Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию. Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру.

Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы».
  Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

• 15 лайфхаков Notion — для работы, бизнеса и повседневных задач
• Техника Pomodoro: как управлять временем
• 25 лучших книг по тайм-менеджменту

Тайм менеджмент — 5 советов по эффективному планированию времени

Мечтаете добавить в сутки еще несколько часов? Вам нужна не магия, а грамотный тайм-менеджмент. Сегодня это уже не дополнительное преимущество, а обязательный навык для любого специалиста. Рассказываем, как подружиться со временем и успевать больше.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм менеджмент — это такое рациональное распределение часов в сутках, чтобы и все успеть, и спать полноценные 7-8 часов, и быть эффективным, и оставаться здоровым. Это навык, который стоит прокачивать постоянно.

Понимание того, что такое тайм-менеджмент и каковы его принципы, позволяет не только достигать целей с минимальными усилиями и в нужные сроки. Но также держать в балансе различные сферы жизни, не жертвуя ни отдыхом, ни общением с родными, ни заботой о собственном здоровье. То есть, тайм-менеджмент — это также о work-life balance.

Как правильно планировать свое время: мифы и реальность

Кто-то считает планирование времени по принципам тайм-менеджмента волшебным лекарством от прокрастинации и лени, билетом в успешную, продуктивную жизнь. Иногда это работает, однако не стоит путать тайм-менеджмент с другими похожими терминами. Потому что в результате возникают вот такие мифы.

Миф 1. Тайм-менеджмент — это распланировать день поминутно

К этому призывают некоторые «гуру» продуктивности, которые на самом деле не понимают основной задачи тайм-менеджмента. Если вы уже тестировали подобную систему управления временем, то знаете, к чему это приводит — к раздражению, повышению тревожности, ухудшению психологического состояния.

Читайте также

👑

Чт., 22/08 Карьера

3 лайфхаки з управління часом від Анни Мазур

Эффективный тайм-менеджмент помогает оптимизировать время, а не помещать себя в рамки, в которых невозможно жить.

Миф 2. Есть универсальные советы по управлению временем, которые подходят всем

На самом деле, тайм-менеджмент — это не про универсальность. Да, есть определенные принципы, правила. Однако их нужно адаптировать под свой стиль и ритм жизни, приоритеты, личные качества, сильные и слабые стороны. А для этого — протестировать несколько техник.

В результате, скорее всего, вы получите новую, уникальную методику планирования времени, которая работает именно в вашем случае.

Миф 3. Тайм-менеджмент не для творческих людей

Такая мысль возникает, когда начинаются разговоры о вдохновении, поисках идей, смыслов, аллюзий. 

В таком случае дело не в тайм-менеджменте, а в профессионализме специалиста. Когда есть сложившиеся правила работы, понимание ее специфики и трудностей, которые могут возникнуть, организация времени является несложным процессом.

Как управлять временем: 5 советов для эффективного тайм-менеджмента

Как управлять временем, а точнее, как не надо, разобрались. Теперь переходим к полезным советам. Главное — помните: все нужно адаптировать под себя. И тогда управление временем станет для вас действительно полезной и эффективной практикой.

Совет №1. Поймите, что время есть

Скорее всего, вы уверены, что у вас нет ни одной свободной минуты. Поэтому успевать больше, найти время на хобби или начать новое дело практически нереально. А вот мы думаем, что даже в самом плотном графике можно отыскать свободные полчаса. Было бы ради чего 🙂

Читайте также

👑

Пт., 31/05 Карьера

Експерименти з часом, увагою та енергією. Навіщо читати «Рік продуктивності» Кріса Бейлі?

Давайте проверим? Нарисуйте таблицу из 7 колонок и 16-17 строчек. Колонки — для дней недели, строчки — для активных часов в сутках (надеемся, 7-8 часов вы спите). Теперь внесите в таблицу все дела на неделю. Указывайте абсолютно все, на что тратите время — даже душ, обед, поход в магазин, дорогу на работу и обратно. Наверняка у вас останутся пустые клеточки — это и есть ваше свободное время. Закрасьте их цветным маркером для наглядности и правильно ими распорядитесь.

Совет №2. Определите свои приоритеты

Тайм-менеджмент не научит вас успевать абсолютно всё. Но это и не нужно. Главное — определить, какие задачи для вас по-настоящему важны. Это первый шаг к эффективному распределению времени.

А чтобы выделить главные задачи, нужно понять конечную цель. В этом поможет пирамида Франклина.

Заполнять ее нужно снизу вверх. Так вы сформулируете глобальные цели, исходя из жизненных ценностей. Генеральный план — исходя из глобальных целей и так далее. И так среди ежедневных задач легко будет выделить те, которые нужны для достижения ваших целей. Они и станут приоритетными.

Еще список дел можно анализировать по матрице Эйзенхауэра.

Распишите задачи на день по квадратам: «Срочные и важные», «Несрочные и важные», «Срочные, неважные», «Несрочные, неважные». Дела из квадрата №1 — «Срочные и важные» — ваш приоритет, поэтому их нужно делать в первую очередь.

Задачи из квадрата №2 можно растянуть на несколько дней. В квадрате №3 — то, что нужно делегировать или автоматизировать. А задачи квадрата №4 — просто вычеркнуть из своего списка.

Метод АBC более простой, но не менее эффективный. Разделите задачи на несколько уровней: А — самые важные, B — чуть менее важные и так далее. Можно использовать сколько угодно уровней, но учтите: чем их больше, тем легче запутаться в списке.

Совет №3. Откажитесь от мультитаскинга

На самом деле наш мозг не умеет работать в режиме многозадачности. Когда вы пытаетесь сосредоточиться сразу на нескольких вещах, ему приходится постоянно переключаться. Это, во-первых, снижает скорость работы.

Читайте также

👑

Пн., 15/04 Карьера

Как и зачем использовать канбан-доску для работы

А во-вторых, отнимает больше сил. Поэтому гораздо эффективнее — полностью погрузиться в одну задачу и только после ее выполнения приступать к следующей.

Совет №4. Составляйте списки дел

Обязательно фиксируйте задачи и их дедлайны. Рекомендуем использовать для этого несколько списков:

• глобальный — с долгосрочными планами и целями;
• месячный — с задачами на месяц;
• ежедневный — с четким перечнем дел на день.

Ежедневный список задач на следующий день составляйте каждый вечер. Напротив каждой пропишите цель в соответствии с месячным и глобальным списком. Например: «Написать статью про новые тренды в маркетинге» — «Чтобы пополнить портфолио» — «Чтобы отправить его в тот самый журнал». Глобальный список лучше всего повесить на видном месте для дополнительной мотивации.

Совет №5. Помните, что лучшее — враг хорошего

Перфекционизм может сыграть с вами злую шутку, если не держать его под контролем. Стремление к идеальному результату может вылиться в затягивание сроков, потому что вам никогда не будет хватать времени сделать всё «как надо». Но лучше сделать неидеально, чем не сделать вообще.

Читайте также

5 популярных приложений для тайм-менеджмента, которые помогут структурировать вашу жизнь

Советы по тайм-менеджменту от успешных женщин

Почему мы прокрастинируем и как этого избежать

У нас много крутых вакансий в топовых компаниях на расстоянии одного клика!

Вакансии

10 советов по управлению временем на работе

Знаете ли вы, что микропредприятия (от одного до девяти сотрудников) каждую неделю тратят 15 часов на административную работу? Об этом говорится в отчете Starling Bank «2020 Make Business Simple». У индивидуальных предпринимателей дела обстоят еще хуже: они тратят 31% своего рабочего времени в неделю на сортировку финансов. Если вы владелец бизнеса или менеджер, вы знаете, что администрирование и ведение финансового хозяйства — это лишь одна из многих важных задач, которые необходимо выполнять, что подчеркивает, насколько важно управлять своим временем.

Как лучше управлять своим временем на работе

Тайм-менеджмент — это планирование того, как эффективно использовать и целенаправленно контролировать время, которое вы тратите, чтобы максимизировать производительность. Короче говоря, делайте больше за меньшее время. Другие преимущества:

• Лучшее качество работы
• Меньше стресса
• Больше времени для работы над стратегическими или творческими проектами
• Меньше проволочек
• Больше уверенности в себе

Вот как начать:

1. Знайте, на что вы тратите свое время

Если ваша продуктивность измеряется выходом за определенный период, потерянное время может означать потерю денег. Точно так же, как при составлении бюджета, вы должны отслеживать, на что вы на самом деле тратите свое время, чтобы выявить любые области или привычки, которые мешают вам достичь ваших целей.

Начните с проверки времени. Инструменты отслеживания времени, такие как RescueTime, могут подсказать вам на основе настроенных вами категорий, сколько часов вы продуктивно работаете в день по сравнению с тем, сколько времени вы тратите на не связанные с работой действия, такие как просмотр социальных сетей или Покупка.

2. Придерживайтесь распорядка дня

Выйдите за рамки «У меня есть восемь часов, чтобы сделать XYZ». Создайте ежедневное расписание с выделенными блоками времени для различных задач. Придерживаться его — залог успеха.

• Создание реалистичных временных шкал . Люди переоценивают свои возможности добиться цели, явление, которое ученые называют «ошибкой планирования», что обычно приводит к чрезмерно оптимистичным оценкам результатов. Добавьте временные буферы между задачами, чтобы даже при превышении лимита времени общее расписание оставалось неизменным.
• Уделите все свое внимание . Старайтесь не заходить на сайты, не связанные с работой (или на другие сайты, которыми вы не должны заниматься) в рабочее время. Закройте все эти вкладки браузера «на потом». Выключите телефон или уберите его в недоступное место, пока не придет время для запланированного перерыва. Опять же, самодисциплина здесь ваш лучший друг.

3. Расставьте приоритеты

Списки дел могут спасти продуктивность. Но если вы не будете осторожны, они могут стать настолько большими и подавляющими, что вы не будете знать, с чего начать. Инструмент, известный как матрица Эйзенхауэра, может помочь вам решить, чему расставить приоритеты в зависимости от важности и срочности. Используя эту матрицу решений, вы можете разбить свой список на:

• Выполнить немедленно : Важные задачи с установленными сроками или те, которые вы откладывали так долго, что они просрочены
• Расписание на потом : Важные задачи без установленных сроков
• Делегат : Задачи, которые может выполнять кто-то другой
• Удалить : Задачи, которые вы можете исключить, потому что они не имеют решающего значения для ваших целей или миссии

4.

Сначала беритесь за самую сложную задачу

Каждый из нас может отвлечься, будь то телефонный звонок, услуга коллеги или куча грязной посуды. Следующее, что вы знаете, день ушел. Пришло время «съесть эту лягушку».

Метод продуктивности «Ешьте эту лягушку», разработанный экспертом по лидерству Брайаном Трейси, хорошо работает для людей, которые склонны откладывать дела на потом или с трудом избегают отвлекающих факторов. Он рекомендует сначала заняться самой большой, самой сложной и самой важной задачей — той, которую вы, скорее всего, отложите на потом. Переходите к другим вещам только после того, как «съели эту лягушку».

5. Пакетная обработка похожих задач

Пакетная обработка или пакетная обработка означает группировку похожих задач, чтобы вы могли работать над ними вместе. Сгруппируйте их по целям или функциям.

Например:

• Встречи с клиентами по средам и четвергам
• Отвечать на электронные письма только с 10 до 11 часов
• Составлять отчеты первым делом с утра и распространять

6.

Установите разумные сроки

Закон Паркинсона гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение».
Если у вас есть целый день, чтобы выполнить две задачи, которые должны занять всего три часа, вы, вероятно, все равно потратите на эти две задачи целый день. Если вы дадите себе меньшее окно, скорее всего, вы все равно уложитесь в более ранний срок.

7. Учитесь, когда говорить «нет»

У нас не так много энергии в течение дня, и с часами она убывает. Чтобы избежать недоделанной работы, знайте свои пределы и будьте готовы сказать «нет». Признайте свои сильные и слабые стороны. Сосредоточьтесь на том, в чем вы хороши, и, если возможно, делегируйте то, что другие люди могут сделать лучше и быстрее.

8. Избегайте многозадачности

Наука говорит о многозадачности: она снижает эффективность и даже может быть опасной. По данным Американской психологической ассоциации, умственное жонглирование включает в себя «издержки переключения», которые снижают производительность. Хотя переключение задач может стоить всего несколько секунд на одно переключение, оно увеличивается, если вы часто работаете в многозадачном режиме. Риск ошибки также возрастает.

9. Держите вещи организованными

Если с вами произошло что-либо из перечисленного, вам может понадобиться реорганизация:

• Опоздание на совещание, которое вы ведете
• Забыли распечатать отчет, необходимый вашему боссу для презентации
• Приходилось спрашивать у ИТ ваше имя пользователя или пароль более одного раза

Хорошая новость заключается в том, что организованность — это навык, которому можно научиться. Начните с основ.

• Содержать в чистоте рабочий стол . National Geographic сообщает, что психологи и нейробиологи связывают влияние беспорядка на познание, психическое здоровье и поведение. Визуальный беспорядок может повысить уровень стресса и беспокойства, вызывая реакцию «бей или беги». Чтобы лучше принимать решения, выбросьте любую бумагу, которую можно измельчить или переработать. Уберите все ненужное и положите повседневные инструменты в пределах легкой досягаемости.
• Координируйте файлы вашего компьютера и общие диски . Именование файлов является ключом к организации цифровых файлов. Создайте систему, которая позволит вам и вашим коллегам быстро и легко находить предметы.
• Использовать календарь . Организуйте свой календарь по сегментам жизни, таким как «личные», «профессиональные» и «обязательства». Попробуйте использовать цветовое кодирование, чтобы быстро различать категории или срочные и несрочные.

10. Используйте инструменты тайм-менеджмента

Воспользуйтесь этими инструментами повышения производительности и автоматизации, предназначенными для повышения производительности:

• Slack для организации общения команды в одном центральном пространстве, организованном по каналам. Больше не нужно рыться в бесконечных цепочках писем за подробностями проекта.
• Dropbox или OneDrive для хранения, обмена и резервного копирования файлов. Авторизованные члены команды могут получать доступ к облачным файлам круглосуточно и без выходных.
• Календарь Google и Календарь Outlook для ежедневного, еженедельного и ежемесячного расписания. Интегрируйте их со Slack, чтобы получать автоматические оповещения и напоминания прямо в связанных каналах.
• Canva и Lucidchart для дизайна и диаграмм. Они помогают даже тем, у кого проблемы с дизайном, создавать профессионально выглядящие шаблоны.

Мастер тайм-менеджмента для повышения производительности

Большинство высокоэффективных команд выяснили, как максимально эффективно использовать свое время. Восстановите свой рабочий день с помощью этих лучших практик тайм-менеджмента, повысьте свою производительность и снизьте уровень стресса.

21 Советы по эффективному управлению временем для управления работой (2022)

 

Управление временем — это то, как вы организуете и распределяете свое время между различными видами деятельности. Хорошие стратегии тайм-менеджмента повышают вашу производительность и эффективность.

Эффективное управление временем важно для всех, но это абсолютно необходимо для предпринимателей.

Поскольку в конечном итоге предприниматели несут ответственность за каждый аспект своего бизнеса, выделение нужного количества времени на правильные задачи имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы вашего бизнеса.

Лучшее управление временем заключается не только в том, чтобы работать усерднее, но и в том, чтобы работать умнее. Мы попросили экспертов по продуктивности поделиться своими лучшими советами по тайм-менеджменту. Используйте этот список методов, чтобы поэкспериментировать и найти стратегии, наиболее подходящие для вас.

Советы по эффективному тайм-менеджменту

1.

Проведите аудит времени

Чтобы лучше тратить свое время, начните с понимания того, на что оно тратится. Существуют отличные приложения для тайм-менеджмента, позволяющие отслеживать время, но, честно говоря, я предпочитаю, чтобы оно было легким — система карточек Марка Андриссена всегда работала на меня.

На простой карточке размером три на пять записывайте свои основные задачи на день. На обратной стороне карточки вы должны написать то, что вы сделали, но изначально не планировали сделать накануне вечером — рабочий день всегда любит придумывать множество дополнений.

Глядя на свою карточку 3 на 5 в конце дня, вы увидите, что вы расставили по приоритетам (и выполнили ли вы это) и какая работа была добавлена ​​к вашей тарелке. Дополнительная работа — это хорошо, но если вы не выполняете свои основные задачи день за днем, что-то не так.

— Адам Роджерс, контент-менеджер в Shopify

2. Создайте ежедневное расписание

Для меня, если это не запланировано, это не будет сделано! Поэтому планирование каждого часа моего рабочего дня имеет решающее значение для сохранения концентрации и продуктивности. Даже «свободное время» для занятий побочными интересами ставится в календарь.

Если что-то не запланировано, оно не будет сделано! Я достигаю целей, разбивая их на очень маленькие проекты, которые я могу выполнять ежедневно.

Каждый шаг должен выполняться не более одного часа в день. Если я обнаружу, что выполнение этого шага займет больше часа, значит, я недостаточно разбил его.

Даже если я закончу шаги этого дня раньше, я удержу себя от выполнения следующего шага. Я знаю, что это звучит нелогично, но это помогает мне не выгорать, и я более мотивирован на рабочий час следующего дня. Эта стратегия также удерживает меня от того, чтобы сделать шаг «наполовину», что не так хорошо, как выполнение всего, что было запланировано на этот день.

Источник: Asana

Управлять своим временем означает планировать его заранее. Последние 30 минут моего дня всегда отводятся для планирования следующего рабочего дня.

— Тим Буркин, предприниматель

3. Расставьте приоритеты и делегируйте полномочия

Знайте свои личные и профессиональные приоритеты и планируйте их в своем календаре. Все остальное должно помещаться вокруг них или быть отброшено.

Источник: Asana

Получите отличного помощника, которому вы можете делегировать планирование и другие рутинные дела. Этот человек может быть одним из самых больших стимуляторов вашей продуктивности и снижения стресса.

—Элизабет Грейс Сондерс, тренер по тайм-менеджменту

4. Сгруппируйте связанные задачи вместе

Вместо того, чтобы начинать с верхней части списка и двигаться вниз, потратьте несколько минут и просмотрите весь список. Затем сгруппируйте похожие задачи вместе. У вас могут быть такие категории, как телефонные звонки, финансы, общение в сети, работа с документами или творческая деятельность.

Источник: Asana

Группируя (или объединяя) действия, похожие по своей природе, вашему мозгу не приходится перескакивать с одного типа мышления на другой. Переходы становятся более плавными. Вы набираете скорость, выполняя связанные задачи, а в некоторых случаях даже ускоряетесь!

— Стефани Л. Х. Калахан, основатель компании Calahan Solutions Inc. Интернет и социальные сети ускорили то, как вы получаете новости, как вы поддерживаете контакт с людьми и как вы общаетесь со своими клиентами. Это также заставило всех нас создать несколько вредных привычек, одна из которых — многозадачность.

Согласно исследованию, проведенному Американской психологической ассоциацией, многозадачность не экономит ваше время. На самом деле, это засоряет ваш рабочий процесс, повышает уровень стресса и в конечном итоге снижает вашу общую функциональность.

Стэнфордское исследование сообщает, что многозадачность влияет даже на вашу долговременную и кратковременную память. Хроническая ежедневная многозадачность фактически влияет на вашу способность удерживать и использовать информацию в уме, а также на вашу способность извлекать информацию.

Нейробиолог Даниэль Левитин говорит: «Все переключение между задачами сопряжено с нейробиологическими издержками. Это истощает ресурсы, поэтому после часа или двух попыток одновременного выполнения нескольких задач мы обнаруживаем, что устали и не можем сосредоточиться, это потому, что те самые нейрохимические вещества, которые нам нужны для концентрации, исчезли».

6. Установите ограничения по времени для задач

Теперь возьмите этот проект или этот рабочий продукт, разбейте его на более мелкие подзадачи и настройте отслеживание времени или временной блок, сколько времени потребуется для выполнения каждой из этих задач— даже если они по пять минут за штуку.

Итак, на самом деле очень четко определите, чего вы хотите достичь, чтобы вы знали, когда вы на самом деле закончите — когда вы добьетесь успеха — и вы сможете вычеркнуть это из списка и получить дозу дофамина, которая будет поддерживать вас. полны энергии, мотивированы и готовы продолжать работу.

В противном случае у нас есть тенденция просыпаться и прыгать в работу без преднамеренности, а затем мы работаем часами, часами и часами, не чувствуя, что достигли того, к чему стремились.

—Доктор. Сахар Юсеф, когнитивный нейробиолог

7. Регулярно делайте перерывы

Перерывы повышают вашу продуктивность. Фактически, Уильям С. Хелтон, профессор человеческого фактора и прикладного познания в Университете Джорджа Мейсона, показал, что короткие перерывы могут улучшить внимание.

Он и его коллеги провели эксперимент, в ходе которого протестировали две группы студентов университета, которые должны были следить за рядом железнодорожных линий на экране. Одной группе не давали перерыва в течение всех сорока пяти минут, а другой группе давали пятиминутный перерыв в середине задания.

Второй группе были даны различные действия, которые им разрешалось выполнять в течение этих пяти минут. Независимо от активности, вторая группа продемонстрировала заметное улучшение своих показателей.

Исследования также показывают, что важно, какие перерывы вы делаете. Psychology Today  сообщает, что важно избегать уведомлений, текстовых сообщений и ваших устройств в целом. Прогуляйтесь на природе, порисуйте или потренируйтесь — что-нибудь, что не будет напрягать ваш мозг или ваши глаза.

Если вы хотите продолжать работать на оптимальном уровне, держите этот инструмент управления временем в своем наборе инструментов и обязательно сделайте его приоритетным.

8. Устранение отвлекающих факторов

То, как вы управляете своим временем, имеет значение только в том случае, если вы также контролируете свое внимание при выполнении поставленной задачи. Это связано с тем, что если вы выделяете время на задачу, но тратите это время на переключение между несколькими разными задачами, конечный результат, скорее всего, будет отличаться от того, что вы планировали. Управление вниманием означает эффективное управление внутренними и внешними отвлекающими факторами, а также однозадачность для более качественной работы, выполняемой быстрее.

— Маура Томас, тренер по продуктивности

9. Оставайтесь организованными

Организация — важный метод тайм-менеджмента. Дженнифер Вердолин, доктор философии, доцент Университета Аризоны, говорит: «Исследования показывают, что чрезмерный беспорядок и беспорядок отвлекают и снижают нашу способность концентрироваться и сосредотачиваться». Затем она приводит примеры из животного мира, которые показывают, как опрятность помогает животным проявлять себя наилучшим образом.

Под организованностью подразумевается не только физическая организация пространства, но и ментальная организованность. В отличие от совета 4, сохранение умственной организованности — это не группировка похожих задач, а расстановка приоритетов в том, что вам нужно сделать. Поэтому поставьте цели на день и попробуйте сгруппировать задачи, которые у вас есть, например: 

• Ежедневные задачи: задач, которые, как вы знаете, вы должны выполнять каждый день, например, отслеживать свое время, проверять электронную почту, входить в корпоративный сеанс Slack и т. д.
• Срочные задачи: задач, срочных и требующих вашего немедленного внимания.
• Важные задачи: задач, которые важны, но не обязательно имеют срок выполнения. Под эту категорию подпадает множество текущих проектов.
• Маленькие задачи: это задачи, которые требуют либо небольших умственных способностей, либо небольшого количества времени. Например, отправить электронное письмо, ответить на сообщение Slack или обновить свой профиль LinkedIn.

Подробнее: 14 обязательных к просмотру выступлений TED Talks for Entrepreneurs

10. Поддерживайте свой темп

Будучи предпринимателем, вы много времени находитесь в режиме сверхпроизводительности, потому что вы все в нем. Будет время. Однако вам потребуются время, энергия и внимание; и когда вы дадите полный газ прямо из ворот, вы истощите себя.

Знаете ли вы, что достаточно хорошо для каждого из проектов в вашем списке? Это достаточно хорошо для организации и достаточно хорошо для вас. Чрезмерное обдумывание, редактирование и настройка отнимают драгоценное время и в этом нет необходимости. Сделайте хорошую работу, а затем остановитесь.

— Карсон Тейт, автор книги «Просто»

11. Остановись и подумай

Самое важное, что может сделать занятой предприниматель, — это остановиться и подумать.

Подумайте хотя бы пять минут утром о прошедшем дне:

• Что для вас сегодня важнее всего?
• Отражает ли ваш календарь этот приоритет?

Настройте телефон на подачу звукового сигнала каждый час и, когда он подаст звуковой сигнал, спросите себя:

• Делаю ли я то, что мне больше всего нужно делать?
• Я тот, кем больше всего хочу быть?

А в конце дня сделайте пятиминутную паузу и спросите себя:

• Чему я научился? Есть ли кто-то, кого мне нужно поблагодарить или признать?
• Есть ли что-то, что я хочу сделать завтра по-другому?

Очень часто мы думаем об управлении временем как о повышении нашей эффективности. Но некоторые из самых эффективных людей, которых я знаю, неэффективны в тайм-менеджменте. Ключ в том, чтобы быть эффективным, работать над тем, что является наиболее важным, и опускать все остальное.

— Питер Брегман, тренер по лидерству руководителей

12. Включите в свой график неструктурированное время

Включите в свой еженедельный график от двух до четырех часов неструктурированного времени. Это время, отведенное в сторону, без каких-либо планов, кроме обучения, исследования и размышлений. Для многих занятых предпринимателей это может показаться нелогичным или просто нереалистичным. Тем не менее, исследования подтверждают важность «свободного» времени в вашем расписании по двум направлениям:

1. Когда вы постоянно заняты и у вас нет свободного времени — поскольку каждая минута каждого дня расписана вплотную — вы максимально используете пропускную способность вашего мозга: ваши когнитивные способности снижаются, вы становитесь более склонны к ошибкам, и вы менее проницательны.
2. В самом начале работы в Amazon Джефф Безос проводил свои понедельники и четверги совершенно неструктурированными, чтобы у него всегда было время, чтобы посвятить его глубоким размышлениям о видении компании. Священное «неструктурированное время» — отличительная черта успешных руководителей, потому что без этого они всегда будут реагировать на проблемы, которые перед ними ставят другие, и никогда не будут активно думать о будущем компании.

— Джоселин К. Глей, эксперт по работе и творчеству

13. Делайте самые важные дела утром

Не торопитесь делать «правильные вещи». Работать в постоянном напряжении нехорошо. Чувствовать тревогу и подавленность — это не нормально. Вы сожалеете о принятом решении? Останавливаться.

Вы не должны судить о своем успехе только по результатам. Самые положительные результаты могут быть получены от вещей, которые вам не нужно делать. Делайте самые важные дела утром — исследования показывают, что после использования силы воли позже в течение дня люди начинают принимать неверные решения.

— Камиль Рудницки, генеральный директор TimeCamp

14. Сначала выполняйте самые простые задачи

Мой школьный учитель математики однажды сказал мне, что если вы застряли на задаче, начните записывать числа, и вы будете удивлены, как часто Вы придумываете решение, когда пишете. Я убедился в этом во всей жизни, не только в математике.

Всякий раз, когда я на чем-то застреваю, не знаю, как начать проект, волнуюсь или начинаю откладывать, я заставляю себя делать самую простую и маленькую часть задачи. Я снижаю свои ожидания от завершения всего проекта до выполнения самого простого, наиболее достижимого компонента — я напишу первое предложение, вставлю первую строку кода, создам первую строку в электронной таблице.

И что неизменно происходит, так это то, что вы заканчиваете это первое дело, и оно выливается в следующее, а затем в следующее, и, как снежный ком, часами спустя вы заряжаете мили вниз по склону, и вы даже не помните, почему это было трудно начать в первую очередь.

— Марк Мэнсон, трехкратный #1 New York Times автор бестселлеров

15. Начинайте свой день раньше всех

Начинайте свой день раньше всех. Если вы почитаете биографии и автобиографии успешных мужчин и женщин, почти всех их объединяет одно — привычка ложиться спать в разумное время и рано вставать.

Проснувшись раньше остальных, у вас есть время заранее спланировать свой день и получить преимущество перед некоторыми задачами, которые могут нависнуть над вашей головой, прежде чем другие проснутся, чтобы помешать вам.

—Брайан Трейси, мотивационный спикер и автор

16. Используйте технику Помидора

Источник: Todoist

Мой главный совет для занятых предпринимателей — Техника Помидора и Календарь Внеплана. По сути, это означает, что я просто ставлю таймер на 25 минут и начинаю выполнять только одно задание. Этот цейтнот и сосредоточенность на одном помогают мне вернуться на правильный путь и войти в ритм продуктивности.

—Майкл Сливински, основатель приложения для повышения производительности, Nozbe

17.

Используйте матрицу Эйзенхауэра

Электронные письма продолжают накапливаться, телефонные звонки продолжают поступать, множество дел: рабочая нагрузка творца огромна. Расстановка приоритетов в этой работе является ключом к тому, чтобы оставаться сосредоточенным. Чем больше вы сможете расставить приоритеты, тем эффективнее вы будете. Именно здесь вступает в действие матрица срочности-важности Эйзенхауэра, заставляющая вас дважды подумать, прежде чем добавлять задачу в свой список дел.

Источник: Асана

Вот как. Выберите те задачи, которые являются наиболее срочными. Спросите себя: одинаково ли они важны? Отложите менее срочное, делегируйте менее важное. А если нет ничего из вышеперечисленного: избавьтесь от этой задачи.

18. Составьте список «5 до 11»

Составьте список «5 до 11» из пяти дел, которые вы можете взять на себя обязательство сделать до 11 утра завтрашнего дня. Продвигает ли каждая задача вашу цель, приоритеты и цели? Должно. Когда вы сделаете свои 5 до 11 завтра, у вас будет блаженно-мирное чувство выполненного долга, зная, что вы сделали то, что имеет для вас значение.

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

19. Регулярно очищайте свой мозг

Вы испытываете стресс, потому что у вас слишком много незавершенных задач. На обычном листе бумаги напишите их и все вниз. Затем вычеркните все, что не является абсолютно необходимым. Будьте брутальными. Глядя на свой список, пообещайте выполнять одну задачу в день, пока список не будет завершен. Почаще возвращайтесь к этому списку!

— Эллисон Льюис, основатель The Seven Minute Life

20. Свободно распределяйте время, необходимое для выполнения задачи

Свободно распределяйте время, необходимое вам для реального выполнения части работы до минимального следующего этапа завершения.

Под «реалистичным» я подразумеваю фактическое время, которое потребуется, а не то, которое вы хотели бы . После того, как вы приняли это решение, вообще не думайте о времени и выполняйте работу. По иронии судьбы, размышления о тайм-менеджменте — самая большая трата времени, которой я занимаюсь! Хотя я беспокоюсь о том, сколько времени что-то занимает, я не трачу 100% своего внимания на выполнение полезной работы или решение проблем.

Под «минимальным следующим этапом завершения» я имею в виду «полезный элемент», который каким-то существенным образом способствует достижению ваших рабочих целей. Я склонен зацикливаться на «конечном результате», а не на следующем этапе, потому что я нетерпелив, но это просто создает разочарование, которое снова сжигает энергию, которая в противном случае могла бы быть использована для создания чего-то.

Давать себе достаточно времени, чтобы что-то сделать, а также позволять себе не чувствовать себя торопливым или виноватым из-за того, что на это уходит время, — вот что работает для меня.

—Дэвид Сих, производитель инструментов для повышения производительности

21. Планируйте задачи, которые нужно выполнить накануне

В конце каждого дня планируйте, какие задачи нужно выполнить на следующий день и сколько времени займет каждая из них. Затем запланируйте эти задачи в своем календаре между встречами, которые там уже есть. Тайм-менеджмент — это управление мышлением. Как только вы поймете, что контролируете свои часы и можете указывать своему времени, что делать, ваша рабочая и личная жизнь станут менее напряженными.

— Хелен Сегура, эксперт по продуктивности

Выйдите за пределы бесконечного списка дел, возьмите под контроль свое время

Со всем, чем вы жонглируете, эффективное управление своим временем может показаться несбыточной мечтой прямо сейчас, но это не возможно. Только в этой статье есть более 20 примеров, которые показывают людей, которые нашли проверенные способы улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Вы тоже можете это сделать.

Перестаньте тратить всю свою энергию на те действия, которые только тратят время. Попробуйте один или два из этих советов, и вы увидите, как улучшится ваша продуктивность и ваше психическое здоровье.

---

Готовы создать свой интернет-магазин? Начните бесплатную пробную версию Shopify — кредитная карта не требуется.

Советы по тайм-менеджменту Часто задаваемые вопросы

Каковы 5 эффективных советов по тайм-менеджменту?

1. Создавайте временные блоки для целенаправленной работы.

   No related posts.