менеджмент — 10 методик управления временем и эффективного планирования

Содержание:

• Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения
• Базовые принципы тайм-менеджмента
  • Планируйте все дела
  • Формулируйте желаемый результат
  • Расставляйте приоритеты
  • Фокус задач
  • Анализируйте и адаптируйтесь
  • Отдых тоже планируйте
• Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий
  • Правило 1-3-5
  • Правило Бейли
  • Правило десяти минут
  • Правило Чирилло
  • Правила цикличности 90/30 и 52/17
  • «Поедание лягушек»
  • Временные блоки
  • Подход «канбан»
  • Принцип двух минут
  • Метод фокуса Тима Ферриса
• Лучшие приложения для тайм-менеджмента
  • Todoist
  • Microsoft To-Do
  • Bitcop
  • Trello
  • Google календарь
• Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов
• Заключение

Успешного человека отличает способность планировать часы активности, равномерно распределяя нагрузку и отдых. Он не спешит и не опаздывает, не завершает проекты в последний момент, не теряет драгоценные минуты впустую. Это и называется эффективный тайм-менеджмент, когда периода дневной активности хватает на всё – не только на работу, но и на насыщенную жизнь. В этой статье мы подробно рассмотрим базовые и продвинутые методы, а также программные решения, которые помогут достичь наилучших результатов.

Что такое тайм-менеджмент: ключевые определения

Определение тайм-менеджмента сводится к его переводу. С английского Time Management переводится как «управление временем». Чаще всего подразумевается продуктивность сотрудников, точнее – повышение продуктивности их труда. На деле речь идет о том, чтобы научиться самому и научить подчиненных соразмерно распоряжаться своим временем.

Очевидно, что буквально контролировать время невозможно. Тогда что это за принцип, о котором мы говорим? В действительности, это научный подход к учету, распределению и оперативному планированию временных ресурсов. Это означает своевременное решение задач. Если ресурс распределяется целесообразно, ни один бизнес-процесс на предприятии не остается без внимания и всегда реализуется в установленный срок.

Результат – нет простоев и переработок. Это колоссальное заблуждение, что  временя в рамках крупного предприятия нельзя управлять умно, чтобы каждый специалист решал свои задачи без задержек, ведущих к замедлению работы компании. Рядовой работник, менеджер, руководитель – научиться планированию времени может каждый.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Планирование времени (или менеджмент времени) – это не один конкретный метод и не технология. Это умный подход к тому, как распоряжаться своим самым важным ресурсом. Несмотря на внешнюю сложность, управление временем на предприятии, а также эффективное управление личным временем реально свести к семи базовым принципам.

 Планируйте все дела

Понятно, что действия у вас распределяются по приоритетам. Но чтобы уметь распорядиться своим временем правильно, нужно запомнить – все дела, которые вы решаете за день, важные. Потому что все задачи отнимают часы активности. Исходя из этого, осуществляйте планирование всего дня. Фиксируйте каждое действие заранее на письме, включая чашку кофе с другом. Это основы, которые научат распоряжаться временем эффективно.

Формулируйте желаемый результат

Вы не постигнете основные принципы современного тайм-менеджмента, если не разовьете навык декомпозиции цели (личной или рабочей – не имеет значения). Итог вашего труда должен соответствовать следующим параметрам – быть конкретным, измеримым, достижимым и актуальным. То есть, например, вы не просто поднимаете продажи на 30%, а проводите акции, пересматриваете ценовую и кадровую политику, запускаете рекламу в СМИ. Дробите масштабные проекты на перечень небольших задач и соответствующих им решений.

Расставляйте приоритеты

Умение управлять временем на предприятии, равно как и организация своего личного времени, требует понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже сказали, что все дела за день важные, но некоторые нужно сделать быстрее, тогда как другие потребуют больше ресурсов. В основе личной и рабочей эффективности решений лежит концепция распределения дел по приоритету. Для этого можно использовать, например, Матрицу Эйзенхауэра, распределяя дела на:

 

Фокус задач

Чтобы понять, как научиться распоряжаться своим временем, нужно сначала освоить умение фокусироваться. Планирование конкретной задачи и всех связанных действий имеет своей целью позволить вам делать в один момент одно дело. Тут каждый сам себе тайм-менеджер. С этой точки зрения процесс управления своим временем сводится к двум моментам:

 

Анализируйте и адаптируйтесь

Если вы уже применяете методы организации рабочего процесса, но всё равно не понимаете, как научиться управлять собственным временем, обратите внимание на индивидуальность подхода. Любая матрица, график, правило, принцип решения задач адаптивны. Это значит, что для конкретного дела вы подбираете свое эффективное решение. Иными словами, у каждого своя система, как лучше распоряжаться временными ресурсами. Начните прямо сейчас, пробуйте разные подходы, анализируйте результаты, подбирайте то, что лучше подходит вам.

Отдых тоже планируйте

Чтобы понять, как эффективно распоряжаться рабочим временем, нужно научиться распоряжаться личным. Отдых дает силы для решения ваших задач за рабочий день. Но отдых – это не только 7-8 часов сна в сутки. Это еще и хобби. Планируйте хобби, помечайте его как дела, которые нельзя отложить или перенести. Это базис личной эффективности, потому что отвлечение от рутины повышает производительность. Научите так же управлять временем своих сотрудников, раскрывая менеджмент в чистом виде.

Как уметь распорядиться своим временем: топ-10 конкретных действий

Вы прочли азы, но еще не знаете, как управлять своим временем. Потому что планирование – это не просто эффективный алгоритм шаблонных действий. Объективно эффективный (результативный) тайм-менеджмент – это способность применять конкретные шаги для решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в процессе работы за день. Сейчас мы рассмотрим продвинутые методы, которые помогут «делать дела» быстрее и лучше.

Правило 1-3-5

Всё просто – вы можете сделать за день девять дел. Одно наиболее значимое, три чуть менее значимых, пять мелких (по масштабу и значению). Распланируйте на завтра и на неделю вперед все нужные действия, расставив их в соответствии с этим правилом. Скоро вы поймете, что девять дел – слишком много или слишком мало для вас. Тогда вы скорректируете правило под себя. Просто начните реализовывать дела в таком порядке, это поможет правильно распределять временные ресурсы, дав практический базис.

Правило Бейли

Его еще иногда называют правилом трех. Это правило может дополнять или полностью заменять предыдущее. Если хотите научиться грамотно распоряжаться своим временем, начните с данного подхода. Выберите три важные дела, которые нужно успеть реализовать за завтрашний день. Полностью сосредоточьтесь на них. Помните, что по статистике, 20% наших усилий приносят 80% результата. Но главное здесь – знать, для решения каких именно задач целесообразно прилагать максимум усилий.

Правило десяти минут

На удивление, это одно из самых эффективных правил в современной теории контроля временных ресурсов за рабочий день. Метод идеально прост – у вас есть дела, которые нужно реализовать, но вы не желаете их выполнять. Какие бы это ни были дела, примените метод управления и манипулирования своим сознанием. Скажите себе: «Десять минут – это совсем немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на это дело лишь десять минут». Не сомневайтесь, вы потратите эти минуты эффективно, и вероятно – потратите больше. Вероятно, вы даже сделаете то, что не хотели. Просто начните.

Правило Чирилло

Иногда называется правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не думал о том, как лучше распоряжаться временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом вспомнил, что на телефоне есть таймер. Он начал ставить таймер на 25 минут. Когда таймер срабатывал – Чирилло 5 минут занимался чем-то кроме решения текущих задач. Потом снова ставил таймер на 25 минут. Теперь это один из самых эффективных методов тайм-менеджмента для организаций.

Правила цикличности 90/30 и 52/17

Умно распоряжаться ресурсами времени можно и по-другому. Правило 90/30 использует масса известных личностей, включая Лео Видрича (основатель Buffer). Идея в том, что вы с максимальной концентрацией решаете текущие задачи на протяжении 90 минут. Затем полчаса отдыхаете, после – опять полтора часа интенсивной работы. Вы удивитесь, как много можно успеть за день, используя этот простой принцип! Правило 52/17 аналогично, но циклы работы/отдыха за день укорочены. Второй вариант подойдет тем, кому сложно трудиться полтора часа без перерыва, сохраняя фокус на цели.

«Поедание лягушек»

Этот подход придуман легендарным Брайаном Трейси, лягушками он называл проблемы, которые совсем не хочется решать. Идея в том, чтобы в самом начале дня через силу «съесть лягушку». Управление временем в вашей организации можно реализовывать по этому правилу. Оно простое, но после «поедания лягушки» сотрудник буквально снимает камень с души, получая сразу два преимущества. Он качественно решил важную задачу (так как делал это со свежими силами) и будет продуктивен дальше, потому что у него отличное настроение (ведь лягушка уже съедена!).

Временные блоки

Управление временем и последовательное планирование как метод, воплощающий идею тайм-менеджмента, имеет одну сложность. Как распределять важные дела на день, если вы не знаете, сколько часов уходит на задачи, которые нужно выполнить завтра? Для тайм-менеджмента важно не только планирование, но и управление временными ресурсами. С данной целью мало расписать все текущие моменты на бумаге. Нужно сделать это на календаре с указанием промежутков времени, которые нужны для конкретных действий. Ведь, условно, кто-то сходит в магазин за хлебом за пять минут, а кто-то – за двадцать пять.

Подход «канбан»

Тайм-менеджмент – это целевой результат в минимальный срок. Понимая это, и изучив принципы современного тайм-менеджмента, специалисты компании «Тойота» вывели оптимальный вариант графического управления временем. Их подход – это доска с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю», «Сделано». Каждый руководитель, менеджер и рядовой сотрудник имеет такую доску. В результате, каждый четко осуществляет планирование личной активности, выполняя важные дела в первую очередь и всегда в срок.

Принцип двух минут

Умение управлять временными ресурсами складывается из привычек. Управление временем на предприятии – не исключение. Решая текущие дела и задачи, заведите привычку – делать прямо сейчас всё, что займет до двух минут вашего времени. Попробовав пару дней, вы быстро поймете, зачем вам нужен тайм-менеджмент и как всё это работает.

Метод фокуса Тима Ферриса

Технология управления временем, включая управление временными ресурсами на предприятии, учит нас, что для повышения эффективности наших действий нужно в первую очередь учитывать два закона менеджмента времени. Это основы основ тайм-менеджмента, но они не для всех очевидны, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать оба закона в рамках своего метода фокуса:

1. Закон 1 – Принцип Парето. Мы его уже упомянули. Вне зависимости от используемой вами технологии управления временем (тайм-менеджмента) примерно 20% ваших усилий решают 80% ваших дел.
2. Закон 2 – Концепция Паркинсона. Вне зависимости от того, насколько четкое планирование и методы контроля, работа всегда занимает то время, которое нужно для ее выполнения.

Тим Феррис обозначает, что сначала не стоит думать о том, зачем и как управлять своим временем. Нет необходимости забивать себе голову понятием тайм-менеджмент, методами аналитики и планирования времени. В первую очередь учитесь фокусироваться на том, что нужно здесь и сейчас. Работу нужно сделать? Делайте!

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

 

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

 

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста. Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему.

 

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

 

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.   Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

Заключение

Понятие «тайм-менеджмент» включает в себя грамотное управление временными ресурсами.

Составляйте списки того, что нужно делать прямо сейчас. Отмечайте, сколько часов уходит на достижение тех или иных целей. Простые цели реализуйте здесь и сейчас, для сложных – собирайтесь с силами, фокусируйтесь  и «съедайте лягушку».

 

как эффективно управлять временем на работе

Тайм-менеджмент делится на простой и системный. Первый вид — это организация времени конкретного сотрудника на рабочем месте. Под системным тайм-менеджментом специалисты понимают повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании.

Может показаться, что идея тайм-менеджмента появилась недавно из-за высокого темпа жизни, но это не так. Обратимся к истории. По мнению древнеримского философа Сенеки, время делится на то, которое человек проводит с пользой, и то, которое доставляет удовольствие. Часы из двух этих категорий не всегда совпадают. Сенека предлагал фиксировать каждую прожитую минуту, чтобы через три месяца можно определить, какое время оказалось праздным, а какое — продуктивным.

Идеи Сенеки легли в основу современного тайм-менеджмента. Сегодня существует около 20 техник управления временем. Рассмотрим самые популярные.

Топ-5 техник тайм-менеджмента

Правило «1-3-5»

Суть метода заключается в том, что в течение дня можно выполнить только 9 задач. Их нужно распределять с учетом сложности: 1 большая, 3 средних и 5 маленьких.

«Метод помидора»

Такую технику в 80-х годах изобрел итальянский студент Франческо Чирилло. При подготовке к экзаменам он использовал кухонный таймер, с помощью которого устанавливал время на изучение вопроса. Устройство имело форму помидора, благодаря чему метод и получил свое название.

При применении техники нужно чередовать периоды работы, которые длятся 25 минут, с 5-минутными перерывами. После 4 таких циклов надо давать себе полчаса отдыха.

Смысл метода заключается в том, чтобы разбивать монотонную работу на равные части. Благодаря этому серьезные задачи кажутся более легкими.

«Правило лягушки»

Эту технику придумал оратор-вдохновитель и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. Он называет «лягушками» обязательные, но очень неприятные задачи. Их хочется постоянно откладывать, но выполнять необходимо. Такие задачи вызывают отторжение, которое можно сравнить с отвращением по отношению к склизкой лягушке.

Трейси советует «съедать лягушку на завтрак», т.е. выполнять неприятное дело в первую очередь, чтобы не испытывать отрицательные эмоции в течение дня.

Способ «10 минут»

Суть метода: заключить договор с самим собой. Если у вас нет желания заниматься делами, дайте себе обещание: «Сейчас я поработаю 10 минут, а потом отдохну». Вероятнее всего, что за этот короткий промежуток получится настроиться и «втянуться» в работу.

Система «Автофокус»

Автором метода стал Марк Форстер — специалист в области производительности. Он предлагает объединять все задачи в один список. Его нужно ежедневно просматривать и отмечать срочные дела. Из актуальных задач следует выбирать ту, которая наиболее приятна и выполнять ее в первую очередь.

Три мифа о тайм-менеджменте

Сотрудники «Фонда общественного мнения» выяснили, что большинство россиян не задумываются о планировании. Вот что показали результаты опроса:

• 24% респондентов вообще ничего не планируют.
• 41% опрошенных составляет краткосрочные планы.
• 16% участников опроса предпочитают долгосрочное планирование.

Такие результаты связаны с тем, что многие россияне из-за неуверенности в будущем не задумываются о глобальных целях и их достижении. Кроме того, люди не умеют применять на практике принципы тайм-менеджмента, которые со временем обрастают мифами.

Миф об универсальных системах

Существует заблуждение, что можно применять системы, которые подходят всегда и всем. Такую же мысль транслируют многие книги о мотивации и успехе, но тайм-менеджмент — это не волшебная таблетка. Разные подходы к организации времени действительно меняют жизнь, но трансформации не всегда бывают комфортными и результативными. Если какая-либо система не работает, то от нее нужно отказываться.

Если изучить различные методы тайм-менеджмента, то становится понятно, что каждый из них основан на определенных принципах. Одна и та же техника на практике может оказаться эффективной для одного человека и бесполезной для другого. Например, можно записывать, на что было потрачено время в тот или иной период. В теории такой метод кажется эффективным, но на практике многие люди будут забывать о необходимости вести записи.

Миф о бесполезности тайм-менеджмента

Уверенность в том, что тайм-менеджмент не работает связана с предыдущим мифом. Например, человек пробовал составлять список задач, но ни разу ему не следовал. Это не значит, что метод ведения списков неэффективен. В таком случае нужно выбрать другую технику или совместить несколько систем.

Миф о том, что управление временем — это самое главное

Главное — это не управление временем, а эффективность. Можно составить список из 10 неважных задач на день и выполнить каждую, но ни одна из них при этом не приблизит к основной цели. Можно брать на себя слишком много ответственности, что тоже неверно. Нужно управлять и временем, и своей нагрузкой, грамотно расставлять приоритеты и делегировать задачи.

Системы тайм-менеджмента

Каждый метод связан с одним из принципов управления временем:

• декомпозицией;
• мотивацией;
• структурированием;
• планированием;
• расстановкой приоритетов;
• самодисциплиной.

Система как целостный подход включает в себя комбинацию техник и не просто помогает помнить о задачах, но и показывает, как результативно их выполнять.

Пирамида Франклина




Американский политик и ученый Бенджамин Франклин был одним из первых, кто предложил использовать системный подход.

Подход основан на принципе декомпозиции, согласно которому большую цель нужно разделять на составляющие вплоть до повседневных маленьких задач.

В основе пирамиды Франклина — жизненные ценности. Это ее фундамент. Ступенчатая модель достижения целей состоит из 6 шагов:

1. Выбора 1-2 ключевых ценностей, которые позволяют сформулировать цель жизни.
2. Постановки глобальной цели в соответствии с выбранными ценностями. Это ответ на вопрос: «Чего я хочу добиться к N годам?».
3. Составления генерального плана, который поможет достичь цели.
4. Создания долгосрочного плана. Необходимо определить шаги, которые надо предпринять в ближайшие 3-5 лет.
5. Составления краткосрочного плана, в который должны входить задачи на ближайшие 12-6-3-1 месяц.
6. Ежедневного планирования. Оно включает маленькие шаги, которые ведут к глобальной цели.

Такой метод универсален и подчиняет себе всю человеческую жизнь.

Существуют и другие системы.

Матрица Эйзенхауэра

Это изобретение американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который предлагал составлять список задач и распределять их по 4 категориям:

1. важные и срочные;
2. важные несрочные;
3. несрочные, но важные;
4. несрочные неважные.

Метод позволяет понять, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить.

Метод Айви Ли, или Метод Шваба

Журналист из Америки Айви Ли создал такой подход для предпринимателя Чарльза Шваба.

Суть метода заключается в том, что в списке дел надо расставлять приоритеты. Как это реализовать:

1. Каждый вечер нужно составлять список задач на следующий день. Их количество не должно быть больше 6.
2. Дела надо расставлять по степени важности.
3. Задачи нужно выполнять в соответствии с определенным порядком.
4. В конце дня необходимо снова составить список. Если какие-либо дела остались незаконченными, то их нужно поставить на первое место, после чего дополнить список новыми задачами.

Шваб оценил подход и заплатил автору методики 25 000$.

Метод хронометража

Автор методики — российский эксперт в области эффективности Глеб Архангельский. Он взял за основу идею о полезном и непродуктивном времени. Архангельский предложил разделять его организацию на два этапа. 

Во-первых, нужно выяснить, на что конкретно тратится время. Для этого следует каждые 1-2 часа фиксировать, какие дела выполнены. Задачи, которые требуют менее 5 минут, можно не записывать. 

Во-вторых, необходимо проанализировать записи и оценить, насколько продуктивными оказались потраченные часы, с помощью пометок: «Время проведено эффективно», «Время прошло впустую» и т. п.

Архангельский предлагает увеличивать продуктивные периоды и сокращать безрезультатные. Постепенно анализ времени должен дойти до автоматизма.

Инструменты для повышения эффективности сотрудников

Вы можете выбрать любую технику тайм-менеджмента, но существуют универсальные инструменты, которые помогают быть продуктивным.

• Учет биологических ритмов

Организм каждого человека работает как своеобразные часы. В один период можно «сворачивать горы», а в другой — страдать от недостатка сил и концентрации внимания. Например, «совы» утром с трудом могут сосредоточиться на задачах, однако вечером или ночью демонстрируют впечатляющую работоспособность.

• Умение отказывать

Не надо брать на себя слишком много — это приводит к выгоранию. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы делать как можно больше. Его суть заключается в грамотном распределении нагрузки и правильной расстановке приоритетов.

• Выполнение однотипных задач подряд

Если в течение дня необходимо выполнить несколько похожих задач, делайте их подряд. С каждым разом одно дело будет занимать все меньше времени. И наоборот, переключение с одной задачи на другую требует больших усилий.

• Автоматизация процессов

Выполнение рутинных задач нужно упрощать. Например, настройка уведомлений поможет оперативно реагировать на входящие сообщения.

Такой способ как установка специального ПО позволяет эффективно управлять временем, задачами и ресурсами.

Автоматический учет дает четкое понимание того, как сотрудник использует время. С этого начинается любое планирование.

Рассмотрим, как это работает на примере нашей системы учета рабочего времени ИНСАЙДЕР:

1. Программа устанавливается на ПК сотрудников;
2. ИНСАЙДЕР собирает статистику занятости. С помощью тонких настроек для подразделений и конкретных сотрудников программа понимает, что задачи у разных работников отличаются. Например, онлайн-шопинг входит в зону ответственности сотрудника, который выбирает подарки для коллег и клиентов. В то же время менеджер технических проектов не должен отвлекаться на интернет-магазины и т.д.
3. По итогам дня программа формирует отчет, который демонстрирует, чем занимался сотрудник. Кроме того, система показывает, когда продуктивность достигала пика и когда сотруднику было сложно сосредоточиться.

Выбирайте любой метод тайм-менеджмента, а соблюдать его принципы поможет автоматическая система учета рабочего времени ИНСАЙДЕР.

Дополнительные материалы по тайм-менеджменту

Также хотим познакомить вас с некоторыми вспомогательными источниками, которые будут полезны в этом нелегком деле управления временем:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен
• Дорогу осилит идущий. Viam supervadet vadens
• Getting Things Done Дэвида Аллена
• Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен. Роберт Мауер

Желаем успеха в освоении навыка управления временем!




Что такое тайм-менеджмент? – Определение из TechTarget

К

• Бен Луткевич, Технические характеристики Писатель
• Айви Вигмор
Что такое управление временем?

Тайм-менеджмент — это координация задач и действий для максимизации эффективности усилий человека. По сути, цель тайм-менеджмента состоит в том, чтобы дать людям возможность выполнять больше и лучше работу за меньшее время.

Элементы тайм-менеджмента включают организацию, планирование и составление графиков, чтобы наилучшим образом использовать имеющееся время. Методы тайм-менеджмента также учитывают конкретную ситуацию человека и его соответствующие возможности и характеристики.

Почему важен тайм-менеджмент?

Важность тайм-менеджмента заключается в его способности придавать смысл времени, позволяя людям максимально эффективно использовать свое время. В бизнес-контексте он используется для определения целей и ожиданий компаний и их сотрудников. Хорошие навыки тайм-менеджмента помогают сотрудникам выполнять работу качественно и эффективно достигать своих целей. Тайм-менеджмент также помогает руководителям понять, на что способны сотрудники, и поставить реалистичные цели.

Плохие навыки тайм-менеджмента приводят к тому, что сотрудники не достигают цели и плохо выполняют свою работу, испытывают чрезмерный стресс и тревогу, а также испытывают нехватку времени. Когда время используется неэффективно, это оказывает пагубное воздействие на сотрудников, руководство и компанию.

Дефицит времени является результатом плохого управления временем или его отсутствия. Люди попадают в такое состояние, когда у них слишком много дел и слишком мало времени для этого. Их личная жизнь страдает, и они чувствуют себя все более перегруженными обязанностями и делами, несмотря на тяжелую работу.

Тайм-менеджмент требует активных решений о том, что человек хочет делать. Без тайм-менеджмента люди постоянно реагируют на внешние раздражители и теряют чувство контроля над своей работой и жизнью.

Вся работа требует времени, но некоторые задачи более ценны, чем другие. Перераспределение времени на более ценную работу улучшает как производительность, так и баланс между работой и личной жизнью. Хорошее управление временем создает более здоровое рабочее место в целом.

Преимущества тайм-менеджмента

Преимущества эффективного тайм-менеджмента в равной степени применимы как к бизнесу, так и к его сотрудникам. Некоторые из этих преимуществ включают следующее:

• Счастливые сотрудники. Когда у сотрудников достаточно времени для выполнения своей работы, они счастливее и менее склонны к выгоранию.
• Повышение креативности. Когда у сотрудников нет стресса из-за нехватки времени, у них есть пространство и энергия, чтобы проявить больше творчества в своей работе. Они могут активно участвовать в своей работе, а не пассивно реагировать на нее. Это увеличивает инновации.
• Нижняя прогулов. Стрессовые и выгоревшие сотрудники берут больше отпусков по болезни и в другие дни.
• Снижение товарооборота. Имея лучший опыт работы, сотрудники, скорее всего, останутся на работе и не будут искать другую работу.
• Повышенная производительность. Сотрудники, которые реже отсутствуют и которым нравится их работа, более продуктивны.
• Повышение репутации. Компании, которые поощряют эффективное управление временем, известны как хорошие места для работы, улучшающие набор и удержание сотрудников.
Создание программы осознанности — хороший способ показать сотрудникам, что их ценят, и помочь им полностью раскрыть свой потенциал.
Проблемы тайм-менеджмента

Маллари Тайтел, основатель консалтинговой компании Healthy Workplaces, классифицирует препятствия на пути к эффективному тайм-менеджменту как внутренние и внешние.

Внутренние барьеры исходят от человека и находятся под его контролем. К ним относятся следующие факторы: 9.0014

• Отсутствие самоконтроля. Человек, которому не хватает самоконтроля, склонен к рассеянности и из-за этого может пропустить гол.
• Прокрастинация. Люди откладывают задачи до тех пор, пока не почувствуют необходимость выполнить их. Это реактивное поведение.
• Отсутствие мотивации. Человек может не видеть причин для завершения чего-то, выбора делать что-то другое и ставить другие цели.
• Беспокойство. Людям, испытывающим стресс, вероятно, труднее сосредоточиться и быть решительным.
• Люди приятные. Человек, озабоченный тем, чтобы всем угодить, неизбежно терпит неудачу, потому что у других людей противоречивые потребности; человек слишком растянется, пытаясь угодить всем.
• Многозадачность. Попытка сделать слишком много дел одновременно или работать в режиме многозадачности может привести к провалу во всех делах.

Эти внутренние факторы связаны с привычками, поведением и действиями человека. Хотя поведение может быть бессознательным или укоренившимся, человек может смягчить свое поведение и изменить то, как он использует время.

Внешние барьеры — это факторы, которые исходят извне человека. К ним относятся следующие факторы:

• Рабочая нагрузка. У человека может оказаться больше работы, чем он может выполнить.
• Ограничения работы. Работа или рабочее место могут помешать человеку достичь своих целей.
• Отсутствие корпоративных ресурсов. Компания может не предоставлять ресурсы, необходимые сотрудникам для выполнения их работы. Например, это может быть только удаленная позиция, но компания не предоставляет инструменты для совместной работы, чтобы члены команды могли хорошо работать удаленно.
• Отвлекающие факторы. Внешние жизненные факторы, такие как чрезвычайная ситуация в семье или глобальная пандемия, могут нарушить способность человека эффективно управлять своим временем. Основные пожиратели времени, такие как социальные сети, также могут отнимать время.

Внешние барьеры, в отличие от внутренних, не находятся под контролем человека. Они приходят из внешней среды. Однако человек может контролировать, как он реагирует на эти барьеры.

Советы и приемы тайм-менеджмента

Ниже приведены несколько советов по эффективному управлению временем:

• В течение недели ведите дневник своей деятельности, чтобы определить наиболее продуктивное время дня. Используйте эту информацию для планирования задач.
• В начале каждого рабочего дня уделяйте время составлению списка измеримых целей и способов их достижения.
• Планирование ежедневных задач в соответствии с приоритетом и включение незапланированного времени в день.
• Управление доступностью связи. Открывайте электронную почту и приложения для обмена мгновенными сообщениями в назначенное время, а не работайте с ними весь день.
• Следуйте другим передовым методам управления электронной почтой, например, обрабатывайте электронную почту партиями и упорядочивайте сообщения для обработки в более позднее время.
• Предположим, что будут происходить периодические прерывания, и добавьте время для определенных задач, чтобы учесть их.
• Управляйте своей рабочей нагрузкой. Не соглашайтесь на больше работы, чем вы можете комфортно сделать, и не обсуждайте необоснованные требования с руководством.
Используя эти советы и методы, команды могут решить, что важно и как использовать время наиболее эффективно.
Ниже приведены некоторые методы и инструменты тайм-менеджмента:
• Анализ Парето. Анализ Парето, основанный на принципе Парето, утверждает, что 80 % последствий происходят из 20 % причин. Это полезно для классификации направлений действий в соответствии с их важностью или ценностью в данном контексте. Это помогает людям эффективно использовать ресурсы.
Матрица Эйзенхауэра помогает расставить приоритеты перед важностью, а не срочностью.
• Матрица Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, помогающий расставить приоритеты, который делит задачи на срочные и важные задачи. Цель состоит в том, чтобы заставить людей отдавать приоритет более важным задачам по сравнению с менее важными, но более срочными, которые отвлекают внимание от важных.
• Блокировка по времени.
  Блокировка времени — это метод управления временем, который делит день на определенные блоки времени.
• Метод «Как привести дела в порядок». Метод Getting Things Done — это подход к управлению задачами, который помогает людям перестать слишком много думать о больших и малых задачах и начать расставлять приоритеты для них с целью снижения уровня стресса для повышения производительности и ясности мышления. Это включает в себя запись всего, классификацию по важности, а затем выполнение задач.
• Техника помидора. Техника Pomodoro разбивает время на 25-минутные интервалы сосредоточенной работы, чередующиеся с пятиминутными перерывами, с более длительным перерывом после четырех последовательных рабочих интервалов. Это помогает людям сопротивляться желанию откладывать дела на потом и работать в режиме многозадачности.
• Приложения для повышения производительности. Приложения для повышения производительности можно использовать для установки напоминаний и создания расписаний.
Тайм-менеджмент и теория управления

Многие методы тайм-менеджмента используются в управлении проектами, чтобы помочь командам достичь своих целей.

Ниже приведены некоторые более общие теории и концепции, связанные со стратегиями тайм-менеджмента:

• Закон Паркинсона. В соответствии с законом Паркинсона объем работы, необходимой для выполнения данной задачи, будет увеличиваться, чтобы заполнить время, отведенное на задачу.
• Правило 70%. Экономя энергию, люди могут повысить производительность, работая в менее интенсивном темпе, в соответствии с правилом 70%.
• Закон Хофштадтера. Согласно закону Хофштадтера выполнение задачи всегда занимает больше времени, чем предполагалось. Люди переоценивают преимущества системы — в данном случае способность человека работать в условиях ограниченного времени.
• Теория огурцов. Теория банки с маринадом — это визуальная метафора, иллюстрирующая тот факт, что день человека может быть заполнен множеством мелких, неважных дел, которые отнимают место у важных дел.

Управление временем является неотъемлемым компонентом управления бизнес-процессами (BPM), которое включает оптимизацию рабочих процессов для повышения эффективности. Как и тайм-менеджмент, BPM сталкивается со своими проблемами. Ознакомьтесь с этими семью препятствиями на пути к эффективности бизнес-процессов и узнайте, как их устранить.

Последнее обновление: февраль 2023 г.

Продолжить чтение Об управлении временем
• 5 инструментов управления персоналом для нового стандарта
• «Доверяй, но проверяй» может повысить эффективность мониторинга производительности сотрудников
• 10 советов по продвижению цифрового благополучия на рабочем месте
• 5 навыков, необходимых для успеха ИТ-менеджера
• 5 навыков, необходимых специалистам по цепочке поставок

устойчивый искусственный интеллект

Устойчивый ИИ — это использование систем искусственного интеллекта, которые работают в соответствии с устойчивой деловой практикой.

Сеть

• транспортный уровень

  Транспортный уровень — это уровень 4 модели взаимодействия открытых систем (OSI). Он отвечает за обеспечение …

• сеансовый уровень

  Сеансовый уровень — это уровень 5 модели связи OSI. Это долгоживущая логическая связь, которая сохраняется между …

• полоса (полоса частот)

  В телекоммуникациях полоса частот, иногда называемая полосой частот, относится к определенному диапазону частот в …

Безопасность

• постквантовая криптография

  Постквантовая криптография, также известная как квантовое шифрование, представляет собой разработку криптографических систем для классических компьютеров…

• деинициализация

  Деинициализация — это часть жизненного цикла сотрудника, в ходе которой лишаются прав доступа к программному обеспечению и сетевым службам.

• Требования PCI DSS 12

  Требования PCI DSS 12 представляют собой набор мер безопасности, которые предприятия должны внедрить для защиты данных кредитных карт и соблюдения …

ИТ-директор

• Agile-манифест

  Манифест Agile — это документ, в котором определены четыре ключевые ценности и 12 принципов, в которые его авторы верят разработчикам ПО…

• Общее управление качеством (TQM)

  Всеобщее управление качеством (TQM) — это структура управления, основанная на вере в то, что организация может добиться долгосрочного успеха, …

• системное мышление

  Системное мышление — это целостный подход к анализу, который фокусируется на том, как взаимодействуют составные части системы и как…

HRSoftware

• вовлечения сотрудников

  Вовлеченность сотрудников — это эмоциональная и профессиональная связь, которую сотрудник испытывает к своей организации, коллегам и работе.

• кадровый резерв

  Кадровый резерв — это база данных кандидатов на работу, которые могут удовлетворить немедленные и долгосрочные потребности организации.

• разнообразие, равенство и инклюзивность (DEI)

  Разнообразие, равенство и инклюзивность — термин, используемый для описания политики и программ, которые способствуют представительству и …

Служба поддержки клиентов

• требующий оценки

  Оценка потребностей — это систематический процесс, в ходе которого изучается, какие критерии должны быть соблюдены для достижения желаемого результата.

• точка взаимодействия с клиентом

  Точка соприкосновения с покупателем — это любой прямой или косвенный контакт покупателя с брендом.

• устав обслуживания клиентов

  Устав обслуживания клиентов — это документ, в котором описывается, как организация обещает работать со своими клиентами, а также . ..

Лучшие советы по тайм-менеджменту для студентов колледжа

перейти к содержанию

 

Поскольку в сутках 24 часа и 7 дней в неделю, время ограничено. Таким образом, время — это товар и ресурс, который стоит использовать по максимуму, особенно когда вы учитесь в колледже. В этой статье мы собираемся поделиться некоторыми из лучших советов по тайм-менеджменту для студентов колледжа, чтобы они почувствовали, что у вас больше времени или, по крайней мере, достаточно времени, чтобы сделать все, что вы хотите сделать.

 

Источник: Unsplash

 

 

Что такое тайм-менеджмент?

 

Управление временем относится к способности эффективно использовать время. Несмотря на то, что время ограничено, тайм-менеджмент может заставить вас чувствовать, что в день его больше, в зависимости от того, как вы структурируете свой график.

 

Поскольку тайм-менеджмент считается навыком, его можно изучить и укрепить. Вот почему мы делимся тем, как управлять временем в колледже.

Источник: Unsplash

Советы по тайм-менеджменту для студентов

 

 

Ставьте перед собой цели

 

Возможно, один из самых важных шагов на пути к эффективному управлению своим временем — это прежде всего знать, на что вы его тратите. Ставя цели и определяя пожиратели времени, вы помогаете себе оставаться на более эффективном пути.

 

Чтобы поставить цели, посмотрите, на что вы тратите свое время. Например, если вы используете приложение «Экранное время» на iPhone, вы можете узнать, сколько времени и как вы тратите на телефон. Если вы заметили, что тратите 5 часов в день на приложения для социальных сетей, вы можете вместо этого поставить цель сократить это время до 2. Таким образом, вы освободите 3 часа своего дня для других занятий.

 

 

Обратите внимание на сроки

 

Когда вы учитесь в колледже, вы будете посещать несколько занятий одновременно. В каждом классе у вас будут задания и тесты с разными сроками выполнения. Хотя это может стать ошеломляющим, это не обязательно должно быть так, когда вы практикуете тайм-менеджмент. Одна вещь, которую вы можете сделать, — это заранее записать все свои сроки на четкой диаграмме, в календаре или даже на листе бумаги. Таким образом, вы можете запланировать время учебы и время для работы над заданиями в соответствии с тем, что должно быть выполнено в первую очередь.

 

 

Начните с небольших задач  / Разбейте большие задачи

 

Когда у вас есть длинный список дел, вы можете почувствовать себя побежденным, просто взглянув на него. Вместо этого вы можете написать его в том порядке, который будет работать в вашу пользу. Чтобы объяснить, рассмотрите возможность размещения всех мелких и низкоуровневых задач в начале списка дел на день. Выполняя эти маленькие и многочисленные задачи, вы набираете обороты и уже входите в день с чувством выполненного долга. Затем, если у вас есть большие задачи или поручения, на выполнение которых потребуется несколько часов или дней, разбейте их на более мелкие части. Это поможет вам оставаться мотивированным, а не смотреть на задачу, не зная, с чего начать, потому что размер задачи может вызвать страх. По сути, вы делаете задачи управляемыми, а не позволяете им захватить контроль над вашим разумом.

 

 

Создайте расписание

 

Одна из главных рекомендаций, которую вы найдете, изучая тайм-менеджмент, — это использовать расписание в своих интересах. Вы можете настроить расписание с помощью цифровых инструментов, таких как телефоны или компьютеры, с помощью приложения календаря. Или вы даже можете сделать это вручную, записав свое расписание в планировщике. В зависимости от степени детализации вы можете разбить дни на блоки часов или даже минут. Прежде чем составить расписание, запишите аспекты, которые вы хотите включить в него, т. е. общественную деятельность, часы лекций, время учебы, время приготовления пищи, время на физические упражнения, время с семьей и т. д.

 

Если вы посещаете онлайн-колледж, у вас будет более гибкий график посещения занятий (если лекции предварительно записаны). Это может упростить планирование, потому что оно полностью находится под вашим контролем.

 

 

Используйте контрольные списки

 

Еженедельный контрольный список также может помочь лучше управлять своим временем, когда вы учитесь в колледже. Вот как это может работать: в начале каждой недели записывайте задания и проекты, предстоящие на этой неделе. Вы даже можете пометить их цветом в зависимости от темы. Вы можете ввести этот контрольный список (список) пунктов в свое расписание. Возвращаясь к контрольному списку, вы убедитесь, что ни один пункт не забыт или упущен из виду.

 

 

Используйте перерывы с умом

 

Важным аспектом тайм-менеджмента является то, как вы решите использовать перерывы. Помимо преднамеренных перерывов, чтобы ничего не делать и перезарядиться, перерывы, которые уже есть в вашем расписании, могут служить «дополнительным» временем. Например, вы можете выполнять задания, используя время между занятиями. Скажем, вам нужно в продуктовый магазин на неделю. У вас есть час между двумя лекциями. Это может быть прекрасное время, чтобы вычеркнуть покупку продуктов из вашего списка дел. Когда вы начнете эффективно использовать перерывы для выполнения задач, вы заметите, что у вас появляется ощущение, что вы выделили больше времени на то, что хотите, а не на то, что должны делать.

 

 

Использование технологий

 

Когда дело доходит до тайм-менеджмента, технологии — ваш друг! Существует множество приложений для тайм-менеджмента, которые вы можете скачать, чтобы помочь вам добиться цели. Вот некоторые из лучших приложений для тайм-менеджмента на выбор. Кроме того, даже простые и существующие инструменты, такие как таймеры и календари на вашем портативном устройстве, могут использоваться для управления временем, как уже обсуждалось.

 

 

Запросить помощь

 

С точки зрения тайм-менеджмента, обращение за помощью часто происходит в форме делегирования полномочий. Например, если вы живете с соседями по комнате, подумайте о том, чтобы разработать график уборки, в котором все будут работать по очереди. Таким образом, вы можете высвободить часть своего времени, чтобы сосредоточиться на учебе (или общественной деятельности).

 

 

Наградите себя

 

Независимо от того, сколько шагов вы сделаете на своем пути тайм-менеджмента, найдите время (без каламбура), чтобы вознаградить себя. Ваши награды должны совпадать с поставленными вами целями тайм-менеджмента. Итак, как только вы достигнете своих целей, у вас будет что-то, чего можно ожидать (награда).

 

 

Заключительные мысли

 

Следуя некоторым или всем вышеупомянутым лучшим советам по тайм-менеджменту для студентов колледжа, вы можете обнаружить, что чувствуете, что у вас больше времени в день. Идея организации времени может раскрепостить вас, поскольку вы будете более продуктивны. В свою очередь, у вас будет больше времени на то, что вы хотите сделать, потому что вам удалось сделать то, что нужно.

No related posts.