Наши вопросы к тайм-менеджменту

Автор: Сергей Логачев, бизнес-тренер ТК «Догма»  

 

У любого человека появляется масса стандартных вопросов, когда он сталкивается с темой тайм-менеджмента. На несколько из них я постараюсь коротко и максимально информативно ответить. 

 

Что такое «Тайм-менеджмент»?

Система управления и организации своим временем. Состоит из набора рекомендаций, правил и техник, которые повышают результативность труда и удовлетворенность личной жизнью. В РФ наиболее известным специалистом по управлению временем является Глеб Архангельский (сайт mprovement.ru). Во вторую очередь я поставил бы Александра Горбачева (сайт time-m.com) и блог-сайт upravlenievremenem.ru. Надеюсь, что вы получите много удовольствия, если решите посвятить этой теме чуть больше, чем ознакомление с данной статьей.

Если брать наиболее полное определение, то оно звучит так: Управление временем (тайм-менеджмент, time management, организация времени) — дисциплина о методах определения того, что для человека важнее всего и на что в первую очередь следует потратить время.

Управление временем включает в себя инструменты и методики планирования времени, обычно с целью увеличения эффективности его использования в личных или корпоративных целях. Эти методики (иногда противоречивые) представлены в ряде книг, материалах семинаров и курсов.

Общая схема тайм-менеджмента состоит из следующих шагов: постановка целей, сбор информации, расстановка приоритетов, собственные действия и делегирование, мотивация и отдых. 

В российской практике термин «тайм-менеджмент», как правило, применяют тогда, когда с позиции руководителя говорят об управлении рабочим временем и организации работы своих подчиненных. Забывая, что управление начинается с себя. 

Зачем нужна «организация времени», «управление временем» и т.д. и т.п.?

Трудно себе представить человека, который с секундомером в руках фиксирует непрактичные дела, сведя свое существование к получению «сверхрезультата». Понятно, что такой подход к управлению временем — форма сумасшествия. 

А когда мы сами используем такие фразы как «не смог достичь результата», «оказалось, что это сложнее, чем я думал», «не хватило времени» и т.п., все это не является признаками сошествия с ума? Поясню: человек планирует, но его план не совпадает с реальностью; есть мечта, но со временем она превращается из цели в фантазию; есть дело, но делать не хочется. Все это норма? 

Если бы у вас появилась возможность сделать свою жизнь более эффективной в труде, отдыхе, проведении времени со своими детьми или близкими? Что бы вас могло остановить? Пожалуй, только неверие в то, что вы способны измениться. Неверие, которое пустило корни и набрало вес благодаря таким фразам как «я уже пробовал, и ничего не получилось», «если бы все так было просто, то уже все бы научились», «мне некогда», «я не верю, что вы меня научите» и т.п. 

Можно ли научиться управлять своим временем?

Возможно, вам известна фраза, которую тренеры постоянно повторяют на тренингах: «нельзя научить, можно научиться». И наверняка над ней иногда подхихикивают — еще бы, все бы так легко сбрасывали с себя ответственность за результаты обучения, как тренеры! Представляю себе менеджера, который говорит своему клиенту — ваш вагон своим ходом прийти не сможет, вам его надо толкать самому! 

Да. В изменении человека самого себя по-другому не получится. Есть только один путь — самостоятельного поиска, эксперимента, ошибок и тренировок. «Вагон» можно спустить с горки и он прокатится несколько сот метров. Автомобиль можно завести, воткнуть передачу и нажать на педаль газа. Но если ваш инструктор все время будет ездить с вами, то вы никогда не научитесь водить. 

Если бы вы всегда сохраняли рядом с собой человека, который вас когда-либо чему-то учил, то представляю, какая свита ходила бы с вами! Но большинство из нас более обучаемы. Научились и сами пользуемся результатами своего научения. И те, кто нас учил, остались лишь в нашей памяти, а не в нашем авто. 

Именно потому, что мы научились многому, мы вновь способны учиться и изменяться. Помните лишь, что как тело перестает быть здоровым с потерей гибкости, так и мозг начинает стареть, когда не способен меняться и усваивать новую информацию. 

Не будет ли слишком много времени занимать управление временем?

Любые изменения человек не способен наращивать революционно. Невозможно сразу поднять штангу весом в двести килограммов. Невозможно сразу прыгнуть в длину на пять метров или высоту на два. Большинству из нас это не надо. Нам необходимо изменять себя понемногу, но так, чтобы каждое новое изменение приносило нам заметный положительный результат. 

Такой процесс научения называется «позитивное подкрепление». После обучения нет необходимости применять все приемы и техники сразу. Нужно применить то, что понятно, и получить результат. Затем сверить количество результата и потерянного на эту инновацию времени и оценить рентабельность такого шага. Если сумма окажется положительной, то возможно вам захочется продолжить и применить следующий инструмент или пользоваться уже изученным.  

Главное — не меняться быстро, через силу, и не тренировать свое «не-могу-не-получится» предвосхищением длительного труда. Это не так. Изменения приводят к выигрышу, а не к поражению. 

Не потеряю ли я свои личные привязанности, «маленькие слабости», не стану ли я механизмом для поиска и сокращения временных издержек?

Добавляя к вышесказанному, еще раз отмечу: старание сделать себя эффективнее не предполагает отказ человека от того, что приносит ему радость и сознательно принимается им как положительное и значимое. 

Наоборот, приобретение способности изменять себя понемногу, по чуть-чуть, освещает более ярким и жизнерадостным светом то, что для человека сегодня является привычным и приятным. Получение новых преимуществ по сравнению с тем, кем мы были ранее, должно приносить человеку большую удовлетворенность жизнью, повышение ее качества. 

И не важно, когда вы примете решение меняться.

Главное, что у вас есть такая возможность. Потому что как люди мы все способны меняться. Потому что все мы хотим жить лучше и быть более счастливыми, чем вчера. Несмотря на то, что иногда мы слишком устали, чтобы думать о хорошем. 

Как меньше уставать и больше радоваться — об этом и есть наука тайм-менеджмента.

Управление временем. С чего начать

Прежде чем приступать к изучению тайм-менеджмента, хотелось бы показать иерархию, в соответствии с которой возможно эффективное и качественное планирование. Начиная от проекта на месяц, заканчивая жизнью в целом. Вот наглядная схема (начиная с главного): 1. Отношение 2. Подход 3. Цели 4. Стратегия 5. Тактика Разберем эти пункты и покажем их связь с тайм-менеджментом. Отношение Отношение — это самое важное. Как Вы относитесь к своей жизни? К окружающим? К текущему проекту? Должны ли Вы получать удовольствие от работы, или это всегда борьба на грани? Есть ли место в Вашей жизни развлечениям, или это скорее исключение? Кто Вас окружает: друзья или враги? Или, может быть, миру вообще нет до Вас никакого дела? Зачем Вы вообще это делаете? На все эти вопросы нет универсальных ответов. Каждый ответит по-своему и приведет 100 доказательств и реальных примеров, почему это именно так. Думая, анализируя, разбираясь в себе, рано или поздно Вы ответите на эти вопросы. В чем их важность? Идем по иерархии ниже. Подход Подход определяет, как Вы смотрите на тот или иной проект. Возможны ли изменения в выбранном вначале курсе? Планируете ли Вы получить удовольствие от проекта, или нужно сосредоточить максимальное количество сил в минимальное время? Используете ли Вы научный подход или следуете интуиции? Читаете ли Вы много книг и задаете ли много вопросов? Стараетесь ли Вы постоянно развиваться и искать новые для себя области или прочно занимаете одну? Легко ли Вы беретесь за что-то новое? Ответы на эти вопросы – следствие первого пункта иерархии, а именно Вашего отношения к жизни или проекту. Невозможно легко заставить взяться за что-то новое человека, который уверен, что окружен врагами. Невозможно заставить себя долгое время держать 100% концентрацию, если в глубине души Вы уверены, что жизнь – отличная и совсем не тяжелая штука. Вы не сможете искать для себя новые области, если у Вас нет любопытства. Вас бесполезно заставлять использовать научный подход во всем, если у Вас отлично работает интуиция. Подход определяется отношением к жизни. Если попытаться использовать неправильный подход (который, например, рассказал супер миллионер из телевизора) – ничего не получится. Подход определяет, какая методология тайм-менеджмента Вам нужна. Должны ли быть жестко прописаны сроки каждой задачи? Какое время выделяется на анализ и корректирование действий? Как часто этот анализ происходит. Распланированы ли у Вас дела на год, на каждый день или просто список на месяц? Подойдет ли Вам пирамида целей или GTD? Или это будет какая-то только Вам удобная смесь методов?  Идем ниже по иерархии. Цели Подход определяет, какие цели Вы перед собой ставите. Хотите ли Вы быть чемпионом в каком-то виде спорта или выбираете занятия фитнесом раз в неделю? Будете ли Вы создавать корпорацию и бороться с конкурентами или создадите свою маленькую фирму, которая будет приносить постоянный доход, и будете валяться с ноутбуком на пляже. Определившись с подходом к жизни, Вы определите – какие цели «Ваши». Говоря о тайм-менеджменте, Вы решите, на какой срок и как надо прописать цели. Должны ли они быть четко сформулированы и разбиты на итерации или достаточно будет просто того, что они записаны? Как эти цели сгруппированы? В скольких направлениях Вы развиваетесь? Как эти цели соотносятся между собой? Следует ли для каждой цели выделить необходимые ресурсы или обозначить критерии достижения? Когда цели сформулированы, можно говорить о стратегии их достижения. Стратегия Сколько времени и энергии Вы готовы тратить на ту или иную цель? Является ли она для Вас главной или не важна совсем? Если это глобальная цель – как часто надо к ней возвращаться и планировать дальнейшие шаги? Как эта цель уживается с повседневными задачами, и как нужно действовать, чтобы продолжать к ней двигаться? Стратегия говорит Вам, как спланировать свою деятельность. Какие правила Вы поставите для себя в достижении цели? Будете идти к ней постепенно каждый день или выбирать время в периоды отпуска? Анализируете ли Вы уже сделанные шаги? Как часто Вы оцениваете свои результаты? Нужны ли Вам «стратегические часы» и, если нужны, то как часто? Зная стратегию, можно перейти к тактике. Тактика Для воплощения в жизнь тактики с точки зрения тайм-менеджмента служат органайзеры, записные книжки, записи номеров телефона ручкой на руке и т.п. Тактика определяет, какие инструменты Вы используете в тайм-менеджменте. Какие функции должны быть у вашего органайзера? Как он должен быть построен? Нужен ли Вам доступ к нему из любой точки мира или только из вашей квартиры? Сколько времени должно уходить на запись задачи? Нужны ли напоминания? Должен ли он быть доступен с мобильного телефона? Как же начать прямо сейчас Вариантов не так много. Если Вы уверены, что хорошо себя знаете, можно выделить несколько вечеров и ответить на приведенные в каждом шаге вопросы. Выписав свои ответы, прочитайте обзоры основных методологий тайм-менеджмента и определите, какая из них больше всего подходит Вам. Начните ее использовать. Через месяц просмотрите свои ответы еще раз и скорректируйте свой подход. Следующая корректировка будет примерно через полгода. Ну а после нее Вы уже разберетесь сами, потому что на этом этапе я уже не вижу смысла что-то Вам советовать глобально. Вам останется только пробовать новые фишки и инструменты на уже существующей базе и время от времени корректировать свои действия. Другой вариант для тех, кому еще предстоит разобраться в себе. Для начала составьте для себя список методологий тайм-менеджмента, которые хотите попробовать. Или, если Вы не знаете, чего хотите, просто имейте под рукой описания 3-5 методологий. Теперь Вам предстоит несколько интересных месяцев жизни. Каждые 2 недели меняйте методологию тайм-менеджмента, которую используете. Причем после первой недели использования корректируйте свои действия. Анализируйте, что Вы делаете в рамках методологии, а чего не делаете. Где отклоняетесь, а где четко следуете написанному. По окончанию 2 недель запишите свои впечатления. Постепенно у Вас сформируются критерии, по которым Вы сможете оценивать методологию. Попробовав несколько, Вы сможете выбрать наиболее комфортную для Вас. А когда методология выбрана – вернитесь к вопросам, задаваемым в этой статье, – может быть, ответы на часть из них уже появятся? Удачной работы! Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

Самые важные статьи Управление временем — с чего начать — как правильно выбрать для себя из всего многообразия те приемы и методы управления временем, которые подойдут именно Вам. Getting Things Done (GTD) — всемирно известная методика наведения порядка в каждодневных делах. Стратегическое планирование — методы достижения долгосрочных планов с использованием пирамиды целей. Термины тайм-менеджмента — пополняемый словарь терминов, относящихся к управлению временем и схожим областям. Параллельные дела — простая методика для значительного повышения личной эффективности. Ведение дневника — в статье раскрывается, почему это так важно в планировании и жизни. Новые статьи Personal Efficiency Program (PEP) — PEP — это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге «Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности.» Правильнее сказать — это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете. Тайм-менеджмент. С чего начать — В наши дни по вопросам управления временем появляется огромное количество книг и статей. Предлагается множество различных методик и советов по внедрению этих методик в жизнь. Однако, «сходимость» этих методик (т.е. отношение количества людей, успешно внедривших методику в жизнь к количеству прочитавших) достаточно низок. В этой статье мы постараемся объяснить — чем следует руководствоваться при выборе методики управления временем и инструментов для воплощения этой методики в жизнь. Getting Things Done (GTD) — Getting Things Done – это методика планирования, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге. Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.  Стратегическое планирование — В нужном ли направлении Вы движетесь к свои целям? И не получится ли, что, выполнив кучу работы, Вы  придете не туда, куда стремились? В этой статье рассмотрен стратегический подход к планированию в управлении временем, который позволит Вам выбрать правильное направление движения на долгие годы вперед. Работа 2.0 — Краткий пересказ книги Глеба Архангельского «Работа 2.0» — как с комфортом и удобствами построить работу в современном мире с интернет-технологиями и быстро меняющимся миром. В статье приводятся основные идеи книги и обзор инструментов, которые рекомендует проект TimeMaster для воплощения в жизнь этой методологии.

Тайм-менеджмент: управление временем

Управление временем для современного человека — центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта. Если вам есть к чему стремиться, вы недовольны своими результатами, просто хотите стать немного эффективнее или же нуждаетесь в помощи по преодолению прокрастинации (привычки откладывать дела на потом), то эта серия уроков создана именно для вас.

Представленный онлайн-тренинг познакомит вас с основами тайм-менеджмента и его деталями, расскажет о том, как управляют своим временем и организуют свою жизнь самые успешные люди планеты. Совершенно бесплатно вашему вниманию будут предложены различные принципы, методики, упражнения, техники и приёмы, из которых состоят самые эффективные системы тайм-менеджмента, и которые позволят вам, применив их на практике, заметить положительные изменения уже в самые первые дни. Этот онлайн-курс по тайм-менеджменту станет вашим личным гидом в мир, где вы забудете о том, что такое вечная усталость, постоянный стресс и нехватка времени. Вы научитесь грамотно ставить цели и планировать их достижение, успевать делать огромное количество дел в рекордно короткие сроки, получать удовольствие от работы и успевать находить время на отдых. В курсе собраны советы и методы по управлению временем, которые по-настоящему эффективны.

Однако, несмотря на то, что представленный курс обладает огромным потенциалом, тайм-менеджмент сам по себе, к сожалению, таит в себе неожиданно много неопределённостей и вопросов. Во-первых, почему различных подходов к управлению временем так много? В чём разница между методикой GTD Дэвида Аллена и методом «тайм-драйв» Глеба Архангельского? Зачем вообще каждый очередной «суперэффективный» автор изобретает что-то новое, неужели в тайм-менеджменте нет ничего определённого и точного?

Во-вторых, почему не всё из предлагаемого специалистами работает? Авторы в один голос говорят об эффективности своих методов и техник, но следовать им совершенно не хочется. И потом, даже если вы всё выполняете точно по инструкции, что-то всё равно идёт не так. В чём причина?

И в-третьих, что делать с нежеланием жить на автомате по однажды, но навсегда заведённому распорядку? Как подстраивать чёткую систему организации времени под постоянные перемены, которыми так богата наша жизнь?

Данная серия онлайн-уроков не рассчитана на то, чтобы дать ответы на все вышеперечисленные вопросы, но составлена таким образом, чтобы помочь вам ответить на них самостоятельно. И в этом — самая главная её ценность. И по этой же причине, изучив материалы этого тренинга, вы сможете не только «прокачать» какие-то отдельные свои качества, но и оказать на свою личность комплексное влияние.

А если вы хотите разобраться в теме максимально подробно, записывайтесь на нашу программу «Лучшие техники тайм-менеджмента».

Содержание

1. Что такое тайм-менеджмент?
2. Применение тайм-менеджмента
3. Как этому научиться?
4. Уроки управления временем
5. Как проходить занятия?
6. Дополнительный материал
7. Цитаты известных людей на тему времени

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

• Постановка целей
• Планирование и распределение времени
• Делегирование задач и управление ресурсами
• Анализ затрат времени
• Фиксация времени
• Приоритизация
• Составление списков
• И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В России об управлении временем впервые начал говорить революционер и общественный деятель А. К. Гастев, который в 20-х годах XX столетия был директором центрального института труда. Он начал развивать идеи о личной эффективности человека и об эффективном использовании времени. Уже в начале 70-х годов появился первый метод, позволявший управлять личным временем, под названием «Хронометраж». Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

• Анализ
• Разработка и составление стратегий
• Целеполагание
• Планирование и приоритизация
• Реализация процесса
• Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия. Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

• Стратегическое планирование
• Тактическое планирование
• Оценка личной эффективности
• Оценка управленческой эффективности
• Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
• Определение основных факторов для выработки собственного плана
• Умение расставлять приоритеты
• Инструмент «Mind Mapping»
• Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
• Анализ достигнутого
• Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Применение тайм-менеджмента

В современном мире личное время — это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

• Значительно чаще остальных достигает поставленных целей
• Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности
• Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами
• Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени
• Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее
• Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье
• Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов
• Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события
• Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование
• Всегда имеет чёткий план действий
• Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора
• Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь

Это лишь часть того положительного влияния, которое оказывает умение управлять временем на жизнь человека. Не просто так существует мнение о том, что люди, которые не знают, как им распределить своё время, не могут найти ни одной свободной минуты, и постоянно чем-то заняты, но вся их занятость не приносит никаких толковых результатов. А люди, способные умело распоряжаться своим временным ресурсом, всегда могут выделить время для чего-то или для кого-то, и все их дела непрерывно продвигают их к их целям и достижению успеха.

Если вы познакомитесь с особенностями жизни и работы успешных людей, то непременно обнаружите, что все они, как один, говорят о том, что самый ценный актив, которым обладает человек – это его время, и наверняка заметите, что все они ведут ежедневники, составляют планы, продумывают дальнейшие шаги и занимаются этим постоянно. У них всегда полно идей, а количество их дел просто поражает. Но, одновременно с этим, они счастливы, улыбчивы, позитивно настроены; всё, что они делают, они делают с энтузиазмом и получают от этого удовольствие; а также обладают крепким здоровьем. Если вы являетесь человеком, который стремится к саморазвитию и личностному росту, то велика вероятность того, что и вы хотели бы достичь подобных результатов, иначе вас бы не было здесь. И для вас есть прекрасная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ. Нужно только поставить себе цель научиться качественно использовать своё время.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы от рождения обладаем набором различных способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно же, эти способности и предрасположенности различны, и в то время как одни люди изначально склонны к тому, чтобы эффективно управлять временем своей жизни, другим приходится этот навык развивать и оттачивать. Как бы то ни было, сделать это можно. И снова радостная новость – ВЫ МОЖЕТЕ ЭТО СДЕЛАТЬ САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е. не прибегая к тому, чтобы проходить обучение в специализированных заведениях или покупать дорогостоящие обучающие курсы. Причём, совсем не обязательно обладать каким-то особым талантом или гениальностью, а можно просто пройти онлайн-тренинг, введение к которому вы сейчас читаете.

Существует два важных момента при прохождении этого курса. Это:

Теоретическая база – та информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое освоение – применение того, что вы узнаете, на практике в своей повседневной жизни.

Основываясь именно на этих важных моментах, мы и разработали этот тренинг. Каждый урок рассчитан на то, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который преподнесён интересным и совершенно понятным и доступным любому человеку языком. А также на то, чтобы у вас была мотивация и возможность применить всё то, что вы узнали, не ожидая какого-то подходящего момента, а прямо «здесь и сейчас». Всё, что вам понадобится – это желание овладеть новым навыком и немного свободного времени, которое, вам потребуется для этого найти, в чём мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по теме курса и понять, насколько он вам подходит, можете пройти наш тест. В каждом вопросе правильным может быть только 1 вариант. После выбора вами одного из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Уроки по тайм-менеджменту

Изучив опыт обучения управлению временем множества людей, мы пришли к выводу, что его основам, как мы уже говорили, можно научиться самостоятельно. Введя некоторые корректировки, и ещё более адаптировав материал для самостоятельного изучения, мы подготовили ряд уроков, направленных на развитие полезных компетенций для полноценного овладения данным навыком. Далее – коротко о каждом уроке:

Урок 1. Основы тайм-менеджмента: предпосылки управления временем. Целью данного урока является помочь вам максимально разобраться в особенностях и нюансах тайм-менеджмента, а также на глубинном уровне осознать и прочувствовать, как может эффективная организация своего времени способствовать достижению целей, помогать в развитии потенциала своей личности и оказывать благоприятное воздействие на жизнь в целом.

В уроке будут рассмотрены такие вопросы как цели управления временем и его предпосылки, основные этапы и особенности этого процесса. Кроме того, вы узнаете массу советов по повышению личной эффективности и сможете выбрать те из них, которые будут подходить конкретно вам.

---

Урок 2. Целеполагание. Как известно, любое действие человека непосредственно связано с тем, что он затрачивает определённое количество времени на его совершение. И если информация из первого урока научит вас определять и фиксировать свои временные затраты и разбираться в структуре распределения временного ресурса, то знания, которые вы получите отсюда, помогут вам научиться отделять то, на что нужно тратить своё время, от того, на что не нужно.

Здесь речь пойдёт о процессе целеполагания: вы научитесь определять свои истинные цели и второстепенные задачи, а значит, сможете делать то, что позволит вам исключить бесполезную трату времени, и даже ваши минимальные усилия будут приносить вам максимальные результаты.

---

Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация. Достижение любого результата – это процесс, который всегда обладает своими особенностями и характеристиками. Важно понимать, что не все действия эффективны. Нужно уметь видеть перспективы, просчитывать свои шаги и расставлять приоритеты. Наличие цели предполагает и наличие плана по её достижению. Этим и другим интересным вопросам и посвящён этот урок.

Из него вы узнаете о том, что представляет собой процесс планирования дел, какие существуют методики расстановки приоритетов, познакомитесь с наиболее эффективными техниками составления планов и списков. Помимо этого, вы узнаете несколько важных принципов, которые помогут вам научиться экономить время, повышать свои результаты и избегать многих ошибок, которые свойственны людям, ставшим на путь грамотного распределения времени.

---

Урок 4. Системы управления временем. Несмотря на то, что в русский язык понятие «тайм-менеджмент» пришло не так давно, самому факту организации личного времени ради достижения целей и повышения продуктивности уделяли и уделяют внимание многие выдающиеся деятели. Возможно, именно поэтому они и смогли достичь значительного успеха, ведь от способности распорядиться главным ресурсом – временем – зачастую зависит умение человека справляться со всеми делами, напряжённо и эффективно работать в любых ситуациях, и выходить из них победителем.

Так или иначе, планировали свою занятость все (художники, писатели, политики – известные и не очень), но создателем не универсального режима дня, а одной из первых комплексных систем управления временем стал Б. Франклин. Он на собственном примере показал, насколько важно ставить цели и разрабатывать план по их достижению. О его и других авторских системах тайм-менеджмента, в которых объединяются принципы целеполагания, планирования и мотивации, и пойдёт речь в данном уроке.

---

Урок 5. Инструменты для повышения личной эффективности. А. Герцен писал: «Теория внушает убеждения, пример определяет образ действий». На самом деле, системы управления временем урок 4, основы целеполагания урок 2 и планирования урок3 как основные составляющие тайм-менеджмента были бы не больше, чем элементами стройной теории, если бы их не дополняли специально разработанные общеметодологические и в рамках отдельных техник практические инструменты. Следуя им, применяя их в своей повседневной жизни, каждый сможет приобрести не только полезные знания, но и создать собственную систему постановки, оценки и реализации стратегических целей.

Собранные в этом уроке рекомендации, советы, хитрости, приёмы, а также сервисы и программы по тайм-менеджменту, взяты из разных источников, но являются универсальными инструментами и одинаково пригодятся как в плане управления временем, так и для личностного развития в целом: тренировки самодисциплины, характера, отношения к жизненным приоритетам и целям.

Авторы уроков: Сергей Крутько+, Кирилл Ногалес+ и Артём Захаров.

Как проходить занятия?

Все наши уроки обладают одной важной особенностью – они созданы таким образом, чтобы применить их мог абсолютно любой человек. Но вы должны непременно иметь в виду, что то, насколько успешно вы освоите материал, зависит, в огромной степени, от вашего отношения. Если вы отнесётесь к этому халатно, с позиции «если появится время, то я, конечно, займусь», то и результат будет совершенно посредственным, если будет вообще. Но в том случае, если вы подойдёте к изучению материала со всей ответственностью и пониманием важности того, чем занимаетесь, то итогом станет ваш стремительный личностный рост и повышение показателей всех личностных характеристик, не говоря уже о том, что вы научитесь превосходно управлять своим временем.

Для того чтобы извлечь из тренинга наибольшую пользу, мы рекомендуем вам изучать по одному уроку в два дня: в первый день вам нужно будет просто ознакомиться с уроком, а во второй – в течение дня использовать то, что вы узнали, каждый раз используя новые приёмы и комбинируя их. Итого, на весь курс у вас уйдёт около десяти дней. Но важным здесь является ещё и то, что, взявшись за прохождение тренинга, вы ни в коем случае не должны пропускать занятия. Поставьте себе задачу – пройти этот курс до конца. Одно только это уже станет вашей практикой тайм-менеджмента, и кроме того, начнёт развивать в вас такие качества как целеустремлённость, обязательность, исполнительность и пунктуальность. Запомните, что теория и практика это две стороны одной медали. Только так вы сможете научиться тому, чего хотите, и только так поступали все успешные люди во все времена. И ещё кое-что: заранее подготовьте блокнот и ручку, ведь в деле планирования без этого никуда.

Дополнительные материалы

Ниже мы хотим познакомить вас с некоторыми вспомогательными источниками, из которых вы сможете почерпнуть немало полезного на тему управления временем.

Книги по тайм-менеджменту

В этом разделе дополнительных материалов мы рассмотрим несколько самых популярных книг по теме тайм-менеджмента. Каждая из них является уникальным сборником полезной информации, практических советов и указаний, эффективных техник и приёмов по управлению временем. Некоторые из них написаны авторами-профессионалами и уже заслужили себе авторитет не только у российских читателей, но и у читателей со всего мира. Другие же изданы совершенно недавно, а их авторами являются ещё не такие знаменитые, но, несомненно, заслуживающие внимания люди. Любая из рассмотренных книг станет прекрасным дополнением к нашему тренингу.

Статьи и публикации

Мы стараемся собирать интересные статьи по вопросам тайм-менеджмента и повышения личной эффективности. Все знания и навыки сложно представить системно, всегда можно найти интересный материал, который стоит «особняком». Эти материалы мы размещаем в блоге в разделе, который так и называется «Time-management и эффективность». Предлагаем вам ознакомиться со статьями:

Специалисты по тайм-менеджменту

Это особый раздел дополнительных материалов. Здесь вы сможете познакомиться с самыми выдающимися людьми – профессионалами в области управления временем. Мы расскажем вам о столпах тайм-менеджмента Брайане Трейси (специалист мирового уровня по повышению личной продуктивности), Глебе Архангельском (эксперт в области управления временем), Николае Мрочковском (специалист по тайм-менеджменту и генеральный директор компании «Финанс Консалтинг»), Дэне Кэннеди (мультимиллионер и автор ряда книг-бестселлеров), Стивене Кови (специалист по управлению временем с мировым именем) и некоторых других выдающихся личностях.

Цитаты известных людей на тему времени

На тему важности времени, помимо всего прочего, часто высказывались великие люди. В качестве дополнительной мотивации мы предлагаем вам ознакомиться с несколькими такими изречениями, расположенными ниже:

Время летит это плохая новость. Хорошая новость вы пилот своего времени.

Майкл Альтшулер

Нужно не тратить время, а инвестировать в него.

Стивен Кови

На день надо смотреть как на маленькую жизнь.

Максим Горький

Я наблюдал то, что большинство людей продвигались именно в то время, которое другие люди попросту тратили.

Генри Форд

Время — материя, из которой состоит жизнь.

Бенджамин Франклин

Убивать время, разглядывая часы, —  что может быть бестолковее.

Харуки Мураками

Современный человек не знает, что делать со временем и силами, которые он выпустил из своих рук.

Пьер Шарден

Горе тем народам, которые повинуются времени, вместо того чтобы повелевать им!

Карл Бёрне

Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь.

Эдуард Юнг

А теперь предлагаем приступить к занятиям.

Желаем вам успеха в освоении навыка управления временем!

Сергей КрутькоКирилл Ногалес

Советы по тайм-менеджменту Как организовать работу команды

У каждой команды есть отдельные задачи и одна глобальная цель. Чем эффективнее идет работа над задачами — тем быстрее команда приближается к цели и тем меньше ошибок делает на своем пути.

Если кривая эффективности идет вниз и установленные на старте сроки по достижению цели постоянно отодвигаются, значит есть вопросы к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент команды — это коллективная организация рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Проще говоря: чем эффективнее каждый отдельный участник команды использует рабочее время — тем быстрее команда приходит к цели и закрывает задачи в срок.

Если тайм-менеджмент команды «хромает», в чем дело

Отсутствие учета рабочего времени и есть основной причиной «хромающего» тайм-менеджмента всей команды. Когда у руководителя, проектного менеджера или клиента нет понимания «почему так долго» или «на что уходит рабочее время, если результата нет» — на помощь приходит учет времени сотрудника.

Обычно компании ведут учет времени с помощью таймшитов и указывают время, затраченное на задачи, в конце рабочей недели в Excel таблице. Такой способ учета времени — головная боль: данные неточные, люди забывают вносить данные или вносят очень приблизительно, сводить отчет неудобно.Для учета времени сотрудники могут использовать тайм-трекер.

С помощью таймера можно фиксировать время на старте работы над задачей, или же внести фактические затраты после завершения. Важно внедрить таймер постепенно, чтобы каждый сотрудник понимал ценность этого инструмента и необходимость его использования не только для командного результата, но и своего собственного.

Как реализовать учет рабочего времени команды с нуля

• Все проекты и задачи должны быть собраны в одной системе.

Если систематизации еще нет, протестируйте таск-менеджер и заведите все текущие проекты и задачи в систему. Это будет первый шаг к систематизации рабочего процесса и перехода от бесконтрольности к тайм-менеджменту команды.

• Сделайте тестовый запуск учета рабочего времени онлайн.

Главное правило: обязательно включать таймер для задачи, которая берется в работу. Часто сотрудники забывают включить таймер или принимают внедрение этого инструмента как контроль и недоверие со стороны руководства. Чтобы не забывали включать таймер — доверьте внедрение нового инструмента отдельному сотруднику.

Он будет проверять, внесли ли время по задаче сегодня и если нет — тактично напоминать.

Если сотрудники негативно воспринимают таймер, как инструмент их контроля и ограничений — объясните его пользу.

Например: таймер важен, чтобы по завершению работы над задачей команда могла показать количество затраченного на работу время и аргументировать тем самым цену этой работы. Можно выбрать тестовый период, например, 14 дней.

Весь этот период каждый сотрудник фиксирует рабочее время с помощью тайм-трекера. Вы будете удивлены, что даже за такой короткий период эффективность команды вырастет в разы.

После тестового периода получите обратную связь от команды и посмотрите на результат. Сколько задач сделано вовремя, в сравнении с периодом без таймера? Были сложности у команды с трекингом времени или нет? Также каждый поймет, сколько времени уходит на разные типы задач.

3 аргумента в пользу тайм-трекера онлайн:

1. Тайм-трекер повышает эффективность в несколько раз.

2. Дает понимание реального расхода времени. Когда в план было заложено одно количество времени, а по факту получилось в несколько раз больше — частая ситуация. Фиксация рабочего времени по задаче — это аргументация увеличения бюджета. Чтобы не страдать альтруизмом и получать за свою работу достойную оплату, команда заинтересована в тайм-трекера.

3. Клиент получает прозрачную отчетность по фактическому расходу ресурса. Время — один из ключевых ресурсов рабочего процесса. Когда сроки по проекту сдвигаются, а задачи закрываются позже запланированного, у клиента возникает много вопросов и как результат — недовольство работой команды. Трекинг времени по задачам даст клиенту понимание реальной ситуации и позволит корректировать рабочий процесс, где обе стороны заинтересованы в результате и понимают ценность времени.

Как выглядит тайм-трекинг внутри системы управления проектами

Рабочий процесс построен на выполнении отдельных задач в рамках одного проекта. Таймер запускается для каждой задачи на старте работы и выключается после его завершения.

В самом начале работы с таймером, сотрудники нередко забывают останавливать его после того, как работа над задачей завершена. Но это вопрос времени и привычки.

Со временем трекинг станет полезной привычкой и будет делаться на автомате: запуск на старте и выключение на финише работы над задачей.

Если таймер не был запущен на старте, после завершения работы над задачей можно внести фактические затраты: только время или время и стоимость одного часа работы.

Как запустить тайм-трекер онлайн

Есть несколько способов: в самой задаче, со списка задач и в правом верхнем углу. Наличие вариантов запуска тайм-трекера — это удобно. Так шансы забыть о нем на старте работы над задачей сводятся к минимуму.

В правом верхнем углу таймер отлично видно и при запуске каждый участник команды видит фактическое время выполнения задачи без необходимости заходить в саму задачу.

---

Комментарии к затраченному времени

При запуске таймера, во время его работы и после остановки, можно оставить дополнительный комментарий.

Например: Что именно было сделано по задаче сегодня за время работы таймера?

---

Тайм-менеджмент: инструменты и советы. Что еще сделает работу команды эффективнее

Перед стартом работы над проектами и задачами важно спланировать: время, бюджет, количество человеческого ресурса. Часто допускаются критические ошибки, из-за которых рабочий процесс становится дольше запланированного, а заложенный бюджет от задачи к задаче меняется.Чтобы не держать все в голове, задачи по проекту важно зафиксировать в системе управления проектами (таск-менеджере). Фиксация задач не только освобождает голову, но и систематизирует рабочий процесс.

• Назначение Руководителя и Ответственного.

Две ключевые роли проектного менеджмента. Когда каждый участник команды знает свою роль — создается четкая иерархия, где все выполняют свою работу в рамках обязанностей. Понимание своей роли в команде исключит перекладывание ответственности на других, если задача не была выполнена в срок.

• Визуализация по Канбан или на Диаграмме Ганта.

Это два популярных метода проектного менеджмента сделают процесс выполнения задач максимально прозрачным: понятны сроки старта и финиша, статус задачи на текущий момент, причина задержки выполнения и т.д. Больше о гибких методах проектного менеджмента, плюсах и минус читайте в статье.Каждая задача, созданная в системе управления проектами, должна формулироваться четко и не вызывать вопросов у исполнителей (ответственных). Используйте SMART подход к постановке задач. Задача должна быть: конкретной (specific), измеримой (Measurable), достижимой (Attainable), актуальной (Relevant), ограниченной во времени (Time-based).

• Срок выполнения задачи.

Для каждой задачи можно определить дату старта и финиша. Важно не только эффективно управлять временем, но и знать временные рамки для выполнения той или иной задачи. Когда исполнитель видит дедлайн, он может распоряжаться временем более эффективно и рационально.

Задачи без дедлайна могут затягиваться или не быть завершенными вовсе.

• Статусы и метки.

Для каждой задачи можно выбрать статус или набор меток. Например, если задача взята в работу, ей можно назначить статус «В работе» / «Doing». Когда задача будет выполнена, статус меняется на «Готово» / «Done». Именно по статусу отображаются задачи на Канбан доске, где удобно отслеживать процесс выполнения задачи и ее перемещение по статусам.

Меток для задачи можно выбрать несколько, в отличии от статуса, который назначается для задачи один и может меняться в процессе работы. Статусы и метки — как индикаторы успешного выполнения задачи.

Например: Если задача задержалась в статусе «В работе», а все сроки для выполнения прошли, важно понять причину задержки и устранить ее. К каждой задаче можно оставить комментарий. Если у исполнителя остались вопросы по задаче — он напишет об этом в комментарии. Если в процессе работы изменились исходные данные — это также важно зафиксировать в комментариях.

---

Лучшие инструменты тайм-менеджмента: тайм-трекер и техника «Помодора»

Выгорание на работе случается, хотя бы раз, с каждым. Чтобы выгорание одного или нескольких участников команды не останавливало работу всей команды — не дайте шанса выгоранию совсем.

Тайм-трекер + техника «Помодора» = продуктивность

Техника получила свое название в честь кухонного таймера, созданного в форме помидора.

Принцип работы техники «Помодора»:

1. Запустите таймер для задачи на 25 минут

2. Через 25 минут остановите таймер и сделайте перерыв на 5 минут

3. Снова запустите таймер на 25 минут и после — остановите и отдохните 5 минут

   
   

Эти короткие спринты позволяют сосредоточиться на работе, а пятиминутные перерывы исключают выгорание. После четырех таких спринтов можно сделать более длительный перерыв на 15-20 минут. Система подсчета времени онлайн здесь является ключевым инструментом.

---

Фокусировка. Мотивация команды. Отдых

Фокусировка на одной задаче важна. Перепрыгивание между задачами сбивает фокус, создает хаос и резко снижает шансы завершить задачу в срок и выполнить работу качественно. Принципы проектного менеджмента приходят на помощь там, где часто приходят новые задачи, когда предыдущие еще не завершены.

Грамотный тайм-менеджмент повышает эффективность работы команды и учит сотрудников распределять рабочее время правильно.

Эти же принципы спасают, когда в процессе работы над задачей появляются изменения и здесь важна быстрая реакция. Больше о принципах проектного менеджмента и гибких методах управления проектами читайте здесь.

Мотивация команды — задача проектного менеджера или руководителя. Мотивировать могут: комфортное рабочее место, дополнительные бонусы, коллективный отдых и многое другое. В тайм-менеджменте важна также внутренняя мотивация: «Если я не сделаю то-то, то не получу то-то». У каждого сработает своя внутренняя мотивация.

Такие добровольные ограничения отлично работают, если у сотрудника «хромает» личный тайм-менеджмент, он осознает эту проблему и готов искать решение.

В тайм-менеджменте отдых не менее важен, чем работа. Техника «Помодора», о которой мы писали выше, как один из инструментов для создания баланса между работой и отдыхом. Подобных техник есть десятки. Каждый сотрудник может выбрать ту технику, которая ему будет максимально близка и эффективна.

Как выбрать инструменты тайм-менеджмента для команды

Первое — начать из тестирования. Все инструменты, которые перечислены в этой статье, мы предлагаем протестировать прямо сейчас. Инструменты, которые повышают эффективность работы команды, станут со временем привычкой.

Тайм менеджмент или управление временем, как все успеть и в то же время не навредить себе

Перевод статьи BBC

Люди буквально одержимы тайм-менеджментом. В то время как одни жалуются, что ничего не работает, другие потрясают своими низкотехнологичными молескинами, или говорят, что не могут жить без мобильных приложений.

Истории всегда начинаются обнадеживающе, а заканчиваются минорной нотой. Шарлота Бордвей, предприниматель из Херефордшира (Великобритания), опробовала всевозможные приложения, пособия и техники – потратила часы, чтобы улучшить свои навыки, и все еще ее не оставляет ощущение, что время буквально вытекает сквозь пальцы. «Я до сих пор кажусь себе недостаточно организованной, чтобы ставить цели и достигать их», – объясняет Бордвей.

Анна Сесилия Кале, аспирант из Остина (Техас), задалась целью отслеживать большое количество задач, с которыми ей сложно справиться. Инструменты для учета рабочего времени – это, по сути, обещание: вы получите определенный уровень контроля над повседневной жизнью, как объясняет Кале. «Но, когда вы начинаете что-то делать, поначалу все идет хорошо, а затем прогресс останавливается».

Когда такое происходит, большинство людей переключаются на другое подобное приложение или технику.

Их сотни – от незамысловатых списков дел до усложненных сервисов с тысячами функций. Это отдельный жанр интернет-инструкций – с бесчисленными блогами и видеосоветами. Многие университеты по всему миру предлагают курсы тайм-менеджмента. Но все еще слишком многие разочаровываются, когда ищут подходящие техники. Для одних людей и при одних условиях эти техники работают, а в других ситуациях оказываются совершенно бесполезными. Но почему так много тех, кому не удается управлять собственным временем. Возможно, существуют способы, которые бы позволяли делать больше за 24 часа?

Проблема продуктивности

После того как Калле не написала диссертацию в срок, она решила записаться на курсы тайм-менеджмента в своем университете. Это представлялось логичным итогом, т.к. ей и без того приходилось слишком много читать, посещать лекции, работать с книгами и веб-ресурсами. На курсах ей рассказывали, как использовать все многообразие инструментов для тайм-менеджмента, чтобы справляться с многочисленными задачами.

Она перепробовала несколько техник и обнаружила любопытную закономерность: мы всегда задаемся вопросом о нашей продуктивности, но редко спрашиваем себя о том, могли бы мы сделать больше.

И она права. Продуктивность ради продуктивности – то, к чему стремится большинство. По мнению Бреда Иена из Монреальского Университета Конкордия в этом кроется причина, почему столь многих разочаровывают инструменты для тайм-менеджмента. Приложения, как правило, пишутся разработчиками, которые придерживаются того убеждения, что людям необходимо постоянно превосходить себя. Но это заведомо проигрышная стратегия.

Пользователям поначалу представляется, что им по силам справиться с определенными задачами, но они упускают из виду то обстоятельство, что беспрерывно повышать продуктивность невозможно. Спустя несколько недель они становятся более продуктивными и вместе с тем разочарованными. Настоящая проблема кроется в том, что люди взваливают на себя слишком много и не понимают, в чем их настоящая мотивация. По словам Кристин Картер, старшего научного сотрудника Greater Good Science Center в Университете Беркли, это основная причина, по которой многие не находят эти инструменты полезными. Люди уж слишком полагается на силу воли, составляет длинные списки задач, «но мотивирует их не столько сила воли, сколько эмоции».

«Для большинства ощущение, что их любят, важнее собственной продуктивности, – считает исследователь. – И социальные сети как раз дают такое ощущение. Вы можете просматривать, сколько лайков набрал тот или иной пост, и чувство собственной значимости будет расти».  

Баланс

Но откуда тогда взялось ожидание, что человек будет способен делать больше и больше? Вспомним о временах, когда людей преимущественно работали на фабриках и заводах.

Рабочему на конвейере не нужно думать об управлении временем. Временем управляют за него. Сейчас же у офисные труженики располагают большей свободой, чтобы организовать свое время, – а отсюда и повышенные ожидания. «Свобода приходит с ответственностью: нужно больше думать о том, на что тратится время», – говорит Иен.

Многие профессионалы одновременно заняты в нескольких проектах, и еще им нужно находить время для семьи и друзей. А за допущенные просчеты винить придется только себя».

Итак, люди ощущают себя недостаточно продуктивными и выбирают какой-то инструмент, некоторое время успешно им пользуются, повышают требования к себе и вновь ощущают, что производительность снижается.

Как разорвать эту цепочку?

Даже когда четко намечены приоритеты, найти подходящий инструмент для тайм-менеджмента не всегда легко. Эти сервисы, как правило, связаны с окружением, в котором они используются, и с личными предпочтениями людей.

Одни более сознательны в отношении времени, чем другие: лучше понимают, сколько часов/минут нужно выделить на ту или иную задачу. Другие склонны к излишнему оптимизму и ошибкам в планировании. Некоторые предпочитают делать что-то одно в определенное время, другим же комфортнее работать в режиме многозадачности. Еще нормы и требования относительно времени в разных корпоративных культурах разные.

Инструменты для управления временем создаются отдельной группой людей: разработчиками ПО. «Мы всегда хотим решать проблемы, с которыми сталкиваемся сами. Самая распространенная – это, пожалуй, беспорядок на рабочем столе», – объясняет Эрнан Аракена, предприниматель из Венесуэлы, создавший Effortless, приложение для списка дел и таймер.

Не удивительно, что люди, работающие в технической сфере, – главные энтузиасты таких разработок. Одну из недавних книг по данному предмету – «Pick Three» – написала предприниматель и инвестор Рэнди Цукерберг (сестра Марка), и создатель Facebook Live.

Франческо Цирилло, автор популярной Техники помидора (идея в том, что день разбивается на отдельные отрезки по 25 минут). Цирилло, ветеран и консультант софтверной индустрии. А создатель техники 43Folders Мерлин Манн, проводит конференции для сотрудников компаний, среди которых Apple, Google и Adobe.

Аракена разработал Effortless после того, как разочаровался во многих приложениях, с помощью которых пытался рациональнее использовать собственное время. «Я часто менял инструменты», – объясняет он.

Вернувшись в конечном итоге к карандашу и записной книжке, обнаружил, что все же не хватает таймера, который бы сообщал, сколько времени остается на ту или иную задачу. Сейчас его разработка содержит только две эти базовые функции и ничего больше. «Мне не нужен швейцарский нож», – объясняет разработчик.

Многие популярные приложения и техники прошли похожий путь в своем развитии. Как конкретное решение специфической проблемы, с которой сталкивается один человек, а для кого-то другого – чья специфика работы отличается – данный инструмент будет непригоден.

Но не стоит беспокоиться о том, что определенный инструмент не универсален, ведь это все равно, что сожалеть, что чья-то обувь окажется вам не по размеру.

Все это звучит хорошо, когда человек работает на себя, но в условиях команды намного сложнее. Иногда компании покупают дорогостоящий софт со множеством функций, но людям бывает сложно понять, как все устроено, – говорит Эдуардо Альварес, основатель и гендиректор компании Workep, которая разрабатывает программный продукт для управления проектами.  

Зачастую инструменты не учитывают конкретный стиль работы пользователя. «Гибкость – важный аспект подобных инструментов, необходимо каждому участнику команды показать, что его работа может быть комфортной», – объясняет Альварес. Но гибкость важна и для другого: люди не всегда будут все успевать, и это не плохо – даже если вы управляете компанией-разработчиком софта для тайм-менеджмента. «Иногда я нахожу множество просроченных дедлайнов в моем инбоксе», – признается основатель технологической компании.

Как решить эту проблему? Альварес полагает, что технологии могут помочь, он советует вначале определиться с тем, что действительно важно.

Вы умрете – и это главное обстоятельство в тайм-менеджменте, которым зачастую пренебрегают. «Когда-то месту для кладбища отводилась центральная часть города, сейчас большинство из них находится вне поля зрения, чтобы у людей было поменьше поводов думать о смерти», – объясняет Иен. – В современном обществе вообще мало напоминаний о конечности нашего существования, и о том, что в жизни важен контроль, чтобы наслаждаться каждым ее мгновением».

Всерьез задумавшись о то, что человек смертен, Иен решил не обращать внимания на ожидания других и создать свои собственные правила. Он встает в 9 утра после 9-часового сна и работает только 4 часа в день.

Подпись к его имейлам сообщает, что он проверяет почту только по выходным в час ночи. Он ходит в спортзал и ежедневно читает, иногда это помогает найти важную информацию для исследований.

Иен пользуется многими инструментами: списками дел, календарями и таймерами. Но широкий выбор инструментов – не самое главное. Разработчик советует не загружать себя работой с помощью приложений, а попытаться взять под контроль собственную жизнь и затем уже структурировать работу вокруг нее – но не наоборот.

«Взять под контроль свою жизнь» – проще сказать, чем сделать.
Нужна ли мне эта работа? Хочу ли я детей? – все это вопросы, относящиеся к тайм-менеджменту. Во время своего выступления на TEDx Иен сетовал, что в тайм-менеджменте не учитывают философскую составляющую: когда нужно управлять временем, люди стараются не думать о таких вещах, потому что это сложно.

Священного Грааля не существует

Но, помимо сложных жизненных вопросов, есть простые шаги, которые может сделать каждый.

Для начала стоит помнить, что продуктивность – это не бесконечная гонка, а просто инструмент, сопряженный с определенными ограничениями. Во-вторых, экспериментируйте чаще, поскольку найти подход, который бы подходил именно вашим предпочтениям и привычкам, не так-то просто.

Многие люди, которые пренебрегают инструментами для тайм-менеджмента, все же «отдают себе отчет, что систематичность позволяет справляться со сложностями и быть креативными», а тем, кто строго живет по расписанию, Иен советует узнать, что такое жизнь без календарей и сделать передышку.

Яркие видео и оптимистичные блог-посты сервисов для тайм-менеджмента обещают легкий способ решения проблемы.       

Но когда пользователь устанавливает приложение, он отправляется в более сложный путь, чем это может казаться поначалу. Одна из героинь нашего рассказа в конце концов решила ограничиться простыми электронными таблицами. Другая, с свою очередь, поняла, что ей достаточно правила пяти секунд: сделать глубокий вдох, досчитать до пяти, а затем приступать к выполнению ненавистной задачи, какой бы сложной она ни казалась. Но никто из них пока еще не нашел Священный Грааль, и очень маловероятно, что он вообще существует.

В любом случае, есть один простой способ выстроить здоровые отношения с работой: не взваливать на себя непосильную ношу.

Если упомянутые способы вас не убедили, попробуйте это проверенное средство, ведь самокритика и самоограничение порой бывают губительны и не всегда способствуют производительности труда. По словам исследователей, такой подход провоцирует стресс, и та часть мозга, которая обычно отвечает за управление временем переходит на режим оффлайн.

Как все успевать: 20 советов по тайм-менеджменту, которые будут полезны каждому

Вы пунктуальный человек? Вы делаете свои дела вовремя? У вас получается справляться с делами даже раньше дедлайна? Если ответ на эти вопросы звучит как «нет» – вы недостаточно хорошо управляете своим временем. Вот несколько простых советов о том, как это исправить.

♥ ПО ТЕМЕ: 30 самых знаменитых фейковых фото, в которые вы могли поверить.

 

Напишите план на день

Планируйте заранее – рано утром или, что ещё лучше, ночью перед сном. План даст вам наглядное понимание того, что надо сделать в конкретный день. Всё, что вам останется сделать – это придерживаться плана как можно точнее.

♥ ПО ТЕМЕ: 10 ошибок, из-за которых вы еще не добились успеха.

 

Задайте дедлайн для выполнения каждой задачи

Больше конкретики! Сделайте задачу А до 10 часов утра, задачу Б до обеда, задачу В — к концу рабочего дня. Расстановка дедлайнов поможет вам делать всё вовремя и не «отъедать» время у других задач.

♥ ПО ТЕМЕ: 25 полезных привычек, которые способны изменить образ жизни.

 

Пользуйтесь календарем

Календарь – фундаментальный шаг на пути к управлению своим временем. Если вы пользуетесь Microsoft Outlook или Lotus Notes, календарь будет частью вашей почты. Как вариант, возьмите Google Calendar и синхронизируйте его со своими мобильными гаджетами (смартфоном, планшетом и т.п.) — так вы сможете уточнять свои задачи в любом месте и в любое время.

♥ ПО ТЕМЕ: Что будет, если в течение 30 дней в качестве жидкости пить только воду.

 

Используйте органайзер

Он поможет вам видеть всё, что происходит в вашей жизни. Органайзер помогает разбираться с входящей информацией, списками задачи, проектами и тому подобным.

♥ ПО ТЕМЕ: Awesome Note 2 — заметки, напоминания и календарь — лучший органайзер для iOS.

 

 

Знайте свои дедлайны

Когда вам нужно сделать это дело? Выделяйте в календаре и органайзере свои дедлайны — и всегда будете в курсе того, когда надо сдать очередной проект.

♥ ПО ТЕМЕ: Почему у вас слишком мало друзей: 11 причин.

 

Научитесь говорить «Нет»

Не берите на себя больше, чем сможете сделать. Если на вас пытаются «повесить» что-то ещё, когда вы занимаетесь уже полученными заданиями, твердо скажите «нет» или, если так сказать нет возможности, хотя бы перенесите новую задачу на более поздний срок.

♥ ПО ТЕМЕ: Планка: как правильно делать, инструкции, примеры и методики — 10 лучших приложений для iPhone.

 

Старайтесь всё сделать раньше

Если вам надо сдать проект к определенному сроку, вы либо «сдадитесь» вовремя, либо не успеете. Но если вы решите, что хотите разобраться с проектом либо раньше, либо в срок, то решите эту задачу или раньше (что вообще отлично), или в срок (что тоже вполне себе замечательно). Так что приходите на встречи пораньше, а дедлайны переносите на более ранний срок.

♥ ПО ТЕМЕ: 10 лучших книг по психологии, способных изменить вашу жизнь.

 

Учитесь выполнять задачи за отведенное время

Например, написать отчет за 2 часа, потратить на покупки 1 час, и т.д.

 

Поставьте рядом с собой часы

Иногда мы так увлекаемся работой или любимым делом, что забываем о времени. Решение этой проблемы — приличного размера часы рядом с рабочим местом.

♥ ПО ТЕМЕ: Простая мотивационная фраза, которой необходимо начинать каждый день.

 

Устанавливайте напоминания за 15 минут до события

♥ ПО ТЕМЕ: 10 причин, которые мешают добиваться успеха.

 

Делайте что-то одно

Люди часто пытаются успеть всё и сразу – и в итоге не успевают ничего. Выберите одну, самую важную задачу, и занимайтесь только ей. Закройте все вкладки браузера и программы, которые не относятся к делу.

♥ ПО ТЕМЕ: Настоящие имена звезд — как на самом деле зовут Чака Норриса, Билла Клинтона, Элтона Джона и еще 50 знаменитостей.

 

Разберитесь с тем, что отвлекает вас от работы

Обычно это телефонные звонки, сообщения из мессенджеров и уведомления с любимых сайтов. Вы знаете, что делать – отключите всё это (да-да, и смартфон, и интернет) и занимайтесь только своей работой. Ничего страшного не произойдет – сотовые операторы присылают уведомления о пропущенном звонке и предлагают функцию автоответчика, а новости с медузы и сообщения ваших друзей подождут до вечера.

♥ ПО ТЕМЕ: Какого размера метеорит способен уничтожить человечество.

 

Поставьте таймер

Скачайте приложение – например, Egg Timer или любой Pomodoro-клиент (я пользуюсь Pomodoro Timer), задайте время, которое хотите работать (например, 50 минут) и запустите обратный отсчет. Когда придет время, таймер подаст звуковой сигнал. Отдохните 10-15 минут, а затем продолжайте.

♥ ПО ТЕМЕ: Лучшие приложения-таймеры для Mac.

 

Не зацикливайтесь на мелочах

Вы все равно не сможете сделать всё-всё-всё ровно так, как хотите. Доводить документ до идеального состояния, когда этого не требуется – пустая трата времени. Которого у всех нас, если подумать, не так уж много.

♥ ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.

 

Выставляйте приоритеты

Сделать всё невозможно, так что делайте выбор – что вы будете делать сейчас, а что позже или вообще никогда. Сделайте девизом своей жизни правило Парето («20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий – лишь 20% результата»).

♥ ПО ТЕМЕ: Янни или Лорл? Это невероятно, но люди слышат это слово по-разному. Что слышите Вы?

 

Делегируйте

Если есть вещи, которые кто-то сделает лучше, чем вы – смело отдавайте работу этому человеку, а сами сосредоточьтесь на том, что умеете делать лучше всех.

 

Объединяйте задачи

Например, если вам надо позвонить, выделите в своем рабочем календаре время только на звонки – и обзванивайте сразу всех, с кем хотели хотели в этот день, чтобы потом не отвлекаться.

♥ ПО ТЕМЕ: Интересные факты со всего мира: 30 кратких удивительных историй, о которых вы могли не знать.

 

Разберитесь с поглотителями времени

Какие сайты ежедневно «пожирают» ваше драгоценное время? Определите источник проблемы – например, ВКонтакте, Facebook, Twitter и т.п. – и откажитесь от них в рабочее время (или хотя бы пореже заходите на них).

♥ ПО ТЕМЕ: Лайфхаки и необычные эффективные применения обычным вещам: ТОП-50.

 

Режьте, когда это нужно

Причина №1, по которой мы опаздываем что-то делать – мы не можем отказаться от чего-то, что обещали раньше, хотя сейчас у нас уже другие приоритеты. Отменяйте или сокращайте встречи – иначе вашим делам не будет ни конца, ни края.

♥ ПО ТЕМЕ: 30 самых знаменитых фейковых фото, в которые вы могли поверить.

 

Делайте перерыв между задачами

Хотя бы 5-10 минут – в конце концов, вы же не робот, и нуждаетесь в отдыхе и «переключении» с одного дела на другое.

Смотрите также:

«Тайм-менеджмент больше мне не друг»: три важных открытия об истинной продуктивности

Управление временем

Эбби Шипп

10 июня 2021 HBR /MirageC/ brainmaster/Getty Images

В 2019 году я поняла, что зашла в тупик. Со стороны моя карьера казалась успешной, семья — счастливой, а я — живущей в сказке. Однако никто не знал, что я кое-как питалась и мучилась от хронической бессонницы, болей из-за защемления шейного нерва и гормонального дисбаланса. Позже я обнаружила, что по иронии судьбы виноват в этом был тайм-менеджмент.

Всю свою жизнь я была сторонницей правильного распределения времени, стремилась к эффективности и экономила каждую минуту, где это только было возможно. Свои личные поездки по делам я планировала так, чтобы, управляя машиной, поворачивать только направо. Я купила дом с кухней с оптимальным расположением рабочих зон для самых быстрых перемещений между ними в процессе приготовления пищи или уборки. Я даже ежедневно ела одно и то же на завтрак и обед (часто поспешно, не садясь за стол), чтобы тратить на это как можно меньше времени.

На работе я занималась исследованиями тайм-менеджмента и пыталась разобраться, как работает время. Я изучала все, что могла, на тему времени и его планирования. Опираясь на исследования, демонстрирующие преимущества тайм-менеджмента, я выбирала рекомендуемые методы — например, начинать день с самой важной работы. Я выделяла время для различных задач, планировала написание текстов на утро, а встречи — на середину дня. Я использовала «Метод помидора», чередуя 25 минут сосредоточенной работы и пять минут отдыха. И я часто применяла аудит времени и оценивала, что у меня получается на деле в сравнении с моими планами. Все мои дни были расписаны до минуты, без малейших потерь.

По складу характера я активный, высокомотивированный человек и всегда стремилась к высоким результатам и требовала от себя эффективности, потому что хотела достичь карьерного успеха. Однако мне было важно еще и успевать жить. Исследования ясно демонстрируют, как важно для эмоционального благополучия делать перерывы и поддерживать социальные связи. Чтобы найти для этого свободное время в своем графике, я изо всех сил трудилась в течение недели и старалась освободить вечера и выходные. Я заставляла себя ежегодно брать отпуск, чтобы не заработать сердечный приступ, риски которого возрастают при отсутствии полноценного отдыха. К сожалению, мой мозг никогда полностью не переключался, ни по вечерам, ни в выходные, ни в отпуске, а во время работы я всегда была крайне сосредоточена. Благодаря тщательному управлению каждой минутой своего рабочего и личного времени я стала по-настоящему эффективной.

Но под этой внешней оболочкой скрывалась темная тайна. Здоровье все больше подводило меня. Множество врачей призывали меня снизить темп, отмечая, что список моих заболеваний указывает на стресс и чрезмерные нагрузки. На что я отвечала: «Но я работаю не так много, как другие. Я по-настоящему эффективна!» Затем в январе 2019 года во мне что-то сломалось. Я больше не могла писать. Не могла думать. Я смотрела пустым взглядом на экран компьютера и боялась, что не смогу выполнять работу. Работа, которую я любила, которой я занималась годами, казалась слишком сложной. Хуже того, она казалась бессмысленной, как серия запланированных задач, идущих одна за другой и повторяющихся до бесконечности. Просмотреть текст перед сдачей, встретиться с комитетом, подготовиться к занятию, провести занятие, ответить на электронную почту, повторить. В погоне за эффективностью и продуктивностью я сломалась.

Но в тот момент, когда я сидела, уставившись в экран, произошла любопытная вещь. Текст, который я пыталась написать, отозвался во мне на личном уровне. Я прислушалась. Этот текст, написанный в соавторстве с профессором Карен Дженсен, представлял собой обзор организационных исследований на тему субъективного времени: восприятия отдельными людьми или группами прошлого, настоящего и будущего. В то время, как объективное время является внешним по отношению к людям и измеряется с помощью часов и календаря, субъективное время связано с внутренним, личным его ощущением. Таким образом, субъективное время определяется индивидуальным восприятием, интерпретацией и мысленным проживанием последовательности событий, в которой воспоминания о прошлом и прогнозы о будущем влияют на понимание настоящего. Это исследование показало мне, что одержимость управлением объективным временем заслоняет три важных урока, которым учит субъективное время.

Не существует объективного времени без его субъективной интерпретации

Во-первых, объективный характер времени полностью взаимосвязан с субъективным временем, однако мы не признаем этого факта. Большинство людей уверены, что совещания следует назначать ровно в начале часа или в получасовые интервалы, что рабочий день длится с 8 до 17 часов. Однако эти социальные конструкции в некоторых ситуациях можно ослабить. Если для совещания вам достаточно 20 минут, то зачем занимать 30? Или если вам нужен более длинный перерыв в середине дня, так ли страшно, что он не совпадает с типичным перерывом на обед? Эти вопросы поставили под сомнение мои довольно ограниченные взгляды на тайм-менеджмент и побудили избавиться от временных шаблонов или «правил времени» — фиксированных взглядов на то, когда должны происходить те или иные события или сколько они должны длиться.

Дедлайны — еще один пример субъективной интерпретации объективного времени. Многие дедлайны, которые мы считаем «настоящими», в действительности не являются ими. Дедлайны — социально сконструированные даты, предназначенные для планирования своей работы и ее синхронизации с другими. Как я обнаружила, завершение задачи к определенной дате или ответ на запрос в течение определенного промежутка времени часто мотивированы произвольными сроками. Вспоминая классическую метафору о том, что жизнь — это жонглирование стеклянными и резиновыми шариками (имеется в виду высказывание бывшего CEO Coca Cola Брайана Дайсона о том, что работа — это резиновый шар, и если его уронить, он может отскочить обратно, а вот семья, друзья, здоровья и душевное состояние — это стеклянные шары, которые деформируются или разобьются, если жонглировать ими неаккуратно — прим. ред.), я начала отодвигать или даже отменять некоторые сроки, не отказываясь от других, что мгновенно повысило уровень моей заинтересованности.

Главная мысль этого урока: время не настолько объективно, как мы привыкли думать. В первую очередь это субъективное восприятие, а потому тайм-менеджмент будет неполным, если не обращать внимания на субъективные конструкции времени, в которых мы живем и которые создаем.

Субъективные события не менее важны, чем объективные часы

Еще один важный урок, вынесенный из исследования субъективного времени, заключается в том, что время может опираться на события, а не часы или календарь. Рабочие задачи или встречи обычно планируются на конкретное время — например, сделать перерыв на обед в полдень. С другой стороны, более эффективным методом работы является ее выстраивание в соответствии с ритмом событий, а не времени на часах (например, начать работу в 8 утра и сделать перерыв на обед в середине дня). Работая согласно времени, определяемому событиями, а не графиком, вы ставите работу выше графика (например, начинаете работу, когда готовы, и останавливаете, когда вам нужен перерыв). Рассматривая рабочие задачи как естественные события, вы не только придаете больше значения качественной эффективности по сравнению с количественной, но и усиливаете чувство контроля и получаете больше удовольствия от их выполнения.

Отход от фиксированного графика выполнения задач избавил меня от внутренней установки, что нужно тратить на работу определенное количество часов. Я начала испытывать чувство удовлетворения от завершения задачи, потом переходить к следующей, это помогало полностью погрузиться в процесс и не смотреть на часы — входить в так называемое состояние потока. Поток обеспечивает не только более продуктивную работу, но и чувство удовлетворения, так как вы в полной мере проживаете настоящий момент и пользуетесь преимуществами осознанного внимания.

Кроме того, хотя осознанный подход считается эффективным, работа согласно «времени, определяемому событиями» также дает преимущества рассеянного внимания. Рассеянное внимание может быть полезным для поиска новых, творческих решений, которые приобретают все большее значение в интеллектуальном труде. Учитывая, что время, определяемое событиями, дает свободу думать нестандартно и без ограничений, в таком режиме чаще возникают внезапные озарения, которым не способствует слишком жесткий график, навязываемый правилами тайм-менеджмента.

Субъективное значение важнее объективного графика

И, наконец, исследование ясно демонстрирует, что, когда люди воспринимают, интерпретируют и мысленно проживают субъективное время, они, по сути, ищут смысл. Люди часто прокручивают в сознании прошлые события или «заранее проживают» будущие и ищут истории, объясняющие этот опыт в настоящем. Например, нарратив о том, как вы «соответствуете» своей работе, помогает вам понять траекторию вашей карьеры, так как вы размышляете об уроках, полученных на прошлой должности, и размышляете о шагах, которые предпримите на будущей. Подобный смысл невозможно найти в объективном времени, где время является постоянным и неизменным. Если все периоды времени эквивалентны, то один значит не более или не менее другого.

С другой стороны, содержание субъективного времени определяют часы и дни, посвящаемые осмысленной и значимой деятельности. Когда вы занимаетесь тем, что для вас важно — например, написанием статьи о своем прошлом, которая пойдет на пользу будущим читателям, вы получаете больше преимуществ, чем если бы потратили время на менее содержательную задачу — например, составление отчета о расходах. Понятно, что обе задачи необходимо выполнить. Но важно понимать, что менее содержательные задачи расходуют нашу энергию, а более значимые ее подпитывают. В результате я планирую менее значимые дела на периоды низкого уровня энергии или в перерывах, когда у меня есть несколько минут между встречами, а приоритет отдаю самым важным и значимым задачам.

Но есть и еще один нюанс. Когда люди выбирают, как потратить время, они часто упускают из виду это смысловое наполнение и думают об экономической ценности. Акцентируя внимание на времени как на товаре, люди начинают воспринимать его как дефицит и отказываются от значимой деятельности (например, волонтерской). Тайм-менеджмент ставит во главу угла рабочие задачи и управление ими, и в итоге приоритетом становится результат и количественно измеримые выгоды работы. Хуже того, большинство успешных людей призывают именно к такому выбору. Однако время оказывает наибольшее влияние и придает энергию, когда мы рассматриваем его как символический выбор между значимым и бессмысленным.

Постоянный путь к субъективному управлению своим временем

Главный вывод, который я сделала из исследования, посвященного субъективному времени, заключается в том, что тайм-менеджмент больше мне не друг. Временами он мой враг. Вместо усиленного фокуса на эффективность в объективном времени мне был необходим более субъективный взгляд с позиции целостного восприятия времени. Не теряя преимуществ тайм-менеджмента, я заставила себя рассматривать объективное время через призму субъективности. Я начала смотреть на работу как на серию значимых событий, а не фиксированный почасовой график. И в каждой рабочей задаче я искала в первую очередь смысл, а не эффективность: как эта задача соответствует моим целям и ценностям? Эти изменения в образе мыслей помогли мне перестать стремиться к идеально эффективному календарю, и я стала испытывать больше удовлетворения от работы.

Конечно, изменения в моем графике не произошли в одночасье. Несмотря на то, что я сохраняла достаточную долю контроля над своим расписанием в преподавательской работе и могла применить на практике эти уроки, у меня по-прежнему оставался ряд обязательств, связанных с графиком сдачи статей, долгосрочными исследовательскими проектами, преподаванием и предложением занять должность заведующей кафедрой. Что касается личной жизни, то у меня по-прежнему есть семья и многочисленные визиты к врачам для лечения хронических заболеваний. Но мое восприятие и интерпретация этих событий изменилось. Я начала смотреть на нераспределенное время и неструктурированную деятельность как на источник креативности в моей работе, что придавало мне сил и помогало не забывать, почему я выбрала эту профессию. Я начала замечать, что, составляя менее эффективное расписание (по крайней мере, для объективного времени), я добиваюсь большего, и у меня больше энергии на работе и дома. Я даже изменила отношение к визитам к врачу и теперь считаю их не напрасной тратой времени, а возможностью сделать перерыв в работе за компьютером. Через несколько месяцев я снова почувствовала радость от работы и жизни, и здоровье начало улучшаться.

В нашем обществе легко усвоить мысль, что время — ограниченный ресурс, товар, которым следует управлять, а не безрассудно разбрасываться. И, конечно, разнообразные полезные советы по более эффективному управлению временем необходимы, если вам требуется больше дисциплины и структуры. Но для некоторых людей тайм-менеджмент становится барьером к истинной эффективности и продуктивности. Так случилось со мной. Тайм-менеджмент оказал отрицательное влияние на мое здоровье, но субъективное восприятие времени стало отправной точкой на пути к исцелению.

Об авторе

Эбби Шипп (Abbie J. Shipp) — профессор и заведующая кафедрой управления и лидерства Техасского христианского университета, заместитель редактора Academy of Management Review. Получила степень Ph.D. в области организационного поведения в Университете Северной Каролины.

11 общих вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту (с примерами ответов) для стажеров

Обновлено: 24 июля 2020 г. Прочитав эту статью, вы:

• Будьте готовы ответить на общие вопросы собеседования о тайм-менеджменте.
• Поймите, почему работодатели задают вопросы о ваших навыках управления временем.
• Знайте, как связать свои навыки тайм-менеджмента с ролью, на которую вы собираетесь пройти собеседование.

Иногда в сутках просто не хватает часов, но отличный стажер или сотрудник знает, как максимально использовать каждую минуту.Поскольку каждый работодатель хочет нанять продуктивных и эффективных людей, интервьюеры часто задают вопросы о навыках кандидата в управлении временем.

В этой статье, мы рассмотрим часто задаваемые вопросы собеседования об управлении временем и расстановке приоритетов.

---

Как отвечать на вопросы собеседования по тайм-менеджменту

Многие вопросы собеседования об управлении временем являются вопросами поведенческого собеседования, поэтому вы можете ответить на них, используя метод STAR.Это означает выбор конкретных примеров того, как вы разумно распорядились своим временем, а затем составление убедительных историй, которыми можно поделиться с интервьюером.

Тайм-менеджмент — это соблюдение сроков и организованность. Речь также идет о том, как расставить приоритеты — когда сосредоточиться, а когда переключиться. Когда вы отвечаете на вопросы собеседования по тайм-менеджменту, вам нужно показать интервьюеру, что вы можете быть сосредоточенными и гибкими.

Кроме того, вы захотите различать то, как вы распоряжаетесь своим временем на повседневной основе, и то, как вы планируете будущее.Хорошие работники думают о долгосрочных и краткосрочных планах и знают, как их планировать.

Наконец, вы хотите поговорить о результате всех этих коротких сроков и изменений в последнюю минуту: стрессе. Когда работодатель спрашивает о вашей способности совмещать несколько задач, он также спрашивает, как вы вообще реагируете на такое количество задач. Обязательно успокаивайте их, говоря о том, насколько хорошо вы справляетесь с давлением.

TL; DR: Вот важные области , которые следует выделить при ответах на вопросы собеседования по управлению временем :

• Соблюдение сроков.
• Как вы становитесь (и остаетесь) организованным.
• Работа с отвлекающими и отвлекающими факторами.
• Как вы расставляете задачи по приоритетам.
• Обработка изменений в последнюю минуту.
• Краткосрочная организация vs. долгосрочная организация.
• Как вы справляетесь со стрессом.

---

Примеры вопросов и ответов на собеседование по управлению временем

Работодатели зададут вам множество вопросов о том, как вы планируете, расставляете приоритеты и соблюдаете сроки.Вот 11 наиболее часто задаваемых вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту, а также некоторые примеры ответов.

1. Как вы расставляете приоритеты?

В рабочем мире все быстро меняется, и ваш собеседник хочет знать, что вы сможете не отставать от конкурирующих приоритетов, сроков и потребностей, не отвлекаясь.

В течение последнего семестра я прослушал пять курсов, и на трех из них выпускные экзамены были запланированы на те же два дня.Я также был в хоккейной команде и два раза в неделю работал волонтером. Я должен был расставить приоритеты и быть предельно организованным, чтобы все сделать и выполнить свои обязательства. Я заранее составил график работы и пересмотрел ожидания с моими внеклассными занятиями, в том числе временно сократил свои волонтерские часы до окончания экзаменов. Располагая свое расписание в календаре и блокируя каждый день, я гарантировал, что все мое время используется эффективно.

2. У вас 100 новых писем после возвращения из отпуска.Что вы делаете?

Этот ситуационный вопрос на собеседовании проверяет, как вы реагируете на ситуацию, с которой вы, вероятно, столкнетесь. Если вы сталкивались с подобной ситуацией в прошлом, упомяните об этом в своем ответе.

В прошлом году я взял неделю на занятия, чтобы поработать волонтером за границей, а когда вернулся, у меня было более 100 писем! Чтобы пройти через них, я начал с самых старых и продвигался вверх. Я создал сегменты, помеченные «1», «2» и «3», от наиболее срочных до наименее срочных.После того, как я просмотрел каждое электронное письмо, я написал краткий ответ на все письма с пометкой «1». Я объяснил, что только что возвращаюсь, и сказал им, когда ожидать более обстоятельного ответа. Следующие несколько дней я занимался этими задачами, а затем перешел к электронным письмам с пометкой «2». Для меня методический подход — лучший способ взять под контроль сложную ситуацию.

3. Как вы поддерживаете баланс между работой и личной жизнью?

Достижение лучшего баланса между работой и личной жизнью в настоящее время является горячей темой, и работодатели хотят знать, что вы позаботитесь об их потребностях, а также о своих собственных.Ключевые моменты вашего ответа: вы устанавливаете здоровые границы, чтобы не выгореть. В то же время вы готовы сделать шаг вперед и при необходимости потратить сверхурочную работу.

Я волонтер в местном приюте для животных, веду их учетные записи в социальных сетях и пишу много материалов для общения с донорами. Каждую неделю я выделяю в своем расписании занятия, внеклассные занятия и волонтерскую работу. Я никогда не работаю после 10:00, каждый день я планирую время для каждого приема пищи и бодрой прогулки.Я сообщил приюту, что не буду отвечать ни на какие электронные письма, отправленные после 16:00, поскольку именно тогда у меня есть клубы и время для себя. При этом они недавно спасли 30 собак из плохой ситуации и немедленно нуждались в воспитании, поэтому, конечно, я работал допоздна несколько ночей. Я считаю, что баланс между работой и личной жизнью действительно важен, но я также рад проводить часы, когда этого требуют обстоятельства.

4. Расскажите мне о случае, когда вы пропустили дедлайн.

Это сложный вопрос, который легко может перейти в отрицательную зону.Лучше всего кратко описать ситуацию и почему вы пропустили крайний срок, а затем сосредоточить большую часть своего ответа на том, как вы исправили ситуацию. Наконец, расскажите интервьюеру, какие шаги вы предприняли, чтобы этого больше не повторилось. (О, и если честно, вы никогда не пропустили крайний срок: отличная работа! Расскажите о том, что вы сделали, чтобы добиться такого успеха, когда вы узнаете больше об управлении своим временем.)

На первом курсе я был действительно ошеломлен объемом работы.Раньше мне нужно было четыре эссе в один и тот же день. Я плохо спланировал, поэтому пропустил один. Я поговорил с профессором, и она любезно согласилась продлить мне срок (минус пять процентов). После этого я понял, что мне нужно поправиться. Я начал использовать Trello, программное обеспечение для управления проектами, чтобы отслеживать все мои академические и личные задачи. Я могу перемещать вещи в зависимости от приоритета и разделяю большие задачи на маленькие, более управляемые. С тех пор я ни разу не пропустил дедлайн!

---

Дополнительные вопросы на собеседовании по тайм-менеджменту

5.Как вы работаете под давлением?

6. Считаете ли вы себя организованным человеком?

7. Как вы организовываете свой день?

8. Что вы делаете, когда на работе перегружены?

9. Как вы справляетесь с отвлекающими факторами?

10. Почему важно правильно распоряжаться своим временем?

11. Как вы справляетесь со скучными или повторяющимися задачами?

---

Советы по ответам на вопросы о тайм-менеджменте

• Сделайте резервную копию. Сказать, что вы хорошо умеете распоряжаться своим временем, — это нормально. Намного лучше доказать, что у вас есть опыт успешного управления временем.
• Не выполняйте одновременно несколько задач. Когда-то работодатели любили многозадачность. В настоящее время они смотрят на это свысока, предпочитая людей, которые хороши в одном деле, а не плохих во многих. Вместо этого выделите, как вы расставляете приоритеты для различных задач, чтобы вам не приходилось выполнять несколько задач одновременно.
• Попасть в сорняки. Как вы составляете свой список дел? Какое программное обеспечение для управления проектами вы используете? Детали очень важны, когда дело доходит до ответов на вопросы по тайм-менеджменту.

Познакомьтесь с автором

Дана Гутерман

Дана Гутерман — контент-стратег, писатель и исследователь, специализируется на высшем образовании и развитии карьеры. Ее клиенты охватывают бизнес, технический, академический и некоммерческий секторы. Дана окончила Университет Брауна со степенью бакалавра восточноазиатских исследований и сейчас живет и работает в Портленде, штат Орегон.

Безопасность | Стеклянная дверь

Мы получаем подозрительную активность от вас или кого-то, кто пользуется вашей интернет-сетью.Подождите, пока мы подтвердим, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас возникли проблемы.

Nous aider à garder Glassdoor sécurisée

Nous avons reçu des activités suspectes venant de quelqu’un utilisant votre réseau internet. Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une vraie personne. Вотре содержание apparaîtra bientôt. Si vous continuez à voir ce message, veuillez envoyer un электронная почта à pour nous informer du désagrément.

Unterstützen Sie uns beim Schutz von Glassdoor

Wir haben einige verdächtige Aktivitäten von Ihnen oder von jemandem, der in ihrem Интернет-Netzwerk angemeldet ist, festgestellt. Bitte warten Sie, während wir überprüfen, ob Sie ein Mensch und kein Bot sind. Ihr Inhalt wird в Kürze angezeigt. Wenn Sie weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте: .

We hebben verdachte activiteiten waargenomen op Glassdoor van iemand of iemand die uw internet netwerk deelt.Een momentje geduld totdat, мы выяснили, что u daadwerkelijk een persoon bent. Uw bijdrage zal spoedig te zien zijn. Als u deze melding blijft zien, электронная почта: om ons te laten weten dat uw проблема zich nog steeds voordoet.

Hemos estado detectando actividad sospechosa tuya o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos de que tienes problemas.

Hemos estado percibiendo actividad sospechosa de ti o de alguien con quien compare tu red de Internet. Эспера mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, envía un correo electrónico a para hacernos saber que estás teniendo problemas.

Temos Recebido algumas atividades suspeitas de voiceê ou de alguém que esteja usando a mesma rede. Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade.Сеу контексто апаресера эм бреве. Caso продолжить Recebendo esta mensagem, envie um email para пункт нет informar sobre o проблема.

Abbiamo notato alcune attività sospette da parte tua o di una persona che condivide la tua rete Internet. Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini visualizzare questo messaggio, invia un’e-mail all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 6a8163e0fc243595.

Пять вопросов, которые нужно задать, чтобы улучшить свои навыки управления временем

Челси Бабин

Многие ИТ-специалисты пытаются сбалансировать возросшую рабочую нагрузку, потому что их работодатели не могут найти достаточно талантов, чтобы справиться с их текущей нагрузкой по проекту.Независимо от того, соблюдаете ли вы свои дедлайны, но ищете немного стимула для управления временем или изо всех сил пытаетесь удержать голову над водой, ответы на следующие пять вопросов помогут вам понять, что вам нужно сделать, чтобы улучшить свои навыки управления временем. .

1. Какие задачи в моем расписании мне больше всего нравятся? Знание, какие задачи вы с нетерпением ждете, — отличный первый шаг в улучшении ваших навыков управления временем. Когда вы определяете, какие элементы проекта вам нравятся больше всего, вы можете равномерно распределить их в течение недели, загружая их к концу дня, чтобы поддерживать свою мотивацию.Лучше всего выполнять другие задачи, те, которые вам не нравятся, ближе к началу дня, когда у вас будет больше энергии, и отложите те, которые вам нравятся, на конец, чтобы, если вам нужно задержаться допоздна, это победило Не чувствую себя такой же рутинной работой.

2. На что я бы хотел больше потратить свое время? Может быть, вы хотите чаще обедать с другом или больше времени уделять физическим упражнениям. Часто мы не чувствуем, что у нас есть место в расписании, чтобы вписаться в эти веселые, улучшающие жизнь задачи, потому что остальное время кажется таким заполненным.Кроме того, в проекте могут быть определенные элементы, на которых вы хотели бы сосредоточиться на большем количестве или различных технологиях, которые вы хотели бы использовать чаще. Знание того, чем вы хотите заниматься больше в свое время, создает мотивацию для более быстрого выполнения менее увлекательных задач и может даже указать вам на необходимость сменить работу или карьеру.

3. Какие задачи занимают больше времени, чем я думаю? Мозговой штурм отнимает слишком много времени? Проверка электронной почты отнимает время из вашего и без того плотного графика? Определите менее важные задачи, которые, кажется, отнимают больше времени, чем следовало бы, и начните ограничивать их во времени.Вы будете тратить меньше времени на эти тривиальные задачи, и у вас будет больше дел, которые вы хотите и должны делать.

4. Какие задачи я откладываю или откладываю? Может быть, вы ненавидите время, необходимое для проверки или документирования чего-либо, поэтому откладываете это. Может быть, вы не можете выдержать один сложный проект, над которым вы сейчас работаете, и откладываете на потом. Когда дело доходит до задач, от которых вы часто пытаетесь оттолкнуться, лучший способ улучшить управление временем — это решать их в начале дня.Когда вы впервые приступаете к работе, вы наиболее мотивированы, энергичны и сосредоточены до конца дня. Используйте эту дополнительную энергию, чтобы выполнить задачи, которые вы обычно откладывали, и отложите те, которые вам действительно нравятся, на потом.

5. Соблюдаю ли я график в установленные сроки? Часть тайм-менеджмента — это вовремя. Если вы не организованы, это может мешать вам улучшить свои навыки управления временем. Найдите время в конце рабочей недели или в начале утра понедельника, чтобы организовать свой рабочий стол, установить напоминания о сроках, составить список дел и в целом подготовиться к тому, чтобы оставаться в курсе своего расписания.Вы будете удивлены, насколько это поможет!

Управление временем — важный навык практически в любой карьере. Если вы хотите улучшить свои навыки управления временем, задайте себе эти пять вопросов и примите необходимые меры, чтобы начать вносить изменения и создавать более эффективный и приятный рабочий день.

50 вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту

Интервью — это как два полюса. С одной стороны, они могут легко уйти. На собеседовании вы можете почувствовать себя комфортно и уверенно, а значит, хорошо выглядеть.С другой стороны, собеседование действительно может вас подбодрить. Они могут даже подтолкнуть вас к границам. Чувство уверенности может пошатнуться, когда интервьюеры попытаются проверить вас. Но, глядя на светлую сторону, интервью помещаются там, где вы можете показать им, что вы подходите им по душе. Это место, где вы проявите себя, свои способности, таланты и навыки.

Что наиболее важно, собеседования становятся местом, где рекрутеры или организации ищут кандидатов, которые понимают ценность времени.Причина собеседования, связанного с управлением временем, заключается в том, чтобы отфильтровать кандидатов, которые могут хорошо работать под давлением. Нужно выбрать тех людей, которые серьезно относятся ко времени и вовремя добиваются результатов.

Продолжайте читать, чтобы подробнее узнать о том, как связаны тайм-менеджмент и интервью!

Это ключ к тайм-менеджменту — видеть ценность каждого момента. Менахем Мендель Шнеерсон

Почему вопросы на собеседовании по тайм-менеджменту выделены?

Время решает все.Компании ищут потенциальную рабочую силу, которая выполняет работу вовремя без какого-либо ущерба для качества. Рекрутеры ищут особенно хороших навыков тайм-менеджмента у нанимаемых ими кандидатов. В сложной ситуации то, насколько хорошо человек работает, гарантирует его место на рабочем месте.

Точно так же, когда дела выполняются вовремя, имидж организации достигает пика. Персонал и имидж организации идут рука об руку. Тайм-менеджмент играет здесь жизненно важную роль. Следовательно, люди ищут подходящих кандидатов, которые помимо навыков и квалификации хороши в управлении временем.

Чтобы помочь вам ответить на вопросы собеседования по тайм-менеджменту, мы придумали более 25 вопросов. Около 50 вопросов, которые мы здесь обсудили, охватывают все ситуации с тайм-менеджментом и их важность для ваших собеседований. Рекрутеры, возможно, зададут кандидатам вопросы на собеседовании на основе этих концепций тайм-менеджмента. Надеюсь, это будет полезно для вас и даст вам представление о том, как самостоятельно сформулировать процесс.

Когда дело доходит до управления временем, я гораздо больше говорю об управлении энергопотреблением.Я стараюсь отдавать людям 100% своей энергии, даже если уделяю им очень мало времени. Джей Шетти

50 вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту, задаваемых кандидатам:

Для проверки и оценки ниже приведены некоторые из важных вопросов собеседования по тайм-менеджменту, которые рекрутеры задают своим кандидатам.

1. Расскажите о ситуации, когда вы в короткие сроки справились с непредвиденной производственной травмой?

2. Как вы относитесь к тайм-менеджменту?

3.Как вы планируете работу? Вы придерживаетесь какой-либо конкретной стратегии?

4. Какие ключевые концепции тайм-менеджмента вам необходимы для завершения работы?

5. Каким методам планирования вы следуете, чтобы завершить работу вовремя?

6. Как управлять временем в дни напряженных рабочих нагрузок?

7. Не могли бы вы рассказать нам о ситуации, когда вам было трудно закончить работу? Каковы были для этого причины?

8. Какова ваша стратегия «выполнения задач» до окончания срока?

9.Как вы организуете свою команду, если вам присвоили звание руководителя группы?

10. Что вы будете делать, когда поймете, что выполняемая вами задача заставляет вас опаздывать?

Вы когда-нибудь замечали, что некоторые люди могут оставаться организованными, выполняя огромное количество работы, в то время как другие кажутся занятыми, но на самом деле никогда не приносят результатов? Тайм-менеджмент — ключ к тому, чтобы стать успешным предпринимателем. Клэй Кларк

11. Вы предпочитаете планирование или расстановку приоритетов?

12.Расскажите о ситуации, когда вы сэкономили много времени на работе?

13. В чем причина несвоевременного выполнения задачи?

14. Не могли бы вы рассказать нам о случае, когда ваш менеджер / старший назначил вам новую работу? Если да, то что вы будете делать, чтобы завершить работу вовремя?

15. Как вы управляете своей командой, которая отстает от графика?

16. Как определить задачи, которые являются пустой тратой времени?

17. Как определить задачи, требующие больше времени?

18.Что вы думаете об управлении временем в команде? У вас есть какая-то стратегия для достижения наилучших результатов?

19. Расскажите, как вы оцениваете время выполнения задачи? Применяете ли вы здесь какие-либо техники тайм-менеджмента?

20. Как вы справляетесь с чрезвычайными ситуациями на работе в критические моменты?

Вы должны знать, чего хотите. Это главное в действии в соответствии с вашими намерениями. Когда вы знаете, чего хотите, вы понимаете, что все, что вам остается, — это тайм-менеджмент.Вы будете управлять своим временем для достижения своих целей, потому что четко знаете, чего пытаетесь достичь в своей жизни. Патч Адамс

21. Можете ли вы рассказать нам, как вы можете использовать методы управления временем при планировании работы?

22. Приведем сценарий: вы приближаетесь к сроку через три дня, а у вас остается 40% работы? Что ты будешь делать? Как вы это решите?

23. Вы предпочитаете сроки качеству?

24. Можно ли пойти на компромисс с качеством, чтобы выполнить сроки и заработать хорошее имя?

25.Что делать, если ваш клиент требует, чтобы вы выполнили работу в короткие сроки?

26. Считаете ли вы, что достаточно хорошо управлять своим временем?

27. Расскажите о ситуации, когда вы решили кризис и вовремя получили результаты?

28. Какой метод управления временем вы считаете практичным?

29. Расскажите о процессе управления временем, которому вы следуете, чтобы добиться плодотворных результатов от своей команды?

30. Считаете ли вы себя человеком, который каждый раз делает что-то вовремя?

Большинству молодых людей не хватает важнейших жизненных навыков, которые делают их пригодными для работы и, что наиболее важно, способными сохранить работу, — таких как командная работа, принятие решений и управление временем.Стивен А. Шварцман

31. Как вы вводите свою команду в свои методы планирования и управления временем?

32. Не могли бы вы рассказать нам о времени, когда у вас было слишком много вещей на тарелке из-за вашего босса? Как вы разобрались?

33. Когда у вас много работы, как вы будете жонглировать?

34. Расскажите, как вы поступите с коллегой, который всегда отстает от графика?

35. Важен ли для успеха тайм-менеджмент?

36.Расскажите о сложной задаче / работе, которую вы взяли на себя?

37. Как победить промедление? Какие стратегии, по вашему мнению, будут для этого эффективны?

38. Была ли у вас возможность взять на себя дополнительные обязанности? Если да, то как вы с этим справились?

39. Можно ли иногда сказать «НЕТ»?

40. Как эффективно управлять своим временем за короткий период?

Я думаю, что управление временем как ярлык побуждает людей рассматривать каждый 24-часовой период как слот, в который они должны упаковать как можно больше.Тим Феррис

41. Как вы готовитесь перед тем, как приступить к работе над большими проектами?

42. Можете ли вы рассказать нам о том, что «больше работы за меньшее время»?

43. Вы когда-нибудь пропускали дедлайн? Если да, то в чем была причина?

44. Жонглировать сразу несколькими вещами — это хорошо или плохо?

45. Как вы планируете или распоряжаетесь своим временем в проекте, у которого короткие сроки?

46. Как вы находите баланс между работой и личной жизнью?

47.Если перед вами несколько задач, какое из них вы выберете? Как вы выберете задачу?

48. Вам когда-нибудь было скучно на работе?

49. Тайм-менеджмент — это временный процесс или постоянная практика?

50. Расскажите о времени, когда вам приходилось иметь дело с командой, не работающей в сотрудничестве? Как вам удалось сделать все вовремя?

50 вопросов для собеседования по тайм-менеджменту, которые мы обсудили здесь, помогут вам получить представление. Это поможет вам легко познакомиться с концепциями и идеями тайм-менеджмента на собеседовании.

Помимо ответов на эти вопросы на собеседовании по тайм-менеджменту, вам необходимо подготовить твердые ответы на все них. Ответы должны быть настоящими, а не искусственными.

«Помните, что время — деньги». — Бенджамин Франклин

Вопросы для собеседования, основанные на тайм-менеджменте

Чтобы помочь вам справиться с вопросами собеседования, основанными на тайм-менеджменте, мы делимся с вами некоторыми полезными советами здесь:

1.) Если это ситуация вопрос, основанный на тайм-менеджменте, не затягивайте ответы.Расскажите им о ситуации, с которой вы столкнулись. Объясните решение, которое вы пробовали, или стратегию, которой вы следовали. Скажите, какую пользу это принесло.

2.) Вы можете подготовиться к собеседованию с помощью друга. Позвольте им самостоятельно задавать вопросы, связанные с тайм-менеджментом. Посмотри, как ты мог бы на это ответить.

3.) Отношусь позитивно. Никогда не жалуйтесь на коллег, с которыми вы работали. Просто четко объясните свою ситуацию, стратегию и конечный результат / преимущества.

4.) Покажите, как вы практически применяли методы тайм-менеджмента во время собеседований. Не придумывайте техник, которые вы где-то читали или которые кто-то использовал.

5.) Рекрутеры ищут кандидатов, которые имеют практический опыт в тайм-менеджменте. Они могут легко увидеть кандидатов, у которых их нет. Точно так же они могут легко распознать блеф в отношении тайм-менеджмента. Всегда будьте практичны и честны со своими ответами. Расскажите им о том, что вы сделали.

«Время — мудрейший советчик из всех.”- Перикл

В итоге

Вопросы на собеседовании по тайм-менеджменту больше похожи на ситуации в реальном времени. Рекрутеры или организации формулируют вопросы по тайм-менеджменту на основе повседневных сценариев реального рабочего места. Если вы это поймете, то сможете быстро дозвониться. Возьмите эти 50 вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту, чтобы задать кандидатам ссылку на то, как можно сформулировать вопросы.

А пока сформулируйте свой собственный набор вопросов, связанных с управлением временем, которые вы можете придумать.Пусть это будет основано на вашем опыте работы до сих пор. Мы уверены, что вы легко справитесь с собеседованием, если будете реалистами, когда дело доходит до вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту.

Вопросы для собеседования по тайм-менеджменту | Примеры

Если вы планируете пройти собеседование при приеме на работу, лучше заранее подготовить ответы на возможные вопросы. Некоторые из наиболее распространенных вопросов на собеседовании вращаются вокруг тайм-менеджмента и расстановки приоритетов задач. В этой статье приводятся некоторые примеры вопросов для собеседования, в которых основное внимание уделяется навыкам управления временем и различным методам определения приоритетов ваших задач.

Почему интервьюеры задают вопросы о навыках тайм-менеджмента?

Вот некоторые из причин, по которым работодатели ищут кандидатов с хорошими навыками управления временем:

• Эффективно управляйте своими рабочими нагрузками
• Успешно соблюдайте все сроки
• Не требует или почти не требует микроменеджмента со стороны супервайзеров
• Знайте, как правильно расставить приоритеты для своих задач, чтобы обеспечить своевременное выполнение
• Уметь работать в стрессовых условиях, имея дело с несколькими проектами одновременно

Работодатели часто рассматривают умение эффективно управлять временем как необходимый навык для многих должностей.Эти черты могут работать на повышение общей производительности команды или компании, что делает управление временем важным навыком, который необходимо использовать в процессе собеседования.

Примеры вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту

Вот некоторые из наиболее распространенных вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту:

Как вы управляете временем и расставляете приоритеты в своей рабочей нагрузке?

Когда интервьюер задает подобный вопрос, он хочет понять вашу способность справляться с разными задачами с разными сроками, не перегружаясь.Они хотят знать, могут ли они доверять вам выполнять свои обязанности, руководствуясь здравым смыслом и выполняя все задачи вовремя. Отвечая на этот вопрос, вы должны дать точный ответ, приведя пример того, как вы эффективно управляли временем в прошлом.

Пример: «Я составляю список задач, которые мне нужно выполнить, а затем планирую порядок их выполнения, распределяя задачи в соответствии с их срочностью и важностью. Если я не уверен, насколько важна или срочна каждая задача, я спрашиваю.Если есть больше задач, я добавляю их в свой список и определяю, когда это делать, исходя из их срочности и важности. Все, что я делаю, это адаптирую порядок действий, когда сталкиваюсь с разными задачами одновременно ».

Расскажите мне о случае, когда вам нужно было выполнить несколько задач. Что вы сделали, чтобы расставить приоритеты?

Интервьюеры задают этот вопрос, чтобы понять вашу способность работать под давлением. Многие задания предполагают некоторый уровень делегирования для выполнения нескольких задач за короткое время.В этом случае решающее значение имеет ваша способность уверенно расставлять приоритеты. Отвечая на этот вопрос, сосредоточьтесь на том времени, когда вам приходилось привлекать коллег к активному участию в определении приоритетов ваших проектов или задач. Вы можете включать внутренних менеджеров, внешних менеджеров и ваших коллег, которые просят ваше время.

Пример: «Во время моей стажировки руководство поручило мне курировать новый проект и в то же время попросило меня принять участие в текущем проекте.Через три недели стажировки я понял, что текущий проект был довольно сложным, и мне пришлось потратить много времени на работу над ним. В результате у меня редко было время заняться новым проектом. В начале четвертой недели я встретился с менеджером, и мы обсудили конфликт расстановки приоритетов. Мы успешно разработали стратегию того, как я могу наилучшим образом справиться как с критическими, так и с наиболее важными задачами поддержки, а также выполнить новый порученный мне проект. По окончании стажировки я получил две награды: одну за быстрое реагирование на критические проблемы с текущим проектом, а другую — за успешное завершение нового проекта.’

Вынуждало ли вас когда-нибудь изменить свои приоритеты из-за неожиданного события?

Помимо выяснения того, как вы реагируете на непредвиденное происшествие, этот вопрос также проверяет ваши знания о том, что еще вы могли бы сделать, чтобы избежать такого конфликта. Интервьюеру, вероятно, также будет интересно узнать, смогли ли вы задействовать какие-то механизмы, чтобы справиться с подобным происшествием в будущем. Лучший способ ответить на этот вопрос — рассказать о мероприятии, которое нельзя было запланировать.Ваш ответ должен продемонстрировать, как реагировать и исправлять ситуацию. Вы также можете рассказать о случае, когда вы помогли другой команде во время чрезвычайной ситуации.

Пример: «На моем первом рабочем месте у нас произошло непредвиденное событие облачной службы, которое привело к простоям системы как для нашей базы пользователей, так и для всей компании. Мы перешли на облачный сервис, чтобы минимизировать возможные простои. Учитывая их многоуровневую избыточность, было совершенно неожиданным и ироничным, когда поставщик услуг столкнулся с отказом от атаки, в результате которой сеть сайтов была отключена.Мы сильно пострадали, как и другие компании, которые зависели от того же поставщика услуг. Мы отключились почти на три часа. Я быстро собрал свою ИТ-команду, и вместе с поставщиком услуг мы разработали способы минимизировать воздействие на наших пользователей, временно перенеся обслуживание на наши локальные серверы с использованием ручного IP-адреса. Мы также использовали наши знания, полученные на этом мероприятии, для разработки автоматизированной смены IP-адресов для устранения проблемы на случай, если аналогичная проблема повторится в будущем ».

7 примеров ответов на вопрос собеседования «Как вы управляете своим временем»

Каждый из нас ежедневно тратит 8 часов на работу — по крайней мере, если нам повезет, и не подчиняют в какой-нибудь шахте или потогонной фабрике в стране третьего мира на 12 или 14 часов в день .Но тот факт, что мы работаем, не обязательно означает, что мы эффективно работаем . И это именно то, что интервьюеры пытаются выяснить с помощью этого странного вопроса : как вы распределяете свое время на работе, не тратите ли вы его большую часть.

По правде говоря, наша продуктивность зависит не только от нашей мотивации и навыков тайм-менеджмента. Я видел много компаний и офисов, в которых было просто сотрудников с избытком , и некоторым людям было нечего делать. Конечно, ни один сотрудник никогда не будет жаловаться на такую ​​ситуацию :).

В любом случае, когда вы идете на собеседование при приеме на работу, вы должны хотя бы попытаться убедить их, что вы эффективно распоряжаетесь своим временем, а постарайтесь сделать все возможное для своего работодателя . Давайте посмотрим на 7 примеров ответов на этот интересный вопрос. Смотрите также мои заметки после ответов — они помогут вам разобраться в некоторых нюансах и особенностях этого вопроса…

7 примеров ответов на вопрос «Как вы управляете своим временем?» вопрос интервью

1. Я пытаюсь составить список дел на каждый рабочий день.Зная о моих целях и о том, чего я пытаюсь достичь — будь то завершение определенного проекта, например, или достижение частичного этапа, я записываю задачи на день и работаю над ними, одну за другой. Это помогает мне, , оставаться эффективным в работе, , и не тратить время на то, что в данный момент не очень важно.
2. Я хотел бы, чтобы разбивало свой день на наиболее продуктивные и менее продуктивные часы . Я имею в виду, что мой разум лучше всего работает утром, перед обедом, и именно тогда я сосредотачиваюсь на самых важных вещах и задачах, которые требуют критического мышления .В основном я стараюсь делать то, что требует моего полного внимания и концентрации. После обеда моя энергия как-то падает, поэтому я сосредотачиваюсь на таких задачах, как ответы на электронные письма, встречи с коллегами или работа над некоторыми рутинными задачами, которые не требуют особого мышления или усилий. Это мой способ распоряжаться своим временем на работе.
3. Это мое первое заявление о приеме на работу , поэтому у меня еще нет опыта управления рабочим временем. Но Я никогда не был расточителем времени , и я не из тех парней, которым нравится лежать в постели весь день, ничего не делая.Я довольно активен и проактивно подхожу ко всему, что делаю. Я хотел бы перенести это отношение и на свою работу. Однако сначала я должен понять, чего именно вы от меня ждете, а затем я смогу осмысленно спланировать свой рабочий день в офисе .
4. Пока занимаюсь только ручным трудом. Стоит на конвейере, выполняет простые проверки качества или обслуживает клиентов в ресторане. Как вы понимаете, у человека не так много места, чтобы планировать свой день или управлять своим временем.Вы просто плывете по течению. Когда в ресторане много посетителей, вы стараетесь работать очень быстро, вы не делаете перерывов, потому что не хотите, чтобы люди ждали слишком долго. С другой стороны, когда место пусто, вы можете немного расслабиться, выкурить сигарету и так далее.

5. Я одержим тайм-менеджментом , как в работе, так и в личной жизни. Послушайте, у меня есть семья, несколько увлечений, и моя последняя работа тоже была довольно сложной.Если бы я не распределял свое время должным образом, это означает, что тратил минимум , я не смог бы хорошо выполнять работу, проводить достаточно времени со своими детьми, а также иметь немного времени для себя, чтобы наслаждаться велосипедом. кататься на велосипеде или заниматься другим делом, которым я люблю заниматься в свободное время. Это много о планировании, устранении отвлекающих факторов и о том, чтобы не тратить время на вещи, которые являются пустой тратой времени, такие как телевидение или Facebook.
6. На моей последней работе у меня был довольно компетентный и строгий начальник .Они управляли моим временем, они составляли списки дел для всех сотрудников своей команды. Так что у меня не было возможности поступать по-своему. Но я не разочарован, потому что считаю, что они проделали большую работу, и на самом деле многому у них научился , когда дело доходит до эффективного управления временем . Я искренне верю, что эти уроки мне пригодятся и на моей новой работе.
7. Иногда мне кажется, что время управляет мной , или, точнее говоря, жизнь.Сейчас у меня так много дел. Ребенок, две работы, неполный рабочий день, и еще я пытаюсь учиться дистанционно в общественном колледже. Так что в основном я прыгаю с места на место, всегда занят, , пытаюсь каким-то образом жонглировать всеми своими ролями . Однако я не думаю, что это действительно устойчиво в долгосрочной перспективе. Если я не хочу испытать выгорание или что-то более серьезное, мне нужно лучше распоряжаться своим временем. И именно поэтому я здесь . Если я получу у вас приличную работу на полную ставку, я могу сразу же сократить две работы с частичной занятостью и, возможно, найти вещи немного проще и более эффективно распоряжаться своим временем.

Наличие целей и списков дел — всегда хороший ответ

Если вы не знаете, что сказать, вы всегда можете сослаться на цели, вехи, списки дел и тому подобное, даже если вы не используете их в данный момент. В конце концов, менеджеров по найму вряд ли смогут проверить , чем вы занимались на своей нынешней работе или чем занимались на прошлой.

Пока они видят, что у вас есть какая-то система в вашей работе и некоторые инструменты, которые помогут вам придерживаться системы (неважно, находятся ли инструменты в сети или в автономном режиме), они будут рады вашему ответу .См. Ответ № 1 из списка для вдохновения.

* Специальный совет: Это не единственный сложный вопрос , с которым вы столкнетесь при собеседовании на любую достойную работу. Вы столкнетесь с вопросами о расстановке приоритетов , устранении давления, устранении неоднозначности и других сложных сценариях, которые происходят на рабочем месте. Если вы хотите убедиться, что ваш выделяется своими ответами и превосходит своих конкурентов, взгляните на наш пакет успешных интервью.До 10 премиальных ответов от до 31 сложный вопрос, основанный на сценариях (и более) значительно упростят вашу жизнь во время собеседований. Спасибо, что посмотрели!

Убедите их, что вы не расточитель времени и не расточитель денег

Если вы когда-либо управляли командой в работе, вы наверняка испытали по крайней мере один « расточитель времени » и один « расточитель денег ». В худшем случае один из ваших подчиненных (или коллег) подходит под обе категории.

Расточитель времени — это человек, у которого всегда есть еще один кофе, чтобы выпить на работе , или еще одно бессмысленное обсуждение с другим коллегой. Или парень, который предпочитает разговаривать работе и фактически усложняет работу остальной части команды. Вода не только делает меньше работы, но и беспокоит других своими бессмысленными разговорами, а также снижает их продуктивность.

Расточитель денег — еще один вид животных. Не тратя свои деньги, а деньги своего работодателя , они никогда не стесняются летать бизнес-классом, покупать самые дорогие канцелярские товары и приглашать деловых партнеров в самый дорогой ресторан города, давая чаевые привлекательному официанту 100 долларов. законопроект.

Излишне говорить, что компаний ненавидят нанимать расточителей времени , и, если они не очень большие, они не могут позволить себе расточительство денег на борту — по крайней мере, надолго. Убедите их, что вы ни тот, ни другой. Проверить образец ответов нет. 5 или нет. 2 для вашего вдохновения.

Если кто-то еще потратил ваше время на то, чтобы узнать об этом, покажите ему, что вы готовы это изменить.

Это не обязательно минус, если кто-то еще распорядился вашим временем в работе до этого момента — при условии, что он был компетентен.Вы можете многому научиться у опытного менеджера, и их привычек со временем могут стать вашими привычками.

Вот на чем вы должны сосредоточиться, если у вас была работа, на которой кто-то другой отвечал за распределение задач и управление временем, или если у вас был начальник, который просто не давал вам никакой свободы выбора. Они принимали решения, и вы должны были следовать их указаниям.

Вы научились у них, и теперь вы готовы, наконец, наиболее эффективно управлять своим рабочим временем .Ответ нет. 6 из нашего списка — хорошая иллюстрация такого отношения.

Проблемы с тайм-менеджментом могут быть причиной смены работы или даже карьеры

Образец ответа № 7 — отличный пример такой ситуации. Может быть, вы слишком заняты (как и многие люди), а действительно не может найти способ совмещать все роли , которые у вас есть в вашей корпоративной и личной жизни, чтобы хоть как-то преуспеть в каждой роли — или не потерпеть неудачу в них. полностью.

Это именно та причина, по которой вы ищете работу в их компании — потому что рабочее время лучше, или вы не будете тратить три часа на работу каждый день, или это облегчит вашу жизнь каким-то другим способом . Это неортодоксальный ответ, но он имеет смысл, и большинство работодателей будут им довольны. Не бойтесь идти против течения. Некоторые неортодоксальные и креативные ответы могут помочь вам только в интервью….

Готовы ответить на этот вопрос? Я надеюсь, что это так! Проверьте также 7 примеров ответов на другие сложные вопросы интервью:

Мэтью работает в сфере международного рекрутинга с 2008 года.Он помогает соискателям из всех слоев общества добиваться своих карьерных целей и готовиться к собеседованиям. Он является основателем сайта InterviewPenguin.com.

Последние сообщения от Matthew Chulaw (посмотреть все)

7 вопросов на собеседовании по управлению временем, которые стоит задать кандидату

Знание правильных способов управления временем — это не что иное, как искусство. Если вы хотите выбрать идеального кандидата для своей команды, лучше во время собеседования задать несколько очень конкретных вопросов на собеседовании.Кандидат, который умеет хорошо контролировать время, может быть полезным активом для вашей команды и организации, потому что он знает, как распознать важность каждой задачи и соответственно расставить приоритеты. Правильный выбор кандидатов поможет вам создать более продуктивную и эффективную команду. Не только эргономичный заказ офисной мебели увеличивает продуктивность сотрудников, но и позволяет управлять временем.

Этот вводный процесс не является ракетной наукой, если вы знаете, какие вопросы о навыках управления временем нужно задать кандидату.Мы знаем, что может быть немного сложно решить, какие вопросы помогут вам решить, подходит ли кандидат для вашей команды. Поэтому для вашей помощи мы разработали несколько очень конкретных вопросов для обсуждения тайм-менеджмента и обсудили ответы, которые вы можете ожидать от идеального кандидата. Если вам интересно узнать подробности и узнать больше, мы предлагаем вам прочитать дальше.

Насколько, по вашему мнению, управление временем жизненно важно для ваших задач?

Прежде чем узнать, как кандидат может своевременно управлять своими задачами и как он планирует стать жизненно важным активом для объявления о вакансии, важно знать, что он думает об управлении временем и является ли план управления временем так же важен для него, как и он сам. это для вас.Идеальный кандидат связал бы это со своей производительностью и даже рассказал бы, как это привело к выполнению его задач в срок.

Если кандидата мало беспокоит управление временем и он не уверен в том, что он должен ответить, он, вероятно, создаст для вас проблемы в долгосрочной перспективе и может даже повлиять на репутацию вашей команды перед клиентами.

Как добиться баланса между работой и личной жизнью, когда у вас есть несколько задач?

Этот вопрос входит в число тех вопросов для обсуждения, которые помогут вам оценить, сможет ли кандидат адаптироваться к тенденции удаленной работы, которая является довольно распространенной в наши дни.Это также позволяет вам судить, знает ли кандидат, как расставить приоритеты для своих задач. Знание того, как расставлять приоритеты задач, является жизненно важным навыком, который нужно искать в кандидате, потому что кандидат, который не знает, как разделять и расставлять приоритеты в своей работе и своей семье в соответствии с требованиями, в конечном итоге потерпит неудачу в обоих.

Никому не нужен психически неполноценный кандидат, который не знает, как оставаться эмоционально стабильным и разумно распределять свое время. Нам не нужен трудоголик, который работает 24/7. Такие работники сталкиваются с выгоранием и являются примером тех, кто плохо распоряжается своим временем.Идеальный кандидат знает о методах управления временем, которые также могут помочь ему управлять своими задачами удаленно.

Объясните, как вы справляетесь со стрессом на работе.

Должность может быть сложной и требует наличия опытного кандидата, который знает, как справляться со стрессом. Это один из вопросов о навыках управления временем, который поможет вам оценить, знает ли кандидат, как выстраивать стратегии выхода из сложных ситуаций.

Как менеджер, вы даже можете использовать эту информацию для постановки целей сотрудником при создании команды, потому что это поможет вам определить уровень функциональности вашего кандидата и оценить, помогает ли он вам достичь целей в неотложных задачах.

Что вы делаете, когда у вас несколько конфликтующих задач?

Этот вопрос относится к числу заслуживающих внимания вопросов на собеседовании по тайм-менеджменту, которые помогут вам проанализировать, способен ли кандидат на типичные ошибки в тайм-менеджменте. Кандидаты часто думают, что лучший способ ответить на этот вопрос — сказать, что они могут выполнять несколько задач одновременно. К сожалению, это не случай.

Как гласит известная поговорка «Мастер на все руки, мастер ничего не умеет», здесь ситуация дополняет друг друга.Множественные исследования подтверждают это мнение, поскольку видно, что сотрудники, которые склонны выполнять несколько задач одновременно, приводят к низкому качеству работы.

Идеальный кандидат знает, как расставить приоритеты для своих задач таким образом, чтобы его продуктивность оставалась неизменной, независимо от количества задач, которые он должен выполнить за день.

Вы когда-нибудь делегировали задачи своей команде?

Вы всегда должны искать у своих кандидатов лидерские навыки, потому что это поможет вам оценить, насколько они хороши в принятии решений с помощью этого поведенческого вопроса на собеседовании по тайм-менеджменту.Команда, состоящая из непоколебимых членов, но стратегического лидера, не продвинет вас дальше, но команда со стратегическим мышлением может помочь вам выйти из сложных ситуаций.

Если кандидат знает, как делегировать задачи и расставлять приоритеты, он, вероятно, обладает отличными коммуникативными навыками, а также умеет управлять временем. Итак, это один из тех вопросов о навыках управления временем, которые помогут вам судить, может ли кандидат хорошо изложить свои идеи и быть полезным активом для команды.

Используете ли вы какие-либо инструменты для управления временем?

Поскольку существует множество задач, которые иногда поручаются сотрудникам, становится трудно управлять ими без правильных инструментов управления временем.Идеальный кандидат знает лучшие инструменты для управления своим временем и не даст пустого выражения, когда вы зададите этот вопрос. Инструменты тайм-менеджмента помогают сотруднику оставаться продуктивным и разумно распределять время между своими задачами.

Сколько времени у вас уходит на выполнение задачи?

Иметь хорошо организованного кандидата — необходимость часа. Возможно, вы выбираете кандидата для своей удаленной рабочей группы или кандидата для своей офисной команды. В обоих случаях вы должны узнать, сколько времени требуется кандидату для выполнения своих задач.

Это один из тех вопросов для обсуждения по тайм-менеджменту, который поможет вам оценить, сможет ли сотрудник своевременно выполнять свои задачи. Своевременная доставка важна для создания положительного имиджа и поддержания вашей репутации в глазах клиентов, поэтому вы всегда должны спрашивать об этом при назначении сотрудника.

EndNote

Мы обсудили с вами некоторые из очень конкретных вопросов на собеседовании, приведенных выше.