значительно снижает вашу рабочую нагрузку. Независимо от того, на каком профессиональном этапе вы находитесь в данный момент своей жизни, всегда полезно научиться делегировать задачи другим и позволять другим людям делить с вами часть нагрузки.
Совет: Многие занятые профессионалы используют такие сервисы, как Rev.com, чтобы расшифровывать заметки о встречах и телефонные звонки.
Мало того, что полезно иметь запись звонка, это также отличный способ получить больше информации из разговоров и быстро поделиться сводками с товарищами по команде, которые также могут извлечь пользу из этой информации.
Если вам сложно делегировать работу или находить время для обучения других определенным задачам, вы всегда можете отдать на аутсорсинг или нанять фрилансера. Если все сделано правильно, как делегирование, так и аутсорсинг могут реально сэкономить время для вас и вашего бизнеса.
15. Следите за своим временем
Вы должны знать, как и где проходит каждый час на работе, чтобы лучше управлять временем. Начните отслеживать свое время вручную или с помощью инструмента отслеживания времени. Люди, которым нравится отслеживать то, что они делают, обычно сосредоточены, продуктивны и организованы. Они не только контролируют и отслеживают часы, в течение которых они работают, но также учитывают количество выполняемых ими действий, задач и проектов, с которыми они работают, и клиентов, на которых они работают.
ProofHub — это популярное программное обеспечение для учета рабочего времени, используемое такими компаниями, как НАСА, Taco Bell и Disney, чтобы отслеживать часы работы и оставаться в курсе дел. Онлайн-система управления временем позволяет вам устанавливать оценки времени, отслеживать время, затрачиваемое на задачи, получать поминутные данные, чтобы вы могли эффективно управлять временем и точно выставлять счета клиентам, используя данные о времени.
Совет: Многие занятые профессионалы используют такие службы, как Email Analytics , для отслеживания и визуализации активности и производительности электронной почты. Это хороший способ отслеживать, сколько времени вы тратите на электронную почту, будь то с клиентами, поставщиками, потенциальными клиентами или коллегами.
Техники тайм-менеджмента С приведенными выше советами по тайм-менеджменту для работы пришло время для удивительных техник тайм-менеджмента, которые сделают вас профессионалом тайм-менеджмента.
Использование методов тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы выполнять множество задач в течение дня, а в том, чтобы упростить вашу работу, чтобы делать ее лучше. Применяя хорошие методы тайм-менеджмента, у вас будет больше времени на то, что вы любите. Потому что мы следуем концепции: не работай много, работай умнее, тайм-менеджмент обязателен.
Давайте рассмотрим некоторые популярные и широко используемые методы тайм-менеджмента:«Управление временем не является второстепенной деятельностью или навыком. Это ключевой навык, от которого зависит все остальное в жизни». — Брайан Трейси
- Принцип 80/20 также известный как принцип Парето, который предполагает что 80% результатов исходят из 20% действий или усилий.
По данным Investopedia, это означает, что:
- 80 процентов объема продаж приходится на 20 продуктов линейки продуктов.
- 80 процентов дохода компании приходится на 20 процентов ее клиентов.
- 80 процентов продукции компании обеспечивают 20 процентов ее сотрудников.
Принцип Парето ставит управление временем в центр внимания, позволяя вам сосредоточиться на самых важных задачах, а не тратить время на задачи, которые не будут иметь большого значения.
Например, лучше за час просмотреть 10 статей (просматривая чуть более 5 минут) и выбрать две лучшие за следующий час, чем тратить два часа на подробное чтение трех статей.
Поначалу это может быть немного сложно, но вы привыкнете к этому, вы заметите рост своей производительности и сможете лучше управлять временем и усилиями.
2. Метод ABCDE
Если вам сложно управлять своим временем и тратить его эффективно, попробуйте установить приоритеты с помощью метода ABCDE. Вот как можно использовать описанный выше метод в качестве полезного совета по управлению временем для работы и личного использования.
В этом методе вы сначала составляете список текущих задач, а затем классифицируете каждую задачу как A, B, C, D и E, в которой:
- A обозначает наиболее важные задачи: Вы должны выполнить эти задачи любой ценой, иначе это может иметь серьезные последствия.
- B означает менее важные задачи: Такие задачи следует выполнять, но они не повлияют так сильно, как задачи, попадающие в вышеуказанную категорию.
- C означает задачи без последствий: Такие задачи — это то, что было бы неплохо сделать, но для которых вообще нет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет.
- D означает задачи для делегирования: Если есть что-то, что можно делегировать кому-то другому, это будет помечено как D. Однако это может быть ситуативно, потому что не каждую задачу можно кому-то делегировать.
- E означает задачи, которые вы можете исключить: E-задача — это то, что совершенно не имеет значения и может быть исключено, поскольку их выполнение уже не приносит никакой пользы для вашей производительности и эффективности.
3. Система 4D
Вы слышали о 4D управления временем? Проще говоря, эти 4 D относятся к DELETE, DELEGATE, DEFER и DO.
Давайте обсудим их вкратце:- Удалить (Удалить): Всегда есть задачи, которые не требуют вашего внимания и могут быть просто вычеркнуты из вашего списка.
- Делегат: Если кто-то может сделать что-то хотя бы на 75% лучше вас, делегируйте это ему. Если нет никого, кому вы могли бы делегировать работу, вы можете либо начать обучать его, либо даже передать задачу на аутсорсинг.
- Отложить: Не все нужно делать немедленно. Если есть что-то, что можно сделать позже и это не имеет серьезных последствий, отложите это.
- Делать: Если есть что-то важное и у вас есть на это время, сделайте это тут же.
4. 18 минут
18-минутный подход Питера Брегмана, главного исполнительного директора международной консалтинговой фирмы Bregman Partners, позволяет нам ориентироваться в пачке электронных писем, телефонных звонков, текстовых сообщений и бесконечных встреч, которые мешают нас от сосредоточения нашего времени на вещах, которые важны.
Пять минут утра: Сядьте и подумайте, что вам нужно сделать сегодня, чтобы добиться успеха. Затем удалите эти дела из списка дел и запланируйте их в своем календаре (попробуйте календарь ProofHub).
Одна минута в час: Перефокусировка. Ставьте будильник каждый час, и когда он подаст звуковой сигнал, «сделайте глубокий вдох и спросите себя, продуктивно ли вы провели последний час», — пишет он.
Пять минут вечера: Выключите компьютер и посмотрите, как прошел день.
В целом, 18-минутный подход дает простое представление о том, как управлять своим днем, и у вас есть время, чтобы освободить свою жизнь от отвлекающих факторов.
Заключение
Тайм-менеджмент играет важную роль в нашей повседневной жизни. Даже изучение основных советов по тайм-менеджменту может творить чудеса в вашей жизни. Каждая минута драгоценна, не тратьте ее на то, что не добавляет ценности вашей жизни.
Давайте обсудим их вкратце:
