Что такое проект? Определение и признаки. В проект

Использование MS Project для управления проектами по разработке ПО / Хабр

Я хочу поделиться своим опытом использования MS Project для управления проектами по разработке программного обеспечения. Я уже лет 10 занимаюсь управлением проектами, и в результате у меня родилась некоторая методология использования MS Project, которая позволяет получить от него немалую пользу и при этом меньше зависеть от его недостатков.

Небольшое введение

Вся методология — это просто набор простых методов и рекомендаций по использованию MS Project для решения прикладных задач руководителя проекта. Сразу оговорюсь, что методология не претендует на универсальность, и применима только при некоторых ограничениях, которые я буду упоминать по ходу повествования.

Для начала, давайте вспомним, что обычно требуется от руководителя проекта. Для опытных руководителей это очевидно, а начинающим (или только собирающимся стать руководителями) будет полезно лишний раз вспомнить. Итак, проект по разработке программного обеспечения — это создание некоторое уникального продукта. На разных этапах жизненного цикла проекта от РП требуется решать различные задачи.

Перед началом проекта

Перед началом проекта от руководителя проекта обычно требуется ответить на два вопроса:

сколько проект займет времени
сколько проект будет стоить

При этом важно понимать, что никого не интересует ответ вида «не раньше чем через полгода». Требуется как раз оценка сверху. Примечание. Мне никогда не приходилось иметь дела с явными денежными оценками проекта, и, как я сейчас понимаю, это серьезное упущение. Все проекты, которыми я руководил, исполнялись сотрудниками компании. Команда проекта формировалась на всё время проекта, некоторые специалисты привлекались на определенное время. Фактически, от меня требуется оценка количества требуемых исполнителей, а также сроки их привлечения. Как мне кажется, это достаточно типичная ситуация для компаний, занимающихся разработкой ПО. В итоге все сводится к оценке трудозатрат, которая, с использованием эмпирических формул, превращается в оценку стоимости проекта. Как видим, присутствует прямая зависимость стоимости проекта от его сроков.

В процессе выполнения проекта

В условиях упомянутых ограничений, основной задачей руководителя проекта является обеспечить выполнение проекта в заявленный срок, а это непосредственно влияет на его стоимость. Непредвиденные обстоятельства, которые обязательно сопутствуют любому проекту, могут привести к срыву сроков. Строго говоря, сроки проекта могут неожиданно и сократиться, но, честно говоря, я такого никогда не видел. От руководителя требуется своевременно реагировать на такие события, чтобы уменьшить негативные последствия. Единственный известный мне способ решения этой задачи — это аккуратное планирование, регулярное отслеживание надвигающихся проблем и корректирование планов.

При завершении проекта

При завершении проекта руководитель обычно оглядывается назад и подводит итоги проекта. Чаще всего требуется оценить насколько проект выбился из плановых графиков и почему это произошло.

Что умеет MS Project

Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями — задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути — это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация (то, что Project делает сам, в ответ на введенные данные).

Разберем вкратце свойства сущностей.

Задача имеет длительность, объем, назначенный ресурс и еще чертову уйму различных свойств. Если встроенных свойств не хватает, можно добавить свои — этим мы потом воспользуемся. Задачи могут быть связаны между собой различными отношениями (предшественники, последователи и т.п.).

Ресурс имеет много описательных свойств, но самое главное — для него можно задать доступность во времени, для этого используется календарь. Ресурс может быть назначен на задачу.

На основе этих данных Project умеет делать различные представления с использованием фильтров, группировок, сортировок и т.п. Кроме этого он умеет по некоторому алгоритму вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов и связей между задачами. Вот, собственно, и почти все что он умеет. Давайте посмотрим, какую пользу можно из этого извлечь

Как это использовать

Примечание Чтобы было понятнее, я уточню некоторые общие свойства проектов, с которыми я работал. Итак, речь идет о проектах по разработке программного обеспечения, которые состоят из нескольких этапов. В конце каждого этапа мы должны получить некоторый осязаемый результат, который будет предъявлен заказчику, поэтому для нас важно оценить срок не только проекта в целом, но и каждого этапа. Повторяю, единственный вид ресурсов который требуется — это люди, причем мы не нанимаем специалистов со стороны, а используем возможности уже работающих сотрудников.

Подготовка плана

Итак, перед нами лежит техническое задание, и требуется дать ответ на три вопроса:

Сколько времени займет этот проект?
Сколько (и каких) специалистов для этого потребуется?
Какие примерно трудозатраты ожидаются по этому проекту?

Для этого мы готовим прикидочный план выполнения проекта в MS Project. Т.е. просто последовательно выписываем задачи, которые необходимо выполнить. Методика превращения техзадания в набор задач — это отдельная история, я не буду на ней сейчас останавливаться. Подготовка плана выполняется в несколько этапов:

Готовим список задач
Выставляем зависимости между задачами (результат какой задачи необходим для перехода к следующей?).
Назначаем исполнителей задач
Выравниваем загрузку ресурсов
Балансируем то, что получилось

Общие рекомендации

При подготовке плана придерживаемся следующих рекомендаций:

Не используем суммарные задачи для декомпозиции. Все задачи помещаем в один линейный список. Сначала это может показаться неудобным, но зато избавляет от многих проблем в дальнейшем. Для управления структурой задач используем настраиваемые поля (см.ниже).
Очень часто для управления зависимостями задач используют Drag&Drop. Когда задач много это быстро становится неудобно. Я рекомендую в этом случае не использовать перетаскивание, а явное указывать номера задач-предшественников. для этого можно добавить в таблицу столбец «предшественники» и вписывать номера задач вручную.
Срок каждой задачи не должен превышать двух недель. Если срок задачи превышает неделю — это уже повод задуматься о её декомпозиции. Я придерживался очень простой методики оценки: примитивная задача — 2 дня, средней сложности — 1 неделя, сложная задача — 2 недели. При этом сложных задач не должно быть много. Такой подход дает возможность подготовить оценочный план довольно быстро. С одной стороны, полученная оценка, конечно, не будет точной, но, с другой стороны — а какая из них точная? По опытку практического применения могу сказать, что на больших проектах погрешности оценок отдельных задач обычно нивелируются, а на малых часто можно (и нужно!) использовать и более точные оценки.
Всеми силами избегаем задач, у которых несколько исполнителей. Для каждой задачи должен быть назначен только один исполнитель. Двух исполнителей имеет смысл назначать только если они действительно работают вдвоем (например, вы практикуете парное программирование). В прочих случаях лучше декомпозировать задачу.
При назначении исполнителей руководствуемся их профессией и квалификацией, пока не беспокоясь о равномерности загрузки.
Используем суммарные задачи для разделения задач на этапы. Ставим зависимости между этапами, чтобы они шли последовательно. Разделение на этапы пока достаточно приблизительное.

Список задач, разделенный на этапы

Балансировка проекта

Самым главным в методике является именно балансировка. Цель этого процесса — подготовить план, в котором работы достаточно равномерно разделены между исполнителями на всем протяжении.

После первичной подготовки плана обычно получается полное безобразие, а не проект. Поэтому начинаем приводить его в порядок. Приведение в порядок заключается в ручной балансировке назначений исполнителей и разделений на этапы. Для этого используем группировку задач по исполнителям, чтобы увидеть как разложились задачи. Для удобства просмотра рекомендую сортировать задачи по дате начала.

Группировка задач по исполнителям

Примечание. Теоретически, для оценки загрузки полагается использовать графики загрузки пользователей. Эти графики хороши (наверное) для начальства, когда они оценивают готовый проект. Но они непригодны на этапе создания плана, так как показывают что все плохо, но совершенно не дают информации почему это так и что можно сделать.

Дальше начинается магия балансировки. Требуется минимизировать сроки выполнения каждого этапа путем обеспечения более-менее равномерной нагрузки на всех участников проекта. Для этого мы выполняем следующие действия:

Сменить исполнителя задачи.
Это имеет смысл сделать, если мы видим, что у одного исполнителя большой хвост задач, а у другого есть явные «дыры», причем он может взять на себя некоторые работы у первого.
Перенести задачу в другой этап.
Задача, которая приводит у удлинению срока этапа, но при этом не является необходимой для получения результата этапа может быть перенесена на этап позже. И наоборот, если в этапе присутствуют «дыры» в загрузке исполнителей, а изменить исполнителей не получается, то можно попробовать взять задачи из следующего этапа.

Делать все это, к сожалению, приходится вручную, выполняя выравнивание загрузки ресурсов после каждого изменения. Несмотря на кажущуюся сложность, этот процесс обычно занимает конечное время. Проект на год из 8 участников, разбитый на 4 этапа я приводил в порядок менее чем за час.

Теперь еще раз внимательно смотрим на проект, убеждаемся, что связи между задачами расставлены правильно, что ничего не забыто, а назначения исполнителей соответствуют их специальностям и квалификации.

Учет рисков

Теперь — последний штрих: учет рисков. Честно признаюсь, я не занимался серьезным управлением рисками, но учитываю возможность возникновения определенных форсмажоров (таких как болезни исполнителей, забытые работы и т.п.). Для этого я добавляю в каждый этап фиктивную задачу с минимальным приоритетом, под названием «прочие работы» для каждого ресурса. После выравнивания ресурсов эти задачи оказываются в конце этапа. Длительность этих задач зависит от вероятности возникновения и степени вляния рисков, она зависит от способа определения оценок длительностей задач, здоровья членов команды и степени паранойи руководителя проекта. Обычно я выставлял длительность «прочих работ» примерно от трети до четверти длины этапа.

В результате всех перечисленных манипуляций у нас получается план выполнения проекта, с которым можно работать.

С этим планом мы можем:

Назвать сроки выполнения проекта и его этапов. Аргументированно и с высокой степенью достоверности.
Оценить примерные трудозатраты по проекту

Примечание. Часто случается так, что срок выполнения получается довольно большой, и возникает резонный вопрос, можно ли его уменьшить за счет привлечения дополнительных исполнителей. Для того чтобы ответить на этот вопрос, я балансировал новый план, используя тот же набор задач, но изменяя состав исполнителей. Ответ не получался мгновенно, но это не занимало много времени.

Работа с планом

Когда проект запускается в работу, исходный план, который использовался для оценки, можно использовать и для отслеживания выполнения проекта. От руководителя проекта требуется регулярно выполнять следующие действия:

Выдавать задания исполнителями
Отмечать выполненные задания в плане
Корректировать план в случае значительных отклонений

Выдача заданий исполнителями может выполняться по разному. Можно разбить выполнение на короткие итерации, формировать пул задач на итерацию и по окончании итерации отмечать результаты. Можно сразу озвучить лнителям набор задач на этап, выдать каждому по экземпляру диаграммы Ганта и периодически опрашивать о прогрессе. Можно использовать интеграцию MS Project и TFS и загрузить проект непосредственно в TFS. Суть не в средствах. Главное — это регулярное обновление плана. Я делаю это примерно раз-два в неделю. Это дает возможность достаточно быстро увидеть проблемные участки. Для определения проблемного участка удобно использовать различные группировки — по исполнителями, по компонентам и др. Часто может оказаться, что проект в целом идет даже с опережением, но в определенном разрезе наблюдается отставание, например один из разработчиков неожиданно уткнулся в серьезную системную проблему, которая привела к отклонениями. Использование только средней метрики не покажет этой проблемы — она всплывет только в конце этапа, когда что либо делать будет уже поздно.

Отслеживание выполнения с группировкой по компонентам

Примечание. Обычно я не двигаю задачи по календарю, а только отмечаю насколько они выполнены. Отклонение от плана я отслеживаю по отклонению суммарной задачи проекта от текущего момента.

Есть другая стратегия — внесение изменений в сроки задач, «выталкивая» невыполненные задачи вперед. При таком подходе для отслеживания отклонений от плана можно использовать другую полезную функцию MS Project — базовый план. Базовый план — это просто сохраненный снимок состояния задач. Его можно сделать в начале проекта. Для сравнения текущего плана с базовым, открываем «диаграмму Ганта с отслеживанием». Для динамичного плана, когда порядок выполнения задач часто меняется, это может оказаться неудобным, поэтому я вставляю в проект контрольные точки, отражающие некоторые важные результаты проекта, и отслеживать отклонения от базового плана только для них.

Диаграмма Ганта с отслеживанием

Управление структурой задач с помощью пользовательских полей

Я категорически рекомендую не использовать суммарные задачи в MS Project для функциональной декомпозиции или категоризации задач. Дело в том, что иерархия задач в MS Project сильно завязана на их последовательность. А часто хочется посмотреть на задачи в разной последовательности, при этом вся структура «рассыпается». Для управления структурой задач я рекомендую использовать Пользовательские поля. MS Project имеет предопределенный набор полей с неопределенным заранее поведением, которые мы можем использовать так, как нам удобно. Например, для разбивки задач по компонентам нужно на основе текстового поля Текст1 создать поле Компонент и задать для него список значений, соответствующий компонентам системы.

Создание пользовательского поля

После этого мы получаем возможность указать для каждой задачи компонент, к которому она относится, и, используя группировку задач по компонентам, отслеживать как идут дела.

Группировка задач по компонентам Пользовательские поля позволяют разделять задачи по нескольким категориям, например, я разделял задачи по типу работ: Разработка, Тестирование, Документирование. Упомяну для любопытных, что в MS Project также можно задать правила рисования диаграмм на основе свойств задач. При желании, можно сделать так, что задачи по разным компонентам будут иметь разные цвета, причем цвет будет определяться только свойством задачи, его не нужно задавать вручную для каждой задачи. Такие настройки не требуют написания сриптов, а делаются штатными средствами настройки диаграмм.

Использование пользовательских полей, а также встроенные в MS Project функции фильтрации, сортировки и группировки задач позволяют получить самые разные представления, которые позволяют получить ответы на многие вопросы, которые возникают у руководителя проекта.

Завершение проекта

В конце проекта мы получаем план, в котором все задачи выполнены. Обычно я стараюсь сохранять также и исходный план, хотя бы в качестве базового. Честно говоря, на этом этапе от MS Project мало проку, так как интересуют не плановые значения, а фактические. Какие-то решения этой проблемы предлагает MS Project Server, там есть возможность учитывать фактические трудозатраты, но это уже за пределами данной статьи.

Заключение

Я попытался обобщить свой опыт использования MS Project для практического решения задач, которые возникали передо мной, когда я руководил проектами по разработке ПО. Описанная методика не претендует не универсальность, но она, как мне кажется, достаточно проста и логична, при этом позволяет решать практические задачи руководителя проекта. Использование этого подхода позволило мне успешно и в срок завершить не один проект. Правда, случались и сбои. Это происходило, как правило, тогда, когда плохо была проведена подготовительная часть проекта, а именно — постановка задачи. Т.е. в результате проекта получалось не совсем то, что требовалось, а понимание этого приходило слишком поздно.

Наверняка я что-то упустил, не стесняйтесь задавать вопросы.

habr.com

Создание проекта в Project - Служба поддержки Office

Изображение двух представлений плана проекта

создавать планы проектов;
создавать проектные группы и выделять ресурсы;
просматривать различные представления задач и ресурсов;
оценивать ход выполнения задач;
управлять бюджетом.

Примечание: Это краткое руководство относятся к Microsoft Project 2016 и классическому клиенту Project Online, доступному по подписке на Office 365. В Project Online имеются дополнительные функции, поддерживающие взаимодействие по сети.

Создание проекта на основе шаблона

Откройте приложение Project.Если вы уже работаете над планом проекта, выберите пункты Файл > Создать.
Выберите шаблон или введите запрос в поле Поиск шаблонов в сети и нажмите клавишу ВВОД.Чтобы создать проект с нуля, выберите Новый проект.
После выбора шаблона вы увидите сведения о его элементах и параметрах.
Выберите нужные параметры и нажмите кнопку Создать.

Измените ресурсы, задачи и сроки в шаблоне в соответствии с требованиями проекта.

Примечание: Чтобы создать новый проект на основе существующего, измените даты начала и завершения проекта, а затем сохраните файл проекта с новым именем в другом месте.

Снимок экрана: шаблоны планов проектов в категории "Бизнес"

Добавление задач в проект

Выберите пункты Вид > Представления задач > Диаграмма Ганта.
Введите название задачи в первом пустом поле Название задачи.
Нажмите клавишу ВВОД.
Чтобы добавить дополнительные задачи, повторите шаги 2 и 3.

Если на добавление задач по одной уходит много времени, воспользуйтесь следующими возможностями:

Снимок экрана: автоматически запланированные задачи, введенные в новый план проекта

support.office.com

Создание проекта в Project Web App

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Вот как проще всего создать новый проект в Project Web App: щелкните кнопку Создание и импорт проектов в разделе Начало работы с Project Web App на основной домашней странице Project Web App.

Создание и импорт проектов

После этого выберите нужный тип проекта.

Создание нового проекта

Корпоративные проекты

Корпоративные проекты предлагают сложные планирование, включая управление корпоративного ресурса и расписания. Если вы решите создать корпоративный проект, можно будет Добавить задачи и назначать их пользователям в Project Web App.

Списки задач SharePoint

Списки задач SharePoint создаются как сайт проекта со списком задач. Задачи можно назначать людям и добавить на временную шкалу для кратко рассмотрим общий план. Как создать список задач на сайте проекта, эти задачи возможность просмотра в центре проектов в Project Web App.

Если вы создаете проект списка задач SharePoint в Project Web App, он изначально представляет собой список задач на сайте проекта. Вы можете добавить задачи в проект, добавить эти задачи на временную шкалу или добавить файлы в библиотеку документов на сайте проекта.

Вы также можете добавить список задач с сайта SharePoint в свой центр проектов. Это позволит вам видеть рабочую нагрузку всех пользователей в SharePoint и Project Web App.

Project профессиональный

Вы также можете создать новый проект в Project профессиональный.

В центре проектов на вкладке Проекты выберите команду Создать.

Новая кнопка на ленте в центре проектов

Проект, созданный таким способом, сохраняется в Project Web App как корпоративный.

Вы также можете создать проект с нуля в Project профессиональный, а затем сохранить и опубликовать его в Project Web App, когда потребуется.

support.office.com

Добавление ресурсов в проект - Project

Под ресурсами обычно подразумеваются пользователи, включенные в план проекта, независимо от того, назначены ли им какие-либо задачи. Однако ресурсами также считается все, что используется для выполнения проекта, включая оборудование и другие материалы (например, цемент или веб-серверы).

Если для подключения к серверу Project Server используется приложение Project Professional, значит у вас есть доступ к ресурсам других типов.

Корпоративные ресурсы . Корпоративный ресурс входит в список ресурсов для всей организации; Таким образом для каждого из этих ресурсов могут совместно использовать несколько проектов. Как правило под управлением администратор список корпоративные ресурсы и руководителя проекта добавляет указанные ниже ресурсы при необходимости своих проектов.
Некорпоративные ресурсы Некорпоративные, или локальные ресурсы не входят в общий список ресурсов организации. Локальные ресурсы, занятые в одном проекте, не могут быть задействованы руководителями других проектов.
Универсальные ресурсы Универсальные ресурсы используются для определения штатных требований проекта — например, к плотникам и конструкторам или группе управления ресурсами.

Предполагаемое действие:

Добавление ресурсов в проект

Добавление корпоративных ресурсов в проект (только в Project Professional)

Добавление корпоративных универсальных ресурсов в проект (только в Project Professional)

Добавление некорпоративных универсальных ресурсов в проекте (только в Project Professional)

Добавление ресурсов в проект

Перейдите на вкладку Вид. В группе Представления ресурсов выберите пункт Лист ресурсов.
В поле Название ресурса введите имя трудового, материального или универсального ресурса.
Если нужно указать группы ресурсов в поле группы для имя ресурса введите имя группы.
Определите тип ресурса:
- Чтобы указать, что данный ресурс является трудовой ресурс, выберите в поле Тип значение Трудозатраты.
- Чтобы указать, что этот ресурс материального ресурса, в поле Тип выберите материалы. В поле « Единицы измерения материалов » введите метку (например, метры, тонныили окнах) для ресурса.
- Чтобы указать, что данный ресурс является затратным ресурсом, выберите в поле Тип значение Цена.
В Макс. Единицы полей для ресурса введите суммарное количество единиц этот ресурс доступен для этого проекта. Указывает максимальное число единиц, сколько этот ресурс доступен для этого проекта — например, неполный рабочий день или множители.

Например при наличии ресурса, который доступен для проекта два дня в неделю, можно ввести значение максимальное число единиц 40%. Максимальное число единиц можно использовать для указания нескольких доступность обозначение ресурса. Предположим, что у вас есть ресурса с именем инженеры, один ресурс, представляющий трех отдельных инженеров группы. Можно ввести максимальное число единиц для ресурса Инженеры равным 300%. Вы можете планировать всех трех инженеров одновременно занятости без превышения доступности ресурса Инженеры .

Максимальное количество единиц можно ввести в процентах (50%, 100%, 300%) или в виде десятичных чисел (0.5, 1, 3).
Чтобы создать бюджетный ресурс, щелкните ресурс правой кнопкой мыши, выберите пункт Сведения и установите флажок Бюджет.
Трудовой ресурс и сведения о нем можно добавить с помощью MAPI адресной книги электронной почты, из службы каталогов Active Directory или Microsoft Project Server. Выберите вкладку ресурсы и в группе Вставить нажмите кнопку Добавить ресурсы. Выберите команду Создать корпоративную группу (Project профессиональный только), Active Directory, или адресная книга,

К началу страницы

Добавление корпоративных ресурсов в проект (только для Project Professional)

Откройте вкладку ресурсы. В группе Вставить нажмите кнопку Добавить ресурсы.
Нажмите кнопку Создать корпоративную группу.
В диалоговом окне Создать корпоративную группу в окне Существующие фильтры выберите нужный фильтр. Отфильтрованный список корпоративных ресурсов будет выведен в столбце Корпоративный ресурс. Все ресурсы, которые уже назначены данному проекту, отображаются в столбце Ресурсы проекта.
Чтобы найти ресурсы, которые доступны для работы в течение определенного количества часов на заданном отрезке времени, установите флажок Доступные трудозатраты. Введите суммарное значение времени, в течение которого ресурс необходим для работы, а затем выберите начальную и конечную даты в полях От и До.
В столбце Корпоративный ресурс щелкните корпоративный ресурс, который требуется добавить в проект, и нажмите кнопку Добавить. Если требуется выбрать много ресурсов, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно каждый из ресурсов.
- Чтобы найти корпоративные ресурсы, соответствующие квалификации и другие атрибуты существующих ресурсов вашей группы, выберите ресурс, который вы хотите обеспечить поиск в разделе Ресурсов проекта и нажмите кнопку совпадают.
- Чтобы заменить существующий ресурс корпоративным, в столбце Ресурсы проекта выберите ресурс или универсальный ресурс, который требуется заменить. В разделе Корпоративный ресурс выберите новый корпоративный ресурс и нажмите кнопку Заменить.
  
  Если какие-либо фактические трудозатраты уже имели место, при замене ресурса замещаемый ресурс не удаляется. Заменяющий ресурс назначается оставшимся трудозатратам.
Чтобы добавить предложенный ресурс в команду проекта в столбце Книга выберите вариант Предложен.
Чтобы просмотреть график доступность выбранных ресурсов, нажмите кнопку Графики.
Нажмите кнопку ОК.

Добавление корпоративного ресурса в проект позволяет только назначить его какой-либо задаче данного проекта. Нельзя вносить изменения в атрибуты корпоративных ресурсов, такие как ставки заработной платы или доступность.
Чтобы добавить ресурсы в список доступных корпоративных ресурсов, необходимо их импортировать.

К началу страницы

Добавление универсальных корпоративных ресурсов в проект (только для Project Professional)

Откройте вкладку ресурсы. В группе Вставить нажмите кнопку Добавить ресурсы.
Нажмите кнопку Создать корпоративную группу. При наличии более 1000 корпоративные ресурсы, можно отфильтровать список ресурсов с помощью корпоративного коды структуры. Коды структуры определяются основе требованиями вашей организации.
В диалоговом окне Создать группу нажмите кнопку , чтобы развернуть Настройка фильтров.
В разделе Настройка фильтров щелкните Общие в столбце Имя поля, затем щелкните Совпадает в столбце Тест и введите Да в столбце Значения.
Нажмите кнопку Применить фильтр, чтобы применить параметры фильтр к списку корпоративных ресурсов.
Чтобы найти ресурсы, которые доступны для работы в течение определенного количества часов на заданном отрезке времени, установите флажок Доступные не менее. Введите суммарное значение времени, в течение которого ресурс необходим для работы, а затем выберите начальную и конечную даты в полях От и До.
В столбце Корпоративный ресурс щелкните универсальный ресурс, который требуется добавить в проект, и нажмите кнопку Добавить. Если требуется выбрать много ресурсов, нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните поочередно каждый из ресурсов.

К началу страницы

Добавление универсальных некорпоративных ресурсов в проект (только для Project Professional)

Перейдите на вкладку Вид. В группе Представления ресурсов выберите пункт Лист ресурсов.
В поле Название ресурса введите имя универсального ресурса, например "Плотник".
Щелкните правой кнопкой мыши имя ресурса и выберите пункт Сведения. В диалоговом окне Сведения о ресурсе откройте вкладку Общее и установите флажок Универсальный.
Сделайте выбор.
На вкладке Настраиваемые поля в разделе Настраиваемые поля введите значения во все поля, обязательные для данного универсального ресурса.

Поскольку эти настраиваемые поля являются уникальными для каждой организации, необходимо проконсультироваться у администратора по поводу их использования.
Любой универсальный ресурс можно добавить в список корпоративных ресурсов. В зависимости от требований организации может понадобиться указать для ресурса другие атрибуты, например календарь или набор умений и навыков.
Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна Создание группы или Мастер замены ресурсов.

К началу страницы

support.office.com

Добавление ресурсов в проект - Project Online

Существует два способа подключения ресурсов к проектам:

Формирование рабочей группы С помощью средства формирования рабочей группы можно найти корпоративные ресурсы с необходимой квалификацией для выполнения задач проекта.
План ресурсов Если при создании проекта детальный план с задачами и назначениями еще не готов, можно использовать план ресурсов для представления требований к ресурсам проекта на высоком уровне. Это полезно, когда нужно проинформировать ответственных за ресурсы и руководителей отделов о предстоящей работе, для которой пока не определены конкретные задачи или ресурсы, входящие в состав план проекта.

Примечание: Планы ресурсов можно создавать и просматривать только с помощью Microsoft Office Project Web Access. Планы ресурсов не отображаются в Microsoft Office Project профессиональный 2007 и не ограничивают доступность ресурсов при работе с Project.

Предполагаемое действие:

Добавление ресурсов в проект с помощью создания группы

Создание плана ресурсов для предложения по проекту

Включение ресурсов в проект с помощью средства формирования рабочей группы

На панели быстрого запуска щелкните Проекты.
Выделите строку проекта, для которого нужно сформировать группу, а затем выберите команду Сформировать группу.
На странице Создание группы ресурсов в левой части экрана список всех ресурсов, которые имеют право просматривать в пределах код структурной декомпозиции ресурсов для вашей организации. В правой части экрана перечислены уже назначенными ресурсами проекта.
Выберите в списке слева ресурсы, которые нужно назначить проекту, а затем выберите команду Добавить. Чтобы выбрать ресурс, установите напротив него флажок.
Чтобы создать слева список ресурсов, которые имеют квалификацию, соответствующую ресурсам из списка справа, выделите ресурс из списка справа, а затем нажмите кнопку Сопоставить.

Такой способ поиска ресурсов особенно удобен, когда в проекте есть ролевые ресурсы и нужно найти реальные ресурсы (людей) с такими же умениями и навыками с целью заменить универсальные ресурсы.
Чтобы заменить ресурс из списка справа ресурсом из списка слева, выделите оба ресурса, а затем нажмите кнопку Заменить. Если данный ресурс имеет фактические трудозатраты для других задач, он не может использоваться в проекте.
В разделе Тип резервирования выберите выделенный, если вы хотите зафиксировать ресурса в проект или выберите предложенный, если у вас нет еще авторизации для фиксации ресурса в проект.

Совет: Для просмотра графика доступности выбранных ресурсов перед их включением в календарный план выберите ресурсы из списка слева, а затем щелкните Диаграмма.
Нажмите кнопку Сохранить изменения, чтобы добавить новые ресурсы в проект.

Можно также создать фильтр для просмотра только поднабора ресурсов на странице Формирование рабочей группы.

Нажмите кнопку Параметры просмотра и выберите команду Фильтр.
В списке Фильтр выберите необходимый фильтр.
Выберите поле в списке Имя поля и условие в списке Условие. В списке Значение выберите значение для фильтрования или установите диапазон значений, введя два значения, разделенные запятой (,).
Если фильтр содержит более одной строки условия, то для начала новой строки выберите оператор в столбце И/Или.
Для проверки правильности возвращенных фильтром результатов перед использованием его применительно к ресурсам нажмите кнопку Проверить фильтры.
Для применения фильтра к списку ресурсов нажмите кнопку ОК.

Примечание: Руководители проектов иногда не могут просматривать и назначать все имеющиеся ресурсы. Если необходимо разрешение для формирования группы, обратитесь к администратор сервера.

К началу страницы

Создание плана ресурсов для предлагаемого проекта

На панели быстрого запуска в разделе проекты нажмите кнопку предложения и действия.
Выберите проект, для которого нужно создать план ресурсов, а затем нажмите кнопку План ресурсов.
Нажмите кнопку Параметры просмотра .
Для отображения распределения таблицы плана ресурсов во времени введите диапазон дат и единицы времени в полях Диапазон дат и Единицы.
В поле Отображаемые единицы отметьте, необходимо ли отображение в таблице ресурсов значений часов, дней или эквивалентов полной занятости.
Для определения способа суммарного назначения ресурсов для отчетов, генерируемых с помощью веб-клиента Microsoft Office Project, в разделе Рассчитать использование ресурсов из выберите один из следующих вариантов.
- План проекта Выберите этот способ, если нужно рассчитать доступность ресурса на основе всех назначений в рамках проекта, но не на основе плана ресурсов проекта.
- План ресурсов Выберите этот способ, если нужно рассчитать доступность ресурса на основе сведений о ресурсах из плана ресурсов.
- План проекта до Выберите этот способ, если нужно рассчитать доступность ресурса на основе всех назначений в рамках проекта до наступления конкретной даты. Для определения доступности ресурса после указанной даты использование данного ресурса будет оцениваться на основе плана ресурсов.
Установите флажок Показать итоговые трудозатраты, чтобы в таблице плана ресурсов отображались полные часы трудозатрат вместо повременные значений.
В окне Элементов на страницу введите максимальное количество строк для отображения в таблице плана ресурсов.
Чтобы использовать настройку для сетки ресурсов без сохранения, выберите команду Применить.
Для публикации плана в виде проектного предложения в центре проектов выберите команду Опубликовать.

Для сохранения проекта без публикации выберите команду Сохранить. Остальные участники группы не смогут увидеть его в центре проектов.

Почему не удается выполнить некоторые действия в Project Web Access

В зависимости от параметров разрешений, которые вы использовали для входа в Project Web Access может не иметь возможность просмотра или использования некоторых функций. Кроме того что вы видите на некоторых страницах могут отличаться от описанных Если администратора сервера настроить Project Web Access и не было настроить справку в соответствии с.

К началу страницы

support.office.com

Что такое проект? Определение и признаки. | Опубликовать статью РИНЦ

Пак В.Д.1, Нужина Н.И.2

1Студент, Национальный исследовательский Томский государственный университет

2Студент, Национальный исследовательский Томский государственный университет

Что такое проект? Определение и признаки.

Аннотация.

В статье проанализированы самые распространенные определения таких терминов как «проект» и «управление проектами». Выделены признаки такого объекта управления как проект, и раскрыто содержание этих признаков.

Ключевые слова: проект, признаки проекта.

Abstract.

The article analyzes the most common definitions of terms such as “project” and “project management”. Marked characteristics of such an object as a project management and disclosed the content of these characteristics.

Keywords: project, characteristics of project.

По данным Российской ассоциации Управления Проектами «СОВНЕТ», около 40% целенаправленной общественно полезной деятельности, реализуется через различные проекты и программы и 25% мирового бюджета тратится на проекты. Профессиональное управление проектами позволяет эффективно распределить ответственность и обязанности между участниками проекта, сэкономить до 30% времени и до 20% средств, снизить риски неуспеха проектов [2].

Другая интересная статистика говорит о том, что участие в проектах занимает от 30 до 70 % рабочего времени менеджеров среднего и высшего звена [3].

«… организациям, ориентированным на клиентов и вынужденным учитывать их желания, необходим механизм, некий процесс, который позволил бы им успешно и быстро решать стоящие перед ними задачи. Таким механизмом призван быть проект. Он служит своего рода линзой, с помощью которой организация или отдельный человек могут «сфокусировать» ресурсы и возможности на достижение поставленной цели» [1].

В деятельности современных компаний сегодня трудно не заметить тенденцию перехода от традиционной культуры, основанной на долгосрочном планировании, к Миру проектов (Project World), в котором бизнес дробит совою деятельность на отдельные проекты, позволяющие более быстро и гибко удовлетворять требования рынка и выживать в новых условиях [4]. Бизнес всегда является хорошим фильтром при отборе технологий ведения деятельности, потому что в случае неэффективности той или иной технологии он (бизнес) теряет прибыль. Проектный подход уже оценен по достоинству и используется ведущими мировыми компаниями, такими как IBM, Motorola, Boeing, Intel и многими другими. Столь широкое распространение проектной деятельности в последнее время связано в первую очередь с тем, что использование проектного подхода позволяет наиболее эффективно использовать имеющиеся в распоряжении ресурсы и достигать поставленных целей в необходимые сроки. Именно такую причину распространения проектов отмечает один из авторитетнейших специалистов в сфере управления проектами Фил Бэгьюли: «… мы стали лучше понимать важность проектов, ибо они не только позволяют создавать что-то новое, но и использовать наши ресурсы наиболее эффективно» [1].

Становится совершенно очевидным, что компетенция управления проектами является одной из ключевых в деятельности современных организаций.

Что же такое «проект»?

В современной литературе и Интернете можно найти бесконечное множество определений этих терминов, однако все они достаточно схожи, поэтому остановимся на нескольких из них.

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов [6].

Английская Ассоциация проект-менеджеров:

Проект – это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов [6].

Германия, стандарт DIN 69901:

Проект – это предприятие (намерение), которое в значительной степени характеризуется неповторимостью условий в их совокупности, например: задание цели; временные, финансовые, людские и другие ограничения; разграничения от других намерений; специфическая для проекта организация его осуществления [6].

Проект – это последовательность взаимосвязанных событий, которые происходят в течение установленного ограниченного периода времени и направлены на достижение неповторимого, но в то же время определенного результата [1].

А. Г. Ивасенко, Я. И. Никонова, М. В. Каркавин

Проект – это ограниченное по времени целенаправленное изменение отдельной системы с изначально четко определенными целями, достижение которых определяет завершение проекта, с установленными требованиями к срокам, результатам, риску, рамкам расходования средств и ресурсов и к организационной структуре [3].

Проект – это целенаправленная, ограниченная во времени деятельность, осуществляемая для удовлетворения конкретных потребностей при наличии внешних и внутренних ограничений и использовании ограниченных ресурсов [5].

Как мы видим определения действительно во многом схожи. Во всех определениях авторы говорят о некоторых особенностях, присущих всем без исключения проектам – речь идет о так называемых признаках проекта. Выделим эти признаки.

Наличие конкретной, четко определенной цели (у Бэгьюли – результата). Постановка цели является первым и исходным этапом проекта. Правильно определить цель бывает довольно сложно, тем не менее крайне важно, чтобы цель была поставлена и были определены показатели ее достижения. Любой, самый мелкий или самый крупный проект, задумывается для достижения какого-либо результата. «Все проекты имеют вполне определенные результаты. Это может быть новый дом, напечатанная книга, модифицированная структура компании, новая купленная машина или победа на выборах» [1]. Стало быть, если у проекта нет конкретной цели, он и не может быть проектом. И Фунтов, и Бэгьюли отмечают, что достижение главной цели проекта нередко происходит путем достижения промежуточных целей, которые тоже необходимо определить и запланировать заранее. В таком случае проект завершится после того, как будут достигнуты все промежуточные цели.

Каждый проект – уникален. Не существует двух одинаковых проектов. Каждый проект отличается от другого хотя бы временем, не временем, так местом. Конечно, существуют проекты, неповторимость которых очевидна, например, к таким можно отнести упомянутую в начале пирамиду Хеопса в Гизе, и есть проекты не столь уникальные. На этом основании можно выделить типовые проекты с малыми признаками уникальности и нетиповые, одноразовые проекты с высокой уникальностью [5]. Необходимо также отметить, что уникальность может быть отнесена как к проекту в целом, так и отдельным его составляющим. Например проект полета человека на Марс уникальный сам по себе – еще никто и никогда не делал этого, а вот строительство нового дома не является таким уж уникальным проектом, однако уникальной может быть технология, по которой он построен, или новые материалы, использованные при строительстве.

Разовый характер проектов отличает их от бизнес-процессов и заключается в том, что проектом не может считаться никакая повторяющаяся деятельность. Проект разрабатывается, реализуется, завершается – все. Если происходит возврат к той же деятельности, которая проходила во время реализации проекта, то, возможно, это был не проект. Важно понимать, что в ходе реализации проекта деятельность может повторяться. Так произойдет, если человек работает над проектом по изданию его книги, ему придется определенное количество времени каждый день возвращаться к написанию этой книги, до тех пор, пока эта работа не будет выполнена.

Ограниченность проекта во времени означает то, что у любого проекта есть определенное начало и окончание. Проект может продолжаться несколько дней или недель, а может и несколько лет и даже десятилетий, тем не менее и в таких проектах наступает конечный срок. Завершение проекта обычно связано с достижением цели проекта, или о завершении можно говорить тогда, когда выясняется, что цель проекта не может быть достигнута никаким путем. Стоит сказать, что у разных проектов может быть либо фиксированное начало, тогда планирование проекта осуществляется от его начала, либо фиксированное окончание, тогда соответственно планирование начинается с конца.

Ограниченность ресурсов. Этот признак говорит о том, что у каждого проекта есть в первую очередь выделенный на него определенный бюджет, и реализация проекта должна осуществляться в рамках этого бюджета. Кроме того в проекте также присутствуют ограниченные человеческие ресурсы и другие материальные и технические ресурсы.

Подводя итог всему вышесказанному, отметим, что, зная признаки такого явления, как проект, современный менеджер сможет более эффективно выстроить работу по управлению проектами в своей организации.

Литература

1) Бэгьюли Ф. Управление проектом: пер. с англ. / Ф. Бэгьюли – М.: Гранд ФАИР-ПРЕСС, 2002. – 202 с.

2) Воропаев В. Управление проектами? Неиспользованный ресурс в экономике России [Электронный ресурс] / В. Воропаев // Портал «iTeam. Технологии корпоративного управления» – Электрон. дан. – [Б. м.], 2002-2013. – URL: http://www.iteam.ru/publications/project/section_35/article_1635/ (дата обращения: 19.04.13)

3) Ивасенко А. Г. Управление проектами / А. Г. Ивасенко, Я. И. Никонова, М. В. Каркавин – Ростов-на-Дону : Феникс, 2009. – 327 с.

4) Мартин П., Тейт К. Управление проектами: пер. с англ. / П. Мартин, К. Тейт – СПб.: Питер, 2006. – 224 с.

5) Фунтов В. Н. Основы управления проектами в компании. / В. Н. Фунтов – СПб.: Питер, 2011. – 393 с.

6) Что такое «проект»? // [Эл. ресурс] – http://www.pandia.ru/365896/ (дата обращения: 28.06.2013)

research-journal.org

Создание проекта - Project Online

С помощью веб-клиента Microsoft Office Project можно создать три вида проектов.

Корпоративный проект Корпоративный проект можно поместить или извлечь из Microsoft Office Project Server. Данный проект при корректной настройке разрешений для нуждающихся в доступе к его данным может быть отображен для всей организации.
Рабочий проект предприятия Рабочий проект предприятия является упрощенным проектом, позволяющим отслеживать и управлять меньшим проектом, например координацией корпоративного мероприятия.
Предложенный проект Предложенный проект представляет собой идею или инициативу проекта, которая требует утверждения организацией, прежде чем данный проект станет корпоративным.

Предполагаемое действие:

Создание корпоративного проекта

Создание рабочих операций проекта

Создание предложений по проекту

Создание нового корпоративного проекта

На панели быстрого запуска нажмите кнопку Проекты.
Нажмите кнопку Создать, а затем щелкните Проект.

Microsoft Office Project профессиональный 2007 открывается вместе с новым проектом. Создайте проект путем подключения к нему задач и ресурсов, а затем в меню Файл выберите команду Сохранить.

Примечание: Перед сохранением может понадобиться выбрать значения полей задач и ресурсов.

После сохранения и публикации проекта он появится в Центре проектов в веб-клиенте Project.

К началу страницы

Создание рабочего проекта предприятия

На панели быстрого запуска нажмите кнопку Предложения и операции.
Нажмите кнопку Создать, а затем щелкните Операции.
Выберите параметр Сводка, а в разделе Создание или импорт выберите параметры процесса создания проекта.
Если необходимо импортировать список, созданный в Windows SharePoint Services 3.0, например список задач проекта, выберите команду Импорт из списка SharePoint. Для выделения импортируемого списка щелкните Выбрать список SharePoint.

Примечание: При импортировании списка задач проекта из SharePoint происходит импортирование только списка задач, ресурсов и полей сроков выполнения задач.
В разделе Имя и описание введите название и описание рабочего проекта предприятия, а затем выберите даты начала и окончания.
В разделе Владелец плана введите или выберите фамилию руководителя, который должен быть владельцем проекта.
Для публикации проекта выберите команду Опубликовать, после чего проект появится в центре проектов в виде рабочего проекта предприятия.

Для сохранения проекта без публикации выберите команду Сохранить. Остальные участники группы не смогут увидеть проект в Центре проектов.

После сохранения или публикации проекта появится страница Сведения о проекте, где можно добавлять задачи к проекту, связывать задачи, связывать документы и подключать ресурсы.

Для добавления задачи выберите команду Создать задачу.
Для создания связи между двумя задачами выделите данные задачи, а затем выберите команду Связать задачи.
Для связи с задачей документа, например отчета о ходе выполнения работ, выберите команду Присоединить документ.
Чтобы отразить задач и подзадач уровень отступа одна задача под другим, выберите задачу, которую требуется добавить отступ и нажмите кнопку Отступ справа .
Для назначения ресурса задаче выберите задачу, а затем в поле Название ресурса выберите ресурс. Ресурс отобразится в поле Название ресурса только после формирования группы ресурсов посредством функции «Сформировать рабочую группу».

Совет: Если пока неизвестно, какие ресурсы нужно назначить задачам, рабочему проекту предприятия можно назначить предварительно размещенные ресурсы. Для этого щелкните План ресурсов, а затем на следующей странице нажмите кнопку Сформировать рабочую группу. Однако эти ресурсы нельзя будет увидеть в поле Название ресурса для назначения их задачам.
Для публикации проекта выберите команду Опубликовать, после чего проект появится в Центре проектов в виде рабочего проекта предприятия.

Для сохранения проекта без публикации выберите команду Сохранить. Остальные участники группы не смогут увидеть данный проект в Центре проектов.

Примечание: Если рабочий проект предприятия нужно заменить на корпоративный проект, на панели быстрого запуска нажмите кнопку Проекты, выберите рабочий проект предприятия, а затем нажмите кнопку Обновить.

К началу страницы

Создание предложенного проекта

На панели быстрого запуска нажмите кнопку Предложения и операции.
Выберите последовательно команду Создать, затем Предложение, а затем Сводка.
В разделе Имя и описание введите название и описание предложенного проекта, а затем выберите даты его начала и окончания.
В разделе Владелец плана введите или выберите фамилию руководителя, который должен быть владельцем проекта.
В разделе Состояние рабочего процесса щелкните связь со страницами состояния рабочего процесса и страницами операций.

Примечание: Проверьте у администратора, отображается или нет раздел состояния рабочего процесса. Данная функция также может быть заблокирована.
На странице «Состояния предложений» в группе Состояние задачи щелкните название предложенного проекта в поле Заголовок.

Примечание: Если для утверждения проектов нужно уполномочить кого-то еще, выберите команду Добавить новое утверждающее лицо в разделе Сведения о рабочем процессе.
На следующей странице выберите команду Изменить элемент.
На следующей странице введите комментарий в поле комментариев, а затем выберите команду Утвердить или Отклонить.
Для возврата на страницу «Сведения о проекте» выберите команду Закрыть.
Для публикации предложенного проекта выберите команду Опубликовать, после чего он появится в качестве предложенного проекта в Центре проектов.

Для сохранения проекта без публикации выберите команду Сохранить. Остальные участники группы не смогут увидеть его в Центре проектов.

Примечание: В Центре проектов фиксируется стадия утверждения проекта. На панели быстрого запуска нажмите кнопку Проекты обслуживания и предложения по проектам и в поле Состояние таблицы просмотрите стадию утверждения. Если сервер Project Server настроен так, что утверждение проектов разрешено непосредственно в таблице, в поле Состояние выберите пункты Отклонен или Утвержден.

Почему не удается выполнить некоторые действия в Project Web Access

К началу страницы

support.office.com