Тайм-менеджмент как система управления временем руководителей

Временной фактор является одним из важных факторов, как в деловой, так и  обыденной жизни человека. В деятельности руководителя фактор времени еще более важную роль. Необходимость в управлении временем возникла давно, но активно рассматриваться стала не столь давно. Временем управлять невозможно, но человек может управлять самим собой, извлекая максимальную пользу из имеющегося в своем распоряжении времени. Управление временем — это управление собой, т.е. способность планировать, поручать, организовывать, направлять и контролировать свои поступки, дела и заботы.

Эффективность деятельности руководителя определяется высокими показателями психологических и непсихологических критериев групповой и личной эффективности. Следовательно, рациональное использование руководителем своего времени способствует и плодотворной деятельности подчиненных [1, c.147].

При рассмотрении управления рабочим временем  руководителя можно выделить два направления: время на управление деятельностью фирмы и время на управление людьми (персоналом).

В полномочия руководителя входит трата времени на определение положения дел за пределами своего подразделения, осознание изменений во внешней среде и возможностях их использования; чуткость к ситуациям внутри и вне фирмы; творческий подход и умение мотивировать себя и персонал; желание и способность сотрудничать; понимание результатов, умение планировать и выполнять планы; способность идти на риск; способность принимать решения; готовность дать оценку полученным результатам и определить программу развития фирмы и ее персонала.

В повседневной работе руководитель должен постоянно получать результаты, иметь личный план работы, четко планировать деятельность подчиненных, обеспечивать четкую оценку деятельности подчиненных, обеспечить деятельность подразделения независимо от себя (например, подготовив заместителя), гордиться собою и подчиненными, желать сотрудничать, разрешать конфликты и т. д.

Основной статьей в потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дела своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами, т.е. существует проблема с делегированием полномочий. Под делегированием понимается умение передавать задачи и полномочия лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. При помощи этого навыка руководство распределяет среди сотрудников бесчисленные задачи, которые должны быть выполнены для достижения целей всей организации. Если задача не делегирована другому человеку, руководитель будет выполнять ее сам. Во многих случаях это невозможно, так как время и способности руководителя ограничены. Основными целями делегирования являются разгрузка вышестоящих руководителей, создание наилучших условий для решения стратегических и перспективных задач управления; повышение дееспособности нижестоящих звеньев; активация «человеческого фактора», увеличение заинтересованности работников.

Задачей современного менеджера является необходимость овладеть принципами результативного управления умственными и творческими способностями сотрудников организации. Решением данной задачи может стать применение тайм — менеджмента.

В настоящее время каждый руководитель должен стремиться к организации своего времени и времени подчиненных таким образом, чтобы достижение целей происходило в короткие сроки и с наименьшими затратами.

Под тайм-менеджментом (управление временем) понимают какое-либо действие или процесс тренинга осмысленного контроля над тем количеством времени, которое может быть потрачено на деятельность, при которой умышлено, увеличивается эффективность и продуктивность.

Рассматривая тайм-менеджмент, как систему управления временем можно выделить следующие элементы: анализ используемого рабочего времени; формирование стратегии по итогам проведенного анализа; постановка цели, которую планирует достичь руководитель при использовании технологии управления временем; планирование рабочего времени по приоритетам; деятельность, соответствующая планированным действиям; создание методов борьбы с причинами неуместного использования рабочего времени; контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам (рисунок 1) [2, c. 44]. 

 

Рисунок 1 – Тайм-менеджмент, как система управления временем 

Данные составляющие позволяют сократить время, необходимое для осуществления важных дел.

Исходя из основных правил управления временем, можно выделить основные принципы тайм-менеджмента для руководителей:

— расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование мероприятий и распределение энергии позволяет сделать как можно больше срочных и важных дел, при этом можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но не стоит при этом забывать о правилах перераспределения задач;

— декомпозиция работ связана с разложением сложных целей и задач на более мелкие и простые, что способствует нахождению приемлемых решений исходной задачи;

— принцип информированности направлен на рекомендации руководителю иметь циклограмму сбора информации по всем направлениям деятельности;

— принцип резервности когда необходимо выделять из общего объема рабочего времени часть, которая может оказаться необходимой при важных встречах, переговоров, собраний и т. д., что позволяет избежать обстоятельств недостатка времени;

— принцип чередования позволяет избегать эмоционального перенапряжения при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач методом чередования;

— принцип анализа. В течение рабочего времени руководителю необходимо анализировать проделанную и предстоящую работу, внося корректировки и разрабатывать дальнейший план работы.

Перечисленные принципы составляют далеко не полный список рекомендаций по управлению временем, однако использование даже некоторых пунктов позволяет увеличить производительность труда и снизить энергозатратность [3, c. 217].

Таким образом, освоение и сознательное применение техники самоменеджмента руководителем, позволяет значительно увеличить творческий и профессиональный потенциал, за счет рационального распределения времени. Применение принципов тайм-менеджмента способствует оптимизации рабочего времени не только руководителя, но и подчиненных. Это достигается при использовании менеджером делегирования полномочий.

тайм-менеджмент — последние статьи и новости

Предпринимательство — 2 года назад

Как планировать время, чтобы это работало и не бесило

Все книги по саморазвитию пестрят заголовками о важности планирования рабочего дня. Его преимущества – это быстрое включение в работу, возможность точно распределить время и расставить дела по приоритету. Лично для меня список дел создает видимость, что выполнить можно любую работу – вот же оно записано в блокноте, стоит только сделать и вычеркнуть. Но это не так.

Вдохновение — 2 года назад

«Если вы не запланировали удовольствие, в вашей жизни его не будет»: 7 правил, чтобы успевать всё

Я знаю по себе, как владельцы бизнеса и руководители сейчас перегружены. Но как организовать свою работу так, чтобы она была эффективной, позволяла достигать целей, но при этом находилась в гармонии с другими сферами жизни? Помочь в этом может организация времени.

HR — 2 года назад

«Не ваших» людей видно сразу. Как адаптировать нового человека в команду и не сойти с ума: 10 правил

Я с 2008 года в IT. За это время произошла масса изменений и к ним приходилось адаптироваться самому, помогать с этим другим. Мне удалось накопить 10 принципов, которые помогут упростить процесс адаптации. 

Предпринимательство — 2 года назад

Добиться успеха можно в любой сфере, главное – дисциплина: как я строю жизнь и бизнес, чтобы все получалось

Максим Шкиль BLOG

Основатель холдинга MS Capital

Знаете, почему первым «Евросоюзом» стала Римская империя, а не, например, греческая? Греки были культурнее, развитее, они были мотивированы победами Александра Македонского, но их победили «провинциалы с Тибра».

Идеи лидеров — 2 года назад

«Отложите на завтра то, что можно сделать завтра»: 8,5 рабочих советов, как управлять своим временем

Петр Синегуб BLOG

Основатель компании «Мир весов», сооснователь бизнес-сообщества Board

Тайм-менеджмент – в переводе с английского означает «управление временем». Временем, разумеется, управлять нельзя, и настоящая задача тайм-менеджмента – это упорядочить использование времени (личного и рабочего), чтобы успеть сделать все важные дела.  

Вдохновение — 3 года назад

4 способа все успевать и не сойти при этом с ума

Когда читаете посты людей, которые даже в «хандрическую» пору года успевают делать 100500 дел, ловите себя на мысли, что они прилетели с другой планеты? Какие новые привычки стоит выработать в себе, чтобы от вала задач не дергался глаз? В книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» можно найти несколько полезных советов.

IT — 3 года назад

«Вас все хотят обмануть». 5 болей руководителя и как с ними бороться – мнение

Тимур Ворона

Совладелец изданий MC.today, Highload, ITC.UA, главный редактор ITC

Андрей Чумаченко – сооснователь и управляющий партнер агентства интернет-маркетинга Netpeak. Он успел поработать там копирайтером, SMM-специалистом, руководителем отдела маркетинга, директором по развитию и креативным директором. Также Андрей ведет Telegram-канал Sad But True.

Вдохновение — 3 года назад

Десять книг по тайм-менеджменту, которые учат добиваться своего

Как добиваться реальных результатов в бизнесе и жизни? Как упорядочить свой день, быть эффективнее и продуктивнее?

Инфоповод — 4 года назад

Чего добились в этом году и чего хотите в следующем? Идеальный планировщик от Дениса Жаданова, Readdle, поможет это понять

Вице-президент компании Readdle Денис Жаданов создал планировщик на 2020 год под названием MyWay 2020. Его цель – помочь вам лучше понять себя и достичь новых целей. Редакция MC.today рассказывает детали.

Вдохновение — 4 года назад

Как успеть все и оставить время для себя. Советы гуру тайм-менеджмента Дэвида Аллена в Киеве

Дэвид Аллен – автор бестселлеров по тайм-менеджменту и создатель всемирно известной методики управления временем Getting Things Done (Привести дела в порядок – прим. ред.). Ее суть в том, что успех в делах напрямую зависит от того, насколько детально и эффективно они спланированы.

Истории — 5 лет назад

Как я все успеваю и не схожу с ума. 10 приемов от PR-специалиста Ольги Селезневой

Тимур Ворона

Совладелец изданий MC.today, Highload, ITC.UA, главный редактор ITC

На нехватку времени зачастую жалуются те, кто не умеет им распоряжаться. Ключ к личной эффективности прост – самодисциплина. Так считает Ольга Селезнева – директор по коммуникациям Совета бизнес-омбудсмена.

1

Истории — 6 лет назад

Маркетинг-консультант Роман Рыбальченко: Как медитация помогла мне навести порядок в работе и жизни

Віра Ворон

CEO Creators Media Group, видання MC. today, Highload, ITC

Роман Рыбальченко – основатель агентства Roman.ua и автор подкастов о компаниях, которые делают продукты в интернете «Продуктивный Роман». Он рассказал о том, какой бывает медитация и чем она может быть полезна деловым людям.

Спецпроекты

Топ материалы недели

16 лучших проверенных способов улучшить навыки тайм-менеджмента

Часто ли вы испытываете стресс из-за слишком большого количества работы, когда в сутках не хватает времени? Как же получается, что у некоторых людей хватает времени на все? Секрет, кажется, заключается в том, чтобы контролировать время, а не позволять времени управлять вами. Другими словами, разница заключается в неэффективном тайм-менеджменте.

В этом блоге рассказывается, как вы можете улучшить свои навыки тайм-менеджмента и повысить производительность.

С сертификацией Simplilearn PMP ваш путь к получению сертификата PMP станет проще. Начните с регистрации прямо сейчас.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент — это метод продуктивного и эффективного использования вашего времени. Это означает организацию и планирование того, как разделить свое время между различными задачами. У вас будет время сделать все, что вам нужно, не беспокоясь об этом, благодаря хорошим навыкам тайм-менеджмента. Вы можете работать продуктивно и расставлять приоритеты в своем времени, чтобы сначала решить срочные или важные задачи, а затем заняться делами, которые не являются срочными, но все же важными. Таким образом, вы можете сосредоточить свое время и энергию на самых важных вещах. В конечном итоге вы будете работать умнее, а не усерднее, чтобы повысить производительность.

Упростите свой путь к тому, чтобы стать экспертом в области управления, с помощью специализированных курсов по управлению Simplilearn.

Важность тайм-менеджмента

Навыки тайм-менеджмента очень важны, потому что они помогают нам разумно использовать время и перестать тратить время попусту. Мы становимся более сосредоточенными и продуктивными, когда отвечаем за то, как мы используем свое время. Производительность ведет к прибыльности. Таким образом, хороший тайм-менеджмент может увеличить вашу прибыль. Преимущества эффективного тайм-менеджмента огромны:

• Меньше стресса или беспокойства
• Лучший баланс между работой и личной жизнью
• Повышенная фокусировка
• Более высокий уровень производительности
• Больше свободного времени
• Делает вещи простыми и легкими
• Меньше отвлекающих факторов
• Большая энергия и мотивация

16 лучших навыков тайм-менеджмента

Хороший тайм-менеджмент начинается с правильного набора навыков. Вы не сможете лучше управлять своим временем, если не разовьете необходимые навыки тайм-менеджмента. Эти навыки требуют времени для создания и будут варьироваться от человека к человеку. Необходимо найти то, что лучше всего подходит для вашей черты характера.

Давайте проанализируем основные навыки тайм-менеджмента и способы их развития.

1. Составьте план

Эффективное управление временем не достигается случайно. Это включает в себя хороший объем планирования. Разработка стратегии, для которой важны задачи, последовательности задач, управление календарем, встречи, планы проектов и т. д., может помочь вам выровнять ход дня и не сбиться с пути.

2. Создайте список приоритетов, а не список дел

Подумайте, что нужно сделать, и расставьте приоритеты для самых важных задач.

Не создавать список всех задач, которые необходимо выполнить. Вместо этого создайте список задач на основе приоритета и отмечайте элементы по мере их выполнения. Это помогает вызвать чувство выполненного долга и мотивацию. Лучший способ развить навыки планирования — использовать инструменты календаря, такие как календарь Google.

3. Начать раньше

Начните свой день пораньше, чтобы в полной мере использовать его. Большинство успешных людей встают рано утром и делают несколько упражнений перед тем, как отправиться на работу. Если вы начнете рано, у вас будет достаточно времени, чтобы подумать и спланировать день. Рано утром вы более спокойны, креативны и ясны. Это означает, что у вас есть все ингредиенты, чтобы быть более продуктивным.

4. Разбивайте каждую задачу на маленькие части

Сосредоточьтесь на том, чего вы хотите, и ставьте более мелкие цели, которые ведут к желаемой цели. Сгруппируйте все связанные задачи в более мелкие группы, которыми легко управлять и решать. Таким образом, вы сможете лучше визуализировать и предпринять шаги для достижения своей цели.

5. Практика принятия решений 

То, что мы делаем с 24 часами в сутках, и есть то, что действительно меняет управление временем. Способность принимать правильные решения о времени является одним из лучших навыков тайм-менеджмента. Расставьте приоритеты и решите, какие задачи выполнять в первую очередь, а какие нет.

6. Делегирование задач

Делегирование задач означает правильное управление задачами. Научиться делегировать полномочия очень важно для развития навыков тайм-менеджмента. Делегирование работы вашим подчиненным в зависимости от их навыков и способностей высвободит время для вас и заставит членов вашей команды чувствовать себя ценными и мотивированными для хорошей работы. По возможности делегируя или отдавая на аутсорсинг, вы даете себе время для выполнения самых сложных задач. Таким образом, вы приближаетесь к цели стать максимально эффективной версией себя.

7. Установите цели SMART

Ставьте цели, которые являются конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и обеспеченными в течение определенного периода времени. Будьте конкретны в результатах, которых вы хотите достичь, и выделите время, необходимое для достижения этого результата.

8. Установите сроки

Установите реалистичные сроки выполнения задач и придерживайтесь их. Попробуйте установить крайний срок до установленной даты, чтобы справиться с другими задачами, которые могут помешать.

9. Помните, когда вы сбиваетесь с пути 

Прокрастинация влияет на продуктивность и приводит к пустой трате времени и энергии. Мы склонны откладывать дела на потом, когда увязли или чувствуем скуку. Разбивайте сложные задачи на более мелкие действия, чтобы оставаться вовлеченными и не сбиться с пути.

10. Научитесь устанавливать границы и говорить «нет»

Время — ваш самый ценный актив, а грамотное управление временем означает умение говорить «нет» задачам, которые не являются для вас приоритетными. Если вы говорите «нет вовремя», вы экономите время, чтобы сосредоточиться на более важных вещах. Научитесь устанавливать для себя границы, чтобы не откусывать больше, чем можете прожевать.

11. Сведите к минимуму отвлекающие факторы

Все, что вас отвлекает — электронная почта, текстовые сообщения, социальные сети — может заставить вас потерять концентрацию и стать менее продуктивным. Устраните эти отвлекающие факторы и возьмите под контроль свое время, чтобы выполнять больше работы.

12. Разумно справляться со стрессом

Стресс может повлиять на нашу производительность. Мы часто испытываем стресс, когда берем на себя больше работы, чем можем выполнить. Очень важно определить, что работает для вас, когда дело доходит до управления реакцией на стресс. Найдите эффективные способы справиться со стрессом, в том числе сделайте небольшой перерыв, позанимайтесь спортом, помедитируйте, займитесь хобби, позвоните другу или послушайте музыку.

13. Избегайте многозадачности

Многозадачность звучит так, будто вы получаете больше задач одновременно. Но исследования доказали, что это на самом деле снижает производительность. Поэтому вместо многозадачности и разделения своего внимания между несколькими разными задачами сосредоточьтесь на выполнении одной задачи и переходе к следующей. Это небольшое изменение может улучшить ваши результаты. Бонус: вы почувствуете себя менее истощенным!

14.

Используйте правило 20 минут

20-минутный блок приращений — один из самых важных навыков тайм-менеджмента. Подготовьтесь к важной задаче и поставьте будильник на 20 минут. Сосредоточьтесь исключительно на задаче и делайте все возможное, пока не прозвенит будильник. Теперь решите, собираетесь ли вы отложить задачу или закончить ее. Повторяйте, пока не выполните задание.

15. Возьмите отпуск

Иногда лучше всего отвлечься от текущей задачи. Перерыв — отличный способ дать мозгу возможность перезагрузиться. Это повышает концентрацию и творческий потенциал и приводит к лучшему решению проблем.

16. Создавайте систему и усердно следуйте ей

Попробуйте разные техники и выясните, что подходит вам лучше всего. Объедините выбранные методы, чтобы создать систему, которая работает и помогает вам совершенствоваться. Следуйте системе регулярно, чтобы получить максимальную отдачу от нее.

Как улучшить свои навыки тайм-менеджмента?

 Вот несколько эффективных стратегий для улучшения ваших навыков тайм-менеджмента:

1. Подготовьтесь и строго следуйте расписанию: составьте ежедневное или еженедельное расписание, в котором укажите свои задачи и обязательства. Поймите время, необходимое для каждой задачи, и назначьте определенные временные интервалы. Приложите сознательные усилия, чтобы как можно точнее придерживаться своего графика, чтобы поддерживать организованность и концентрацию.
2. Установите для себя границы: научитесь говорить «нет» задачам или действиям, которые не соответствуют вашим приоритетам или целям. Установите четкие границы с другими, чтобы избежать ненужных прерываний или отвлекающих факторов. Защитите свое время, сведя к минимуму трату времени на действия, такие как чрезмерный просмотр социальных сетей или бесцельный просмотр веб-страниц.
3. Установите крайние сроки: назначьте крайние сроки для своих задач, будь то личные или связанные с работой. Назначение крайних сроков помогает создать ощущение срочности и позволяет эффективно расставлять приоритеты в работе. Обязательно установите реалистичные сроки с учетом сложности и важности каждой задачи.
4. Ставьте долгосрочные и краткосрочные цели. Четко определите свои долгосрочные цели и разбейте их на более мелкие, действенные краткосрочные цели. Наличие конкретных целей обеспечивает ясность и мотивацию. Установите сроки для достижения ваших целей и регулярно анализируйте свой прогресс.
5. Эффективно управляйте своим календарем: используйте календарь или цифровой инструмент планирования для управления встречами, сроками и важными датами. Выделите определенные блоки времени для различных видов деятельности, включая работу, перерывы и личное время. Регулярно просматривайте и обновляйте свой календарь, чтобы не отставать от своих обязательств.
6. Расставьте приоритеты в своих заданиях: определите, какие задачи являются наиболее важными и требуют немедленного внимания. Расстановка приоритетов помогает вам сосредоточиться на важных делах и не дает вам перегружаться менее важными задачами. Рассмотрите возможность использования таких методов, как матрица Эйзенхауэра, для классификации задач в зависимости от срочности и важности.
7. Практикуйте эффективное делегирование: научитесь делегировать задачи другим, когда это уместно. Определите и назначьте задачи, которые может выполнить кто-то другой. Это поможет вам сосредоточиться на задачах с более высоким приоритетом и повысит общую производительность.
8. Сведите к минимуму многозадачность: хотя это может показаться эффективным, многозадачность часто приводит к снижению производительности и снижению качества работы. Вместо этого сосредоточьтесь на одной задаче, а затем переходите к следующей. Такой подход помогает сохранять концентрацию и дает лучшие результаты.
9. Делайте регулярные перерывы: избегайте продолжительной непрерывной работы, так как это может привести к выгоранию и снижению производительности. Делайте короткие перерывы между задачами, чтобы перезарядить разум и тело. Используйте эти перерывы для отдыха, физической активности или любой другой деятельности, которая поможет вам омолодиться.
10. Учитесь на собственном опыте: займитесь самоанализом, чтобы оценить, как вы распределяете свое время, и определить области, в которых вы можете добиться улучшений. Оцените свои модели производительности и определите любые повторяющиеся действия или привычки, которые тратят время впустую. Используйте этот самоанализ, чтобы скорректировать свой подход и постоянно совершенствовать свои навыки тайм-менеджмента.

Помните, что улучшение навыков тайм-менеджмента — это непрерывный процесс, требующий самодисциплины и самоотверженности. Последовательно применяя эти стратегии, вы сможете более эффективно достигать своих целей.

Выберите правильную программу

Вы хотите вывести свои навыки управления проектами на новый уровень? Не ищите ничего, кроме комплексных курсов Simplilearn по управлению проектами!

Наши курсы предназначены для того, чтобы помочь профессионалам с любым уровнем опыта развивать и совершенствовать свои навыки управления проектами, независимо от того, начинаете ли вы работать в этой области или хотите продвинуться по карьерной лестнице. Благодаря нашим курсам вы получите практический опыт управления проектами от начала до конца, а также узнаете о передовом опыте и отраслевых стандартах, которые выделят вас на фоне конкурентов.

Название программы	Сертификационный учебный курс PMP®	ПМП Плюс	Программа последипломного образования в области управления проектами
Гео	Все гео	Все гео	Все гео
Университет	ПМИ	Простое обучение	Массачусетский университет Амхерст
Продолжительность курса	90 дней гибкого доступа к онлайн-классам	36 месяцев	6 месяцев
Требуется опыт программирования	№	№	№
Навыки, которым вы научитесь	"}»> 8+ навыков управления проектами, включая структуру распределения работ, диаграммы Ганта, распределение ресурсов, лидерство и многое другое.	6 курсов, включая управление проектами, Agile Scrum Master, внедрение PMO и многое другое	9+ навыков, включая Управление проектами, управление качеством, Agile-менеджмент, дизайн-мышление и многое другое.
Дополнительные льготы	— Экспериментальное обучение через тематические исследования — Global Teaching Assistance — 35PDU	— Учитесь, работая над реальными проблемами — Круглосуточная поддержка обучения от наставников	— Получите 60+ PDU — Доступ к 3-летнему курсу
Стоимость	$$	$$$$	$$$$
	simplilearn.com/project-management/pmp-certification-training?source=GhPreviewCourseTable»> Исследовательская программа	Исследовательская программа	Исследовательская программа

Заключительные слова

Эти практические навыки управления временем могут привести к более счастливой и успешной жизни, потому что вы сможете сосредоточиться и достичь своих целей за меньшее время. Используйте эти стратегии на регулярной основе, чтобы извлечь из них максимальную пользу. Благодаря ежедневной практике определения приоритетов задач и их организации вы сможете построить здоровые отношения со временем, что является ключом к успешной и более полноценной жизни.

Хотите узнать больше об управлении? Затем зарегистрируйтесь в программе Simplilearn для аспирантов по управлению проектами и легко сделайте следующий шаг в своей карьере. Разработано в сотрудничестве с JAGSOM, основными принципами управления в области маркетинга, экономики, бухгалтерского учета и управления персоналом.

Часто задаваемые вопросы

1. Какой лучший навык управления временем?

Лучший навык тайм-менеджмента субъективен и может различаться для каждого человека. Однако одним из широко признанных эффективных навыков является расстановка приоритетов. Расстановка приоритетов задач помогает вам определить и сосредоточиться на наиболее важных и срочных делах, гарантируя, что вы направите свое время и энергию на правильные вещи.

2. Как я могу управлять своим временем?

Чтобы эффективно управлять своим временем, вы можете использовать несколько стратегий:

• Создайте расписание или список дел, чтобы упорядочить свои задачи.
• Установите четкие цели и сроки для вашей деятельности.
• Разбивайте большие задачи на более мелкие, управляемые задачи.
• Исключите или делегируйте второстепенные задачи.
• Используйте методы и инструменты повышения производительности, такие как блокировка времени или техника Помидора.
• Сведите к минимуму отвлекающие факторы и установите границы, чтобы сохранять концентрацию.
• Регулярно пересматривайте и корректируйте свое расписание в зависимости от прогресса и меняющихся приоритетов.

3. Как я могу улучшить свои управленческие навыки?

Чтобы улучшить свои навыки управления, вы можете рассмотреть следующие действия:

• Ищите возможности для профессионального развития и лидерства, общения и обучения решению проблем.
• Учитесь у опытных менеджеров или наставников, наблюдая и обращаясь за советом.
• Развить сильные организационные навыки и навыки планирования для эффективной координации задач и ресурсов.
• Улучшите свои навыки межличностного общения, включая эффективное общение, разрешение конфликтов и работу в команде.
• Постоянно ищите отзывы и анализируйте свою работу, чтобы определить области для улучшения.

4. Является ли тайм-менеджмент техническим навыком?

Тайм-менеджмент обычно не относится к техническим навыкам. Вместо этого он считается мягким навыком, который относится к личным качествам и поведению, которые позволяют людям эффективно взаимодействовать с другими и эффективно выполнять задачи. Тайм-менеджмент включает в себя такие способности, как расстановка приоритетов, планирование и самодисциплина.

5. Почему важен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент важен по нескольким причинам:

• Повышение производительности. Эффективное управление временем позволяет выполнять больше за меньшее время, повышая производительность и эффективность.
• Уменьшение стресса: Организуя и расставляя приоритеты в задачах, вы можете свести к минимуму чувство перегруженности и снизить уровень стресса.
• Улучшение внимания и концентрации: правильное управление временем помогает выделить время для каждой задачи, что позволяет сконцентрироваться и выполнять работу более высокого качества.
• Достижение целей: эффективно управляя своим временем, вы можете направлять ресурсы и усилия на достижение краткосрочных и долгосрочных целей.
• Лучший баланс между работой и личной жизнью: тайм-менеджмент позволяет вам выделять время на работу, личную жизнь, хобби и заботу о себе, что ведет к более сбалансированному и полноценному образу жизни.

Следующая статья

Продуктивность — это не тайм-менеджмент. Это об управлении вниманием.

Умная жизнь|Производительность — это не тайм-менеджмент. Это об управлении вниманием.

https://www. nytimes.com/2019/03/28/smarter-living/productivity-isnt-about-time-management-its-about-attention-management.html

Реклама

ПРОПУСТИТЬ РЕКЛАМУ

«Управление временем» — это не решение. на самом деле часть проблемы.

Видео

Erik WinkowskiCreditCredit…Erik Winkowski

28 марта 2019 г.

Несколько лет назад во время перерыва в классе лидерства, который я вел, к нам подошел менеджер по имени Майкл, выглядевший взволнованным. Его босс сказал ему, что ему нужно быть более продуктивным, поэтому он провел несколько часов, анализируя, как он проводит свое время. Он уже сократил свои несущественные встречи. Он не мог найти ни одной задачи, которую можно было бы удалить из своего календаря. Он не видел очевидного способа сделать их более эффективными.

«Это прозвучит как шутка, но это не так», — признался он. «Моя единственная идея — пить меньше воды, чтобы мне не приходилось столько раз ходить в туалет».

Мы живем в культуре, одержимой личной продуктивностью. Мы поглощаем книги о том, как добиться цели, и мечтаем о четырехчасовой рабочей неделе. Мы поклоняемся алтарю суеты и хвастаемся своей занятостью. Нам часто говорят, что ключом к достижению цели является управление временем. Если бы вы могли лучше планировать свой график, вы могли бы достичь нирваны производительности.

Но после двух десятилетий изучения продуктивности я пришел к выводу, что тайм-менеджмент — это не решение, а часть проблемы.

На протяжении большей части моей карьеры мне чаще всего задавали вопрос: «Как мне сделать больше?» Иногда люди спрашивают, потому что знают, что я организационный психолог, а продуктивность — одна из областей моей специализации. Чаще они спрашивают, потому что прочитали статью в New York Times или популярную книгу, в которой я много сделал.

Но правда в том, что я не чувствую себя очень продуктивным. Я постоянно не достигаю своих ежедневных целей по прогрессу, поэтому я изо всех сил пытался ответить на вопрос. Только в том разговоре с Майклом меня осенило: продуктивность — это не управление временем. В сутках ограниченное количество часов, и сосредоточение внимания на тайм-менеджменте просто заставляет нас лучше осознавать, сколько из этих часов мы тратим впустую.

Лучшим вариантом является управление вниманием: расставьте приоритеты для людей и проектов, которые имеют значение, и не будет иметь значения, сколько времени это займет.

Управление вниманием — это искусство сосредоточения внимания на выполнении дел по правильным причинам, в нужных местах и ​​в нужные моменты.

[Нравится, что вы читаете? Подпишитесь здесь на информационный бюллетень Smarter Living, чтобы получать подобные истории (и многое другое!) прямо на ваш почтовый ящик каждое утро понедельника.]

Согласно общепринятому мнению об управлении временем, вы должны ставить цели, когда вы хотите закончить задачу. Я решил попробовать это для этой статьи. Целью было 1200 слов, поэтому я сел в 8 утра и дал себе три часа, которые позволили бы мне писать в неторопливом темпе шесть слов в минуту. Затем я провел следующие шесть минут, написав в общей сложности ноль слов, уставившись на мигающий курсор. Единственная задача, которую я выполнил, — поиск в Google, назван ли курсор в честь всех писателей, которые его прокляли. (Да, я знаю, что ты издеваешься надо мной, жалкое моргающее оправдание для прямоугольника.) Затем я задумался, сколько слов я на самом деле печатаю в минуту, и прошел тест на машинопись. Я не был доволен своей оценкой, поэтому взял еще… и еще.

В конце концов я разочаровался и переключился на управление вниманием. Э.Б. Уайт однажды написал: «Я просыпаюсь утром, разрываясь между желанием улучшить (или спасти) мир и желанием наслаждаться (или смаковать) миром. Это затрудняет планирование дня». Но в своем исследовании я обнаружил, что продуктивные люди не мучаются вопросом, какое желание преследовать. Они преследуют и то, и другое одновременно, тяготея к проектам, интересным лично и социально значимым.

Поэтому вместо того, чтобы сосредоточиться на том, как быстро я хочу закончить эту статью, я спросил, почему я вообще согласился ее написать: я могу узнать что-то новое, синтезируя исследования; Наконец-то у меня будет куда указывать людям, когда они спрашивают о продуктивности; и это может помочь некоторым из этих людей. Это заставило меня задуматься о конкретных людях, которые могли бы прочитать это, что напомнило мне о Майкле. Бум.

Часто наша борьба с производительностью вызвана не отсутствием эффективности, а отсутствием мотивации. Продуктивность — это не добродетель. Это средство для достижения цели. Это только добродетельно, если конец достойный. Если вашей целью является производительность, вы должны полагаться на силу воли, чтобы подтолкнуть себя к выполнению задачи. Если вы обратите внимание на то, почему вы в восторге от проекта и кто от него выиграет, вас естественным образом вовлечет в него внутренняя мотивация.

Управление вниманием также включает в себя отслеживание того, где вы делаете что-то. Я вырос в Мичигане, и когда я вернулся туда в аспирантуру, я попытался убедить друга с Западного побережья присоединиться ко мне.

«Слишком холодно и серо», — сказала она после визита во время метели. Затем она уехала в Стэнфорд. Та следующая зима в Мичигане была самым холодным и серым сезоном на моей памяти, и я никогда не был более продуктивным. Делать было нечего, кроме как работать!

Действительно, серия исследований под руководством Джулии Ли (сейчас в Мичигане) показывает, что плохая погода полезна для продуктивности, потому что мы реже отвлекаемся на мысли о выходе на улицу. Исследователи обнаружили, что в дни, когда шел дождь, сотрудники японских банков быстрее завершали транзакции, а в дни, когда в Америке была плохая погода, люди более эффективно исправляли орфографические ошибки в эссе. Имея это в виду, я намеренно отложил начало написания этой статьи до дня после снежной бури, когда тающая слякоть за моим окном уже не привлекала.

Моя любимая часть управления вниманием — это , когда . Большинство наших проблем с производительностью связаны с задачами, которые мы не хотим делать, но которые нам нужно делать. В течение многих лет я думал, что способ справиться с этими задачами состоит в том, чтобы выполнять их сразу после самых интересных задач, чтобы энергия выплескивалась наружу. Затем мы с моим коллегой Джихэ Шином провели исследование в корейском универмаге и обнаружили, что, когда у сотрудников была очень интересная задача, они на самом деле хуже справлялись со своими самыми скучными задачами.

Одной из возможных причин является то, что называется остатком внимания: ваш разум постоянно возвращается к интересной задаче, отвлекая вас от скучной задачи. Но в эксперименте с американцами, которые смотрели видео, а затем выполняли скучную задачу ввода данных, мы обнаружили поддержку другого механизма: контрастных эффектов. Увлекательное или забавное видео делает задачу ввода данных еще более мучительной, точно так же, как сладкий десерт делает вкус кислых овощей более неприятным. Поэтому, если вы пытаетесь справиться со скучной задачей, сделайте ее после умеренно интересной и сохраните самую интересную задачу в качестве награды на потом. Дело не во времени; это о времени.

Я предполагаю, что ваша цель не только в том, чтобы быть более продуктивным, но и в том, чтобы быть креативным.

Камнем преткновения является то, что продуктивность и креативность требуют противоположных стратегий управления вниманием. Продуктивность подпитывается повышением фильтров внимания, чтобы не допустить посторонних или отвлекающих мыслей. Но творчество подпитывается понижением фильтров внимания, позволяющих пропустить эти мысли.

Как получить лучшее из обоих миров? В своей книге «Когда» Дэн Пинк пишет о доказательствах того, что ваш циркадный ритм может помочь вам определить подходящее время для продуктивной и творческой работы. Если вы жаворонок, вам следует заниматься аналитической работой рано, когда вы находитесь на пике бдительности; ваши рутинные дела в обеденное время в корыте; и ваша творческая работа ближе к вечеру или вечером, когда вы, скорее всего, будете заниматься нелинейным мышлением. Если вы предпочитаете ночную сову, возможно, вам лучше переключить творческие проекты на нечеткие утренние часы, а аналитические задачи — на дневные и вечерние моменты с ясным зрением. Это не тайм-менеджмент, потому что вы можете тратить одинаковое количество времени на задачи даже после того, как перестроите свое расписание. Это управление вниманием: вы замечаете, какой порядок задач вам подходит, и корректируете его соответствующим образом.

Уделять внимание управлению временем также означает по-новому взглянуть на то, как вы планируете свою работу. Мне нравится предложение Пола Грэма разделить неделю на «дни производителя» и «дни менеджера».

В рабочие дни вы проводите встречи и звонки. В рабочие дни вы выделяете время для продуктивной и творческой работы, зная, что вас не будут отвлекать, которые обычно прерывают ваш рабочий процесс. К сожалению, немногие из нас могут позволить себе такую ​​роскошь каждую неделю, а это значит, что нам нужно найти способы вырезать моменты творчества.

Тайм-менеджмент говорит, что мы должны полностью исключить отвлекающие факторы — не только те, которые отвлекают других людей, но и те моменты, когда мы сами себя прерываем. Если вас засасывает в социальные сети, вам нужно прекратить холодную индейку. Управление вниманием предлагает альтернативу: подумайте о времени этих отвлекающих факторов.

Когда я учился в средней школе, я потратил целую субботу на просмотр телевизора, и потом мне стало противно самому себе. Но я не отказался от телевидения. У меня было правило: я включаю телевизор только в том случае, если заранее знаю, что хочу посмотреть. Я придерживаюсь той же политики в отношении социальных сетей: когда я могу работать, я вхожу в систему только для того, чтобы поделиться контентом. Я сохраняю прокрутку для окон, когда не могу ничего сделать, например, ожидая вылета рейса или охлаждаясь после тренировки.

Большинство писателей, которых я знаю, ждут, когда начнутся рабочие дни, чтобы начать писать, полагая, что им нужно по крайней мере четыре или шесть часов, чтобы вникнуть в большую идею или сложную проблему. Но есть доказательства того, что писатели-запои на самом деле делают меньше, чем люди, которые пишут короткими очередями. Вы можете добиться значительного прогресса за удивительно короткие промежутки времени: когда аспирантов учили писать с 15-минутными интервалами, они быстрее заканчивали свои диссертации.

Если вы пытаетесь быть более продуктивным, не анализируйте, как вы тратите свое время.