Блог МАЭР — Что должен уметь помощник руководителя

Ассистент в бизнесе решает множество организационных, управленческих и бизнес задач, а кроме этого еще и планирует рабочий график руководителя. 

И что же — это работа для избранных?

Конечно нет. Личным помощником может стать каждый, надо лишь обладать нужными знаниями и навыками. Какими именно, вы узнаете из статьи.

Все навыки объединены в три группы:

• Управленческие

• Аналитические

• Личностные

Так вам будет удобнее пробежаться по списку и понять, что уже есть, а какие качества нужно добавить.

Управленческие навыки

Когда овладеете этими навыками, сможете смело претендовать на руководящую позицию. Вы к ней будете готовы на 100%.

Аналитические или цифровые навыки

• Умение работать со всеми необходимыми программами и сервисами. И это не только Office, еще может понадобится 1С, программы учета времени, контроля задач и т.д. – набор программ может отличаться в зависимости от проекта. 

В результате вашей работы к руководителю должен поступать минимум информации – максимально полной и насыщенной.

Личностные навыки

• Коммуникабельность. Сложно представить угрюмого и нелюдимого помощника. Это “визитная карточка” руководителя, его связующая нить со всей остальной компанией и деловыми партнерами, поэтому помощнику нужно общаться со всеми и находить общий язык

Среди личностных качеств нет ничего сверхъестественного. Это необходимый набор, который должен быть у каждого специалиста, а не только у личного помощника.

У вас есть все эти качества? Тогда можете смело претендовать на должность личного помощника

А если их пока нет? 

Не думайте, что если нет полного “инструментария”, то вас не возьмут на работу. Возьмут — это должность востребована и на нее пока еще можно устроиться не имея богатого опыта. А большинство нужных навыков вы получите как раз в процессе работы. 

Должность личного помощника тем и хороша, что она “прокачивает” вас независимо от того, хотите вы этого или нет)). Причем одни навыки автоматически развивают другие. Например, делегирование сразу подтягивает контроль и т.д.

И главный плюс должности — она может стать трамплином для вашей будущей карьеры 

Многие руководители вышли как раз из личных помощников. У должности отличный потенциал и возможности для роста. Впрочем, это уже тема будущего материала, как раз в нем мы расскажем о вариантах развития карьеры личного помощника. А пока можете прочесть статью “Правила и принципы помощника руководителя: как ассистенту быстро освоиться на новой должности”.

#лучшее

Также может быть полезно

Целевая аудитория – что это такое и зачем она нужна

#лучшее #бизнесу #эксперту

Тренинг по продажам: зачем нужен и как выбрать

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Как вести Инстаграм для бизнеса

#лучшее #специалисту #эксперту #бизнесу #юлиятрус

Обучение отдела продаж — проще простого

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Жизнь по-взрослому, или повышение финансовой грамотности

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Получаем шикарную прибыль, грамотно управляя финансами

#бизнесу #лучшее #специалисту #эксперту #юлиятрус

Доверенное лицо.

Всё о работе помощника руководителя

Говорят, что короля играет свита, и в этом смысле личный помощник руководителя – это та свита, которая не только «играет» своё начальство, но и делает всё возможное, чтобы работа руководителя была максимально эффективной. Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко. Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста. Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве. Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников. Что предстоит делать У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности? Тайм-менеджмент: • составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание; • фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.      Организация и обеспечение рабочих мероприятий: • подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч; • организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т. д.). Ведение документации: • работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма; • работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом. Поддержание деловых контактов: • отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно; • ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.   Работа офис-менеджера: • следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой; • поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы. Работа заместителя: •  находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами; •  самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч; • при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы. Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании. Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками. Минусы работы Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника. Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна. Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра. Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться. Идеальный помощник руководителя: • обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми; • умеет организовать и провести переговорный процесс; • интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу; • предан интересам дела и своему начальнику; • доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом; • обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата; • знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства; • быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения. Текст Елена Ерголина Назад в раздел

Что нужно, чтобы стать отличным помощником управляющего магазином

К Боб Фиббс

---

Получите доступ к моему БЕСПЛАТНОМУ электронному курсу обучения розничным продажам из 5 частей!

Доступ сейчас

---

Если вы ищете лучшие навыки, чтобы стать хорошим продавцом или помощником управляющего магазином, вы попали по адресу. Дело в том, что розничная торговля потеряла не столько сотрудников или менеджеров, сколько руководителей смен и помощников менеджеров.

Так много розничных продавцов хотели бы продвигать сменных лидов до помощников менеджеров и, если они докажут, что могут взять на себя дополнительные обязанности, стать менеджерами магазинов. Но когда ваша скамья пустеет от великой покорности, что вы делаете? Восстановить.

Хороший продавец – это связующее звено между часто отсутствующим в торговом зале менеджером и работниками. Когда их обучают и вознаграждают за их коммуникативные навыки, в частности, продавцы на вес золота.

Возможно, поэтому LinkedIn сообщает, что зарплата помощника управляющего магазином колеблется от 31 до 65 тысяч долларов. Удивлены, узнав, что карьера в розничной торговле оплачивается? Там, где много вознаграждается, много и ожидается.

1. Внимание к деталям. Ваша способность правильно излагать факты является ключом к поддержке руководства. Это может быть память о дне рождения коллеги, лицо лояльного клиента, а также специальные заказы и проблемы с обслуживанием. Вы должны обладать квалификацией, чтобы иметь возможность фильтровать потребности вашего босса и доводить до его внимания важные детали, а также заниматься более мелкими вещами, которые часто заполняют его тарелку.

2. Способность принимать решения . Хороший продавец обладает хорошими навыками решения проблем, поэтому он может обдумать варианты, а затем передать их менеджеру. Если есть жалобы или опасения клиентов, хороший продавец предложит менеджеру два варианта вместо того, чтобы спрашивать: «Что вы хотите, чтобы я сделал?» Вы поддерживаете руководство, а не просто передаете им проблему за проблемой, ожидая, что они все исправят. Поймите, какие обязанности вам даны, и выполняйте их. С другой стороны, помогите менеджеру выбрать наилучшую альтернативу решениям, над которыми вы не имеете полномочий.

3. Способность приостановить собственное эго . Поймите, что термин «помощник» означает, что вы подчинены. Обязательно будут моменты, когда босс захочет, чтобы вы сделали что-то, чего вы предпочли бы не делать. Извините, это позиция. Я всегда говорил своим помощникам: «Ваша работа — сделать так, чтобы я хорошо выглядел». Когда вы делаете это и поддерживаете менеджера или владельца, вы показываете, что являетесь командным игроком и имеете право на дополнительные обязанности и возможность однажды открыть свой собственный магазин.

4. Возможность соединения с клиентом . Лучшие продавцы общаются с покупателями, потому что умеют их читать. Помощник менеджера, который может читать положение тела и тон голоса и соответствующим образом приспосабливаться, будет бесценным. Вы, как помощник, также должны уметь моделировать наилучший процесс продаж, чтобы не только помогать покупателям, но и превращать их в покупателей ваших товаров. В некотором смысле помощник менеджера должен быть лучшим продавцом в торговом зале.

5. Возможность быть второй парой глаз… и ушей . У менеджера магазина должен быть еще один человек, который может изучить что-то вроде проблемы с производительностью сотрудника, жалобы клиента или проблемы с запасами, но не сплетничать. Вы в торговом зале , но вы больше, чем просто продавец. Ваши навыки продавца в розничном магазине означают, что вы можете использовать информацию, которую видите и слышите, выявлять тенденции, ухудшающие качество обслуживания клиентов, а затем искать способы их исправить — либо самостоятельно, либо с вашим менеджером.

6. Возможность продавать. Многие продавцы-консультанты получили повышение, потому что доказали, что являются хорошими продавцами-консультантами. Как помощник менеджера, вы по-прежнему будете хотеть общаться со своими клиентами и моделировать исключительное обслуживание клиентов. Вы должны быть в состоянии помочь клиентам и сделать продажу из-за ваших навыков межличностного общения и опыта.

7. Подружись с бегуном. Когда я занимался бегом в старшей школе, мы считали неоценимым иметь напарника, который подбадривал нас, бежал вместе с нами и продолжал подталкивать нас делать все возможное. Ваша главная цель в качестве продавца — быть напарником менеджера; быть кем-то, с кем они могут составить план, кем-то, кто поощряет их, и кем, кому они могут доверять, чтобы поддержать их в любое время.

В команде вы и менеджер вашего магазина должны быть в состоянии достичь и перевыполнить ежемесячные планы продаж, управлять запасами и трудовыми ресурсами, идти в ногу с последними тенденциями мерчандайзинга и делать все это с улыбкой, работая в кирпичном магазине. розничный магазин строительных растворов.

Чего вам следует избегать в качестве помощника менеджера? Превышение своей роли; вы здесь, чтобы помочь менеджеру, а не быть менеджером.

Поскольку вы, вероятно, мечтаете стать менеджером магазина, прочтите этот пост…

7 основных навыков, необходимых каждому менеджеру по розничной торговле для достижения успеха владелец магазина или управляющий. Но лучший способ увеличить продажи — работать в команде.

Помощник менеджера по розничной торговле должен быть лидером команды, чтобы получить максимальную отдачу от других сотрудников, особенно когда менеджер не работает, но также должен быть командным игроком, поддерживая менеджера и не оспаривая каждое его решение.

Узнайте, как преуспеть в выполнении этих обязанностей, и вы превратитесь из хорошего помощника в отличного менеджера.

Чтобы узнать, как стать отличным помощником, отличным продавцом или менеджером по розничной торговле, ознакомьтесь с программой SalesRX, моей программой обучения розничным онлайн-продажам. Это как можно ближе к тому, что я лично обучаю вас конкурировать с интернет-магазинами.

Пять главных качеств, которыми должен обладать помощник менеджера | Работа

Автор Chron Contributor Обновлено 8 июня 2021 г.

Помощник менеджера работает с главным менеджером и выполняет ряд надзорных функций. Должность требует лидерских качеств и хороших навыков работы с людьми, умения хорошо общаться, а также знаний и опыта для проявления инициативы. Помощник менеджера должен уделять большое внимание деталям и быть в состоянии эффективно выполнять указания непосредственного руководителя.

Навыки лидерства

Помощник менеджера — это руководящая роль, и поэтому вы должны быть готовы устранять проблемы на рабочем месте, разрешать споры между сотрудниками и клиентами и всегда поддерживать профессиональное поведение, согласно Indeed. Помощник менеджера обычно отвечает, когда менеджер недоступен, а это означает, что вы должны быть готовы выступать в качестве защитника сотрудников, которых вы сменили.

Способность следовать указаниям

Помощник менеджера обычно работает по указанию супервайзера и должен действовать в соответствии с указаниями старшего менеджера. У каждого менеджера свой стиль, и ваш начальник захочет, чтобы вы демонстрировали постоянство в работе. Это включает в себя выполнение конкретных указаний и возможность взять на себя все управленческие задачи по мере необходимости.

Ответственность за знания

Помощник менеджера должен быть знаком с тем, как работает бизнес, и хорошо разбираться в продуктах, услугах и процедурах компании. Это поможет вам взять на себя любую роль в любой момент и обеспечить бесперебойную работу, даже если кто-то заболел, оборудование сломалось или заказ задерживается. Вы также обязаны приходить на работу вовремя, профессионально представлять свою компанию и проявлять уважение к своим сотрудникам.

Общая симпатия

Сотрудник на уровне помощника начальника, который нравится сотрудникам, более эффективен, чем тот, кто его не любит.