10 советов по тайм-менеджменту | Журнал «Журналист»

Профессия

Всеволод Пуля главный редактор Russia Beyond

Теги: 

советы

Как не обливаться потом в последние 10 минут до сдачи текста и навести порядок в своих рабочих процессах

Обычно такие статьи начинаются с долгих объяснений о том, как мучительно рождался текст, как его автор откладывал начало работы, а потом никак не мог закончить. Но я так не поступлю. Этот текст я написал за один вечер, ну и ещё пару вечеров редактировал. И никакая прокрастинация мне не помешала. Хотя нет, всё-таки мешала. Но я справился.

 

1   Записывайте всё сразу же

Самая главная и болезненная причина невыполненных дел и сорванных дедлайнов — банальный факт: задачу просто забыли где-то зафиксировать. Устный разговор, телефонный звонок, прочитанный email — всё, что может потребовать от вас какие-то действия в дальнейшем, тут же должно превращаться в задачу.

Для журналиста это особенно важно: от простого звонка ньюсмейкеру может зависеть судьба целого расследования.

 

2   Используйте простые сервисы для ведения дел

Как именно фиксировать задачи — дело десятое. Можно ставить галочки ручкой прямо на запястье, можно приклеивать стикеры к кофейной чашке — не выпьешь кофе, пока не сделаешь задачу и не отклеишь стикер.

Я лично записываю всё в приложение «Заметки» на телефоне, а потом переношу в Гугл-календарь. Или сразу создаю событие в Гугл-календаре. Мне страшно, что случится, если у Гугла произойдет сбой (у меня такого ещё не происходило, а у знакомых бывало).

С помощью Гугл-календаря можно спланировать день по часам, указать время выполнения задачи. А ещё очень приятно перетаскивать мышкой невыполненную задачу на следующий день. Но самое приятное — эту задачу удалять.

 

3   Планируйте не только дела, но и интервалы отдыха

Если вы поставите в своем графике одну задачу за другой, то уже на второй или третьей вы обнаружите, что план не срабатывает. Вместо этого составьте честную ретроспективу своего дня: сколько вы сидели в фейсбуке, чатились в телеграме, зависали на развлекательных сайтах. Ну и сколько работали, конечно, тоже.

Распишите следующий день по десятиминуткам, щедро выделяя время на разные мероприятия, не связанные с работой. Поначалу реальных задач в этом списке будет совсем мало — две, три, в крайнем случае — четыре. Не забудьте заложить время на срочный форс-мажор.

Хитрость заключается в том, чтобы постепенно сокращать интервалы на нерабочие активности, а в случае успеха — и их количество.

Этот способ хорош тем, что не пытается загнать вас в новый график или систему, а выделяет место делам в вашем текущем ритме.

И ещё — когда вы увидите свою прокрастинацию, подробно расписанную по часам и минутам, ваше отношение к ней изменится. Впрочем, это не гарантировано.

 

4   Найдите время работы, комфортное для вас

Это банальный совет, который наверняка есть в книжках про тайм-менджмент (хотя я их не читал). В любом случае, знание интервала дня, в который ваша продуктивность зашкаливает, — настоящая суперсила.

У некоторых лучшие идеи приходят часов в 11 вечера, а кто-то способен перелопатить три четверти дневной рутины ещё до 8 утра, зато потом весь день ходить как зомби.

Поэкспериментируйте с работой в разное время. Попробуйте заняться важными делами рано утром, если вы сова. Или наоборот — оставить что-то малоприятное до вечера, если вы жаворонок. Вдруг в необычное время дела пойдут лучше?

 

5   Если никакое время для работы не комфортно, придумайте условный сигнал

У вас должен быть тайный знак или ритуал, который поможет сконцентрироваться. Я могу ругать себя за лень на протяжении нескольких часов, но ругань обычно не помогает делу. Она расслабляет и превращает невыполнение задачи в мазохистское удовольствие.

Вместо этого проблему надо решать одним махом. И для этого придумать ритуал, безусловный рефлекс ленивой собаки Павлова. Пусть это будет хлопок в ладоши, сжимание мочки уха, танец маленьких лебедей. Любое действие, которое поможет вам сконцентрироваться, забыть о лени и начать работу.

Кстати, условный сигнал помогает победить и другие напасти. В древнем фильме «Правила съёма: метод Хитча» главный герой рассказывал, как победил страх публичных выступлений. Для этого он сжимал в кулаке обычную канцелярскую скрепку, и весь его страх уходил в неё.

 

6   Делите задачу на несколько мелких

Написать текст — это большая и сложная задача. Она не должна висеть в вашем календаре и мрачно вводить в безысходность. А вот «составить план текста», «позвонить эксперту», «проработать бэкграунд» — это прекрасные, достаточно легкие для выполнения и радующие глаз задачи. Смотришь на такую — и прямо сразу же хочется её выполнить. Ну, вы поняли.

 

7   Ставьте напоминалки

Если в вашем списке дел на день есть задачи, которые обязательно должны быть выполнены сегодня, не поленитесь продублировать их будильником или стикером на определенное время дня. Гугл-календарь, кстати, умеет присылать напоминалки о задаче на почту и телефон в заданное время.

Вообще самые важные задачи можно сразу записывать в трех-четырех местах — так больше шанс, что вы о них не забудете, а также они вас будут бесить и вы быстрее с ними справитесь.

 

8   Разделяйте девайсы и софт для работы и для отдыха

Этот совет уже требует от вас серьёзной дисциплины (и от меня тоже, и я не всегда её соблюдаю), ну так мы уже и на восьмом совете, можно предложить что-то хардкорное. Итак, договоритесь с собой: рабочий компьютер только для работы. Делать что-то не по работе можно только на личном ноутбуке или телефоне. Тогда акт переключения с рабочей задачи на что-то отвлекающее будет занимать у вас больше времени и вызывать больше раздражения, а потому вы будете реже этим заниматься.

Если компьютер один, разделите активности «работа-отдых» между двумя разными браузерами. Пишите имейлы в Хроме, а картинки разглядывайте в Файерфоксе.

 

9   Делегируйте или просите о помощи

Однажды у меня на редактуре долго болтался один текст. Так как он был несрочный, я всегда ставил ему самый низкий приоритет и перетаскивал карточку с его заданием с одного дня на другой в Гугл-календаре несколько раз.

В конце концов я понял, что вырастил внутри себя какой-то психологический барьер, который просто мешает мне взять и отредактировать этот текст. Времени на это хватало, но оно постоянно заполнялось другой активностью.

В итоге я попросил о помощи коллегу. Он отредактировал его за полчаса. Я в ответ отредактировал один из текстов из его очереди. Проблема решилась удивительно быстро.

 

10   Изменяйте систему планирования, если видите, что она не работает

Помните: нет универсальной системы управления временем и борьбы с ленью, которая подходит всем. Кроме того, судя по всему лень как бактерии к антибиотикам, быстро адаптируется к вашим новомодным попыткам с ней справиться.

И тут ответ только один — пробуйте новую систему планирования и контроля над своими задачами. Не останавливайтесь, если какая-то из них не сработала.

Фото: shutterstock.com

Сообщить об ошибке

Подписаться на журнал

Подписаться на рассылку

Апр 18, 2017

7 советов по тайм менеджменту, которые помогут вам взглянуть на время по-новому

FinExecutive Russia FinExecutive.com 2022-10-28

Многие из нас проводят дни в борьбе со временем, пытаясь сделать все возможное, чтобы успевать всегда и везде – на работе, в семье, с друзьями, в быту, — учитывая то, что на все это у нас есть примерно 16 часов в день (если, конечно, вы успеваете хорошо высыпаться). Неважно, сколько усилий мы прикладываем на то, чтобы все успеть, — времени нам все равно недостаточно.

Пока вы успокаиваете себя тем, что многим людям приходится гораздо сложнее, и вам еще повезло со временем, мы подготовили для вас лучшие советы по тайм менеджменту, которые помогут вам сбалансировать ваш день. Раскроют вам этот секрет те самые люди, которые совершили феноменальный лайфхак и «взломали» время, что помогло им прийти к успеху.

 

1. Начните ваш день с самых больших и важных дел

Лариса Хайнс, мать 6 детей, бизнесмен и блоггер, открыла для себя, что она наиболее продуктивна рано утром, пока ее дети спят. «В эти несколько часов я пытаюсь сделать столько важной работы, сколько возможно, а потом в течение дня делаю уже остальную текучую работу» — рассказывает Лариса. Вычеркнув из списка дел самые главные пораньше, вы дадите себе фору и в течение дня ваш график не будет казаться вам таким уж жестким и вы сможете спокойно выполнять задачи, которые появятся позже.

 

2. Соблюдайте порядок дома

Для дизайнера интерьеров С. К. Сартелл важно найти немного времени каждое утро для уборки. «Я всегда заправляю кровать и делаю уборку в комнате до того, как ухожу на работу» — рассказывает она. Порядок в комнате по ее возвращению помогает ей сфокусироваться на важных делах и быть продуктивнее.  «Когда наше убежище в чистоте и порядке, мы можем расслабиться и чувствуем себя свежее, а, следовательно, продуктивнее», говорит Сартелл.

 

3. Распланируйте каждый день

У Кэролайн Сасаки Гарнс, матери, блоггера и старшего менеджера по маркетингу, расписаны и распланированы по времени все дела. Чтобы все было сделано вовремя, она планирует каждый день с 8 утра до 5:30 вечера. «Работа в социальных сетях и блоге у меня по утрам, задачи, которые мне приходят по почте, я делаю вечером, а проекты — на выходных », рассказывает она. Расписывание каждого часа вашего дня может показаться рутиной, но когда у каждой задачи свое место в расписании, вы всегда будете все успевать.

 

4. Новые технологии вам в помощь!

Дизайнер ландшафтов и блоггер Ананда Кианью использует приложение Leechblock, ограничивающее ваше время, проводимое на развлекательных вебсайтах, в которых можно просто утонуть до самого вечера и ничего важного не сделать. “Я блокирую свою электронную почту, социальные медиа и т.д., когда я выполняю ту или иную работу на компьютере», — рассказывает она. Leechblock– не единственное приложение с подобной функцией, существует много похожих программ, которые сделают вас продуктивнее.

 

5. Не прокрастинируйте

Этот совет предлагает Сэм Раймонди, студент докторантуры факультета психологии Фордхемского университета, владелец малого бизнеса и бармен. Когда у вас куча дел каждый день, вы не можете себе позволить расслабиться, иначе все пойдет под откос. Если у вас важный проект или задание, закончите его раньше срока, потому как если что-то пойдет не так, у вас всегда найдется время исправить ошибки до срока сдачи проекта.  

 

6. Разбейте ваш день на части

«Наш главный лайфхак по тайм менеджменту это 15-минутная метрика», -рассказывает Эрин Траффорд-Баскуилл, менеджер по маркетингу. Она и ее муж Дэн, который работает менеджером по развитию, также ведут популярный блог в свободное время. “Каждое утро я создаю список задач, которые нужно выполнить, потом я назначаю для себя время (15 минут) на каждое задание», — рассказывает Эрин. Время необязательно должно быть именно таким, вы сами решаете, на какие сегменты разделить свой день на выполнение каждой задачи. Если вы это сделаете заранее, вы всегда будете в курсе того, сколько времени у вас останется после, и, следовательно, вам удастся все успеть вовремя.

 

7. Сделайте регулируемое расписание

Рейчел Бауманн работает менеджером по маркетингу. У нее также есть муж, 4-летний сын, и блог, который она регулярно ведет. «У меня в офисе стоит огромная доска, на которой я записываю список дел, которые я в любой момент могу поменять местами», говорит она. Большой регулируемый список на доске, в отличие от маленьких стикеров и полей документов дает вам возможность увидеть и точно рассчитать то, что вам нужно сделать, а также подумать о том, как сделать все дела наиболее эффективно.  

 

Теперь, когда вы знаете о том, как эффективно распланировать свой день, опасайтесь сверхнормы. Всегда найдется то, что нужно будет добавить в список дел, и неважно, как хорошо вы все распланируете, запомните – в сутках 24 часа. Суть не в том, как найти время, но как сделать так, чтобы все было сделано в срок, чтобы вы могли расслабиться и отдохнуть. Дерзайте!

 

— источник: TheMuse, перевод FinExecutive.

10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе

Время чтения: около 10 минут

Автор: Lucid Content Team

Мы все сталкивались с проблемами тайм-менеджмента на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в сроки, но и пойдете в спортзал и приготовите здоровую домашнюю еду.

Тогда жизнь случается. Вы уходите поздно, попадаете в пробку и приходите к своему рабочему столу уже разочарованным миром. Садясь, чтобы, наконец, завершить проект, который вы откладывали в течение нескольких недель, вы понимаете, что у вас есть встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Вы, наконец, уходите с последней встречи и начинаете просматривать электронные письма, когда вас втягивают на встречу с вице-президентом. У него к вам последняя просьба. «Это займет всего час», — говорит он. Попробуйте три.

Хорошей новостью является то, что есть способы вернуть эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в личном управлении временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по тайм-менеджменту для начала работы

1.

Выясните, как вы сейчас тратите свое время.

Чтобы оптимизировать личное управление временем, сначала нужно выяснить, куда уходит время. Попробуйте усердно записывать свое время в течение недели, отслеживая свои ежедневные действия. Этот аудит поможет вам: 

• Определите, сколько вы реально можете сделать за день.
• Определить отстой времени.
• Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.

Когда вы проведете этот аудит времени, станет ясно, сколько времени вы тратите на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас занимают определенные типы задач (что будет очень полезно для выполнения в более позднем совете). Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

Совет: Оцените, насколько реалистично вы оцениваете свое время. В конце аудита сравните, сколько времени у вас ушло на выполнение определенных задач или проектов, и сколько времени вы ожидали. Мы часто переоцениваем то, как быстро можем что-то сделать. Если есть существенная разница, примите это во внимание при планировании своего графика на будущее, чтобы вы могли более точно планировать свое время и избегать узких мест и пропущенных сроков.

2. Составьте расписание на день и придерживайтесь его.

Ежедневное расписание (Нажмите на изображение, чтобы изменить его онлайн)

Этот шаг абсолютно необходим для того, чтобы научиться управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начинать свой день без организованного списка дел. Прежде чем уйти с работы на день, составьте список самых неотложных задач на следующий день. Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы доберетесь до офиса.

Записывая все на бумаге, вы не будете просыпаться по ночам, перебирая задачи, крутящиеся в вашем мозгу. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете проснуться утром с новыми идеями на рабочий день.

Если вы не можете сделать это накануне, убедитесь, что вы записали свой список первым делом с утра. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению со временем, которое вы теряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

Узнайте, как составить график управления временем, который вам подходит.

Узнать больше

3. Расставляйте приоритеты с умом.

Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с исключения задач, которые вы не должны выполнять в первую очередь. Затем определите три или четыре наиболее важные задачи и выполните их в первую очередь — таким образом вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его на основе важности задачи, а не ее срочности. Важные обязанности поддерживают достижение ваших целей, тогда как срочные требуют немедленного внимания и связаны с достижением чужих целей. Мы склонны позволять срочным делам доминировать, когда на самом деле должны сосредоточиться на действиях, которые поддерживают наши бизнес-цели.

Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по тайм-менеджменту для работы из книги Стивена Кови 9.0048 Сначала самое главное . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Вот подробнее каждый из этих квадрантов:

• Важные и срочные: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их сразу.
• Важно, но не срочно: Эти пункты важны, но не требуют немедленных действий и должны включать долгосрочную стратегию развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
• Срочные, но не важные: Эти задачи срочные, но не важные. Сведите к минимуму, делегируйте или устраните их, потому что они не способствуют вашему результату. Как правило, это отвлекающие факторы, которые могут возникнуть в результате плохого планирования других.
• Несрочные и неважные: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют, и должны быть устранены в максимально возможной степени.

Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу тайм-менеджмента и вставьте элементы из списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время тратите свое время. Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — это то, что мы сделали!

Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

Когда вы научитесь расставлять приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда просто не хватает часов.

4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все задачи одного типа, прежде чем переходить к следующему. Например, выделите отдельные отрезки времени для ответов на электронные письма, совершения телефонных звонков, подачи документов и т. д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, так как это в лучшем случае отвлекает. Отключите уведомления на телефоне и по электронной почте, чтобы полностью избавиться от соблазна проверить в неурочное время.

5. Избегайте стремления к многозадачности.

Это один из самых простых советов по тайм-менеджменту на работе, но и один из самых сложных для выполнения. Сосредоточьтесь на поставленной задаче и заблокируйте все отвлекающие факторы. Может показаться заманчивым многозадачность, но вы просто стреляете себе в ногу, когда пытаетесь это сделать. Вы теряете время и снижаете продуктивность при переключении с одной задачи на другую.

Точно так же не перегружайтесь списком дел длиной в милю. Стресс из-за этого не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

6. Установите ограничения по времени для задач.

Часть создания расписания должна включать в себя установку временных ограничений для задач, а не просто работу до тех пор, пока они не будут выполнены. Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда вам может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

Если вы хотите установить устойчивый темп рабочего процесса, Техника Помидора может помочь вам проверять свой список дел отрезками по 25 минут, делая короткие перерывы между каждым заданием и более длительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

Если вы предпочитаете задавать свой собственный темп, функция таймбоксинга позволяет вам заблокировать разное количество времени. Используйте свой журнал времени (шаг № 1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет то или иное действие. После того, как вы потратите определенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному действию. Вы обнаружите, что ваша продуктивность стремительно растет, а список дел сокращается, когда у вас есть эти параметры.

Пример ограничения времени (щелкните изображение, чтобы изменить его онлайн)

7. Создайте буферы.

Это может показаться нелогичным, но перерывы необходимы для лучшего управления временем.

Исследования показывают, что регулярные перерывы повышают продуктивность, психическое благополучие, способность принимать решения и память. А пропуск перерывов может привести к более быстрому выгоранию и большему стрессу.

 

Какое отношение это имеет к тайм-менеджменту?

Более высокий уровень стресса влияет на энергию, усталость, когнитивные способности, производительность и вовлеченность в работу. Так что по иронии судьбы, рабочий меньше (делая больше перерывов), может помочь вам сделать больше за меньшее время.

Сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задачу, дайте себе время передохнуть. Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то короткая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. д.

8. Научитесь говорить «нет».

Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить просьбу, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не стесняйтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно никуда не годится, не бойтесь бросить его.

Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые приносят мало или вообще не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, приносящих большую ценность. Помните о правиле 80/20: 80 % вашего результата зависит от 20 % вашего вклада. Сосредоточьте свои усилия соответствующим образом.

Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком для изучения, оно может творить чудеса с вашим личным тайм-менеджментом. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

9. Будьте организованны.

Для эффективного тайм-менеджмента этот совет должен быть в вашем списке дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет все равно, что найти иголку в стоге сена. Мало что так разочаровывает, как трата драгоценного времени на поиски неуместных вещей. Не говоря уже о том, как сильный беспорядок может заставить его сосредоточиться.

Маленькие вещи имеют большое значение. Создайте систему хранения документов. Отпишитесь от писем, которые вам больше не нужны. Автоматизируйте повторяющиеся задачи или процессы там, где это возможно. Создавайте системы для организации и выполнения задач, чтобы повысить свою эффективность. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получаете преимущества навсегда.

10. Устраните отвлекающие факторы.

Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — количество отвлекающих факторов на работе может быть безграничным. Ключом к личному управлению временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не прерывали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте свои личные телефонные звонки на обед.

Двигайтесь маленькими шажками. Определите два основных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их преодолении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, питье достаточного количества воды и здоровое питание могут помочь вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

Улучшение тайм-менеджмента зависит от навыков, а не от хаков

В конце концов, никакие советы или календарь не помогут волшебным образом избавиться от ваших проблем с тайм-менеджментом, если у вас нет основы хороших навыков тайм-менеджмента.

The Harvard Business Review выделяет три основных навыка, которые отличают успех в управлении временем от неудачи:

• Осведомленность: реалистично думать о своем времени, понимая, что это ограниченный ресурс.
• Организация: систематизация целей, планов, расписаний и задач для наиболее эффективного использования вашего времени.
• Адаптация: регулярно отслеживайте, как вы используете свое время при выполнении действий, в том числе приспосабливаясь к перерывам или меняя приоритеты.

Воспользуйтесь приведенными выше советами, чтобы развить эти навыки и выработать эффективные привычки управления временем.

Повысьте уровень своего тайм-менеджмента с Lucidchart.

Узнайте, как

Повысьте уровень своего тайм-менеджмента с помощью Lucidchart.

Узнайте, как это сделать

Популярно сейчас

4 фазы жизненного цикла управления проектамиНабор инструментов для простого документированияПередача технической информации нетехническому персоналу

Подпишитесь, чтобы получать последние обновления и советы Lucidchart по электронной почте один раз в день месяц.

Подпишитесь на нашу рассылку

О Lucidchart

Lucidchart — это интеллектуальное приложение для построения диаграмм, которое позволяет командам прояснять сложность, согласовывать свои идеи и быстрее строить будущее. С помощью этого интуитивно понятного облачного решения каждый может работать визуально и сотрудничать в режиме реального времени, создавая блок-схемы, макеты, диаграммы UML и многое другое.

Самая популярная онлайн-альтернатива Visio, Lucidchart, используется в более чем 180 странах миллионами пользователей, от менеджеров по продажам, планирующих целевые организации, до ИТ-директоров, визуализирующих свою сетевую инфраструктуру.

20 советов по тайм-менеджменту, которые значительно повысят вашу продуктивность

Вы обычно пунктуальны или опаздываете? Вы заканчиваете дела в оговоренные сроки? Вы сдаете отчеты/работа вовремя? Вы можете выполнить то, что вы хотите сделать раньше сроков? Вы хороший тайм-менеджер?

Если вы ответили «нет» на любой из приведенных выше вопросов, это означает, что вы не управляете своим временем так, как вам хотелось бы. Вот 20 советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам лучше управлять временем:

1. Создайте план на день

Планируйте свой день до того, как он начнется. Делайте это утром, а еще лучше вечером перед сном. План дает вам хорошее представление о том, как пройдет день. Таким образом, вы не будете застигнуты врасплох. Ваша задача на день — как можно лучше придерживаться плана.

Вот как создать список дел, который значительно повысит вашу продуктивность.

2. Установите лимит времени для каждой задачи

Четко уясните, что вам нужно закончить задачу X к 10:00, задачу Y к 15:00 и задачу Z к 17:30. Это не позволит вашей работе затягиваться и отнимать время, зарезервированное для других занятий.

3. Использование календаря

Наличие календаря — это самый важный шаг в управлении вашей повседневной деятельностью. Если вы используете Outlook или Lotus Notes, календарь входит в состав вашей почтовой программы.

Я использую его. Еще лучше, если вы сможете синхронизировать свой календарь с мобильным телефоном и другим оборудованием, которое вы используете, — таким образом вы сможете получить доступ к своему расписанию, где бы вы ни находились. Вот 10 лучших приложений-календарей, которые помогут вам не сбиться с пути .

Дополнительные советы по использованию календаря для лучшего управления временем см. здесь: Как использовать календарь для создания времени и пространства

4. Используйте органайзер

Органайзер поможет вам быть в курсе всего, что происходит в вашей жизни. Это ваш центральный инструмент для организации информации, списков дел, проектов и других вещей.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Эти 15 лучших приложений и инструментов для управления временем помогут вам лучше организовать свое время. Выберите то, которое соответствует вашим потребностям.

5. Знайте свои сроки

Когда вам нужно закончить свои задачи? Четко отметьте крайние сроки в своем календаре и органайзере, чтобы знать, когда вам нужно их закончить.

Но убедитесь, что вы не совершаете эти 10 распространенных ошибок при установлении сроков.

6. Научитесь говорить «нет»

Не берите на себя больше, чем можете вынести. На отвлекающие факторы, которые появляются, когда вы занимаетесь другими делами, дайте твердое «нет». Или отложить на более поздний период.

У Лео Бабауты, основателя Zen Habits, есть отличные идеи о том, как говорить «нет»: «Мягкое искусство говорить нет»

7. Стремитесь приходить раньше время или поздно. В большинстве случаев вы будете опаздывать. Однако, если вы стремитесь приходить пораньше, вы, скорее всего, успеете.

На встречи старайтесь приходить пораньше. Для ваших сроков, представить их раньше, чем требуется.

Узнайте из этих советов, как подготовиться к тому, чтобы приходить раньше, чем вовремя.

8. Временные рамки вашей деятельности

Это означает ограничение вашей работы X количеством времени. Почему тайм-боксинг полезен для вас? Вот 10 причин, по которым вам стоит начать тайм-боксинг.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Вы также можете узнать больше о том, как делать временные рамки здесь: Добейтесь того, что имеет значение, планируя блоки времени

9.

Поставьте перед собой часы на видном месте

Иногда мы настолько поглощены своей работой, что теряем счет времени . Наличие огромных часов перед вами будет держать вас в курсе времени в данный момент.

10. Установите напоминания за 15 минут до

Большинство календарей имеют функцию напоминания. Если вам предстоит важная встреча, поставьте будильник за 15 минут до нее.

Вы можете узнать больше о том, как напоминания помогают вам помнить все, в этой статье: Важность напоминаний (и как сделать напоминание, которое работает) ничего не успеваешь? Если это так, сосредоточьтесь только на одной ключевой задаче за один раз. Многозадачность вредна для вас.

Закройте все неиспользуемые приложения. Закройте вкладки в браузере, которые отвлекают ваше внимание. Сосредоточьтесь исключительно на том, что вы делаете. Так вы будете эффективнее.

Генеральный директор Lifehack написал подробное руководство о том, как сосредоточиться, изучите советы: Как сосредоточиться и максимизировать свою производительность (Полное руководство)

12.

Блокируйте отвлекающие факторы

Что вас отвлекает в работе? Мгновенные сообщения? Телефон звонит? СМС приходят?

Сейчас я почти не пользуюсь чатом. Я захожу в систему только тогда, когда не собираюсь выполнять какую-либо работу. В противном случае это сильно отвлекает.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Когда я делаю важную работу, я также выключаю телефон. Звонки в это время записываются, и я связываюсь с ними позже, если это что-то важное. Это помогает мне лучше концентрироваться.

Дополнительные советы о том, как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы добиться большего, см. в статье Как свести к минимуму отвлекающие факторы, чтобы добиться цели

13. Отслеживайте потраченное время

время. Например, вы можете установить простой таймер обратного отсчета, чтобы убедиться, что вы закончите задачу в течение определенного периода времени, скажем, 30 минут или 1 час. Нехватка времени может подтолкнуть вас к тому, чтобы оставаться сосредоточенным и работать более эффективно.

Здесь вы можете найти другие приложения для отслеживания времени и выбрать то, которое вам подходит.

14. Не суетитесь из-за несущественных деталей

Вы никогда не сделаете все именно так, как хотите. Попытка сделать это неэффективна.

Стремление быть совершенным приносит вам больше вреда, чем пользы. Узнайте здесь о том, как перфекционизм убивает вашу продуктивность и как избавиться от перфекционистского мышления.

15. Расставьте приоритеты

Поскольку вы не можете сделать все, научитесь расставлять приоритеты в важном и отбрасывать остальное.

Применяйте принцип 80/20, который является ключевым принципом в расстановке приоритетов. Вы также можете воспользоваться этой техникой, чтобы расставить приоритеты для всего, что у вас есть: Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее

16.

Делегировать

Если есть вещи, которые могут быть лучше выполнены другими, или вещи, которые не так важны , подумайте о делегировании. Это снимает нагрузку, и вы можете сосредоточиться на важных задачах.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

Когда вы делегируете часть своей работы, вы освобождаете свое время и достигаете большего. Узнайте, как эффективно делегировать работу, из этого руководства: Как делегировать работу (Полное руководство для успешных руководителей)

17. Группируйте похожие задачи вместе

Для связанных задач объединяйте их вместе.

Например, мою работу можно разделить на следующие основные группы:

1. написание (статьи, моя будущая книга)
2. коучинг
3. разработка мастерской
4. развитие бизнеса
5. административный

Я объединяю все связанные задачи вместе, чтобы получить синергию. Если мне нужно сделать звонок, я выделяю временной интервал, чтобы сделать все мои звонки. Это действительно упрощает процесс.

18. Избавьтесь от пожирателей времени

Что отнимает ваше время от работы? Фейсбук? Твиттер? Проверка электронной почты? Перестаньте проверять их так часто.

Одна вещь, которую вы можете сделать, это затруднить их проверку – удалить их из быстрых ссылок/закладок вашего браузера и поместить их в труднодоступную папку закладок. Замените закладки браузера важными сайтами, связанными с работой.

Хотя вы, несомненно, будете проверять FB/Twitter, вы обнаружите, что частота ниже, чем раньше.

19. Отключайтесь, когда вам нужно

Причина номер один, почему дела переполняются, заключается в том, что вы не отключаетесь, когда нужно.

Не бойтесь мешать на встречах или проводить линию до отключения. В противном случае никогда не будет конца, и вы просто съедите время на потом.

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

⌄ Прокрутите вниз, чтобы продолжить чтение статьи ⌄

20.