Удаленный режим закрепился в правовом поле :: Экономика :: Газета РБК

Госдума одобрила законопроект о дистанционной занятости

Ко второму чтению законопроект, регулирующий удаленный режим работы в России, претерпел серьезные изменения: из него исключили «право на офлайн» и ввели возможность увольнения, если работник не выходил на связь более двух дней

Фото: Lisa Ducret / Global Look Press

Госдума на пленарном заседании одобрила во втором чтении законопроект об особенностях дистанционной занятости. Документ внесли в Госдуму ее председатель Вячеслав Володин, спикер Совета Федерации Валентина Матвиенко, а также группа депутатов и сенаторов. Необходимость сделать трудовое законодательство более гибким возникла из-за пандемии COVID-19. «Российское трудовое законодательство оказалось неготовым к массовому переводу работников на удаленный режим работы», — отмечают законодатели в пояснительной записке. Изменения должны вступить в силу с 1 января 2021 года. Третье чтение запланировано на четверг, 26 ноября.

Ко второму чтению законопроект подошел со значительными изменениями, которые в итоге были приняты депутатами. Но с позиции Минтруда именно в таком виде документ существенно повысит защищенность трудовых прав и объем социальных гарантий сотрудников, находящихся на удаленке.

Какие страны и на каких условиях позвали к себе для работы на удаленке

Как отмечает глава правового департамента «Конфедерации труда России» Олег Бабич, принятая версия документа несколько ухудшила положение работников по сравнению с первоначальной концепцией регулирования, но все равно ограничивает волю работодателя, четко определяет удаленный режим труда. Завкафедрой трудового права и права социального обеспечения МГЮА им. О.Е. Кутафина Никита Лютов назвал принятый документ «компромиссом» между социальными партнерами, хотя в доработанной версии законопроекта и была сделана уступка работодателям.

Правила перевода на удаленную работу

• Перевод работника на удаленную работу осуществляется в порядке, предусмотренном трудовым договором или допсоглашением. И трудовой договор, и соглашение подписываются двумя сторонами — работником и работодателем. Таким образом, перевод на удаленную работу возможен только с согласия сотрудника, подчеркнули в Минтруде.
• Режим рабочего времени при удаленной работе прописывается либо в коллективном договоре, локальном нормативном акте, который действует на предприятии, либо в трудовом договоре, либо в дополнительном соглашении к нему, следует из законопроекта, принятого во втором чтении. Аналогичным образом режим рабочего времени (правила внутреннего трудового распорядка) устанавливается для работающих в офисе сотрудников, пояснили в Минтруде. Согласно Трудовому кодексу, локальные нормативные акты, устанавливающие график работы, принимаются с учетом мнения профсоюза.
• Исключение, когда работодатель может инициативно перевести работника на дистанционную работу, — катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения и другие исключительные случаи, которые ставят под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия граждан. В таких случаях перевод на удаленную работу допустим без заключения дополнительного соглашения с работником, следует из проекта закона. При этом работодатель должен обеспечить работника необходимыми для работы оборудованием, программами или оплатить аренду такого оборудования, добавляют в Минтруде.
• В таких — особых, чрезвычайных обстоятельствах — работодателю для перевода на удаленную работу достаточно принять локальный нормативный акт, который определит список работников, временно переводимых на дистанционку, срок, на который они переводятся, причем этот срок не может превышать длительности наличия чрезвычайных обстоятельств.
• В законопроекте уточняется, что период временной дистанционной работы не должен превышать шесть месяцев. При этом работодатель может периодически отправлять сотрудников трудиться дистанционно при условии чередования удаленки с работой в офисе или на предприятии.

Оплата сверхурочного времени и компенсация за электроэнергию

Одно из основных изменений, утвержденных во втором чтении, это подход к режиму работы офлайн. Время взаимодействия с работодателем для сотрудника на удаленке является рабочим, то есть оплачивается. В соответствии с нормами Трудового кодекса рабочее время за пределами установленного времени оплачивается как сверхурочное по аналогии с тем, как это происходит у сотрудников на стационарных рабочих местах, пояснили в Минтруде.

В версии законопроекта к первому чтению предлагалось установить законодательное правило, предусматривающее порядок взаимодействия с работником с помощью электронных средств связи в его время отдыха по аналогии с привлечением к сверхурочной работе — право дистанционного работника быть офлайн.

Время взаимодействия работодателя с работником в период времени отдыха работника при этом предлагалось оплачивать работнику в порядке, предусмотренном для сверхурочной работы, говорилось в пояснительной записке к документу.

Исландия предложила визы работающим на удаленке с зарплатой выше $7 тыс.

Первоначальная редакция законопроекта предусматривала адаптацию так называемого права работника быть офлайн, то есть не быть на связи с работодателем круглые сутки, поясняет Никита Лютов. «Такое правовое регулирование не так давно появилось в некоторых социально развитых государствах, например во Франции. Оно должно быть у всех работников, а не только у дистанционных. Однако в результате доработки законопроекта явно была сделана уступка работодателям, и единственное, что осталось в этом отношении, — положение о том, что время взаимодействия работника с работодателем включается в рабочее время», — замечает Лютов.

«Общие правила учета рабочего времени никто не отменяет. Любое время отдыха, которое работник использует в интересах работодателя и с его указания за пределами рабочего времени, должно быть оплачено как сверхурочное», — полагает Бабич.

Почему изменилась концепция

«Юристы нам указали, [что] закрепленная в первом чтении для удаленных работников «неприкосновенность времени отдыха» — это общая норма Трудового кодекса, ст. 106 (понятие времени отдыха)», — объяснил в четверг, 26 ноября, один из авторов документа, первый замглавы фракции «Единая Россия» в Госдуме Андрей Исаев (цитата по ТАСС). По его словам, в законопроекте ко второму чтению появилось «требование об установлении порядка взаимодействия работодателя и работника в связи с выполнением работы дистанционно, передачей результатов работы и отчетов по запросам работодателя». Порядок будет устанавливаться коллективным договором (локальным нормативным актом, трудовым договором или допсоглашением), заметил Исаев.

Он напомнил, что в тексте законопроекта теперь содержится положение о том, что «время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время» и оплачивается как сверхурочная работа. «Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника. Такое «право на офлайн» позволит на деле защитить дистанционных работников», — заключил Исаев.

В нынешней редакции законопроекта речь идет о том, что взаимодействие между работодателем и дистанционным работником включается в рабочее время и такой порядок должен быть регламентирован по соглашению сторон. «По соглашению сторон, на практике в большинстве случаев — это как скажет работодатель. Никаких ограничений на то, чтобы работодатель мог установить порядок, позволяющий дергать работника круглые сутки и вести его к стрессу на рабочем месте и профессиональному выгоранию, получается, нет», — заметил Лютов. Вместе с тем норма о ненормированном рабочем дне позволяет работодателю игнорировать нормы о повышенной оплате, максимальной продолжительности и ограничении к привлечению к сверхурочной работе. «Без этой нормы, при установлении ненормированного рабочего дня дистанционному работнику никакого «права быть офлайн» нет», — категоричен завкафедрой трудового права МГЮА им. О.Е.Кутафина.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае, если он не выходил на связь без уважительной причины более двух рабочих дней подряд (за исключением случая, когда более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен отдельно). Здесь открывается большой простор для манипуляций, ведь причины, почему работник не выходил на связь, могут быть разные, встревожен глава правового департамента «Конфедерации труда России».

Дистанционная работа «не может являться основанием для снижения зарплаты», подчеркивается в законопроекте. Если же специфика деятельности не позволяет выполнять работу удаленно, должен объявляться простой и работникам выплачивается не менее двух третей зарплаты, устанавливается проектом закона.

Согласно проекту закона, работодатель выплачивает работнику на удаленке компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации (включая антивирусное ПО) и др.

, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, включая расходы на электроэнергию. Основная проблема новой редакции данной нормы в том, что хотя в ней и написано про то, что работодатель снабжает работников необходимым оборудованием, ничего не сказано про помещение для работы, замечает Лютов. «Если жилье работника не позволяет ему полноценно выполнять работу дистанционно, например у него просто нет отдельной комнаты для этого, он оказывается в крайне уязвимом положении», — отмечает он.

различия и специфика — СКБ Контур

Чем надомная работа отличается от дистанционной

О надомной работе Трудовой кодекс говорит в ст. 310. Согласно официальному объяснению, надомниками будут считаться те работники, которые:

• Заключили трудовой договор о выполнении работы на дому.
• Эта работа выполняется из материалов и с использованием инструментов и механизмов, предоставляемых работодателем или приобретаемых надомником за свой счет.

В классическом понимании это работники ручного труда, которые что-то делают на дому из материалов. Этот смысл подкрепляется и Конвенцией Международной организации труда № 177. В ней, в частности, уточняется, что под надомным трудом следует понимать работу, которую человек выполняет по месту жительства или в других помещениях по выбору, но не в производственных помещениях работодателя, за вознаграждение и с целью производства товаров или услуг, согласно указаниям работодателя. При этом лица со статусом наемных работников не становятся надомниками из-за одного только факта выполнения ими время от времени работы на дому, а не на своем обычном рабочем месте.

Надомник может привлекать в помощь себе для выполнения работы членов семьи. Но у них трудовые отношения с работодателем в этом случае не возникают. Ответственным перед ним остается именно надомник.

Трудовой договор может предусматривать компенсацию за расходы, связанные с выполнением работы на дому, а также порядок и сроки обеспечения надомников сырьем, порядок и сроки вывоза готовой продукции и др.

В ст. 311 ТК РФ определяются условия для надомного труда. Главное — чтобы поручаемые работы не были противопоказаны по состоянию здоровья, а условия их выполнения не нарушали требования охраны труда.

В трудовом договоре надомника в обязательном порядке:

• прописывается место работы, то есть место жительства;
• описывается трудовая функция;
• в качестве дополнительных условий указывается: обеспечение работника всем необходимым материалом и оборудованием, сырьем, возмещение иных расходов (электроэнергия, интернет, телефонная связь).

Чаще всего у надомников сдельная оплата труда, когда заработная плата зависит от объема выполненной работы. Однако возможны и другие системы оплаты — например, в виде фиксированного оклада.

Поскольку надомники сами распределяют свое рабочее время, работодатель не может их контролировать. В связи с этим они не могут претендовать на повышенную оплату труда в выходные, праздники или ночное время.

Образец трудового договора с надомником

Для кого предназначена работа на дому

Такой вид работы может применяться, например, родителями маленького ребенка — мамой или папой. В соответствии со ст. 256 ТК РФ они могут находиться в отпуске по уходу за ребенком и работать на дому.

В этом случае за ними сохраняется пособие по уходу за ребенком по достижению возраста 1,5 лет, но в то же время они продолжают работать.

Что такое дистанционная работа

Специфика дистанционной работы раскрывается в гл. 49.1 ТК РФ.

Её основные характеристики:

• трудовые функции выполняются вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;
• при выполнении работы и взаимодействии с работодателем используется интернет.

Так же, как и в случае с надомниками и теми, кто работает на дому в период ухода за ребенком, на дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства.

При этом в трудовом договоре о дистанционной работе следует четко прописывать детали взаимодействия с работодателем, режим работы, вопросы компенсаций и другие условия. Ранее мы подробно писали о том, как правильно оформить и уволить удаленного сотрудника.

Образец трудового договора о дистанционной работе

На законодательном уровне предусмотрено взаимодействие работника и работодателя путем обмена электронными документами, для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Особенности дистанционной работы

Пандемия COVID-19, которая сильно повлияла на развитие экономики, вынудила бизнес осваивать непривычные для него форматы работы. Если еще недавно компании ставили под большое сомнение эффективность при удаленной работе, то сегодня многие изменили свое мнение.

Государство, понимая, что тренд на удаленку будет только развиваться, отчасти из-за желания бизнеса экономить на обустройстве рабочих мест в офисах, решило усовершенствовать трудовое законодательство. Поэтому в ближайшее время в Трудовой кодекс будут внесены значительные поправки, которые уточнят понятие удаленной работы и усилят защиту тех, кто трудится удаленно.  

Даже гл. 49.1 ТК РФ, которая сейчас называется «Особенности регулирования труда дистанционных работников», изменит свое название на «Особенности регулирования дистанционной и временной удаленной работы».

Прежде всего будет ограничен перечень оснований для увольнения дистанционных работников. В действующей редакции уволить с удаленной работы можно по основаниям, предусмотренным трудовым договором. Если его трактовать широко, то в качестве оснований можно использовать отсутствие достаточного объема работы, производственную необходимость, нецелесообразность дальнейшего сотрудничества или просто решение гендиректора о расторжении договора.

Также законопроект вносит уточнения в порядок взаимодействия работника и работодателя. Он предусматривает конкретное время выполнения трудовой функции в рамках рабочего времени, установленного трудовым договором о дистанционной работе.

Порядок взаимодействия прописывается в локальных нормативных актах и трудовом договоре. Причем он может предусматривать обязанность дистанционного работника отвечать на звонки, электронные письма и запросы работодателя, сделанные в какой-то другой форме, например, в виде сообщения в мессенджере, а также срок, в течение которого работник должен отреагировать на запросы.

Если появляется производственная необходимость, работодатель может привлечь работника к выполнению трудовой функции вне установленного времени, но только с согласия работника и гарантией оплаты данной работы как сверхурочной.

Важная поправка: работник не обязан отвечать на любые запросы работодателя, поступающие вне установленного времени.

Если порядок взаимодействия не был согласован между работодателем и работником или работник не был ознакомлен с соответствующим локальным нормативным актом, то тогда он не может быть привлечен к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запрос работодателя.

Временная и комбинированная дистанционная работа

Поправки в Трудовой кодекс вводят такие понятия, как временная дистанционная (удаленная) работа и комбинированная дистанционная (удаленная) работа.

Под временной дистанционной (удаленной) работой, согласно законопроекту, следует понимать режим работы, который предполагает временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора, вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

Порядок временной дистанционной работы предусматривает:

• график — количество и периодичность предоставления рабочих дней и рабочих часов;
• способы взаимодействия работника с работодателем, обсуждения заданий и их выполнения;
• возможность использования ресурсов компании (техника, оплата расходов на использование коммуникационных технологий) по месту работы.

Комбинированная дистанционная (удаленная) работа – это режим работы, включающий одновременно и работу на стационарном рабочем месте, и дистанционную (удаленную) работу.

Установление такого режима работы осуществляется в порядке, который установлен для временной дистанционной работы.

«Гибкий график на удаленке, позволяющий жить в свое удовольствие, — это миф»

Несколько лет назад я устроилась на работу, но начальник попросил пару месяцев поработать удаленно, поскольку в офисе шел ремонт и рабочее место мне предоставить не могли. У меня прежде не было опыта удаленной работы, и предложение показалось любопытным: если не надо ходить в офис, значит, я смогу заниматься домом детьми, параллельно работая.

Но реальность оказалась иной. Чтобы справиться со всеми задачами, нужно было действительно работать весь день. Если я отвлекалась на час-другой на домашние занятия, то работу приходилось доделывать в дополнительное время.

Уже через две недели стало понятно, что удаленная работа – это вовсе не райские условия, как думалось изначально.

Это обычная работа, которая занимает ничуть не меньше времени, чем офисная, и тоже требует погружения в процесс. Именно поэтому я с большим скепсисом отношусь к заполнившим сегодня интернет историям, герои которых рассказывают, что бросили офисы и перебрались на солнечные острова или в уютные европейские городки и наслаждаются целыми днями прогулками, а работе посвящают всего несколько часов.

Плюсы удаленки

Говоря об удаленной работе, я подразумеваю, что человек является полноценным сотрудником компании и получает зарплату, которая является для него основным доходом. Но он не посещает офис, а работает из удобного ему места, будь то дом, коворкинг, парк, кафе или даже другая страна. Такой вариант действительно имеет много плюсов.

• Не нужно тратить время и средства на проезд, что принципиально, если место работы далеко от дома.
• Можно выбрать график работы. При удаленной работе зачастую (но не всегда) работники забывают о графике «с 9 до 18» и вольны распоряжаться временем по своему усмотрению.
• Работать можно в любом виде. Деловая одежда для удаленного сотрудника перестает быть необходимостью, работать можно хоть в домашнем халате, хоть в купальнике.
• Перестают досаждать неуместными разговорами коллеги. Этот факт, пожалуй, больше всего оценят интроверты, которые предпочитают тишину и уединенность.

Напрашивается вывод, что удаленная работа – и в самом деле отличное решение. Можно жить там, где нравится, работать, когда есть настроение и желание, общаться только с теми людьми, которые вызывают симпатию. А все остальное время посвящать изучению городов и стран, хобби, интересным мероприятиям и вечеринкам. Но все это лишь внешняя сторона удаленной работы, и она действительно выглядит маняще. Но давайте теперь посмотрим на удаленку изнутри.

Удаленка: взгляд изнутри

Итак, вы стали удаленным сотрудником. Очевидно, что работодатель хочет получать определенный результат и именно за него готов платить зарплату. К вам работодатель будет применять те же требования, что и к офисным сотрудникам; он справедливо полагает, что за указанную зарплату вы будете работать те же восемь часов, что и коллеги в офисе.

Мало того, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудник находился на связи в рабочие часы (в те же самые «с 9 до 18»), так что прогуливать по городу или загорать на пляже у вас не получится. Но даже если руководитель не оговаривает это условие, то работать все равно придется много.

Фото: Unsplash

Безусловно, можно пару дней посвятить походу по врачам, поездке за город или прогулке на яхте, но тогда понадобится потратить несколько ночей или выходных, чтобы все-таки выполнить работу полностью. Так что, на мой взгляд, гибкий график на удаленке, позволяющий жить в свое удовольствие, — это миф. Все преимущества такого графика нивелируются необходимостью показать качественный результат и вовремя, и ради этого понадобится серьезно работать.

К числу минусов я бы отнесла и невозможность личного общения с коллегами. Работая вне офиса, нельзя ощутить себя частью коллектива, нельзя оперативно получить совет или помощь или, в конце концов, просто поболтать, чтобы отвлечься на 10-15 минут. Иногда коллеги становятся друзьями или даже супругами, а вот удаленному сотруднику это недоступно.

Разумеется, для некоторых людей общение — не жизненная необходимость, но для других, например, для меня, это ценная составляющая. В свое время, работая на удаленке, я даже не смогла познакомиться с коллективом, общалась с коллегами заочно и узнала их по-настоящему, лишь перейдя в офис.

Еще один недостаток удаленной работы – непонимание со стороны домочадцев. Одиночки с ним вряд ли столкнутся, но люди семейные точно об этом узнают. Детям и представителям старшего поколения сложно объяснить, что работа за компьютером – это не развлечение, не досуг, не безделье, а именно работа.

Фото: Unsplash

Мало того, некоторые просто уверены, что если человек не ходит на работу, значит, у него масса свободного времени в течение дня. Я, будучи удаленным сотрудником, сама регулярно слышала просьбы: «Ты же все равно дома сидишь, сделай то и се. Ты же все равно за компьютером, посмотри/поищи/узнай». Ответ, что я не развлекаюсь, а работаю и мне нужно сосредотачиваться, вызывал недоумение и даже обиды. Если в доме есть малыши, то организовать рабочее время будет еще сложнее, но это отдельная и объемная тема.

Ну и, наконец, нужно понимать, что удаленный сотрудник – такой же сотрудник, как и остальные. Трудовой кодекс его защищает в той же степени, что и офисных коллег, но и обязанности его тоже оговаривает. Удаленного сотрудника тоже можно уволить за неисполнение обязанностей и прогулы, так что здесь у удаленки никаких преимуществ нет вообще.

Вывод

В заключение хочу отметить, что работать удаленно можно, в некоторых случаях это оптимальное решение, а иной раз и единственно возможное. Но следует отдавать себе отчет в том, что удаленка – это точно такая же работа, как и в офисе. Работая вполсилы, нельзя рассчитывать на хорошую зарплату.

Чтобы обеспечивать себя и семью, требуется вкладываться по полной и тратить на выполнение рабочих обязанностей много времени. Наслаждаться бездельем, как это описывают герои интернет-историй и роликов, гарантировано не получится. Если, конечно, вы не уникальный мега-специалист и мечта хэдхантеров, которому работодатели готовы платить огромный оклад за скромный вклад в общее дело.

---

Материалы по теме:

Учет рабочего времени удаленных сотрудников | Как вести учет рабочего времени дистанционного работника

Когда говорят об удаленной работе, обычно рассматривают её с точки зрения работника. Мы же сломаем этот шаблон и попробуем взглянуть на это явление с позиции работодателя, чтобы разобраться в механизме и понять, как встроить учет рабочего времени удаленных сотрудников в общую систему мониторинга.

Что такое удаленная работа?

Этот вопрос может показаться достаточно глупым, или, во всяком случае, достаточно наивным — ведь вполне очевидно, что под удалённой работой понимается способ трудоустройства, при котором у работника нет как такового рабочего места, а работает он вместо этого из дома. Однако это только самый общий план того явления, которое сегодня принято называть удалённой работой. Ведь на самом деле существует множество различных видов удалённой работы, каждый из которых может быть по-своему интересен грамотному руководителю.

Наиболее простой и наиболее распространённый вид — это удалённая работа по контракту (мы будем называть её дистанционной работой). В общем-то, от «обычной» работы в офисе она отличается исключительно тем, что работник выполняет возложенные на него трудовым договором обязанности не на своём рабочем месте, а дома. Достаточно часто встречается вариант «частично удалённой» работы, когда сотрудник появляется в офисе только тогда, когда в этом возникает реальная необходимость.

Другим вариантом работы является фриланс. Под этим термином сегодня понимается способ заработка, при котором специалист выполняет разовые или сравнительно редкие заказы, поступащие от различных заказчиков, не подписывая при этом с ними контрактов или договоров, подразумевающих долговременные трудовые отношения. Людей, работающих по такой схеме, называют фрилансерами. Фриланс распространён в тех областях, где достаточно просто разделить большой проект на несколько частей, и поручить небольшую часть специалисту, который отсутствует в организации в силу небольшого штата сотрудников или отсутствия необходимости в регулярном решении подобного рода задач. Достаточно часто, например, фрилансеров привлекают в различные ИТ-проекты при возникновении специфических проблем с конкретными технологиями, системами и т.п.

Собственно, большинство других вариантов удалённой работы при ближайшем рассмотрении оказываются одним из двух рассмотренных выше. Несмотря на явные отличия между ними, они имеют в себе много общего с точки зрения работодателя, и именно об этом общем мы с вами сейчас и поговорим.

Плюсы удаленной работы для работодателя

Очевидно, что как и любое другое явление, удалённая работа имеет в себе как ряд плюсов, которые способствуют самому его существованию на рынке труда, так и ряд минусов, ограничивающих распространение данного способа трудоустройства. Мы начнём с более приятной для работодателей части – с положительных сторон удалённой работы.

Самой ощутимой из них является, конечно же, всесторонняя экономия на обеспечении работы своего сотрудника, начиная с оборудования рабочего места и заканчивая платежами за электроэнергию, доступ в интернет, аренду большего по размеру помещения и т.д. В целом, за месяц сумма получается достаточно внушительная для того, чтобы всерьёз подумать о переводе на удалённый режим работы всех сотрудников, чьё присутствие в офисе не является вопросом насущной необходимости. Если посчитать при этом дополнительные расходы, которые при этом компенсируются во многих организациях (транспорт, мобильная связь и т.п.), а также совершенно обязательные атрибуты офисной жизнедеятельности: чай, кофе, печенье, канцелярские товары и т.д., – экономия получится ещё более существенной.

Ещё одним плюсом является возможность набора сотрудников не из тех, кто живёт в том городе, где работает организация, а из гораздо более широкого географического региона – фактически, со всего земного шара, если не принимать во внимание языковой барьер. Это позволяет не только находить наиболее компетентных специалистов, но и экономить на их заработной плате, потому что, как известно, заработная плата у представителей одной и той же профессии с примерно одинаковым опытом может отличаться в несколько раз, в зависимости от того, где они живут. Во многом именно на этом построен бизнес всех компаний, работающих на рынке оффшорного программирования – покупая труд программистов в тех странах, где он стоит сравнительно немного, они делают проекты для заказчиков из тех стран, где зарплата у разработчиков ПО заметно больше. То есть, опять-таки, благодаря удалённой работе компания получает возможность сэкономить на найме квалифицированных специалистов.

Ещё одним несомненным плюсом удалённой работы с точки зрения работодателя можно считать увеличение продуктивности оставшихся в офисе работников после переведения части сотрудников на удаленный режим. Механизм этого достаточно прост: меньшее количество людей производит меньше шума, меньше отвлекающих факторов порядка «пойдём покурим», и т. д.

Таким образом, как вы видите, удалённая работа несет в себя немало плюсов для организации, самым существенным из которых является оптимизация расходов, связанных с организацией рабочего места и выплатой заработной платы. Впрочем, есть и обратная сторона медали, с которой при использовании труда удаленных работников организациям также придется столкнуться.

Минусы удаленной работы

Пожалуй, самым щекотливым вопросом, касающимся удаленной работы, был, есть и будет вопрос о контроле деятельности работников. Ведь, согласитесь, в отличие от офиса, где работник всегда на виду, и где руководитель может буквально заглядывать ему в монитор, проконтролировать, чем именно занят работник дома, достаточно сложно. Хотя существуют (об этом будет идти речь далее) специальные решения, подходящие для организации подобного рода контроля, их использование тоже далеко не всегда удобно, да и вообще возможно.

Существует также еще одна проблема, заключающаяся в оплате труда работающего удаленно сотрудника. Используемая традиционно во многих коммерческих компаниях и государственных организациях повременная оплата является неэффективной, поскольку стимулирует сотрудника приписывать себе лишние отработанные часы, а не повышать эффективность труда.

Впрочем, как правило, эти две проблемы решаются «на ура» сами собой, в силу характера обязанностей, возложенных на удалённого сотрудника. Как правило, ему поручают выполнение таких заданий, которые не слишком критичны в плане времени, то есть, работать удалённый работник вполне может в любое удобное для него время дня или даже ночи. В лишнем контроле руководства при использовании схемы оплаты труда, отличной от повременной, он также не нуждается, поскольку в таком случае он имеет стимул выполнить больше заданий за одно и то же время, чтобы заработать больше. Правда, стоит отметить, что и схема с заданиями не всегда является достаточно эффективной – всё зависит от характера деятельности сотрудника.

По-настоящему серьезной проблемой при активном использовании удаленной работы в организации являются коммуникации между сотрудниками, а также, если сотрудники действительно далеко друг от друга, разница в часовых поясах. Хотя последняя ситуация более актуальна для наших восточных соседей, где даже сотрудники региональных офисов могут испытывать проблемы при коммуникациях с головным из-за разбежек по времени. В случае с удалёнными работниками проблема может возникнуть даже в том случае, если они живут в часовом поясе из-за индивидуальных особенностей каждого из них. Многие из них предпочитают работать не в рабочее время, а многие просто не имеют возможности работать в том же режиме, что и офисные работники, из-за каких-либо семейных обстоятельств. Таким образом, руководитель, отправив работнику задание по электронной почте, не может быть уверен, что тот прочитает полученное письмо в достаточно сжатые сроки, и оперативно выполнит поставленные перед ним задачи.

По той же причине уменьшается и скорость коммуникации между удалённым сотрудником и его сослуживцами, с которым он вынужден обмениваться информацией в силу рабочей необходимости. Конечно, современные средства коммуникации, включая средства быстрого обмена сообщениями (ICQ, Mail. ru Agent, Skype), мобильные телефоны, средства IP-телефонии (Skype, Gizmo) позволяют достаточно оперативно общаться с удалённым сотрудником, когда тот находится онлайн. Многие работодатели выставляют в качестве одного из условий для удалённых работников постоянное присутствие онлайн в одной из указанных систем быстрого общения. Впрочем, нельзя сказать, чтобы это было действительно удачной идеей, поскольку, как уже говорилось выше, не у всех сотрудников получается сидеть за компьютером в течение всего рабочего дня, и в итоге работодатель либо теряет ценного работника, либо не получает нужной оперативности общения из-за того, что сотрудник просто запускает ICQ или Skype, сам физически за компьютером не присутствуя и не читая получаемые сообщения.

Поэтому удаленным сотрудникам стараются получать работу, не требующую большого объёма коммуникаций с другими сотрудниками и позволяющую им выстраивать самостоятельно график работы.

Удаленная работа и информационная безопасность

Отдельно стоит указать существование такой проблемы, как обеспечение информационной безопасности организации при использовании труда удалённых сотрудников. Угроза утечек информации через удалённых работников достаточно высока, поскольку специалисты, отвечающие за информационную безопасность организации, не имеют возможности применить весь арсенал тех технических средств и политик, с помощью которых обеспечивается безопасность на рабочих станциях в офисе. Тем не менее, поскольку обеспечение безопасности является необходимым условием работы организации, приходится искать способы решения проблемы информационной безопасности при удалённой работе.

Самым первым и самым важным этапом решения данной проблемы является тщательный отбор заданий, делегируемых удалённому работнику. В идеале, каждое из передаваемых удаленному работнику поручений должно проходить экспертизу отдела информационной безопасности или другого подразделения, отвечающего за данное направление в организации. Конечно, это не всегда удобно, и поэтому обычно крупные организации, имеющие достаточно большой штат удалённых работников, довольствуются разработкой политик безопасности в отношении передаваемых таким сотрудникам задач, которыми должны руководствоваться линейные руководители, работающие с удаленными сотрудниками.

Необходим также инструктаж удаленных работников в сфере информационной безопасности и обязательное включение соглашения о неразглашении получаемых от работодателя данных для всех удалённых работников, как контрактников, так и фрилансеров. Причем в случае с последними на вопросы безопасности нужно обратить особое внимание, поскольку, фактически, фрилансер никаким образом не заинтересован в сохранении корпоративных секретов заказчика, поскольку выгода от продажи корпоративной информации зачастую превосходит стоимость той работы, которую ему заказала организация.

В отдельных случаях, когда на режим частично удаленной работы приходится переходить кому-то из ответственных работников, необходимо использовать специальные технические решения, которые позволят специалистам по безопасности контролировать, каким образом сотрудник, работающий дома, обращается с корпоративными документами. Многие современные системы защиты от утечек данных имеют поддержку так называемых endpoint-решений, позволяющих собирать информацию на рабочих местах и затем передавать её для анализа на корпоративные сервера. Большая часть таких решений ориентирована на применение в условиях, когда работник со своим лэптопом, за которым он выполняет большую часть работы, всё-таки периодически подключается к корпоративной сети, когда приходит на совещания или решения каких-либо рабочих вопросов в офис. Единственная сложность – это незаметное внедрение компонента DLP-системы, собирающего информацию, на ноутбук удаленного сотрудника.

В случае, если работник все время трудится дистанционно, и не появляется в офисе для того, чтобы endpoint-решение могло «сбросить» накопленную информацию на корпоративный сервер, возможно использование средств, которые позволяют дистанционно передавать информацию о действиях пользователя в режиме реального времени. В этом качестве могут использоваться, например, системы удаленного администрирования, которые стоят заметно дешевле, чем решения в области информационной безопасности. Правда, стоит отметить, что анализ действий пользователя удалённого компьютера потребует множества времени от отдела информационной безопасности, поэтому такого рода контроль за каждым из удалённых работников вряд ли можно считать целесообразным.

В целом, в общем случае, гораздо удобнее просто не давать в руки того, кто работает удалённо, ценных конфиденциальных документов, чем следить вручную за тем, что тот с ними делает. А применять endpoint-решения лучше в тех случаях, когда работник со своим лэптопом все-таки периодически заглядывает в корпоративный офис.

Решения для управления задачами

При постановке задач удаленным работникам целесообразно использовать единую в рамках всей организации систему управления задачами, которая позволит прозрачно отслеживать не только порученные данному работнику «фронты работ», но и готовность отдельных заданий. Такая система должна быть доступна через web, а также уметь простой и понятный пользовательский интерфейс, чтобы в нем не путались ни сами удаленные сотрудники, ни их руководители.

Подобных систем на рынке сегодня существует достаточно много. Часть из них доступны как SAAS-решения, часть могут быть специально установлены на корпоративный web-сервер. Каждый подход имеет свои плюсы и минусы. Так, например, если у компании уже сформирован корпоративный портал для сотрудников с различными сервисами, но система управления задачами в списке этих сервисов отсутствует, то разумнее воспользоваться целиком сторонним решением по модели SAAS, которое не требует интеграции с другими сервисами. Если же портала как такового нет, то лучше будет разместить систему на собственном сервере, чтобы избежать всех проблем, связанных с применением SAAS-решений. Можно, конечно же, разработать такую систему и собственными силами, однако, если в штате организации нет программистов, вряд ли будет целесообразным нанимать их только для разработки этой системы.

Система управления задачами может эффективно использоваться и теми сотрудниками, которые работают в офисе, поскольку, в общем-то, принцип постановки задач и контроля за их выполнением должен быть идентичным для обеих категорий сотрудников.

Требований, которые предъявляются к системам управления задачами, не так уж и много. Помимо web-интерфейса и прозрачности диалога с пользователем, стоит отметить необходимые возможности: поддержку календаря с отображением на нем задач, возможности автоматического назначения премий и штрафов за ускоренное или, напротив, замедленное выполнение поставленных задач, возможность прикреплять к задачам графические файлы (например, схемы, поясняющие суть работы), отправку уведомлений о назначенной задаче на электронную почту, ICQ или через SMS.

Трудно ли найти удаленных работников?

Как правило, желающих работать удалённо значительно больше, чем число вакансий для подобного рода занятости, предлагаемых компаниями. Поэтому найти сотрудника для удаленной работы обычно гораздо проще, чем того, кто должен трудиться в офисе. Другое дело, что, как правило, при публикации вакансии с возможностью удаленной работы HR-отдел рискует быть буквально атакован теми, кто увидел это объявление. И даже после того, как вакансия закрыта, а объявления с сайтов и из газет убраны, в компанию будут продолжаться звонки от желающих трудоустроиться. Поэтому целесообразнее искать кандидатов самим среди базы резюме, тем более, что таких резюме обычно достаточно много.

Что касается фрилансеров, то для их поиска можно воспользоваться специальными биржами фрилансеров, где можно найти работников практически любых специальностей из разных городов и даже стран. В русскоязычном сегменте интернета наиболее популярными биржами фриланса являются WebLancer, Free-Lance, Freelance.ru.

Биржи фрилансеров позволяют без проблем выбрать наиболее квалифицированных фрилансеров, как с помощью рейтингов, составляемых на основе оценок качества работы, оставляемых заказчиками, так и с помощью специальных примеров уже выполненных фрилансерами заданий. Конечно, если рейтинг составлен на основе небольшого числа заданий, то придавать ему излишнюю значимость вряд ли стоит, но если не один десяток заказчиков убежден в том, что этот фрилансер является профессионалом своего дела, то этому мнению вполне можно доверять. Рейтинг на биржах (по крайней мере, на старых и известных, наподобие тех, что приведены выше) достаточно неплохо защищен от «накруток», но лучше просмотреть и галерею работ, которая должна подтвердить высокий статус фрилансера.

При найме фрилансеров велик соблазн найти того, кто возьмет дешевле всего за такую работу. Но, вместе с тем, следует понимать, что, как говорится в пословице, бесплатный сыр бывает только в мышеловке. Поэтому студенты, делающие предложенную работу по демпинговым ценам, не способны предложить тот уровень её исполнения, что и профессионалы, не один год зарабатывающие деньги с помощью фриланса. Следует помнить, что вы и так экономите на найме работников, обращаясь к фрилансерам, а потому допонительная экономия, выражающаяся в найме тех из них, кто предложит не лучшее соотношение «цена–качество», а просто наименьшую цену, становится уже попросту неразумной.

Резюме

Подводя итоги всего, что сказано выше, можно сказать, что удаленная работа, прочно вошедшая в нашу повседневную реальность, при грамотном подходе гарантирует работодателю только плюсы, хотя, конечно, такие вопросы, как обеспечение информационной безопасности, должны быть продуманы заранее во всех деталях, чтобы исключить возможные неприятности со стороны дистанционных сотрудников или фрилансеров.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Перевод сотрудников на удаленную (дистанционную) работу / КонсультантПлюс

Перевод сотрудников на удаленную (дистанционную) работу

Минтруд России выпустил Рекомендации по применению гибких форм занятости в условиях предупреждения распространения новой коронавирусной инфекции на территории РФ. В частности, ведомство отметило различные формы работы на дому: удаленная, дистанционная, надомная работа.Роструд рекомендовал использовать систему электронных сервисов «Онлайнинспекция.рф» для предупреждения нарушений трудовых прав работников при переводе на дистанционную работу или принятии работодателями иных мер, направленных на предупреждение распространения коронавирусной инфекции.Роструд напомнил о недопустимости нарушения трудовых прав работников на удаленке. В частности, при переводе сотрудников на удаленную работу работодатель определяет порядок организации работы, который подразумевает график, способы обмена информацией о производственных заданиях и их выполнении, возможность использования ресурсов организации на дому.При этом, по мнению Роструда, при переводе сотрудников на удаленный режим работы, нужно создать условия для такой работы — возможность выполнять задания и поручения работодателя, связываться с компанией, а также возможность контроля.По мнению Роструда, если работник переведен на дистанционную работу, но трудится полное время и выполняет объем работы, оснований для снижения заработной платы нет.Роструд уточнил в каких случаях можно уволить работника, переведенного на удаленную работу. Ведомство сообщило, что основания для увольнения могут быть связаны исключительно с недобросовестным исполнением работником своих обязанностей, либо нарушением трудовой дисциплины.

Минтруд России пояснил, что обязательного требования проводить инструктаж и СОУТ для сотрудников, которых вернули с удаленной работы в офис, нет. Конкретный порядок проведения инструктажей по охране труда определяет работодатель в зависимости от производственной необходимости.

Информация Роструда «Сервис «Коронавирус: горячая линия» запущен на «Онлайнинспекции.рф»

Письмо Минтруда России от 23.04.2020 N 14-2/10/П-3710

Письмо Минтруда России от 15.10.2020 N 15-2/ООГ-3040

Другие документы

См. также: — Обязанности работодателя в связи со вспышкой коронавируса — Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу во время карантина из-за коронавируса COVID-19 — Образец заявления о переходе на дистанционную (удаленную) работу в связи с коронавирусом COVID-19 — Образец приказа о временном переводе работников на дистанционную работу в связи с коронавирусом COVID-19 — Как составить положение о временном переводе работников на дистанционную работу по инициативе работодателя в связи с распространением коронавируса COVID-19 — Образец положения о временном переходе на дистанционную (удаленную) работу в ситуации кризиса, вызванного распространением коронавируса COVID-19

Открыть полный текст документа

Удаленный режим работы по-новому: внесены изменения в КЗоТ

Рада поддержала в целом как Закон проект № 4051 «О внесении изменений к некоторым законодательным актам относительно усовершенствования правового регулирования дистанционной работы».

Законом вводится два самостоятельных вида работы — дистанционная и надомная:

• дистанционная работа — работа производится вне рабочих помещений или территории владельца или уполномоченного им органа, в любом месте по выбору работника и с использованием информационно-коммуникационных технологий.

• надомная работа — работа производится работником по местожительству его или в других определенных им помещениях, которые характеризуются наличием закрепленной зоны, технических средств (основных производственных и непроизводственных фондов, инструмента, приборов, инвентаря) или их совокупности, необходимых для производства продукции, предоставления услуг, выполнения работ или функций, предусмотренных учредительными документами, но вне производственных или рабочих помещений владельца предприятия, учреждения, организации или уполномоченного им органа.

Договор о дистанционной или о надомной работе заключается только в письменной форме.

Работодатели должны ознакомить работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями и другими документами с использованием определенных в трудовом договоре средств электронной связи. Соответственно подтверждение об ознакомлении допускается путем обмена электронными документами.

По письменному согласованию может устанавливаться гибкий режим рабочего времени, который предусматривает саморегулирование работником времени начала, окончания работы и продолжительности рабочего времени в течение дня на определенный срок или бессрочно, во время приема на работу или позже. О переводе на гибкий режим рабочего времени работников нужно предупредить не менее чем за два месяца. Если работник нарушает гибкий режим работы, он может быть переведен на общий режим без предупреждения за два месяца.

Надомная работа

1. Фиксированное рабочее место работника,которое нельзя менять без согласования с работодателем. Если работник не может по независимым от него причинам работать на фиксированном месте, то он имеет право его изменить, предупредив не менее чем за три рабочих дня.

2. Общий режим работы, если другое не предусмотрено трудовым договором. Продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов на неделю.

3. Не влечет за собой изменений в нормировании, оплате труда и не влияет на объем трудовых прав работников.

4. Обеспечение средствами производстваматериалами и инструментами, необходимыми для выполнения работником надомной работы, возлагается на владельца или уполномоченный ним орган, если другое не указано в договоре. Работник, в случае использования своих инструментов, имеет право на компенсацию.

5. Может вводиться приказом (распоряжением)владельца или уполномоченного им органа без обязательного заключения трудового договора на время угрозы распространения эпидемии, вооруженной агрессии, чрезвычайной ситуации и тому подобное.

6. Владелец самостоятельно решает, в какой способ поручать работнику работу и контролировать ее выполнение, и обеспечивает достоверный учет произведенной работы.

7. Может быть введена исключительно для лиц, которые имеют практические навыки выполнение определенных работ или могут быть научены таким навыкам.

8. Беременные женщины, работники, которые имеют ребенка в возрасте до трех лет или осуществляют уход за ребенком в соответствии с медицинским заключением к достижению ею шестилетнего возраста, работники, которые имеют двух или больше детей в возрасте до 15 лет или ребенок с инвалидностью, родители лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, а также лица, которые взяли под опеку ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, могут работать на условиях надомной работы, если это возможно, принимая во внимание производимую работу, и владелец предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган имеет для этого соответствующие ресурсы и средства.

Дистанционная работа

1. Работник самостоятельно определяет рабочее место и несет ответственность за обеспечение безопасных и безвредных условий труда на нем.

2. Работник распределяет рабочее время на свое усмотрениена него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка, если другое не определенно трудовым договором. При этом общая продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов.

3. Может совмещать с выполнением работником работы на рабочем месте в помещении или на территории владельца предприятия, учреждения, организации или уполномоченного им органа. Особенности совмещения устанавливаются трудовым договором о дистанционной работе.

4. Обеспечение работников необходимыми для выполнения ими своих обязанностей оборудованиемпрограмно-техническими средствами, порядок и сроки представления такими работниками отчетов о произведенной работе, выплаты работникам компенсации за использование оборудования и т.п. определяются трудовым договором о дистанционной работе.

В случае отсутствия в трудовом договоре положения об обеспечении работников необходимым оборудованием, такое обеспечении возлагается на владельца или уполномочен им орган, который организует установление и техническое обслуживание соответствующих средств, а также оплачивает расходы, связанные с этим.

5. Работнику гарантируется период свободного времени для отдыхаи определяется в трудовом договоре о дистанционной работе.

6. Работник может требовать временный, сроком до двух месяцев, перевод на дистанционную работу, если на рабочем месте относительно него были совершенные действия, которые содержат признаки дискриминации. Работодатель может отказать работнику в таком переводе, если выполнение дистанционной работы невозможно, принимая во внимание трудовую функцию работника, а также если работник не привел фактов, которые подтверждают, что дискриминация, сексуальное домогательство или другие формы насилия имели место.

7. Может вводиться приказом (распоряжением) владельцана время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника и тому подобное

8. Беременные женщины работники, которые имеют ребенка в возрасте до трех лет или осуществляют уход за ребенком в соответствии с медицинским заключением к достижению ею шестилетнего возраста, работники, которые имеют двух или больше детей в возрасте до 15 лет или ребенок с инвалидностью, родители лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, а также лица, которые взяли под опеку ребенка или лица с инвалидностью с детства подгруппы А I группы, могут работать на условиях дистанционной работы, если это возможно, принимая во внимание производимую работу, и владелец предприятия, учреждения, организации или уполномоченный им орган имеет для этого соответствующие ресурсы и средства»;

Закон также предусматривает заключение письменной формы договоров о полной материальной ответственности с работниками, которые производят работу по трудовому договору о дистанционной или надомной работе, а также установить ответственность работника за вред, нанесенный уничтожением или повреждением оборудования и средств, предоставленных в пользование работнику для выполнения работы по договору о дистанционной или надомной работе.

На работодателя возлагается обязанность систематического проведения инструктажа (обучения) работников по вопросам охраны труда и противопожарной охраны, которые могут быть проведены дистанционно с использованием современных информационно-коммуникационных технологий.

Работайте удаленно и мониторьте деятельность партнеров, конкурентов и сотрудников с помощью нового инструмента — LIGA360. IT-экосистема является единым рабочим пространством для всей команды, которая содержит персональные наборы инструментов для работы юристов, финансистов, маркетинга, службы безопасности, PR, HR и удобных внутренних коммуникаций. Узнать больше

Неожиданная правда о работе из дома

Согласно статистике (1), за последние десять лет число людей, работающих удаленно, увеличилось на 115%. Однако такая модель подходит не каждому сотруднику и не каждому работодателю. Мэтью Дженкин (Matthew Jenkin) рассматривает достоинства и недостатки работы на дому и делает неожиданные выводы.

 

Если вы работаете удаленно, вам не нужно соблюдать дресс-код. Вы сами выбираете удобный для себя график и не тратите каждый день время на дорогу до работы. А еще вам завидуют офисные сотрудники, которым такие преимущества недоступны. Перспектива сменить деловой костюм на пижаму звучит заманчиво, но как это отражается на вашей продуктивности?

Сегодня рекордное число людей в США (2) и Великобритании (3) работает из дома. Эксперты считают, что в будущем таких сотрудников станет еще больше. Исследователи бостонской консалтинговой фирмы Strategy Analytics так оценивают ситуацию: доля сотрудников по всему миру, работающих удаленно, вырастет с 38,8% в 2016 году до 42,5% в 2022 году (4). Также в исследованиях говорится о том, что через 10 лет работать удаленно будет каждый третий (5).

В таких прогнозах нет ничего удивительного. Опрос американского сайта для поиска работы FlexJobs за 2017 году показал, что 81% сотрудников считает работу на дому самым привлекательным преимуществом гибких условий труда (6). Все больше и больше компаний идут навстречу новым требованиям, предлагая сотрудникам удаленную работу или работу на дому. В 2017 году компания Amazon объявила, что к концу года наймет 5000 дистанционных сотрудников (7), а в Apple недавно разместили вакансии, предполагающие работу из дома (8).

Больший уровень вовлеченности

На первый взгляд, работа из дома имеет весомые преимущества. Все больше исследований подтверждают, что сотрудники, работающие удаленно (в том числе из дома), демонстрируют более высокую эффективность при выполнении повседневных задач, чем их офисные коллеги. В 2014 году было проведено исследование среди сотрудников китайского турсервиса Ctrip, в ходе которого сравнивалась производительность сотрудников, регулярно работающих удаленно, и тех, кто работал исключительно в офисе. Результат удивляет: удаленные сотрудники делали на 13,5% больше звонков с предложением услуг в сравнении со своими офисными коллегами (9), практически выполняя две дневные нормы. Они увольнялись в два раза реже офисных сотрудников, а уровень их удовлетворенности работой был выше.

Согласно результатам опроса, проведенного среди американских дистанционных сотрудников в 2016 году, примерно 91% людей, работающих из дома, считают, что в офисе их производительность снижается (10). По результатам опроса Canada Life Group, удаленные работники оценили свою продуктивность в 7,7 по десятибалльной шкале, а для работников офисов открытого типа этот показатель составил 6,5 балла (11). Недавнее исследование Gallup показало, что сотрудники, работающие дома три — четыре раза в неделю, гораздо чаще чувствуют себя «вовлеченными в процесс» по сравнению с теми, кто ходит в офис каждый день (12).

Недостатки системы

Удаленная работа приобретает большую популярность, однако не все видят в этом пользу. Компания LSE провела исследование, в ходе которого были опрошены более 500 сотрудников и руководителей (13). Респонденты сообщили, что для них преимущества гибкой схемы работы со временем сошли на нет. Сотрудники постепенно перестали видеть в этом какие-либо привилегии и стали вести себя так же, как и их офисные коллеги, а производительность двух групп сравнялась.

Опрошенные говорили о недостатке профессиональной поддержки со стороны своих работодателей. Исследование выявило, что качество коммуникации между сотрудниками было низким, а возможность пообщаться с глазу на глаз возникала нечасто. В результате работники начали испытывать недовольство своим начальством, так считали, что оно тормозило их профессиональное развитие. В связи с этим снижался уровень их лояльности к компании.

К похожему выводу пришли и некоторые крупные корпорации, например IDB и Yahoo, вернувшиеся к традиционной схеме работы после снижения производительности сотрудников, перешедших на «удаленку» (14).

Одна из проблем здесь заключается в том, что психология человека, перешедшего на удаленную работу, не претерпевает значительных изменений. Если вы непродуктивны в офисе, то, скорее всего, при работе из дома ничего не изменится. При этом дома вас многое будет отвлекать: телевизор, домашние заботы или испортившаяся еда в холодильнике. Чтобы работать эффективно, необходимо выработать определенные стратегии поведения.

Исследование компании Regus за 2017 год показало, что удаленные сотрудники испытывают чувство одиночества, им не хватает общения с коллегами, они постоянно подходят к холодильнику и отвлекаются на шумных домочадцев.

Работая из дома, вы можете повысить свою производительность, но это чревато чувством изолированности и одиночества

 

Общее рабочее пространство

Чтобы решить данную проблему, следует найти такое место, которое имело бы все преимущества работы из дома, но при этом не позволяло сотруднику отлынивать. Неудивительно, что вместе с ростом популярности удаленной работы выросла потребность в коворкинговых пространствах, где члены коллектива могли бы работать вместе и устанавливать полезные социальные контакты с людьми, имеющими схожие интересы. В 2017 году в мире насчитывалось 15 500 коворкингов (15). Для сравнения: в 2016 году их было 12 100, а в 2018 году эта цифра увеличится до 18 900.

Барнаби Лэшбрук (Barnaby Lashbrooke), разработчик виртуального помощника Time etc. (16) и владелец соответствующего сервиса, уверен, что офисные пространства еще долго будут оставаться востребованными и многие люди наиболее продуктивно работают именно в офисе. Лэшбрук сразу понял, что не для всех сотрудников его компании работа на дому является оптимальным решением. От офиса он решил не отказываться, однако позволил сотрудникам работать удаленно по желанию. Лэшбрук считает, что некоторые компании и работники слишком быстро перешли на удаленную работу, не подумав о том, что такая схема подходит не всем.

«Не все работают эффективно, постоянно находясь дома, — поясняет он. — Если вы всех поголовно заставите работать из дома, не проведя никакого предварительного анализа, то столкнетесь с реальным риском: сотрудники, которым необходима энергичная среда и общение с другими людьми, станут изолированными и малоэффективными, это плохо для бизнеса».

Одна из главных трудностей, с которой сталкиваются удаленные работники, — недостаток общения. Кудзи (Kudzi) утверждает, что традиционные офисы или коворкинги являются лучшей средой для проведения продуктивных совещаний и установления полезных деловых связей.

«Те самые беседы у кулера часто становятся источником новых знаний. В ходе такого взаимодействия сотрудники обмениваются большим количеством информации о текущем положении дел в компании, — рассказывает Кудзи. — Я думаю, что возможность время от времени приходить в офис — это важно. Даже если вы работаете на себя, все равно полезно найти время на неформальное общение с другими людьми».

В поиске баланса

Конечно, не следует полностью исключать возможность работы из дома. Речь идет о поиске оптимального варианта. Например, для проведения совещаний и выполнения работы с конкретным сроком сдачи можно использовать общее офисное пространство, а творческие задачи, требующие уединения, выполнять дома.

Такая схема сотрет психологическую границу между работой из дома и в офисе. Джуди Хеминсли (Judy Heminsley), автор лайфстайл-блога All Things Bright & Good и книги Work from Home, утверждает, что многим удаленным работникам трудно отойти от привычного графика «с девяти до шести», поэтому поначалу им проще придерживаться старого распорядка.

«Многим, с кем я общалась на тему удаленной работы, потребовалось несколько лет для того, чтобы наконец перестать работать «от звонка до звонка» — поясняет Хеминсли.nbsp— Люди работают по такой схеме со времен промышленной революции, так что эта привычка укоренилась в обществе. Когда вы только начинаете работать удаленно, у вас нет схемы, на которую можно опереться».

Бизнес-тренер Рут Кудзи (Ruth Kudzi) уверена, что рабочий день должен быть четко структурирован, где бы сотрудник ни находился физически. Только так он сможет работать дистанционно с максимальной эффективностью. «Ставьте сроки выполнения задач, делайте регулярные перерывы. Не беритесь за несколько дел одновременно, — советует Кудзи. — Нет нужды работать с девяти до шести, однако нужно определиться, в какие часы вы работаете с максимальной отдачей, и соблюдать дисциплину».

 

---

Мэтью Дженкин — британский журналист-фрилансер и бывший редактор Guardian Careers, веб-сайта газеты The Guardian для тех, кто находится в поиске работы или хочет сменить профессию.

Источники:

(1) https://www.flexjobs.com/2017-State-of-Telecommuting-US/

(2) http://money.cnn.com/2017/06/21/pf/jobs/working-from-home/index.html

(3) https://www.tuc.org.uk/news/home-working-fifth-over-last-decade-tuc-analysis-reveals

(4) https://www.strategyanalytics.com/strategy-analytics/news/strategy-analytics-press-releases/strategy-analytics-press-release/2016/11/09/the-global-mobile-workforce-is-set-to-increase-to-1.87-billion-people-in-2022-accounting-for-42.5-of-the-global-workforce#.Wv28O0gvw2w

(5) https://www.inc.com/suzanne-lucas/survey-most-companies-lack-a-telecommuting-policy-heres-how-to-get-yours-started.html

(6) https://www.cnbc.com/2018/01/04/the-top-25-companies-that-will-let-you-work-from-anywhere.html

(7) https://www.cnbc.com/2017/04/17/amazon-is-hiring-5000-remote-workers-this-year–but-theres-a-catch.html

(8) https://www.apple.com/jobs/us/aha.html

(9) https://hbr.org/2014/01/to-raise-productivity-let-more-employees-work-from-home

(10) https://www.forbes.com/sites/victorlipman/2016/05/02/are-remote-workers-happier-and-more-productive-new-survey-offers-answers/#32fb739e6663

(11) http://autotime.co.uk/homeworkers-more-productive-than-office-based-staff/

(12) https://www.nytimes.com/2017/02/15/us/remote-workers-work-from-home.html

(13) http://etheses.lse.ac.uk/3349/

(14) https://www.forbes.com/sites/carolkinseygoman/2017/10/12/why-ibm-brought-remote-workers-back-to-the-office-and-why-your-company-might-be-next/#6350779316da

(15) https://www.statista.com/statistics/554273/number-of-coworking-spaces-worldwide/

(16) https://web.timeetc.co.uk/virtual-assistant/index.php?kw=a%2520personal%2520assistant&ref=Google-1&gclid=EAIaIQobChMI6qne4b6N2wIVA_hRCh3CeQ8vEAAYASAAEgJNMfD_BwE

Как создать график удаленной работы и зачем он нужен

Несмотря на все статистические данные о том, как удаленная работа может повысить продуктивность, работа из дома (значение WFH) все еще является относительно новой концепцией для большинства людей, и может потребоваться много ударов и промахов, чтобы найти рабочий график удаленной работы.

В конце концов, продуктивность не является неотъемлемым навыком. На самом деле, это даже не навык; это набор привычек, которые вам необходимо постоянно формировать и которым нужно постоянно следовать.

Как удаленный сотрудник, часто могут быть большие различия между тем, как вы ожидаете провести свой рабочий день, и тем, как он на самом деле закончится. Но с небольшими изменениями в своем расписании вы можете построить эффективный график удаленной работы, который позволит вам продуктивно работать в течение всего дня.

Почему важно придерживаться удаленного графика работы?

Люди, которые только начинают удаленную работу, часто попадают в ловушки двух типов:

• Те, кто считает, что они автоматически могут быть более продуктивными сейчас, когда они не в офисе, и в конечном итоге работают так много, что это в конечном итоге приводит к снижению качества работы или выгоранию.
• Те, кто думают, что не могут работать так же эффективно сейчас, когда они дома, и в конечном итоге планируют работу, не требующую большого количества инструментов, что приводит к снижению производительности.

Время — важный ресурс для удаленного работника, и вам нужно очень тщательно планировать всю свою работу, чтобы максимально использовать свое рабочее время. Планирование может помочь вам во многих отношениях, в том числе:

• Поймите, чего вы реально можете достичь в рабочее время
• Убедитесь, что у вас достаточно времени для всех важных и важных задач из вашего списка.
• Добавьте в свой график дополнительное время для «неожиданной работы», которая может возникнуть у вас на пути
• Достаточно времени для отдыха с семьей, друзьями, хобби и физических упражнений
• Добейтесь лучшего баланса между работой и личной жизнью.

Как составить график удаленной работы

1. Заблокируйте нерабочее время

Первое, что вам следует сделать, — это заблокировать все нерабочее время, чтобы вы точно знали, сколько времени у вас есть каждый день для выполнения своих задач.Блокировка нерабочего времени также может помочь вам легче отключиться от сети в конце рабочего дня и провести четкую границу между вашей работой и семейной жизнью.

Установка строгого расписания работы также помогает вам сделать больше за меньшее время, потому что вы не чувствуете, что у вас «много времени», чтобы просто посидеть или сделать длительный перерыв.

2. Добавьте время непрерывной фокусировки в свое расписание

Есть множество вещей, которые могут отвлекать вас при работе из дома: сообщения, электронные письма от коллег, работа по дому, голодные домашние животные, члены семьи — список можно продолжать до бесконечности.Чтобы лучше сосредоточиться и создать эффективный график удаленной работы, вам нужно добавить в свое расписание непрерывное время для сосредоточения.

Идея состоит в том, чтобы заблокировать 50-60 минут сосредоточения в вашем календаре, когда вы сосредотачиваетесь только на одной задаче за раз, абсолютно не отвлекаясь. Вы можете использовать для этого таймер, перевести телефон в беззвучный режим и закрыть все остальные вкладки, чтобы ваше внимание не было привлечено к другим вещам, пока вы работаете над важной задачей.

3. Назначьте встречи в наиболее непродуктивное время.

Удаленная работа дает вам преимущество гибкости.Это означает, что вы можете составить свой собственный график в зависимости от того, когда вы наиболее продуктивны.

Например, если вы жаворонок, который обычно наиболее продуктивен в начале дня, вы можете запланировать все важные дела на утро, а затем запланировать встречи по вечерам, когда вы все равно не можете работать над сложными задачами.

Точно так же, если вы чувствуете сонливость и усталость сразу после обеда, вы можете запланировать все свои встречи на послеобеденное время.Нет ничего более воодушевляющего, чем виртуальная встреча с коллегами и общение с ними.

4. Планируйте перерывы так же, как планируете важные встречи

Перерывы так же важны, как и конкретные часы, если вы хотите оставаться продуктивным и продуктивным в течение всего дня. Непрерывная работа в течение всего дня без достаточных перерывов приведет только к выгоранию и ухудшит вашу работу.

Конечно, перерывы могут показаться довольно сложными, когда вы работаете над чем-то важным или у вас приближается крайний срок.Также часто забывают, что вы должны были сделать перерыв.

Чтобы всегда напоминать себе о перерывах, каждый день блокируйте в своем календаре 15–30-минутные перерывы. Вам не обязательно брать все запланированные перерывы, но вы должны стараться делать их как можно больше и стараться не планировать никакой другой работы во время перерывов. Каждый раз, когда наступает время для перерыва, попробуйте потянуться или немного погулять вне дома, чтобы подышать свежим воздухом.

5. Планируйте свой день, как в офисе.

Когда вы работаете из дома, вы можете составить свое собственное расписание, но это не должно означать, что вы будете работать без перерыва весь день, просто чтобы вы могли вычеркнуть все задачи из своего списка.Без надлежащих перерывов ваша продуктивность в конечном итоге снизится, и вы даже можете сгореть.

Вместо этого планируйте и структурируйте свой день, как в офисе. Следуйте своему утреннему ритуалу, чтобы подготовиться к новому дню, сделайте хороший обеденный перерыв, а затем делайте регулярные перерывы на кофе-ланч, когда вечером вы начинаете чувствовать усталость, чтобы вы могли вернуться к работе с полной энергией.

6. Создайте основные правила для своего дома

Может быть трудно сосредоточиться во время работы из дома, когда члены семьи постоянно прерывают вас или бродят вокруг вас.Работающим родителям, у которых все время есть дети дома, все может стать еще сложнее. В результате вы должны четко обсудить с членами семьи, что они могут и чего не могут делать в ваше рабочее время, чтобы ваша продуктивность не пострадала.

7. Практикуйте уход за собой даже в рабочее время

Работа на дому может быть, мягко говоря, утомительна и утомительна. Отсутствие связи с командой и накопившаяся рабочая нагрузка могут быстро накапливаться и в конечном итоге привести к выгоранию.

Вот почему вы всегда должны уделять внимание самообслуживанию каждый день, даже в рабочее время. Притормози, когда кажется, что все идет на тебя сразу. Послушайте музыку, выйдите на улицу или проведите время с семьей. Идея состоит в том, чтобы отойти от ноутбука, чтобы освежиться.

8. Не берите на себя больше задач, чем вы можете выполнить

Когда вы планируете свой список дел рано утром, легко проявить чрезмерный оптимизм и переборщить.Результат? В конечном итоге вы берете на себя больше задач, чем можете выполнить за день, а затем к концу дня вы начинаете чувствовать себя виноватым, поскольку понимаете, что невозможно выполнить все задачи, которые вы должны были выполнить.

Вместо этого вам следует ставить перед собой более реалистичные цели и брать на себя столько работы, сколько вы можете выполнить на практике.

9. Держитесь подальше от спальни

Когда вы работаете из дома, может возникнуть соблазн либо поработать в постели, либо немного вздремнуть после обеда.Но это не только может быть очень плохо для вашей производительности, но также может научить ваш мозг ассоциировать кровать со стрессом и работой, а не с расслаблением. Это, в свою очередь, может затруднить сон ночью.

Даже если вы живете в небольшой квартире, в которой нет свободных комнат, убедитесь, что ваше рабочее место расположено как можно дальше от спальни или, по крайней мере, в таком месте, где вы не можете видеть свою кровать напрямую.

10. Создайте заключительный ритуал

Отключиться от работы и уйти от ноутбука может быть так же сложно в конце дня, когда ваша личная и профессиональная жизнь находятся под одной крышей.

Чтобы создать лучший баланс между работой и личной жизнью, вы должны создать ритуал завершения работы, чтобы подготовить свой разум к отключению от работы. Вы можете проверить электронную почту в последний раз, сообщить своим коллегам, что вы выйдете из системы, и просмотреть свой список задач на следующий день.

Важно организовать свою жизнь так, чтобы поддерживать организованный и эффективный график удаленной работы. Но создание невероятно жесткого шаблона без какой-либо гибкости также может привести к выгоранию. Удаленная работа — это гибкость, и вы должны быть готовы время от времени менять свой график, не рискуя производительностью.

Использование лучших инструментов удаленной работы, чтобы не отставать от графика, также может иметь большое значение. Может возникнуть соблазн использовать все новые инструменты для повышения производительности и календаря, которые вы найдете в Интернете. Однако чем больше инструментов вы используете, тем сложнее вам будет управлять всеми своими рабочими данными.

Меньше всего вам нужно использовать столько приложений, что вы будете тратить половину своего времени на переключение между этими приложениями и поиск важных данных. Вместо этого вы можете использовать централизованный инструмент, такой как цифровое рабочее место, которое объединяет все ваши бизнес-приложения и данные вместе и позволяет вам получить доступ ко всему через единую единую панель управления.

Дополнительные ресурсы

---

Как составить расписание удаленной работы, которое подойдет вам

Независимо от того, новичок вы или опытный удаленный сотрудник, вы, вероятно, осознали, насколько сложно придерживаться правильного графика.

Утром вы можете просыпаться в сонливом состоянии, потому что вам не нужно ездить на работу и не тратить время на утренние командные беседы, чтобы настроиться на работу. Затем, когда вы, наконец, почувствуете, что находитесь в ударе и собираетесь сделать все из своего списка дел, вы можете посмотреть в окно, понять, насколько там темно, и обнаружить, что вы работали прямо во время ужина.

В HubSpot, где у нас есть парк из более чем 300 удаленных сотрудников, работающих полный рабочий день, мы часто слышим о вышеупомянутом сценарии. Кроме того, мы видели, что удаленные сотрудники в разных компаниях сталкиваются с одними и теми же проблемами.

Несмотря на то, что неудачи с расписанием, о которых я упоминал выше, довольно распространены, вы определенно не хотите, чтобы они стали частью вашего образа жизни. Иногда работа поздно ночью может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице, но регулярная работа может нанести вред вашему психическому здоровью, счастью на работе и вашему балансу между работой и личной жизнью.

Когда дело доходит до удаленной работы, плохое планирование может иметь еще большее влияние на вашу жизнь. Исследования показывают, что удаленные сотрудники, как правило, работают дольше, чем офисные сотрудники. Удаленная работа также может вызвать чувство разобщенности, изоляции и одиночества.

Если вы попали в многочисленные ловушки планирования в качестве удаленного маркетолога, это не значит, что вы плохой сотрудник или идете под откос в своей карьере. Неудачное планирование просто означает, что вам может понадобиться какая-то ежедневная структура, как и многим другим людям с неоднозначным стилем работы.

К счастью, со всеми технологиями планирования, которые у нас есть сегодня, составить план вашей рабочей недели на самом деле не так уж и сложно.

В этом сообщении блога я расскажу, как создать эффективное недельное расписание, которое позволит вам не отвлекаться от задачи, управлять несколькими проектами и уделять время поддержанию баланса между работой и личной жизнью.

Если вы заинтересованы в создании собственного календаря Google и хотите украсть некоторые из этих советов, нажмите здесь, чтобы добавить этот шаблон календаря в свою учетную запись GSuite.

Что запланировать в еженедельном календаре удаленной работы

1. Заблокируйте свое нерабочее время.

Одна из самых больших проблем, с которыми сталкиваются удаленные сотрудники, — это невозможность отключиться и отключиться после долгого рабочего дня. Без социальных сигналов, чтобы покинуть офис в конце дня, многие удаленные сотрудники сообщают, что работают дольше и у них меньше времени для социального взаимодействия вне дома, потому что они слишком сосредоточены на работе.

Как трудолюбивый удаленный маркетолог, вы можете чувствовать, что должны быть «всегда онлайн».«Однако многие из собственных удаленных маркетологов HubSpot на самом деле советуют другим, кто работает из дома, заранее установить границы своего графика.

«Легко попасться в ловушку, когда делаешь что-то в течение дня, но при этом чувствуешь, что зря потратил время и теперь нужно работать позже вечером», — говорит Ребекка Уайт, младший штатный автор блога HubSpot. . «Установление границ для себя и рутинный график помогут избежать этих ловушек».

После того, как вы обсудите свое рабочее время и границы баланса между работой и личной жизнью со своим руководителем, вы должны отметить их в своем календаре, чтобы ваша команда могла знать, когда вы доступны, а когда вышли из системы.

Один из удобных способов отметить рабочее и нерабочее время — использовать параметр «Рабочие часы» в Google Календаре, чтобы наглядно отмечать времена, когда вы не будете на часах. Это позволяет товарищам по команде видеть, когда вы предпочитаете работать, и не позволяет им планировать встречи в нерабочее время.

Чтобы сделать это в Календаре Google, просто перейдите в свой календарь, нажмите «Настройки» и прокрутите вниз до «Рабочие часы» на панели «Настройки».

После того, как вы обновите свое рабочее время, другие программы просмотра календаря будут видеть серые линии в те дни и дни, когда вы недоступны для собраний.Если вы не используете Календарь Google, некоторые другие программы планирования, такие как календарь Microsoft Outlook, аналогичным образом позволяют отмечать это время.

2. Запланируйте время для выполнения регулярных еженедельных обязанностей.

На каждой работе есть несколько еженедельных обязанностей, которые вы будете выполнять регулярно. Чтобы изолировать эти обычные обязанности, чтобы они не влияли на более крупные проекты, подумайте о том, чтобы выделить время для их выполнения каждый день.

Например, на этом снимке экрана я запланировал время, которое я посвятил созданию и планированию маркетинговых писем для блога HubSpot.Это помогает мне готовить электронные письма на ранней стадии, чтобы я мог больше времени уделять творческим проектам, разработке стратегии или другим задачам без головы. Это также позволяет мне добавить некоторую структуру в свой день, особенно при удаленной работе.

3. Создайте блоки с надписью «Пожалуйста, запрашивайте время перед бронированием» на случай, если вы будете выполнять более крупные проекты.

Иногда вам нужно иметь час или больше непрерывного времени, чтобы убедиться, что вы полностью выполнили проект. Когда встречи прерывают это время, они могут сбить вас с пути мысли или помешать вашему творчеству.

Как блогер, который также управляет стратегиями роста аудитории, я должен выполнять как обычные небольшие задачи, так и более крупные, более интенсивные задачи каждую неделю. Когда я работаю в офисе рядом с моими товарищами по команде, легко обговаривать свое расписание и расставлять приоритеты. Но когда я работаю из дома, соблазн проверить электронную почту и ответить на сообщения Slack может отвлечь меня от моей рутинной работы.

Из-за этого я планирую время для выполнения своих основных, неизменных задач, а также время, которое мне нужно, чтобы сосредоточиться на творческих проектах, таких как контент-стратегии или сообщения в блогах.Это помогает мне сохранять сосредоточенный распорядок и выполнять работу, а также позволяет при необходимости переключаться на неожиданные задачи.

В приведенном ниже примере я создал временной блок для написания блога, который многие маркетологи выполняют одновременно с множеством других задач.

4. Запланируйте регулярные встречи с коллегами, которых вы не часто видите.

Две другие распространенные проблемы, с которыми сталкиваются удаленные сотрудники, — это отключение от товарищей по команде и отсутствие видимости компании. Чтобы избежать этих препятствий, многие удаленные члены нашей маркетинговой команды планируют регулярные личные встречи или виртуальные кофейные чаты с другими коллегами.

«Я ежемесячно планирую индивидуальные встречи с коллегами, с которыми тесно сотрудничаю, но не всегда пересекаюсь на собраниях», — говорит Мег Пратер, удаленный управляющий редактор блога HubSpot. «Я также хватаю виртуальный кофе и обедаю с коллегами — и записываю свой календарь с множеством встреч лицом к лицу, когда я нахожусь в офисе».

Как удаленный сотрудник, регулярные встречи помогают вам лучше узнать свою команду, быть в курсе того, что происходит в офисе, и получить ценную информацию, которую вы можете не получить на больших встречах виртуальной команды.

5. Включите свой утренний распорядок.

Мои коллеги и я обнаружили, что мы более продуктивны в течение дня, когда у нас есть утренний распорядок.

Когда вы работаете в офисе, вы можете проснуться утром, одеться, проснуться с кофе, а затем зарядиться энергией в течение дня, слушая музыку или подкаст во время утренней поездки на работу. Когда вы работаете удаленно, в собственном доме, меньше внешних факторов, которые могут помочь вам взбодриться на предстоящий день.

Хотя у вас может возникнуть соблазн поспать, пока ваша команда не будет в сети, мы на самом деле советуем выделить время для утренних дел. Утренний распорядок дня не только позволяет вам начать свой день с правильного пути, но также дает вам время, чтобы позаботиться о себе, сблизиться с семьей или заняться какими-либо делами или делами, которые могут отвлекать вас в течение дня. .

Независимо от того, какой утренний распорядок вы выполняете, может быть полезно заблокировать это время в своем календаре, чтобы напомнить вам, что нужно уделить немного времени себе и своей личной жизни, прежде чем приступить к своему рабочему дню.

6. Делайте перерывы каждый день.

Помимо того, что по утрам вы уделяете время самообслуживанию, вам также следует не забывать делать перерывы после того, как вы погрузитесь в свой рабочий день.

Зачем отмечать перерывы в календаре, если вы уже работаете из дома? Хотя вы можете слышать, как люди говорят: «У удаленных сотрудников достаточно времени для самообслуживания», это утверждение на самом деле является одним из самых больших и самых неточных мифов, которые мы слышали.

Это миф, который Пратер отметил в недавнем сообщении в блоге:

«Я всегда думала, что стану супер-атлетичной женщиной, когда стану отстраненной.Я думала, что буду ходить на йогу каждый день во время обеда, а бегать займусь утренним перерывом. Оказывается, я иногда забываю сделать перерыв, чтобы снова наполнить чашку кофе — не говоря уже о том, чтобы бежать на занятия йогой в середине дня », — рассказал Пратер.

Делать перерывы может быть непросто, когда вы чувствуете, что создаете отличный контент или работаете в срок. Но многие из наших маркетологов говорят, что они могут помочь предотвратить выгорание и повысить творческий потенциал.

Если вы думаете, что вам нужно делать больше перерывов, но вам трудно помнить об этом, создайте в своем календаре ежедневный временной интервал от 15 до 30 минут для дневного перерыва.Вы не всегда должны использовать это время для перерыва, но напоминание календаря напомнит вам, что в какой-то момент нужно уделить время себе.

7. Заблокируйте время для других потребностей в балансе работы и личной жизни.

Как профессионал, ориентированный на карьеру, вы можете беспокоиться о том, что уделение времени своей семье или себе может создать впечатление, что вы не относитесь к работе серьезно. На самом деле все наоборот.

Рабочее место становится все более и более приемлемым для гибкой работы.По данным LinkedIn, 72% рекрутеров говорят, что гибкий график определит будущие рабочие места и успех найма.

Если ваш руководитель позволяет вам работать гибко или приостанавливать работу в течение дня из-за личного жизненного обязательства или поручения, например, забрать ребенка из школы, вы должны отметить эти события в своем календаре. Это позволит вашей команде знать, когда вы заняты и что вас нельзя записать на встречу, а также даст вам непрерывное время для поддержания баланса между работой и личной жизнью.

8.Подумайте о том, чтобы назначать как можно больше встреч в течение одного-двух дней в неделю.

Один из лучших советов, которые я получил от моих удаленных коллег, — это записываться на все мои собрания в кластере в начале недели, чтобы в конце недели оставалось больше времени для головных проектов или мероприятий.

Эту стратегию часто использует один из стратегов удаленного контента блога, Элли Декер.

«Если можете, сгруппируйте все встречи так, чтобы они проводились в течение двух или трех дней.Оставьте пару дней широко открытыми, чтобы выполнить эту упорную работу с максимальным усилием », — сказал Декер в недавнем сообщении в блоге.

Декер добавил, что вы также можете использовать это время, «чтобы выйти из дома, сменить рабочее место и не беспокоиться о том, чтобы принимать видео или телефонные звонки в шумных общественных местах».

Вот пример, чтобы помочь вам наглядно представить себе, как планировать встречи по блокам. Ниже я запланировал свои проверки на тот же день, что и еженедельное собрание команды. Затем, к среде, вы можете увидеть, что мой график расширяется и становится более гибким для более интенсивных задач.

9. Своевременно оставляйте несколько отверстий.

Если вы очень организованный человек, может быть трудно не планировать каждую секунду своего дня, но ради совместной работы вам нужно оставить в своем календаре немного незапланированного места.

Почему? Когда вы работаете удаленно, вам может потребоваться виртуальный звонок с товарищем по команде в последнюю минуту, потому что проще обсудить что-то лично или через текстовое общение.

Эта стратегия может быть особенно полезной, если вы руководитель группы, который хочет оставаться доступным для всех сотрудников.

«Будьте готовы приступить к видеозвонку, не планируя для этого время», — говорит Сюзанна Роннквист Ахмади, вице-президент HubSpot по международному маркетингу. «Сообщите своим командам, что вы доступны, с помощью инструмента обмена мгновенными сообщениями и включите« эфирное время »в свою повестку дня для отметок и быстрых чатов.

Сообщение вашего расписания

Помните, хороший график ничего не значит, если вы не говорите о своих границах и часах работы со своей командой. Чтобы убедиться, что вы придерживаетесь своего еженедельного распорядка, обязательно обсудите график, который вы устанавливаете, со своим руководителем и уведомите своих коллег о времени, которое вы установили как недоступное.Такое прочное общение поможет обеспечить соблюдение и эффективность вашего рабочего времени.

Для получения дополнительных советов о том, как стать успешным удаленным сотрудником, ознакомьтесь с этим сообщением в блоге с советами от членов нашей собственной удаленной рабочей силы. Вам также могут понравиться эти сообщения, связанные со статистикой удаленной работы, распространенными мифами и советами по привлечению внимания из дома.

Руководство по созданию расписания удаленной работы

Одна из лучших составляющих удаленной работы — это гибкость, которую она обеспечивает.Возможно, наиболее очевидным преимуществом удаленной работы для сотрудника или подрядчика является то, что вы можете работать так, как вам удобно. Очень немногие рабочие места на месте обеспечивают гибкость работы, где, когда и как вы хотите.

Но это обоюдоострый меч. Чем гибче ваше расписание, тем более усердно вы должны искать свою собственную структуру и устанавливать для себя границы там, где они вам нужны.

Удаленная работа включает в себя множество вещей, которые необходимо учитывать при составлении своего расписания, начиная от того, как вы работаете, и заканчивая вашими обязанностями перед коллегами и теми, кто дома, до вашего географического местоположения.Действительно, найти правильный баланс, который лучше всего подходит для вас, может быть непросто.

Для многих удаленных сотрудников свобода, связанная с ролью вне офиса, является частью того, что нас к ней привлекает. Нам нравится возможность составить собственный график работы. Но как узнать, что вам больше всего подходит?

В какое время вы лучше всего работаете?

В зависимости от ваших естественных биологических часов вы можете хорошо работать в 2, 18 или 9 утра. У вас может быть естественный спад в энергии рано утром (у многих из нас) или вы можете найти свои энергетические резервуары после обеда (у меня).

Биологические часы у всех разные, но большинство из нас попадают в одну из трех категорий, известных как хронотипы:

• Утренние жаворонки : Эти люди, также известные как ранние пташки, предпочитают рано вставать и рано ложиться спать. New Scientist сообщает, что под эту категорию попадает около 10% людей.
• Ночные совы : С другой стороны, эти люди любят спать и ложиться спать поздно, обычно после полуночи. Около 20% из нас — полуночники.
• Между : Остальные из нас (подавляющее большинство) подходят где-то посередине между этими двумя краями спектра.

Утренний день жаворонка, например, может выглядеть примерно так:

Ночные совы испытают аналогичный день, только он будет перенесен на несколько часов позже.

Если вы — сова, пытающаяся устроиться на работу с 9 до 5, вам придется нелегко. С другой стороны, утренние жаворонки изо всех сил стараются не ложиться спать допоздна и не будут столь продуктивными, если им придется работать по ночам.

Понимание того, как работают ваши биологические часы, поможет вам найти наиболее продуктивное время, наименьшие потери энергии в течение дня и лучшие часы для сна.

Если вы жаворонок, вам стоит выделить утренние часы для сосредоточенной непрерывной работы. Ночные совы, вероятно, захотят сэкономить свои вечерние часы для того же.

Возможно, вы не вписываетесь в крайности этой шкалы, но даже обнаружение, что вы наиболее внимательны и сосредоточены поздно утром, а не прямо в 9 утра, когда вы начинаете работу, может быть полезным пониманием. Вы можете попробовать начать свой рабочий день позже и закончить позже, чтобы воспользоваться своим естественным пиком, или начать с малоэнергетической работы, например, наверстывать упущенное на встречах и переписке, прежде чем приступить к самой важной работе непосредственно перед обедом.

Где вы работаете лучше всего?

Когда все, что вам нужно для продуктивной работы, — это хорошее подключение к Интернету, вы можете найти так много мест для работы. Вы даже можете хорошо поработать в парке с помощью мобильного Интернета. Я знаю не так много людей, которые работают в офисе и регулярно проводят послеобеденное время, чтобы поработать в парке.

Удаленная работа дает вам свободу найти место, которое вам больше всего подходит, или перемещаться между помещениями в течение дня, если это вам нравится (Джоэл Руньон называет эту рабочую станцию ​​попкорном и клянется в этом для повышения производительности).Если вам повезло и у вас есть коворкинг или отличное кафе с Wi-Fi поблизости, вы можете пользоваться преимуществами работы с другими людьми. Или, если вы предпочитаете тишину и покой, вы можете арендовать офис (общие офисные апартаменты в настоящее время доступны почти повсюду) или создать себе рабочее место дома.

Если вам нравится работать с определенным оборудованием, таким как второй экран, ваша собственная звуковая система, удобное кресло или определенная клавиатура, вы можете настроить лучшее рабочее место в своем собственном офисе, не беспокоясь о влиянии на других людей.Или, если вы предпочитаете перемещаться с немногим большим, чем ноутбук и пара наушников, вы можете наслаждаться более кочевым стилем работы, переключаясь на новое пространство каждый день.

Как вы работаете лучше всего?

В то время как большинство из нас находится где-то в середине шкалы интровертов-экстравертов, те из нас, кто больше склоняется в ту или иную сторону, остро ощущают эту разницу в своем рабочем пространстве.

Если вы достаточно замкнуты, общение с другими людьми истощает вашу энергию, и вам нужно побыть в одиночестве, чтобы подзарядиться.Работа в шумном открытом офисе может плохо сказаться на самочувствии и продуктивности интроверта.

С другой стороны, экстраверты черпают энергию, находясь рядом с другими людьми, и, как правило, чувствуют себя опустошенными, проводя слишком много времени в одиночестве. Работа дома без межличностного взаимодействия в течение всего дня может свести экстраверта с ума от разочарования и скуки. (Здесь может помочь Google Hangouts, но нет ничего лучше, чем прямое общение в одной комнате.)

Понимание того, где вы подходите на этой шкале, может иметь огромное значение для того, насколько хорошо вы настроите свое рабочее пространство и расписание.Например, интроверт может попытаться назначить встречи или звонки на периоды низкой активности в течение дня или в конце дня, когда остается не так много тяжелой работы, на которой можно было бы сосредоточиться. Для экстраверта начало дня со встреч и звонков могло бы стать огромным зарядом для их энергии и помочь им быть более продуктивными в течение остальной части дня.

Если вы не уверены, где вы находитесь по шкале интроверта-экстраверта, попробуйте этот тест, чтобы понять, где вы сидите. Затем вы можете использовать эту информацию, чтобы помочь вам составить график, который наилучшим образом соответствует вашим потребностям в энергии.

Как работает ваша удаленная команда?

Независимо от того, работаете ли вы в команде или независимо, иногда вам нужно будет координировать свои действия с другими людьми. Хотя удаленная работа дает вам свободу создавать расписание, которое вам подходит, вам также необходимо принимать во внимание расписания других людей, с которыми вам нужно взаимодействовать.

Когда ваша команда распределена по миру, это также означает учет часовых поясов. Хороший способ справиться с этим — найти время перекрытия расписания с удаленными коллегами, что обычно хорошо работает для всех участников.

Например, вы можете отметить, что одному коллеге обычно доступно , чтобы поболтать с вами с 10 утра до 12 часов вашего времени, а второму коллеге обычно доступно с 16 до 17 часов вашего времени. Затем вы можете попытаться организовать с ними встречи соответствующим образом.

Гибкость удаленной работы может означать, что вы можете свободно менять свое рабочее время, когда вам нужно, будь то помощь другу с переездом, назначение встречи в рабочее время или времяпрепровождение с семьей.Хотя мне нравится эта разница по сравнению с установкой рабочего времени, когда вам нужно присутствовать, я также знаю, что это может усложнить задачу вашим коллегам, которые не всегда могут предположить, что вы доступны.

Вот почему наличие периода времени — даже всего несколько часов — когда у вас , обычно , доступно, и сообщая об этом членам вашей команды, может быть отличным способом сбалансировать ваш график и вашу приверженность команде. Как и во многих других вещах, общение является ключевым моментом.

И, конечно же, могут помочь технологии.Мне нравится использовать приложение для панели меню Mac под названием Часы, чтобы отслеживать все часовые пояса, с которыми я часто общаюсь. В Buffer один из разработчиков создал внутренний инструмент, показывающий, какие члены команды находятся в каждом часовом поясе и какое у них местное время, чтобы было еще проще отслеживать всех.

Ваша личная жизнь и образ жизни

Есть что-то особенное в том, как гибкость удаленной работы влияет на вашу домашнюю жизнь. Если вы справитесь с этим хорошо, вы сможете проводить больше времени со своей семьей и друзьями, проводить с ними самые важные моменты их жизни и находить способ для своей работы поддерживать всю оставшуюся жизнь, а не отвлекаться от нее. .

Еще одна замечательная особенность удаленной работы — это то, что она может поддержать вас во время путешествий. Если вы хотите увидеть мир больше, работа во время путешествий — отличный способ сделать это. Когда вы работаете удаленно, вы можете приспособить работу к своему графику, чтобы вы могли видеть места, которые вы посещаете, и максимально использовать свои впечатления от путешествий, сохраняя при этом свою приверженность своей команде.

Генеральный директор

Buffer Джоэл Гаскойн написал о своем недавнем путешествии и работе. Посмотрев 11 городов за 3 месяца, Джоэл решил, что более медленный темп больше подойдет его образу жизни:

Находиться в новом месте означает приспосабливаться ко многим новым вещам, даже таким простым, как поиск продуктовых магазинов и мест, где можно перекусить.Все занимает немного больше времени, чем то, к чему вы привыкли в месте, где у вас были месяцы или годы, чтобы освоиться и освоиться, и это может немного расстраивать, если вы этого не ожидаете.

Джоэл теперь проводит больше времени в каждом месте, которое он посещает, пытаясь завязать более крепкие дружеские отношения по всему миру, увидеть больше о каждом месте, куда он отправляется, и поддерживать более продуктивный рабочий процесс:

С тех пор, как я решил приспособиться к медленным путешествиям (подробнее об этом ниже) и остаться на Гавайях на 4-5 месяцев, я достиг, возможно, самого лучшего за последние годы потока, как с точки зрения моей работы над Buffer, так и моих целей в фитнесе.

Соучредитель

Toptal Бринден Бенешотт применяет аналогичный подход к новому более медленному стилю путешествий Джоэла. Бреанден любит оставаться около 3 месяцев в каждом новом месте, которое он посещает по тем же причинам, что и Джоэл: чтобы более полно познакомиться с культурой, познакомиться с людьми в каждом месте и помочь ему делать больше в перерывах между поездками:

Энергетические поездки по 9 странам за 3 недели для студентов на каникулах. Вам нужно перестать путешествовать и сосредоточиться на работе.

Бреанден также подчеркивает, что длительное пребывание легче для вашего кошелька, поскольку вы часто можете получить более выгодную сделку для среднесрочного проживания в квартире или для аренды автомобиля.

Заставляем работать на вас

Баланс — самый важный ключ к правильному составлению графика удаленной работы. Принимать во внимание все вещи, которые мы обсуждали — и уравновешивать их друг с другом — сложно, поэтому я предлагаю работать над одной большой областью внимания за раз, пока вы не найдете то, что работает для вас, а что нет.

Тот факт, что не существует единого «правильного ответа» с точки зрения графика удаленной работы, означает, что у вас есть возможность настроить расписание, которое поможет вам получить от жизни максимум удовольствия, оставаясь продуктивным и эффективно поддерживая своих коллег.

Как создать график удаленной работы (с шаблонами) — Clockify Blog

В тот момент, когда я пишу это предложение, около полудня, у меня уже середина рабочего дня. Я работаю из дома и каждый день придерживаюсь одного и того же рабочего распорядка. Итак, мой рабочий день начинается около 8 или 9 утра, поэтому я заканчиваю около 16 или 17 часов. И когда дело доходит до таких глубоких рабочих задач, как написание этого сообщения в блоге, я предпочитаю заниматься этими задачами в утренние часы и перед обеденным перерывом.

Теперь, если вы также являетесь удаленным сотрудником, убедитесь, что добавление структуры к вашим рабочим дням очень помогает. При правильном графике удаленной работы, который соответствует вашим потребностям, у вас будет больше шансов выполнить все свои задачи вовремя. В этой статье мы рассмотрим:

• факторы, которые следует учитывать при составлении расписания,
• ценных советов о том, как создать эффективное удаленное расписание, а
• шаблонов для сотрудников с гибким и фиксированным расписанием.

Что следует учитывать перед составлением расписания

Когда вы составите план своей работы на дому, у вас будет более четкое представление о том, сколько времени вам нужно для повседневных задач и как расставить приоритеты для наиболее важных. Таким образом, вы будете более реалистичны в том, что вы способны делать в течение дня. Кроме того, вы сможете выделить время для своей семьи и друзей, что улучшит баланс между работой и личной жизнью.

Вот что вы должны спросить себя, прежде чем приступить к составлению графика удаленной работы:

В какое время вы лучше всего работаете?

Некоторые люди процветают в утренние часы, а другие — в вечернее время.Это прекрасно, потому что мы не все одинаковы. Наши биологические часы работают по-другому, поэтому некоторые из нас испытывают спад продуктивности после обеда, а некоторые — утром.

Если вы можете переставить задачи по своему усмотрению, всегда учитывайте этот фактор. Например, если вы легко встаете утром и чувствуете себя отдохнувшим и готовым к работе, используйте это время для выполнения самых важных задач. Как только ваш уровень энергии начнет снижаться примерно в 14 или 15 часов, займитесь менее важными задачами.То же правило касается тех, кто любит поспать и начинает свой рабочий день немного позже. Если вы не жаворонок, не чувствуйте себя обязанным вставать слишком рано только потому, что некоторые успешные бизнесмены предлагают это сделать. Следуйте своему собственному ритму, и вы добьетесь лучших результатов.

Где вы работаете лучше всего?

Если вам легче сосредоточиться на своих задачах, работая дома, то и там вы будете более продуктивны. В таком случае решите, где будет находиться ваш домашний офис.Идеально было бы иметь для этой цели целую комнату. Но, если такой возможности нет, то остановите свой выбор на тихом уголке комнаты. Если вам нужно больше информации об оборудовании для домашнего офиса, у нас есть блог о вещах, которые вам понадобятся при работе из дома.

С другой стороны, если вы социальная бабочка и вам не нравится работать в одиночку, вы всегда можете пойти в коворкинг. Это идеальное место для встреч с другими удаленными сотрудниками во время работы. Или вы можете переключаться между домашним офисом и ближайшим кафе.Просто имейте в виду, что такая шумная обстановка может не подходить для случаев, когда вам звонят или когда вам нужно уложиться в срок.

У вас есть члены семьи или домашние животные, о которых вам нужно позаботиться?

Еще один момент, который следует принять во внимание, — нужно ли вам заботиться о своих детях, пожилых членах семьи или домашних животных. Например, если вам нужно отвезти детей в школу в 8 утра, то планируйте свое рабочее время с 9 утра. Или, если у вас строгий график работы, вставайте немного раньше и делайте это перед работой.

Когда вы получите все эти ответы, составить график удаленной работы станет намного проще. Итак, если вы решите выполнять свою работу в коворкинге, имейте в виду, что вам также понадобится время для поездок на работу. Или, если вы решите работать из дома, не забудьте сообщить семье или партнеру о своем рабочем времени. Кроме того, такие обязанности, как выгул собаки или вождение детей в школу, будут выполняться до или после работы.

Давайте взглянем на несколько полезных советов, как сделать это расписание более удобным для вас.

Как составить эффективный график удаленной работы

У некоторых удаленных сотрудников гибкий график работы, в то время как другие должны соблюдать строгий график. Таким образом, то, как вы структурируете свой рабочий день, будет зависеть от того, будут ли у вас фиксированные часы работы.

В любом случае, у нас есть бесценные советы по созданию распорядка удаленной работы независимо от вашего рабочего времени.

Установите временные рамки для вашей личной деятельности и в нерабочее время

Если у вас есть возможность выбирать часы работы, вы можете разбить задания на несколько рабочих периодов с парой часов перерыва между ними.Теперь во время этих перерывов вы можете заняться своими личными делами, например, выгуливать собаку, отвозить детей в школу или заниматься спортом. Если у вас есть фиксированное расписание, вы сможете выполнять эти поручения до или после работы.

Чтобы коллеги и клиенты не беспокоили вас, когда вы находитесь вдали от компьютера, добавьте эти часы в свое расписание и отметьте их как личные действия / нерабочее время. Так вы сможете провести свободное время и заняться делами. Кроме того, вы дадите знать своим коллегам и клиентам, когда вы недоступны для звонков и встреч.Кроме того, эти занятия помогут вам расслабиться и работать более продуктивно.

Более того, этот удобный прием обеспечит вам правильный баланс между работой и личной жизнью. Говоря об этом, вот как Мэтью Пакстон, удаленный работник и основатель Hypernia, описал важность совмещения работы и жизни:

« Я понял, что мы должны быть подходящей работой в нашей жизни, а не приспосабливать нашу жизнь к работе . Вот почему я взял за правило все, что связано с работой, ограничивать своим домашним офисом.Больше не нужно проверять электронную почту по утрам или брать ноутбук с собой за обеденный стол. Наши хобби, увлечения, отношения и время, которое мы тратим на заботу о себе, — все это неотъемлемая часть того, чтобы мы были наиболее продуктивными версиями самих себя. ”

Работа по первоочередным задачам

Начиная свой удаленный рабочий день, логично выделить первые часы работы для приоритетных задач. Итак, после того, как вы закончили свои личные дела и проверили электронную почту на наличие каких-либо чрезвычайных ситуаций, обязательно выполняйте все важные задания в течение как минимум двух часов.

Еще лучше в конце каждого дня записывать свои приоритетные задачи на завтра. Вот как Рувим Йонатан, основатель GetVoIP, решает, что важно:

« Я расставляю приоритеты по приоритетам списка A, B и C. Задачи из списка A — это «необходимо выполнить», и я установлю для них крайний срок, а также время для их выполнения. Список B — это элементы, которые важны, но при необходимости их можно добавить, поэтому у меня немного больше гибкости. Элементы C должны быть выполнены в какой-то момент, но будут вставлены, когда это возможно.Я так строю свой календарь и смотрю, что подходит. Иногда вам нужно сократить расходы, но главное — это расстановка приоритетов. ”

Таким образом, утром вам нужно будет заняться сначала заданиями A, а затем заданиями B.

Если у вас ежедневная встреча по утрам, вы можете приступить к своим приоритетным задачам, как только встреча закончится.

Еще один практический способ научиться лучше расставлять приоритеты — это матрица Эйзенхауэра. Этот метод научит вас распознавать то, что важно, и поможет вам лучше управлять своим временем.

Работайте над менее важными задачами позже

Вы выполнили свои приоритетные задачи, и теперь самое время начать работать над другими задачами, которые у вас есть на регулярной основе. В зависимости от того, что вы делаете, это могут быть повторяющиеся задачи, которые вы выполняете ежедневно или раз в неделю.

Оставьте время для глубокой работы

Кэл Ньюпорт, автор множества книг о технологиях и культуре, говорит, что когда дело доходит до умственной работы, есть два типа задач. Итак, имеем:

1. Основные задачи : благодаря этим заданиям вы продемонстрируете, насколько вы хороши в своем деле.Пример: любые задачи, за выполнение которых вам платит ваш клиент.
2. Периферийные задачи : те задачи, которые вы должны выполнить, но они не дают никакого представления о том, насколько вы успешны на работе. Пример: ответ на электронные письма.

Хотя периферийные задачи важны, основные задачи являются сердцем и душой вашей работы. И как лучше всего выполнять эти основные задачи? Что ж, вам нужно выполнить некоторую глубокую работу, иначе говоря, действия, которые предполагают использование ваших когнитивных навыков. Очень важно, чтобы вы не отвлекались на глубокую работу.Таким образом, наушники с шумоподавлением — ваш лучший друг в это время.

Вы должны выделить пару часов в день для глубокой работы. В идеале вы хотите заниматься глубокой работой в наиболее продуктивное время дня. Если вам легче сосредоточиться на работе днем, выделите время для более глубокой работы, скажем, с 16:00 до 18:00.

Запишитесь на встречи в течение одного или двух дней

Согласно Flexjobs, совместное планирование всех встреч и звонков в течение одного или двух дней в неделю обеспечивает бесперебойную работу и повышает продуктивность сотрудников.Если вы запланируете встречи таким образом, у вас будет остаток недели для других дел. Более того, поскольку у вас будут дни без встреч, вы сможете работать, не отвлекаясь, и сосредоточиться на глубокой работе.

Оставить пропуски в расписании на незапланированные действия

Невозможно планировать каждую секунду недели заранее. Иногда у вас появляется неожиданная задача или что-то срочное, о чем нужно позаботиться. Или, может быть, вам придется пойти к стоматологу или отвезти собаку к ветеринару.

Чтобы подготовиться к подобным ситуациям, блокируйте хотя бы один час работы в день.Конечно, если ваш день идет по плану и нет чрезвычайной ситуации, вы можете использовать этот период для серьезной работы или составления планов на следующую неделю.

Рассмотрите возможность проведения ритуала в конце рабочего дня

Удаленным сотрудникам иногда сложно отключиться от сети после работы. Поскольку они не выполняют свою работу в офисе, границы между работой и личной жизнью могут быть размыты. Особенно это актуально для тех, кто работает из дома.

Вы должны знать, что расслабиться и не думать о работе, когда вы не на работе, — важные шаги в предотвращении выгорания.Итак, как заставить разум выключить рабочий режим и начать расслабляться? Один из способов сделать это — использовать ритуал окончания рабочего дня.

Какие действия включает в себя этот ритуал? Что ж, вы можете использовать свой последний рабочий час, чтобы проверить свою электронную почту и ответить на любые вопросы. Кроме того, вы можете сообщить своим удаленным коллегам, что скоро уйдете на работу, на случай, если им понадобится что-то еще от вас. Вдобавок напишите список дел на завтра.

Шаблон удаленного графика работы для гибкого рабочего времени

Теперь, когда вы узнали, что нужно включить в свой график удаленной работы, мы покажем вам, как может выглядеть ваш рабочий план, если у вас гибкий график работы.

Скачать Гибкий график удаленной работы

На скриншоте выше вы заметите, что ежедневные рабочие задачи разбиты на несколько разделов. До и после этих рабочих сеансов существуют периоды времени, называемые Личными / нерабочими часами. Итак, если у вас есть возможность организовать свое рабочее время по своему усмотрению, вы можете использовать эти свободные временные рамки для своих личных дел, таких как выгул собаки, покупка продуктов, упражнения, приготовление ужина и т. Д. Добавление этих полей в ваш удаленный план жизненно важно, если вы хотите поделиться своим расписанием с другими коллегами или клиентами.Следовательно, они будут знать, что в эти часы с вами не следует записываться.

Говоря о собраниях, вы заметите, что в этом плане собрания и звонки запланированы только на понедельник и вторник. Поскольку в остальные три дня недели встречи не проводятся, остается больше места для глубокой работы. Кроме того, каждый день включает в себя такие занятия, как приоритетные задачи, электронные письма и обычные задачи.

Как мы упоминали ранее, вы всегда должны оставлять свободное время для непредвиденных задач или личных чрезвычайных ситуаций.Таким образом, это также рассматривается в шаблоне как поле Открытое время.

Наконец, мы включили блок «Ритуал закрытия» и здесь. Таким образом вы получите напоминание, когда пора уходить.

Помните, что вы можете использовать этот шаблон по своему усмотрению. Например, вместо названия «Приоритетные задачи» вы можете ввести название своих самых важных задач на каждый день. А еще лучше составьте свой недельный план, персонализируя этот шаблон.

Шаблон графика удаленной работы для фиксированного рабочего времени

Если ваша удаленная работа состоит из фиксированных часов, у вас будет довольно разнообразный график.Вместо того, чтобы заниматься своими личными делами в течение дня, вы будете заниматься ими до или после работы. Но как только вы закончите свой рабочий день, вы сможете расслабиться и провести весь день в свободное время.

Скачать Фиксированный график удаленной работы

В данном случае мы сделали шаблон для сотрудника, который работает с 9 до 17 часов. Как видите, здесь сгруппированы рабочие часы, а личные дела проходят утром, днем ​​и вечером.

Разница между первым шаблоном и этим шаблоном состоит в том, что фиксированное расписание удаленной работы содержит поле с именем Время открытия плюс перерыв на обед. Это ваше напоминание о необходимости сделать перерыв и пообедать в течение незапланированного часа.

Остальные временные блоки такие же, поэтому у вас есть приоритетные задачи, связанные с электронной почтой и обычными задачами, затем встреча и звонки по понедельникам и вторникам. Со среды по пятницу следует избегать встреч и сосредоточиться на глубокой работе. Поскольку часы установлены, заключительный ритуал проводится каждый день в одно и то же время.Это гарантирует, что вы закончите свой рабочий день правильно и вовремя, а затем перейдете в режим отключения.

Как и в случае с Гибким графиком удаленной работы, не стесняйтесь настраивать этот шаблон по своему желанию.

Заключение

Telecommuting предоставляет вам большую гибкость. Вы можете выполнять задания из домашнего офиса, в парке или в коворкинге. Для некоторых сотрудников удаленная работа также означает возможность выбирать часы работы, в то время как для других часы фиксированы.В обоих случаях наличие недельной структуры творит чудеса для вашей продуктивности. Следуя графику удаленной работы, вы будете вовремя выполнять задания и выполнять повседневные личные дела. Кроме того, вы сможете проводить время с семьей и друзьями, что играет важную роль в поддержании баланса между работой и личной жизнью.

✉️ Как насчет вас? Вы составляете ежедневные или еженедельные графики удаленной работы? Если да, считаете ли вы их полезными?

Присылайте свои ответы, предложения и комментарии на blogfeedback @ clockify.я, и мы можем включить их в этот или будущий пост.

Управление гибким графиком работы

Обзор

Пандемия COVID-19 привлекла внимание к гибким условиям работы, особенно удаленной работе. Поскольку многие штаты издают приказы о домохозяйствах и разрешают только основным предприятиям сохранять свои физические адреса открытыми, неподготовленные работодатели были вынуждены внедрять гибкие варианты работы на лету. См. Коронавирус делает работу из дома новой нормой и полные результаты опроса: удаленная работа во время COVID-19.

По мере отмены приказов о социальном дистанцировании и возобновления работы предприятий запросы сотрудников на гибкий график и условия удаленной работы станут частью новой нормы. Теперь, когда многие работодатели убедились, насколько успешной может быть удаленная работа для их организаций или как можно использовать часы работы, отличные от обычных с 9 до 5, без ущерба для производительности, предложение гибких графиков работы стало более обычным явлением.

Даже в отсутствие пандемии гибкий график работы может улучшить набор и удержание сотрудников, усилить организационное разнообразие, способствовать этичному поведению и помочь усилиям организации по обеспечению социальной ответственности.Работодатели могут сэкономить на расходах, улучшить посещаемость и производительность, а также повысить вовлеченность сотрудников. См. Повышение гибкости рабочего места для взаимодействия и производительности.

Взвешивание возможностей и проблем

Многие работники в США теперь считают баланс работы и личной жизни и гибкость наиболее важными факторами при рассмотрении предложений о работе. Фактически, 81 процент сотрудников заявили, что были бы более лояльны к своим работодателям, если бы у них были гибкие варианты работы, согласно опросу 2020 года, проведенному FlexJobs.

Однако предложение гибкого рабочего графика может повлечь за собой смену парадигмы для организаций, особенно небольших, которые могут не располагать критической массой технологий, бюджета, управления и конкурентоспособной гибкости, необходимой для широкого использования гибких рабочих схем.

Возможности

Гибкий график работы предлагает многочисленные преимущества как работодателям, так и работникам. К таким льготам относятся:

• Помощь в подборе персонала.
• Повышение морального духа рабочих.
• Управление посещаемостью сотрудников и сокращение прогулов.
• Повышение удержания хороших рабочих.
• Повышение производительности.
• Создание лучшего баланса между работой и личной жизнью работников.
• Минимизация вредного воздействия на глобальную экологию. Определенные гибкие условия работы могут способствовать усилиям по обеспечению устойчивости за счет сокращения выбросов углерода и «следа» на рабочем месте с точки зрения создания новых офисных зданий.
• Обеспечение непрерывности бизнеса в чрезвычайных обстоятельствах, таких как погодная катастрофа или пандемия.

См. Гибкость рабочего места необходима для бизнеса, говорит спикер.

Общекорпоративная политика Unilever разрешает более 100 000 сотрудников — всем, кроме производственных рабочих, — работать в любое время и в любом месте, если они отвечают потребностям бизнеса. При составлении экономического обоснования политики руководство определило следующие преимущества:

• Поездки. Технология конференц-связи, такая как Skype, снизила бы командировочные расходы.
• Технологии. Модернизация технологий поможет компании сохранить конкурентоспособность и сделать бренд Unilever лучшим местом для работы. Затраты будут компенсированы другой экономией.
• Недвижимость. Кабины и офисы будут преобразованы в помещения общего пользования, что снизит потребность в площадях на 30 процентов. Сайты будут преобразовываться постепенно по истечении срока аренды.
• Здоровье. Фитнес-услуги на территории отеля позволят повысить удовлетворенность сотрудников, снизить заболеваемость и сократить расходы на страхование.
• Баланс работы и личной жизни. Расширение прав и возможностей работников улучшит баланс между работой и личной жизнью. Рейтинги удовлетворенности вырастут, и набор сотрудников упростится.
• Устойчивое развитие. Сокращение командировочных расходов, расходов на электроэнергию в офисе и бумажной волокиты уменьшит воздействие на окружающую среду.
• Удержание и взаимодействие. Гибкость повысит ценностное предложение работодателя, улучшит удержание и поддержит разнообразие.

Проблемы

Менеджеры, которым поручено реализовать стратегические цели, связанные с гибким графиком работы, должны помнить о многих вещах:

• Поддержание программ, соответствующих реальным потребностям / желаниям работников.
• Сосредоточение внимания на уникальных потребностях определенных групп работников без создания второго класса работников и без участия в незаконном несопоставимом обращении или несопоставимой дискриминации воздействия.
• Широкое общение для достижения преимуществ гибкого графика работы.
• Соблюдайте осторожность при удалении программы, которая не работает или больше не актуальна для достаточного количества сотрудников. Любая потеря пособия может подорвать моральный дух, даже если им воспользовались всего несколько рабочих. Работодатели должны рассмотреть возможность постепенного отказа от непродуктивных программ.

Кроме того, управление переходом от традиционной рабочей среды к более гибкой рабочей среде может создать или пролить свет на различные управленческие проблемные места, такие как:

• Сопротивление высшего руководства изменениям.
• Вопросы контроля, особенно в части надзора за работой.
• Работа в команде с разрозненными участниками и весьма разнообразными графиками.
• Обеспечение безопасности персонала и данных.

Гибкость местоположения

Гибкость местоположения означает меры, позволяющие сотрудникам работать удаленно с основного рабочего места. Удаленная работа / удаленная работа — наиболее распространенный тип местоположения гибкость. См. HR Страница центра ресурсов: удаленная работа.

Дистанционная работа

Дистанционная работа, также известная как удаленная работа или удаленная работа, включает использование компьютеров и телекоммуникационных технологий для преодоления ограничений, связанных с местом или временем на работе.В глобальной экономике физическое местонахождение стало менее важным, чем эффективность операций. Удаленная работа может происходить из дома, в центре удаленной работы, в самолете или автобусе.

Удаленная работа лучше всего подходит для работ, требующих независимой работы, небольшого личного взаимодействия, концентрации, измеримого рабочего продукта и мониторинга на основе результатов (а не на основе времени). Тем не менее, удаленная работа известна на рабочих местах — даже на должностях в сфере управления персоналом — которые не соответствуют этому шаблону.

Удаленная работа также может быть предложена в качестве разумного приспособления в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями.

Дистанционная работа стала широко распространенной практикой, и большинство организаций, которые ее разрешают, разрабатывать показатели для отслеживания рентабельности инвестиций. Удаленная работа часто включает эти три различных типа:

• Регулярная, повторяющаяся удаленная работа, например, когда сотрудник проводит каждый рабочий день или регулярно запланированные рабочие дни, работая из домашнего офиса или другого удаленного офиса.
• Краткая, эпизодическая удаленная работа, например, когда сотрудник пишет отчет или готовит электронную таблицу из домашнего офиса в нерабочее время или по выходным, или просто работает из дома, чтобы не отвлекаться.
• Временные или аварийные работы, такие как работа из дома для обеспечения непрерывности бизнеса в ненастную погоду, стихийное бедствие или событие, такое как политическая конференция, которая вызывает значительные нарушения движения и парковки.

См. Контрольный список для подготовки к работе в чрезвычайных ситуациях.

Возможности. Компании, которые предоставляют своим работникам возможность удаленной работы, сообщают о ее преимуществах в виде повышения производительности, снижения затрат, большего количества возможностей для поиска и удержания квалифицированного персонала и улучшения здоровья сотрудников,

Проблемы. Несмотря на свою полезность в самых разных ситуациях, удаленная работа создает проблемы как для работодателей, так и для сотрудников. Среди возможных минусов для сотрудников:

• Отсутствие в повседневном потоке информации.
• Находиться вдали от центра деловой активности с точки зрения офисной политики, управления и интеллектуального брожения.
• Негативное влияние на карьерный рост и восприятие того, что сотрудники вне офиса не так доступны, как те, кто работает в традиционном офисе.
• Отвлечение супруга, детей, домашних животных и других людей на рабочем месте.
• Обостренное чувство «принадлежности» организации, поскольку теперь компания виртуально присутствует в доме сотрудника.
• Ожидается, что вы будете доступны в нерабочее время.

С точки зрения работодателя, недостатки или дополнительные усилия, связанные с удаленной работой, могут включать:

• Установление установленных ожиданий, доверия и уникальных методов оценки, чтобы вести на расстоянии.
• Необходимость принятия стратегий и процедур, адаптированных к управлению удаленными работниками.
• Повышенные затраты на технологии и потенциальная уязвимость системы безопасности.
• Работа с недовольными работниками из-за того, что им не разрешено работать удаленно.
  

См .:

HR должен взвесить выгоды и недостатки организации удаленной работы

Технологии упрощают переход для новых удаленных сотрудников

Политики удаленной работы должны сейчас усилить гибкость

Трудоустройство в Калифорнии и пандемия Законодательство по-прежнему: Применить

Приглашение удаленных сотрудников на праздник

Гибридный режим работы

Многие сотрудники привыкли работать удаленно во время пандемии, и ожидается, что разделение времени между офисом и домом станет новой нормой, согласно отчету PwC , Пришло время переосмыслить, где и как будет выполняться работа.

По мнению некоторых экспертов, предоставление сотрудникам гибкости для работы из дома при сохранении некоторого личного сотрудничества — это будущее работы. Проведенный в марте 2021 года опрос более 700 работодателей США, проведенный Mercer, показал, что 87 процентов работодателей станут более гибкими после пандемии, при этом большинство из них планируют гибридную модель работы на месте / удаленной работы.

Гибридный подход имеет те же возможности и проблемы, что и модель полностью удаленной работы. Эффективное использование офисных помещений — еще одна проблема для работодателей, у которых сотрудники будут приходить и уходить в офис в разные дни.Некоторые работодатели внедряют технологии для управления занятостью, такие как онлайн-платформы или приложения для мобильных телефонов, которые позволяют работникам бронировать рабочее место, когда они хотят быть в офисе. Термин «размещение в гостинице» означает, что надомники резервируют офис или рабочее место на время своей работы вместо того, чтобы назначать им постоянное рабочее место. Размещение в гостиницах может сократить потребности организации в офисных помещениях и сократить расходы. См. Тонкая настройка открытого офиса.

См .:

Работодатели запускают гибридные планы работы, выявляют препятствия на раннем этапе

Стратегии повторного открытия: узнайте, что многие будут работать удаленно

Что следует учитывать при переходе на гибридную модель работы

Программы Snowbird

Программы Snowbird позволяют сотрудникам переехать в более теплый регион в зимние месяцы.Отделение телемаркетинга или справочная служба поддержки могут быть физически расположены где угодно. Организация могла бы привлечь более качественную и большую рабочую силу (включая пожилых людей), если бы, например, у нее была программа, позволяющая сотрудникам проводить зимние месяцы, работая во Флориде или Аризоне. Аптечная компания CVS Caremark, в которой работает 200000 сотрудников в США, предлагает программу Snowbird, которая позволяет фармацевтам переезжать на юг в такие места, как Флорида, на зиму.

Гибкость расписания

Существует несколько типов гибкости расписания:

• Flextime.
• Сжатая рабочая неделя.
• Посменная работа.
• График неполного рабочего дня.
• Разделение работы.

Не все типы являются управляемыми или целесообразными для всех размеров и типов организаций, поэтому каждый работодатель, рассматривающий этот механизм, должен провести организационную оценку, чтобы определить, будет ли и какой вид гибкого расписания удовлетворять его потребности.

С точки зрения отрасли, HealthONE, альянс больничных служб, из Колорадо обнаружил, что гибкий график работы может предотвратить потерю сотрудников, которые не могут приспособить свою работу к школьным часам своих детей.В некоторых школьных округах Колорадо занятия проводятся с ротацией: девять недель / три недели отдыха, поэтому HealthONE предложила сотрудникам такую ​​же ротацию в их графиках работы. Такой подход был более рентабельным, чем замена уходящих сотрудников на чрезвычайно конкурентном рынке медицинских талантов.

FLEXTIME

Flextime — это тип альтернативного графика, который дает работнику большую свободу в выборе его или ее конкретных часов работы или свободу менять график работы с одной недели на другую в зависимости от личных потребностей сотрудника.При гибком графике от сотрудника может потребоваться отработка стандартного количества основных часов в течение определенного периода, что дает сотруднику большую гибкость в выборе времени начала и окончания. См. Как создать эффективную политику Flexwork и управлять ею.

СЖАТАЯ РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ

Сжатая рабочая неделя — это альтернативный метод составления расписания, который позволяет сотрудникам работать со стандартной 40-часовой рабочей неделей в течение менее пяти дней в одну неделю или 10 дней в две недели.Например, некоторые работодатели вводят четырехдневную рабочую неделю по 10 часов в день. Работодатели получают одинаковое количество рабочих часов, но у сотрудников есть трехдневные выходные каждую неделю. Другой подход — график 9/80, при котором сотрудники работают по 80 часов в девять дней и имеют один выходной каждые две недели. Среди других демографических данных, сотрудники, чей семейный статус включает обязанности по уходу за детьми или пожилыми людьми, могут счесть сжатую рабочую неделю особенно ценным. Сотрудники экономят время и сокращают расходы на дорогу, поскольку они дежурят меньше дней.Работодатели, которые переводят всю свою работу на четырехдневную рабочую неделю, могут сэкономить на коммунальных услугах и других накладных расходах. См. 5 шагов для перехода на четырехдневную рабочую неделю.

СМЕННАЯ РАБОТА

Сменная работа традиционно использовалась на производстве для максимальной производительности за счет постоянных ресурсов и затрат. В последнее время посменная работа стала характерной чертой круглосуточной экономики обслуживания и побочным продуктом глобализации. Например, супермаркеты и компьютерные справочные службы теперь обычно открыты 24 часа в сутки, семь дней в неделю.В настоящее время пользователь компьютера, обращающийся за технической поддержкой в ​​обычные часы работы в США, скорее всего, в конечном итоге поговорит с техником, работающим в «кладбищенскую смену» в Индии. Несмотря на широкое использование в определенных условиях, посменная работа создает некоторые практические проблемы для некоторых работодателей.

Неполный рабочий день

Неполный рабочий день — самый традиционный вариант гибкого планирования. Этот вариант обычно используется, когда работа требует менее 40 часов работы в неделю.Неполный рабочий день можно использовать для привлечения рабочей силы, в которую входят студенты, родители маленьких детей, пожилые работники и другие люди, которые нуждаются или хотят работать, но не желают работать полный рабочий день. Хотя чаще всего это связано с работой в розничной торговле и общественном питании, у некоторых работодателей есть профессиональные сотрудники, работающие неполный рабочий день. Работа неполный рабочий день может помочь организациям сохранить профессионалов, которые в противном случае были бы потеряны.

СДЕЛЕНИЕ РАБОТЫ

Разделение работы — это практика, когда два разных сотрудника выполняют задачи на одной должности с полной занятостью.Каждый из партнеров по разделению работы работает по графику неполный рабочий день, но вместе они несут ответственность за выполнение обязанностей на одной должности с полным рабочим днем. Как правило, они распределяют обязанности таким образом, чтобы удовлетворить как их потребности, так и потребности работодателя. Практика позволяет работать с неполным рабочим днем ​​на должностях, которые работодатель не предлагал бы в ином случае на основе неполного рабочего дня. Это требует высокой степени совместимости, общения и сотрудничества между партнерами по разделению работы и их руководителем.

Подобно работе с частичной занятостью, договоренности о разделении работы могут особенно понравиться студентам, родителям маленьких детей и сотрудникам, приближающимся к пенсионному возрасту, помогая им совмещать карьеру с другими потребностями. Для работодателей практика может включать удержание квалифицированных сотрудников, повышение лояльности и производительности сотрудников, а также некоторую степень гибкости, которая может проявляться, когда два человека заполняют одно рабочее место.

Поддержка работающих родителей

Независимо от того, позволяет ли гибкий график работы для сотрудников с детьми дома во время пандемии COVID-19 или предлагать гибкий график работы на постоянной основе, поддержка работающих родителей — это заинтересованность сотрудников и необходимость удовлетворения .В дополнение к более традиционным вариантам гибкости работы, обсуждаемым далее в этой статье, работодатели могут захотеть рассмотреть творческие варианты, такие как резкие смены сотрудников, чередование дней или недель присутствия в офисе с удаленной работой и поэтапное возвращение к работе. начиная с сокращенного графика и переходя обратно на полный рабочий день.

См .:

Работаете дома с детьми? Как справиться с невозможным совмещением ухода за ребенком

с помощью удаленной работы? Вот несколько советов

Поддержка новых родителей может удерживать сотрудников на работе

Как работодатели могут помочь работающим родителям во время школьного сезона

Юридические вопросы

Применимые законы должны играть важную роль в принятии решения о том, следует ли внедрить гибкий график работы.Ниже приведены некоторые юридические вопросы, которые следует учитывать с точки зрения альтернативных условий работы.

Соблюдение равных возможностей трудоустройства

Законы о равных возможностях трудоустройства предписывают недискриминацию в заработной плате, продолжительности рабочего дня и других условиях найма. Соответственно, работодатели должны предпринять шаги для обеспечения того, чтобы все такие меры предлагались и реализовывались без дискриминации на какой-либо запрещенной основе. Однако, несмотря на лучшие намерения организации и недискриминационную деловую мотивацию, некоторые группы сотрудников могут получить больше преимуществ от гибкого графика работы, чем другие, просто потому, что их обстоятельства делают такие варианты более привлекательными для них.Как и в случае любой другой практики найма, необходимы четкая политика, последовательное принятие решений и тщательная документация, чтобы отразить возможные обвинения в дискриминации.

Соблюдение требований к заработной плате и часам

Работодатели должны учитывать как федеральные, так и государственные законы о заработной плате и часах при введении гибкого графика работы. Например, если сотрудникам, не пользующимся льготами, разрешен гибкий график, особенно важно отслеживать их фактическое рабочее время, чтобы обеспечить соблюдение Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA).Механические и компьютеризированные часы являются ценными инструментами в этом отношении. См. Правило сверхурочной работы может ограничить возможности удаленной работы.

Государственные законы о заработной плате и часах могут затруднять использование гибких графиков работы, таких как ежедневные сверхурочные. См. Управление гибкостью рабочего места в Калифорнии.

Работа на дому вызывает еще больше вопросов, в том числе:

• Определение оплачиваемого рабочего времени.
• Контроль несанкционированной работы в нерабочее время.
• Контроль несанкционированных заявленных работ.
• Управление сверхурочными выплатами.

См. Имеют ли сотрудники, работающие в течение сжатой рабочей недели и получающие оплату раз в две недели, право на сверхурочную работу в течение недели, в которой они работают более 40 часов?

Соответствие льготам

В соответствии с Законом о пенсионном обеспечении сотрудников (ERISA) «правило 1000 часов» дает сотрудникам, отработавшим 1000 часов в течение 12 месяцев подряд, право участвовать в любом выходе на пенсию или в прибыли компании: план совместного использования, который предлагается другим сотрудникам.Для плановых лет, начинающихся после 31 декабря 2020 года, Закон о создании каждого сообщества для пенсионного обеспечения (SECURE) от 2019 года требует, чтобы работодатели разрешили работникам, работающим на условиях неполного рабочего времени в течение длительного периода времени, делать выборные отсрочки по плану 401 (k), спонсируемому работодателем. , за исключением планов, заключенных коллективным договором. Соответствующие критериям сотрудники должны отработать не менее 500 часов в год в течение трех лет подряд и быть в возрасте от 21 года. Годы службы до 2021 года подсчитывать не нужно; однако работодатели могут выбрать более жесткие правила отбора.

Право на получение большинства льгот (например, отпуск, отпуск по болезни, медицинское страхование, пенсионные пособия, страхование жизни и большинство планов по инвалидности) определяется федеральным законом по усмотрению работодателя, но может быть предусмотрено законом штата. Работодатели должны проверять свое соблюдение всех применимых требований о льготах, обеспечивать, чтобы в их политиках четко указывались требования к получению определенных льгот, и последовательно применять свои политики. См. Обязаны ли мы по закону предлагать льготы сотрудникам, работающим неполный рабочий день?

Прочие юридические вопросы

Когда организация разрешает людям работать исключительно из своих домашних офисов или в дополнение к работе из корпоративных помещений, может возникнуть ряд дополнительных юридических вопросов.

• Компенсация рабочим. Если надомный работник получил травму во время работы дома, покрывается ли ущерб компенсацией работнику? Во многих законах о компенсации работникам не проводится различия между работниками, работающими на дому, и работниками центрального офиса. Травмы домашних работников могут быть особенно проблематичными из-за неспособности работодателя контролировать физические условия труда и возможности мошенничества.
• Безопасность и охрана труда. 25 февраля 2000 года Управление по охране труда (OSHA) издало политику в отношении «домашних офисов» (определяемых как «офисная работа на домашнем рабочем месте»), указав, что агентство «не будет проводить проверки домашний офис сотрудника »,« не будет привлекать работодателя к ответственности за домашний офис сотрудников »и« не ожидает, что работодатель будет проверять домашние офисы сотрудников. См. Домашние рабочие места.
• Приспособление для инвалидов. Работа на дому иногда запрашивается в качестве разумного приспособления в соответствии с Законом об американцах с ограниченными возможностями. Работодатели не обязаны соглашаться на такое приспособление во всех случаях, но они обязаны принять стандартные компромиссы в отношении запрашиваемого жилья и разрешить гибкий график работы, когда это разумно и не вызывает чрезмерных затруднений
• Конфиденциальность и конфиденциальность. Такие проблемы особенно сложно решить в среде удаленной работы. Поскольку удаленная работа становится все более распространенной, работодатели должны решать уникальные проблемы, возникающие при использовании электронной почты и Интернета надомными работниками.
• Статус независимого подрядчика. Иногда работодатели пытаются избежать юридических проблем, классифицируя всех внешних работников как независимых подрядчиков. Однако, если эти люди не являются действительно независимыми подрядчиками, работодатель может создать для себя больше проблем, чем решить, применяя такой подход.Тот факт, что человек работает на территории компании, не означает, что он или она является законным независимым подрядчиком.

Шаблоны и инструменты

Соглашение о гибком графике работы

Политика в отношении корпоративной, удаленной и гибридной работы COVID-19

Политика и процедура удаленной работы

Временная политика удаленной работы

Краткосрочное соглашение

Политика гибкого расписания

Политика гибкого расписания

Политика гибкого расписания сжатой рабочей недели

Политика гибкого времени лета

Руководство менеджера по созданию гибридного расписания работы

Я не знаю, рассказывали ли вам это в последнее время — но ты вроде как первопроходец.За 17 месяцев (и это число продолжает расти) этого глобального кризиса в области здравоохранения вы провели свою команду по неизведанной территории, рассекая лозы беспредела виртуальных встреч и пробираясь сквозь грязь управления персоналом, которого вы даже не можете увидеть лично.

И теперь тебе, храбрая душа, поручено снова проложить путь, готовя свою команду к (хотя бы частичному) возвращению в офис.

Но даже первопроходцам иногда требуется небольшое руководство. Поэтому я попросил менеджеров и руководителей поделиться своими лучшими советами по переходу и собрал примеры из реальной жизни, которые помогут вам построить лучший гибридный график работы для вашей команды.

Что такое гибридный график работы?

Гибридный рабочий график — это нечто среднее между удаленной работой и работой в офисе, и его часто рассматривают как компромисс между ними, но, возможно, на самом деле это лучшее из обоих миров. По данным опроса 1500 удаленных сотрудников в США, проведенного Zoom в апреле 2021 года, 65% респондентов заявили, что гибридная работа — их идеальная модель работы, и только 15% заявили, что предпочитают все время работать из дома.

Гибридные графики работы существуют в широком диапазоне, причем некоторые из них «ориентированы на офис», а другие — «в первую очередь удаленно».«Они сильно различаются в зависимости от компаний, команд и даже отдельных лиц. Ниже мы рассмотрим гибридные графики работы некоторых компаний, чтобы дать вам некоторые идеи и вдохновение.

5 реальных гибридных примеров рабочего графика

1. Группы / когорты

Еще в 2019 году компания ChurnZero, занимающаяся разработкой программного обеспечения в Вашингтоне, разработала уникальный гибридный график, который она назвала «Rotational Regional Remote» или сокращенно «R3». Вот как это работает:

• Разделите компанию на буквенные группы (A, B, C, D), чтобы в каждой группе одинакового размера были сотрудники из разных отделов и один руководитель уровня C.Также существует группа E для сотрудников, которые хотят или должны приходить в офис каждый день, по крайней мере временно (например, новые сотрудники).
• Далее классифицируйте компанию по отделам (для ChurnZero это Продажи, Клиент и Все остальные).
• Попросите подмножество каждой группы писем и отделов приходить в офис по очереди, в то время как остальные работают из дома.
• Для ChurnZero четыре группы писем и три группы отделов завершают цикл за 12 рабочих дней, в результате чего каждый сотрудник встречается с каждым коллегой в течение шести рабочих дней и в среднем проводит 50% своего времени в офисе.

2. Разделение на два и три

В мае 2021 года генеральный директор Google Сундар Пичаи разослал сотрудникам электронное письмо с объявлением о переходе на гибридную рабочую неделю, состоящую из трех дней в офисе и двух дней удаленной работы. Он уточнил, что для оптимального сотрудничества дни, когда команды приходят в офис, будут частично зависеть от продуктовых областей и функций. Google также позволяет сотрудникам подавать заявки на полностью удаленную работу.

3. Половина и половина

В октябре 2020 года Microsoft объявила, что в будущем стандарт будет заключаться в том, что ее сотрудники будут половину времени работать из дома, добавив: «Мы не обязуемся заставлять каждого сотрудника работать откуда угодно, поскольку мы считаем, что сотрудники ценны. быть вместе на рабочем месте.”

4. Remote First

«Сначала удаленный» означает, что, хотя некоторые сотрудники могут время от времени приходить в офис , стандартом является удаленная работа. По словам генерального директора Quora Адама Д’Анджело: «Удаленная работа будет основным направлением нашей компании — по умолчанию для всех вариантов».

Quora реализует свою удаленную модель первым по:

• Разрешение сотрудникам переезжать в любое место, где Quora может их нанять на законных основаниях
• Преобразование нынешнего офиса в Калифорнии в коворкинг для сотрудников Quora
• Требование, чтобы все присоединялись к собраниям с помощью собственной камеры

5.Выбери и выбери

И, наконец, многие организации предоставляют сотрудникам автономию, позволяя им выбирать дни, когда они приходят на работу, или, по крайней мере, выбирать из предустановленных вариантов.

Например,

Salesforce предоставляет своим сотрудникам три варианта выбора.

• Flex: В офисе один-три дня в неделю для совместной работы, встреч и презентаций.
• Полностью удаленный: 100% работа из любого места. Это зарезервировано для сотрудников, которые живут далеко от офисов или выполняют должности, не требующие их физического присутствия.
• В офисе: Работа в офисе от четырех до пяти дней в неделю. Это будет наименьший процент сотрудников Salesforce.

Теперь, когда вы увидели несколько примеров гибридных графиков работы, как вы можете разработать лучший график для своей команды? Давайте разберемся.

Как создать гибридный график работы: пошаговое руководство от людей, которые там были

Чтобы помочь вам составить гибридный график работы, я исследовал другие компании, которые работали до вас, и поговорил с руководителями различных организаций, которые сейчас находятся в процессе смены.Вот что я узнал:

Шаг 1. Сбор данных

Спросите свою команду

Прежде чем составлять гибридный график работы, очень важно прислушаться к мнению своей команды. Вы можете сделать это, собирая отзывы через личные встречи, опросы или и то, и другое.

Новостная организация Quartz использовала программное обеспечение для управления персоналом Lattice для опроса своего персонала, который показал, что большинство ее сотрудников в районе Нью-Йорка планировали использовать офис два-три дня в неделю, но никто не планировал использовать его на постоянной основе в будущем. .Salesforce запросила отзывы сотрудников и обнаружила, что 80% хотят оставаться на связи с физическим пространством. Обе компании использовали эти данные для создания своей гибридной модели.

Лида Льюис, которая работает консультантом на рабочем месте в фирме по дизайну, проектированию и архитектуре Page, рекомендует попросить каждого члена команды описать, чем они занимаются на работе.

«Пусть ваши сотрудники выработают понимание всего спектра своих должностных обязанностей и задач, включая производственные элементы, а также наставничество, лидерство и другие нематериальные активы», — говорит Льюис.«Обновленное описание должности, своего рода».

Обладая этой информацией, вы сможете лучше составить индивидуальный гибридный график, который будет работать для ваших подчиненных и вашей организации. Льюис предлагает искать общие черты и, возможно, сгруппировать сотрудников в общие часы на месте для лучшего наставничества, сотрудничества и товарищества.

Прочтите о других командах

Многие компании при переходе к гибридной модели работы открыто заявляли о своих процессах и выводах — и это идет вам на пользу! Вот несколько примеров для изучения:

• В июле 2021 года соучредитель и генеральный директор Quartz поделился уроками, полученными после возвращения его компании в офис после 15 месяцев удаленной работы.Хотя новостная организация остается полностью распределенной, все сотрудники могут выбирать, приходить ли в офис и когда.
  На данный момент он обнаружил, что наиболее популярными днями для персонала для работы на месте являются среда и четверг, и что для начальников не обязательно работать в офисе одновременно с непосредственными подчиненными.
• Через три месяца после начала пандемии генеральный директор Quora Адам Д’Анджело написал о решении стать компанией, ориентированной на удаленное управление, после того, как увидел успех работы из дома, поделившись тем, что 60% его сотрудников уже решили не возвращаться в офис. офис даже после пандемии.
  Он добавляет, что сохранение офисного пространства по-прежнему будет иметь решающее значение для тех, кто любит социальное взаимодействие и меньше отвлекает. Он также решил не размещать руководящие команды в офисе, чтобы избежать любой потенциальной предвзятости в отношении удаленных сотрудников (поскольку менеджеры, как правило, продвигают сотрудников, которых они видят лично, чаще).
• После 16 месяцев полностью удаленной работы Etsy написала о своем решении начать предлагать своим сотрудникам три варианта работы: гибкий (2+ дня в неделю в офисе), полностью удаленный или полностью офисный.

Шаг 2: разделение задач на удобство для офиса и удаленное управление

Теперь, когда вы получили информацию от своей команды, пора проанализировать данные. Гибридная модель требует объединения лучшего из обоих миров (удаленного и физического).

«Лучший совет, который я мог бы дать менеджеру, — это осознать, что разные задачи требуют разных решений», — говорит Мэрилин Гаскелл, основатель TruePeopleSearch. «Подумайте, какие задачи должны выполнять ваши сотрудники — если это можно выполнять удаленно, это должно быть.”

В случае с Гаскелл ее компания решила пригласить сотрудников обратно в офис только для совместных мероприятий, таких как встречи, мозговой штурм и нетворкинг, — что лучше всего делать лично. Все остальные задачи можно продолжить удаленно.

Шаг 3. Рассмотрите акционерный капитал и участие вашего гибридного графика

Конечно, предоставление вашей команде полной свободы в расписании звучит неплохо, но помните, что это может иметь непреднамеренный эффект разнообразия. Полностью удаленная работа имеет преимущества разнообразия, так как вы можете нанимать сотрудников из более крупного кадрового резерва в разных местах.Но при переходе на гибридный режим, если вы позволяете сотрудникам определять, приходить ли и когда в офис, вы рискуете создать разрозненную рабочую силу, где только определенная группа людей (особенно те, у кого есть доступ к транспорту и уходу за детьми) появляется лично. Это может означать, что работающие матери и цветные женщины остаются вне комнаты.

Меняющийся график может гарантировать, что каждый получит рабочее время

Одна из проблем, которая неоднократно возникала перед лидерами, которые перешли на гибридный график, — это инклюзивность: как обеспечить, чтобы и офисные, и удаленные сотрудники чувствовали одинаковый уровень принадлежности?

Может помочь чередующееся расписание.Например, график R3 ChurnZero означает, что каждый сотрудник лично видит всех своих коллег в течение шести рабочих дней. Это может помочь развить чувство принадлежности, так как каждый сможет проводить время друг с другом и общаться так, как они не могут общаться в видеочатах. Это также будет означать, что у них есть физическое пространство, которое может их закрепить и закрепить — рабочий дом, если хотите, — даже если это всего пара дней в неделю.

Отсутствие руководства в офисе может предотвратить предвзятость в отношении удаленных сотрудников

Во всем этом тоже есть доля капитала: с учетом того, что ваш персонал разделен на удаленный и личный, как вы можете гарантировать, что каждый сотрудник имеет доступ к тому, что ему нужно, чтобы полностью реализовать свой потенциал?

Одно из возможных решений — следовать примеру Quora и избегать присутствия руководящих групп в офисе.Почему? Чтобы избежать предвзятого отношения к удаленным сотрудникам.

Исследования показывают, что «пассивное общение» или просто наблюдение на работе повышает шансы на продвижение по службе, повышение заработной платы и тому подобное. Это означает, что удаленных сотрудников с большей вероятностью упустят из-за возможностей просто потому, что менеджеры не видят их лично. Они также рискуют лишиться доступа к лидерству в целом, создавая большую несправедливость.

Чтобы избежать этого, Quora решила не размещать руководителей в офисе, и даже сам генеральный директор посещает офис не чаще одного раза в месяц.

Шаг 4. Начать с малого

Для большинства работа на дому стала стандартом уже более года. Возвращение в офис должно быть больше похоже на погружение пальцев ног в воду, а не на полное погружение в воду.

«Я обнаружил, что лучший способ начать переход на гибридную модель — это провести всего один или два дня в офисе», — говорит Майкл Розенбаум, генеральный директор и соучредитель рынка парковок Spacer. «Это дает людям время и пространство, чтобы привыкнуть к поездкам на работу и снова изменить образ жизни, но все же дает им преимущества общения и общения с коллегами.Это также позволяет нам назначать большие встречи на те дни, когда мы знаем, что можем вести личные беседы ».

Шаг 5. Повторная оценка и внесение необходимых изменений

Как и все остальное, переход на гибридный график работы потребует настройки. Неприятности и икота на старте — это нормально.

«Не бойтесь пересмотреть и изменить свой график, чтобы найти подходящую для вас схему», — говорит Бен Ламарш, генеральный менеджер кадрового агентства Lock Search Group.«Хотя существуют разные типы гибридных графиков работы, ни один из них не может быть лучше другого для вашей организации. Для многих из нас это новый подход, поэтому нам, возможно, придется учиться методом проб и ошибок ».

Например, хотя команда Ламарша всегда была сплоченной, переход на гибрид повредил этому чувству товарищества, поскольку некоторые сотрудники чувствовали себя потерянными. Чтобы исправить это, они ввели мероприятия по объединению виртуальных команд, такие как кофе-брейки, счастливые часы и вечера кино.

Гибридные графики работы: надежда на будущее

Если вас ошеломляет перспектива разработки гибридного графика работы, вспомните, как далеко вы уже продвинулись.Вспомните март 2020 года, когда во всем мире возникали первые случаи заболевания Covid, сотрудники были в панике из-за того, как оставаться в безопасности на работе, а такие слова, как «изоляция» и «важные работники», стали повседневным лексиконом. Скорее всего, вам пришлось разработать политику работы на дому с уведомлением всего за несколько часов и без какого-либо плана для подражания.

В наши дни у вас есть два инструмента, которых не было тогда: данные и опыт. Теперь вы знаете, как ваша команда работает как в офисе, так и удаленно. И теперь вы знаете, как другим компаниям удалось вернуться в офис в рамках гибридной рабочей политики.

Вооружившись этими знаниями, вы готовы к следующему этапу этого путешествия.

Как установить гибридный график работы, который подходит вам

Многие организации начинают возвращаться в офис, предлагая сотрудникам гибкость, позволяющую сбалансировать варианты личной и удаленной работы. Но с такой гибкостью может возникнуть путаница. Как узнать, какие рабочие дни нужно запросить?

При выборе собственного гибридного расписания необходимо учитывать четыре ключевых фактора, обеспечивая при этом максимальную производительность.Во-первых, подумайте о решениях, которые вы принимаете, и проектах, над которыми вы работаете. Может быть полезно личное общение для принятия стратегических решений и переговоров, а также крупных встреч по проекту. Во-вторых, подумайте, как работает ваша команда. Тем в вашей команде, кто обрабатывает информацию лицом к лицу, вы можете согласовать личное время с их рабочим графиком. В-третьих, выберите дни, которые соответствуют вашим энергетическим тенденциям. Если вы, например, интроверт, используйте удаленное время для подзарядки между рабочими днями. Наконец, отслеживайте тенденции своей мотивации и выбирайте рабочие дни, которые дадут вам дополнительный толчок к продуктивности.

В результате внезапного потрясения в марте 2020 года миллионы американцев, которые могли выполнять свою работу виртуально, обнаружили, что они были , выполняя свою работу виртуально. Согласно исследованию Pew Research, до этой смены около 20% работников, которые могли работать удаленно, работали таким образом; этот процент вырос до 71%.

Это изменение произошло без предупреждения и практически не оставило сотрудникам выбора. Но теперь, когда организации всерьез возвращаются в офис, у многих сотрудников будет больше выбора, чем когда-либо прежде.

Если вы оказались в ситуации, когда теперь вы можете или обязаны проводить личное личное время каждую неделю, и вы не уверены в том, что вам следует запросить, вот несколько стратегий, которые помогут вам принять решение о гибридном расписании. Как коуч по тайм-менеджменту, я считаю, что учет этих четырех ключевых факторов может дать вам возможность максимизировать общую продуктивность, когда вы (частично) вернетесь в офис.

Какие задачи я предпочитаю выполнять в офисе?

Некоторые из наиболее важных бизнес-функций наиболее эффективно выполняются лично.Когда речь идет о стратегических решениях и переговорах на высоком уровне, когда это возможно, вам захочется быть «за столом» буквально. То, что передается и не передается виртуально, существенно отличается от личного.

Но даже если вы не принимаете принципиально важных решений, есть задачи, которые вы, возможно, предпочитаете выполнять в офисе. Например, если у вас есть встречи по проекту, которые требуют решения проблем, принятия решений, обзора материальных объектов или имеют высокий эмоциональный уровень, лучше всего проводить их лично.Запланируйте рабочие дни на время проведения встреч по проекту. И если у вас есть определенные полномочия на эти собрания, подумайте о том, чтобы попросить других членов команды также попытаться попасть в офис в те дни. Вы также можете изменить эти предпочтения с течением времени. Например, попросите всех встретиться лично, когда вы только начинаете проект, проводите виртуальные встречи для стандартных обновлений, а затем побуждайте людей приходить лично снова, когда придет время для более глубокого анализа результатов.

Когда я нужен моей команде?

Чтобы повысить продуктивность вашей команды, вы также захотите определить, какие виды взаимодействия (личные или виртуальные) будут наиболее эффективными.Если вы заметили тот факт, что некоторые из ваших коллег — и, в частности, ваши непосредственные подчиненные — лучше понимают, что вы говорите, и могут сохранять и более адекватно реагировать на информацию, когда вы находитесь лично, попробуйте спланировать работу в офисе. дней, чтобы согласовать время, когда эти люди также будут присутствовать. Тридцать минут, проведенные лично, могут избавить вас от нескольких часов головной боли от непрочитанных или неправильно понятых письменных и телефонных разговоров. В качестве альтернативы, если вы обнаружите, что некоторые из ваших коллег лучше понимают информацию в письменной форме или с помощью какого-либо другого виртуального метода, продолжайте проводить эти встречи удаленно и резервируйте свое рабочее время для других занятий.

Несмотря на оттачивание наших навыков виртуального общения в связи с пандемией, люди могут иметь предпочтения в отношении личного общения, личных встреч или удаленных вариантов, поэтому подумайте, что имеет смысл для каждого члена вашей команды, когда вы смотрите на свое расписание. .

Как я могу максимизировать свою продуктивность?

Первые два фактора, о которых я рассказал, связаны с максимизацией производительности вашего проекта и вашей команды. Но последние два фактора касаются максимальной личной продуктивности, начиная с управления своей энергией.

Если у вас более интровертные наклонности, возможно, вы сочтете эффективным проводить в офисе не более двух дней подряд. Например, вы решили поехать в понедельник, вторник, четверг или понедельник, среду, пятницу. Перемежая свои дни в офисе с днями, проведенными дома, вы даете себе возможность подзарядиться, так как в отдаленные дни у вас меньше стимулов от других людей. Вы также можете группировать свои встречи в те дни, когда вы находитесь в офисе, чтобы у ваших дней работы на дому было больше времени для самостоятельной работы.

С другой стороны, если у вас более экстравертные наклонности, посещение офиса несколько дней подряд может не стать проблемой. И вы можете получить общий заряд энергии, назначая встречи как в офисе, так и дома, чтобы у вас была возможность ежедневно общаться с людьми. Когда вы работаете удаленно, закажите несколько встреч в начале рабочего дня, чтобы подготовиться, а затем еще раз во второй половине дня, когда ваша энергия начнет убывать.

Когда я чувствую наименьшую мотивацию?

Еще до ухода из офиса я заметил, что у моих клиентов-коучингов обычно наблюдаются тенденции мотивации в течение недели.Для некоторых они начинают работу в понедельник утром, но к обеду пятницы им чрезвычайно трудно выполнить какую-либо существенную работу. Для других все наоборот: им нужно время, чтобы начать работу в понедельник, но к пятнице они легко выбивают вещи из списка и работают до 18 или 19 часов вечера.

Удаленная работа также может повлиять на эти уровни мотивации, особенно если вы моложе. В том же исследовании Pew Research, измерявшем масштабный переход к удаленной работе, выяснилось, что 42% работников в возрасте от 18 до 49 лет сказали, что им было трудно чувствовать мотивацию выполнять свою работу удаленно.А среди молодых людей в возрасте от 18 до 29 лет этот процент еще выше: 53% из них заявили, что им трудно получить мотивацию для выполнения своей работы, когда они не находятся лично со своими коллегами. (Это в отличие от того, что только 20% работников 50 лет и старше чувствуют то же самое.)

Используйте время в офисе, чтобы накачать те времена, когда вы чувствуете себя менее мотивированным. Точно так же, как поход в тренажерный зал может значительно упростить тренировку, посещение офиса значительно упрощает выполнение работы для некоторых людей.Если вы обнаруживаете, что наиболее мотивированы, когда находитесь в обществе других людей, и постепенно угасаете по ходу недели, попросите обычные рабочие дни в четверг и пятницу. Если вы считаете, что верно обратное, и знаете, что сделаете гораздо больше, если приедете в понедельник и вторник, сделайте это своей целью. Знайте, когда вам понадобится положительное давление со стороны сверстников, и соответствующим образом спланируйте свой гибридный график для значительного повышения производительности.

По мере того, как все больше и больше организаций возвращаются в офис, вы, вероятно, столкнетесь с возможностью расписания, которое объединяет личную и удаленную работу.